2015年学校档案工作会

1、2015年学校档案工作会年学校档案工作会20152015年年部门立卷归档部门立卷归档主要任务及要求主要任务及要求一、档案馆藏现状一、档案馆藏现状二、部门档案工作职责二、部门档案工作职责三、三、2015年档案归档立卷的主要任务及要求年档案归档立卷的主要任务及要求四、人事档案的归档管理四、人事档案的归档管理五、档案的开放利用五、档案的开放利用一、档案馆藏现状一、档案馆藏现状指标指标馆藏总数馆藏总数20052005年年20152015年年增量增量备注备注案卷总数（卷）指标指标单项内容单项内容20052005年年20152015年年增量增量备注备注教学档案(卷)2278电子档案（件）755实物档案（件

2、）0重大活动档案（项）0声像档案（件）50n学校学校2012-2014年重大活动档案归档情况年重大活动档案归档情况序序号号归档单位归档单位活动名称活动名称归档数据归档数据活动时间活动时间1建筑城规学院住建部建筑学专业硕士教育评估、城市规划与设计专业硕士学位研究生教育评估纸质（3本）光盘（4张）2012.1住建部建筑学专业本科（五年制）教育评估纸质（3本）2012.1泰山学者论坛：“绿色建筑设计与理论”专题光盘1张，纸质2014.92管理工程学院“城市发展与工程管理转型.变革.创新国际学术研讨会暨”中国建筑学会工程管理研究分会2012年年会纸质（9项）电子版2012.9住房和城乡建设部工程管理专

3、业本科教育评估纸质（14项）电子版2013.53热能工程学院泰山学术论坛-可再生能源建筑利用技术纸质（6项）光盘（4张）2012.94交通工程学院交通工程学院揭牌仪式纸质（19项）光盘（5张）2012.115市政与环境工程学院 住房和城乡建设部给水排水工程专业教育评估纸质（9项）电子版2013.56土木工程学院住房和城乡建设部土木工程专业本科教育评估(复评)纸质（10项）电子版2013.5山东省GIS与智慧城市高层论坛纸质5项、电子版2014.1泰山学者论坛：“土木工程预制装配化研究进展”专题光盘8张、1本书2014.17艺术学院“菲舍尔与济南老火站” 暨山东建筑大学传承建筑历史文化实践图片展

4、展板（21张）电子版2012.128信电学院2013“泰山学术论坛-智能控制与电气节能专题”纸质15项、电子版、光盘6张2013.119外国语学院山东省第七届中外教师外语教学研讨会光盘4张、照片1张、电子版、纸质24项2014.12n学校学校2012-2014年重大活动档案归档情况年重大活动档案归档情况序号序号归档单位归档单位活动名称活动名称归档数据归档数据活动时间活动时间10组织部2012年、2013年部门工作总结、述职报告等，2014年中层领导班子届中述职、党的群众路线教育实践活动电子版、照片盘一张、纸质2012-201411教务处申报山东省应用型人才培养特色名校纸质、电子版2012-20

5、1412科技处生态山东:优美.自然.幸福学术研讨会、部分科研获奖证书及专利证书等电子版2012-201413校长办公室学校发文、鸟瞰建大、“铁路工业及建筑展示基地”铁路设施捐建项目活动电子版、纸质2012-201414学生处山东省教育厅高校学生公寓管理检查评估纸质、光盘2012-201415宣传部启智讲堂、筑基讲堂、2012-2013年媒体建大、建大新媒体、博物馆的申报等纸质（2本）光盘（19张）电子2012-201416团委创业大讲堂电子版2012-201417新闻中心学校重大活动照片集，建大网络新闻光盘6张，电子版2012-201418国际交流处学校出访和外宾来访等外事活动照片2011-2

6、013出访，2010-2013来访电子版2012-201419工会第七届一次教代会，第七届三次教代会电子版、纸质2012-201420设计院山东建大建筑规划设计研究院创建20/53周年院庆纪念活动纸质2012-201421研究生处2014届研究生毕业典礼光盘2张2012-2014n存在问题：存在问题：档案资源不丰富，人物档案（学校名人、著名校友）书稿档案资源不丰富，人物档案（学校名人、著名校友）书稿字画、有价值的实物，反映学校各历史时期的史料记载（建制字画、有价值的实物，反映学校各历史时期的史料记载（建制文件），系统性专题档案（如教学文件、教学大纲，历届校友文件），系统性专题档案（如教学文件、

7、教学大纲，历届校友照片）照片）学生毕业照：学生毕业照：5959年建校历史，档案馆目前征集到有年建校历史，档案馆目前征集到有3939届占届占67%67%，但具体到班级合影空缺，但具体到班级合影空缺40%40%；三个中专学校已征集到；三个中专学校已征集到55%55%。二、部门档案工作职责二、部门档案工作职责 (一一) 部门档案工作职责和任务：部门档案工作职责和任务： 三纳入四同步: 纳入学校各单位的规划计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 （二）（二）部门分管档案工作领导的职责部门分管档案工作领导的职

8、责 1、组织本单位人员学习党和国家的档案工作方针、政策、法令、法规、组织本单位人员学习党和国家的档案工作方针、政策、法令、法规、不断提高职工的档案意识。不断提高职工的档案意识。 2、认真执行学校档案工作各项规章制度，把档案工作纳人本单位的议事、认真执行学校档案工作各项规章制度，把档案工作纳人本单位的议事日程，建立健全部门档案工作管理制度，做到档案工作与本部门其它工作同日程，建立健全部门档案工作管理制度，做到档案工作与本部门其它工作同步进行。步进行。 3、加强与学校档案馆的联系，共同做好档案工作的监督、指导、检查和、加强与学校档案馆的联系，共同做好档案工作的监督、指导、检查和总结，确保档案的数量

9、与质量。总结，确保档案的数量与质量。 4、加强对本单位文秘人员和兼职档案员的领导，提出具体要求并帮助解、加强对本单位文秘人员和兼职档案员的领导，提出具体要求并帮助解决档案工作中的实际困难，为档案工作提供必要条件保证。决档案工作中的实际困难，为档案工作提供必要条件保证。 5、督促、支持兼职档案员履行岗位职责，对兼职档案员完成的立卷任务、督促、支持兼职档案员履行岗位职责，对兼职档案员完成的立卷任务应计应计入入工作量，并工作量，并作作为为其其晋职、考核的内容之一。晋职、考核的内容之一。 6、负责审查本部门归档案卷，参加相关档案的鉴定工作。、负责审查本部门归档案卷，参加相关档案的鉴定工作。 （三）（三

10、）部门兼职档案员主要职责部门兼职档案员主要职责 1、在部门负责人的领导下，负责本部门文件材料的收集、积累、保管、整理、立卷、在部门负责人的领导下，负责本部门文件材料的收集、积累、保管、整理、立卷与归档工作，做到归档文件材料完整、准确、系统，积极主动做好部门档案工作。与归档工作，做到归档文件材料完整、准确、系统，积极主动做好部门档案工作。 2、做好部门立卷和平时立卷制度，认真做好部门档案管理工作，熟悉本部门主要业、做好部门立卷和平时立卷制度，认真做好部门档案管理工作，熟悉本部门主要业务和人员分工，及时收集整理各项工作中形成的各种载体的文件材料。务和人员分工，及时收集整理各项工作中形成的各种载体的

11、文件材料。 3、在档案馆工作人员的指导下，根据本部门不同种类的文件材料形成的特征，制定、在档案馆工作人员的指导下，根据本部门不同种类的文件材料形成的特征，制定案卷类目，合理分类存放，做到组卷合理，页码编写准确，卷内目录填写清楚，案卷标案卷类目，合理分类存放，做到组卷合理，页码编写准确，卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要，严格遵守在次年题简明扼要，严格遵守在次年6月底前完成归档任务的规定，按时向学校档案馆办理移交，月底前完成归档任务的规定，按时向学校档案馆办理移交，保质保量完成归档任务。保质保量完成归档任务。 4、全校性重要和专题活动中形成的具有保存价值的文件材料，由主管（办）部门兼、全校性重要

12、和专题活动中形成的具有保存价值的文件材料，由主管（办）部门兼职档案员负责收集整理，在活动结束十天内向学校档案馆办理移交。职档案员负责收集整理，在活动结束十天内向学校档案馆办理移交。 5、凡属各部门归档范围内的文字材料，严格按照要求向档案馆办理移交，不得由部、凡属各部门归档范围内的文字材料，严格按照要求向档案馆办理移交，不得由部门或个人分散保存。防止出现学校工作中重要档案流失或不齐全不完整的现象。门或个人分散保存。防止出现学校工作中重要档案流失或不齐全不完整的现象。 三、三、20152015年档案归档立卷的主要任务及要求年档案归档立卷的主要任务及要求 档案馆上半年对学校各部门在2014年度形成的

13、各类档案在进行集中立卷接收。希望各部门高度重视，加强领导，统筹安排，认真负责，部门负责人应严格把关，认真审核归档内容，6月底前完成立卷归档工作。 2015年档案立卷归档工作有年档案立卷归档工作有三三个重点：个重点： 一是加强档案资源建设，进一步理顺归档机制，规范部门归档范围和建档工作，要求各院（部）、校直各部门做到应归尽归； 二是规范干部人事档案管理； 三是积极开展档案编研利用，要求各院（部）、校直各部门认真整理和挖掘档案资源，对本部门教学、科研、重点学科建设、重大事件等档案进行专题编研和修史建志工作，为学校建校60周年和学校发展提供高效翔实的档案信息。1 1、归档范围归档范围 凡2014年1

14、 月1日至12月31日期间，学校在各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的文件材料均应按照党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物、重大活动等十三类立卷归档。具体内容按照山东建筑大学部门文件材料归档范围执行。 校直各部门文件材料归档范围，包括该部门在其职能活动的全过程中直接形成的具有保存价值的文字、电子、图表、声像、实物等不同载体的材料。（向上级主管部门呈报的有关报表）党群、行政类文件材料的归档党群、行政类文件材料的归档： 对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；

15、反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 归档的重点归档的重点：1. 本校形成的各种载体、形式的文件材料，特别是涉及全校性、综合性的文件材料。2. 上级和其他单位所发的文、电及文件中针对我校的指令性、指导性的文件材料。教学类档案教学类档案 学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。 归档重点归档重点综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、教材等。（教务处、研究生处、继续教育学院、各学院）科研类档案科研类档案 实行科技主管部门与课题组立卷归档制度。科研档案必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理

16、、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。 本校承担课题各阶段形成的各种载体、形式的文件材料，特别本校承担课题各阶段形成的各种载体、形式的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究成果依据的原始材料是研究实验阶段形成的作为研究成果依据的原始材料必须归档必须归档。 外事类外事类 归档重点综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、国际合作、留学生工作，重大涉外和国外合作项目重大涉外和国外合作项目。 财会类财会类 主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清册等。 人物类人物类：归档的主要内容，包括生平传记、工作业绩、学术成果、荣誉奖励、社

17、会活动、个人爱好等，归档的重点，在国内外有影响的学科成就、学术成果、论文、著作、生平材料等。 实物实物类类：各院（部），校直各部门在其职能活动和教学科研活动中获得的各种省部级以上奖励等实物，应及时归档。 2 2、归档管理及要求、归档管理及要求 纸质档案归档要求：1、重要文件材料须有相应的标识，例如加盖单位印章、部门负责人或经办人签字等；2、学校发文，由拟稿单位整理立卷归档。上级来文、来函直接发至部门的，要求部门向档案馆移交归档；3、立卷归档的文件材料必须是原件。 电子档案归档要求：电子文件原文应移交光盘，文本文件一般采用WORD、WPS、PDF等格式,图像文件一般采用JPEG等格式。 学籍学籍

18、学位档案的归档管理学位档案的归档管理：研究生处、教务处、继续教育学院为学籍学位档案主管部门，负责学位文件材料的统一制发和立卷归档的统一布置与验收；各院部教学办公室、团总支为学籍学位档案的二级管理单位。负责学位档案形成整理和向学校档案馆移交。按照校院两级档案管理的办法，各院（部）的综合档案管理工作由学院（部）办公室负责；院部留存的教学过程材料保管期限应不少于五年。学院应切实加强档案的安全科学保管工作，及时消除各种隐患。 3 3、时间、时间要求要求 归档时间统一要求为：校直各部门在6月底前归档；各院（部）学位档案在10月底前归档；科研类档案在项目完成后两个月内归档，基建类档案在项目完成后三个月内归

19、档。学校重大活动档案主办、承办单位应当在活动结束之日30日内归档。 人事档案是党和国家的机密，是历史地、全面地考察了解干部的重人事档案是党和国家的机密，是历史地、全面地考察了解干部的重要依据，其真实性是干部人事工作严肃性的基本保证。体现了一个人的基要依据，其真实性是干部人事工作严肃性的基本保证。体现了一个人的基本诚信，反映了党员干部基本素质。加快学校人事档案工作的制度化、规本诚信，反映了党员干部基本素质。加快学校人事档案工作的制度化、规范化、信息化和科学化建设，才能更好的为学校干部、人事、师资管理和范化、信息化和科学化建设，才能更好的为学校干部、人事、师资管理和人事决策工作服务。人事决策工作服务。 1. 1.部门负责人是部门负责人是人事档案人事档案归档归档管理的第一责任人管理的第一责任人，负责本负责本部门部门人员归人员归档材料档材料鉴鉴别审核；别审核；2 2. .严把严把“入口关入口关”，规范档案材料收集渠道。人事档案，规范档案材料收集渠道。人事档案由组织部由组织部、人事处收集鉴别审核归