胜利油田有限公司最终用户培训SAP ERP 应付模块 培训讲义

1、1胜利油田有限公司最终用户培训胜利油田有限公司最终用户培训应付模块应付模块2004.12.212采购采购定单定单有采购定单供应商有采购定单供应商财务模块财务模块物装模块物装模块财务供应商财务供应商SAPSAP系统中供应商主数据创建分工系统中供应商主数据创建分工 一般数据一般数据采购组织数据采购组织数据一般数据一般数据公司代码数据公司代码数据3供应商帐户组：供应商帐户组：为了更好地管理数量众多的供应商，将供应商按不同为了更好地管理数量众多的供应商，将供应商按不同 类型的分组进行管理；不同的账户组可以规定供应商建立屏幕的类型的分组进行管理；不同的账户组可以规定供应商建立屏幕的字段状态以及编码范围字

2、段状态以及编码范围 帐户组帐户组供应商供应商 帐户组帐户组名名 称称编号范围编号范围是否外部是否外部 编号编号 SK01SK01中石化股份公司所属单位3000000039999999是SK02SK02中石化集团公司关联单位1000000019999999是SK03SK03外部单位5130000051399999不是SK97SK97其他应付供应商9799000097999999不是SK98SK98员工E00000000E99999999是SK99SK99一次性供应商FZZZZZZZZZZ是4 一个总帐科目；一个总帐科目； 每个供应商只对应一个统驭科目；每个供应商只对应一个统驭科目； 对明细帐记帐

3、时，系统同时也会自动更新其所对应的总对明细帐记帐时，系统同时也会自动更新其所对应的总帐科目数据，作到实时相连。帐科目数据，作到实时相连。 不可以对统驭科目直接记帐。不可以对统驭科目直接记帐。统驭科目统驭科目供应商的统驭科目：供应商的统驭科目：应付帐款应付帐款员工的统驭科目：员工的统驭科目：其他应付款其他应付款5供应商统驭科目图示供应商统驭科目图示供应商供应商 A A10001000供应商供应商 B B500500统驭科目统驭科目应付帐款（应付帐款（21210100002121010000）500500100010006无采购订单供应商管理范围无采购订单供应商管理范围无采购订单供应商无采购订单供

4、应商: : 不需要采购信息，不通过物装模块集成处理，而不需要采购信息，不通过物装模块集成处理，而由财务直接入帐的其他供应商。即所有交易均未创建采购订单的供由财务直接入帐的其他供应商。即所有交易均未创建采购订单的供应商。应商。 主要包括：主要包括：各二级单位费用化的接受维修施工等劳务服务的供应商各二级单位费用化的接受维修施工等劳务服务的供应商提供各类保险业务的保险公司提供各类保险业务的保险公司各二级单位固定的代收代缴款项目各二级单位固定的代收代缴款项目( (例如住房公积金等例如住房公积金等) )各二级单位厂级各项费用核算对象如党费各二级单位厂级各项费用核算对象如党费/ /团费等团费等向其缴款的税

5、务局向其缴款的税务局员工主数据员工主数据7本章要点本章要点要点：要点：一、创建：一、创建：1 1、帐户组、帐户组2 2、统驭科目、统驭科目二、维护：二、维护：1 1、更改、更改2 2、冻结、冻结3 3、删除标记、删除标记 8业务流程名称业务流程名称 9业务情景业务情景2 2、创建员工主数据，并进行主要修改操作、创建员工主数据，并进行主要修改操作目的：学会如何在应付模块目的：学会如何在应付模块创建员工创建员工主数据，并进行相主数据，并进行相关操作关操作提示：提示： TCODETCODE：FK01FK01、 FK02FK02、 FK05FK05、 FK06FK06 帐号：帐号：EXXXX9XXX

6、EXXXX9XXX 账户组：账户组：SK98SK98 公司代码：公司代码：11801180 供应商名称：供应商名称：XXXXXX（学员号）（学员号） 统驭科目：统驭科目： 21810300002181030000实际结果：实际结果： 员工主数据号码：员工主数据号码：10维护员工主数据的主要操作：维护员工主数据的主要操作： 更改更改 FK02FK02 冻结冻结/ /解冻解冻 FK05FK05 删除标记删除标记/ /解删除标记解删除标记 FK06FK06主要操作主要操作11业务流程名称业务流程名称 12业务情景业务情景3 3、预付款的支付、预付款的支付目的：学会在系统中对无采购订单的供应商进行目的

7、：学会在系统中对无采购订单的供应商进行预付款处理预付款处理 业务情景：业务情景： 对练习对练习1 1的供应商预付款的供应商预付款10001000元，元， 对练习对练习2 2的员工进行出差借款处理的员工进行出差借款处理50005000元，元， 提示：会计提示：会计 - - 财务会计财务会计 - - 应付帐款应付帐款 -凭证输入凭证输入 -预付定金预付定金- - 预预付定金付定金F-48F-48TCODETCODE：F-48F-48特别总帐标志分别为：特别总帐标志分别为：1 1、K K实际结果：实际结果： 预付供应商凭证：预付供应商凭证：预付员工借款凭证：预付员工借款凭证：13特别总账科目特别总账

8、科目 一个总帐科目，不能直接记账；一个总帐科目，不能直接记账；对特殊业务进行区分，即一个供应商对应除了对特殊业务进行区分，即一个供应商对应除了应付帐款外应付帐款外的其他总的其他总帐科目。帐科目。特别总账借贷特别总账借贷记账码记账码+ +特别总账标志特别总账标志 特别总账科目特别总账科目如如 ：29+1 29+1 预付帐款借方预付帐款借方 39+Y 39+Y 银行承兑汇票贷方银行承兑汇票贷方 供应商相当于一个子帐，特别总账科目相当于总帐供应商相当于一个子帐，特别总账科目相当于总帐14特别总账科目图示特别总账科目图示供应商供应商 A A10001000供应商供应商 B B500500特别总账科目特

9、别总账科目预付账款（预付账款（11510100001151010000）5005001000100029+139+1思考思考：如果把：如果把1换成换成Y、Z、K，则记帐到哪一科目？，则记帐到哪一科目？15记账码记账码记账码：记账码：它决定了以下几方面：它决定了以下几方面：1 1、每一行项目记账到总账科目的科目类型、每一行项目记账到总账科目的科目类型2 2、凭证行项目记账的是借方还是贷方、凭证行项目记账的是借方还是贷方3 3、附加信息、附加信息q4040 总帐科目借方总帐科目借方q5050 总帐科目贷方总帐科目贷方q21 21 供应商借方供应商借方q3131 供应商贷方供应商贷方q2 29 9

10、特别总帐借方特别总帐借方q39 39 特别总帐贷方特别总帐贷方记账码举例记账码举例: :16应付模块统驭科目应付模块统驭科目/ /特别总账科目特别总账科目17供应商特别总账科目具体实例供应商特别总账科目具体实例借：借：（供应商）（供应商）2929（供应商特别总账（供应商特别总账科目借方记账码）科目借方记账码）1 1预付账款预付账款借：借：预付账款预付账款贷：贷：银行存款银行存款5050（总账科目贷方记（总账科目贷方记账码）账码）贷：贷：银行存款银行存款18本章要点本章要点要点：要点： 1 1、特别总帐科目、特别总帐科目2 2、预付货款、预付货款3 3、员工借款、员工借款 19业务流程名称业务流

11、程名称 20业务情景业务情景4 4 处理有采购订单的供应商发票处理有采购订单的供应商发票目的：学会在系统中对一张目的：学会在系统中对一张供应商发票供应商发票进行校验进行校验业务情景：业务情景： 采购员收到供应商发票，对发票、订单、入库单进行采购员收到供应商发票，对发票、订单、入库单进行三匹配，预制发票。再转给应付账款会计进行审批，并三匹配，预制发票。再转给应付账款会计进行审批，并进行发票过账（发票校验）处理。进行发票过账（发票校验）处理。提示：提示： TCODETCODE： MIR7、MIR6、MIRO实际结果：实际结果： 发票凭证号：发票凭证号： 财务凭证号：财务凭证号：21采购循环采购循环

12、应付GR/IRXXA/PX现金 X采购申请采购申请( (MM)MM)采购订单采购订单( (MM)MM)供应商供应商付款付款 ( (FI)FI) FI FI 计划计划 MRP PP SDMRP PP SD 订单订单 运行运行 生产生产 销售销售 订单订单 订单订单 RFQ/询价 库存 XGR/IR X报价 FI FI 收货收货( (MM)MM)发票校验( (MM)MM)22GRGR：基于收货的校验：基于收货的校验IRIR：基于发票的校验：基于发票的校验GR/IRGR/IR的作用：的作用： 属于一个过渡科目，将进行收货和发票校验的两个部门的业务集成属于一个过渡科目，将进行收货和发票校验的两个部门的

13、业务集成起来起来GR/IRGR/IR的余额调整：的余额调整：余额为余额为0：不须调整：不须调整借方余额：借方余额：发票已记帐，货物末收到发票已记帐，货物末收到 在途材料在途材料 BNG贷方余额：发票末到，货物已入库贷方余额：发票末到，货物已入库 暂估应付款项暂估应付款项 GNBGR/IRGR/IR 23存货存货GR/IRGR/IR供应商供应商发票流程发票流程 24本章要点本章要点要点：要点： 1 1、采购流程、采购流程2 2、GR/IRGR/IR3 3、事后借记、事后借记 25业务流程名称业务流程名称 26业务情景业务情景5 5 处理无采购订单的供应商发票处理无采购订单的供应商发票目的：学会在

14、系统中输入一张目的：学会在系统中输入一张无采购订单的供应商无采购订单的供应商发票发票业务情景：业务情景： 供应商：练习供应商：练习1 1创建的供应商创建的供应商 总账科目：印刷费总账科目：印刷费 42001700004200170000， 金额：金额：20002000提示：提示： TCODETCODE： FB60实际结果：实际结果： 财务凭证号码：财务凭证号码：27员工报销补偿员工报销补偿预付飞机票预付飞机票员工出差借款员工出差借款办公室文具或服务办公室文具或服务发票流程发票流程28业务流程名称业务流程名称 29业务情景业务情景6 6 、预付款的清理、预付款的清理目的：学会在系统中对供应商的目

15、的：学会在系统中对供应商的预付款进行清理预付款进行清理 业务情景：业务情景： 对练习对练习3 3的供应商预付款的供应商预付款10001000元，参照练习元，参照练习5 5输入的发票，输入的发票，金额金额20002000元，对供应商应付和预付款进行清账，并支付剩余元，对供应商应付和预付款进行清账，并支付剩余款款10001000元元提示：会计提示：会计 - - 财务会计财务会计 - - 应付帐款应付帐款 - - 帐户帐户 - - 清帐清帐 F-44F-44 TCODE TCODE： F-44F-44实际结果实际结果 清帐凭证：清帐凭证： 付款凭证付款凭证: :30业务流程名称业务流程名称 31业务

16、情景业务情景7 7、处理员工报销业务、处理员工报销业务目的：学会对员工目的：学会对员工报销报销的业务进行处理的业务进行处理业务情景：业务情景： 员工借款员工借款50005000元（参照练习元（参照练习3 3） 报销差旅费报销差旅费30003000元，元， 归还借款归还借款20002000元元提示：提示： TCODETCODE：FB60FB60、 F-44F-44实际结果实际结果 发票凭证：发票凭证： 清帐凭证：清帐凭证：32员工员工 员工统驭科目为：其他应付款员工统驭科目为：其他应付款借贷记帐码借贷记帐码29、39特别总帐标志特别总帐标志K备用金个人借款备用金个人借款 1192000001+3

17、3业务流程名称业务流程名称 34业务情景业务情景8 8、处理付款业务、处理付款业务目的：学会在系统中对供应商的进行目的：学会在系统中对供应商的进行付款付款业务情景：业务情景： 使用练习使用练习5 5输入的发票，对该供应商进行付款处理。输入的发票，对该供应商进行付款处理。提示：提示： TCODETCODE： F-53F-53实际结果：实际结果： 财务凭证财务凭证35 行项目及未清项行项目及未清项行项目：行项目：即明细会计分录，即明细会计分录， 包括借贷方、科目名称、货币金额、成本中心、利润中心等。包括借贷方、科目名称、货币金额、成本中心、利润中心等。未清项与已清项的关系：未清项与已清项的关系：在

18、在SAP系统中，几乎所有的统驭科目都采用未清项管理。把交易末完成，系统中，几乎所有的统驭科目都采用未清项管理。把交易末完成，尚末结清的行项目定义为尚末结清的行项目定义为未清项未清项；未清项需要有后续业务进行清账处理，关于该项目的所有业务操作都已经未清项需要有后续业务进行清账处理，关于该项目的所有业务操作都已经完成的项目称为完成的项目称为已清项已清项。 36Doc. No. Posting date Amount123456 xx/xx/xx$1000123457 xx/xx/xx$2000Doc. No. Posting date Amount123456 xx/xx/xx$100076543

19、2 xx/xx/xx$1000-123457 xx/xx/xx$2000765433 xx/xx/xx$2000-行项目及未清项行项目及未清项2个行项目均是未清项个行项目均是未清项37付款付款全额付款全额付款部分付款部分付款剩余支付剩余支付部分支付部分支付38手工付款录入手工付款录入 F-53自动付款程序自动付款程序 F110付款流程付款流程39选择行项目选择行项目 适用于多张发票适用于多张发票付款流程付款流程40业务流程名称业务流程名称 41业务情景业务情景9 9、对付款凭证进行冲销、对付款凭证进行冲销目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销在系统中对一张付款凭证进行冲销在系统中对一张付款凭证进行冲销业务情景：业务情景： 对练习对练习8 8 产生的付款凭证进行重置冲销产生的付款凭证进行重置冲销 （发票凭证的冲销参总帐业务（发票凭证的冲销参总帐业务FB08） 提示：提示： TCODET