档案管理培训课件.ppt

1、企业档案管理管理实务 1坚持才会成功学习目的学习目的了解档案管理基础知识学习掌握档案管理技能结合工作应用档案管理，为工作提供帮助。要求：课堂中保持安静，觉得浪费您的时间请自便! 积极配合课堂练习。2坚持才会成功课题导入 在当今经济社会，随着法律法规的不断健全和全民法律意识的不断提高，寄希望于通过法律诉讼途径来维护自己的合法权益、或讨一个公正的说法，已经是一种司空见惯的大众化行为。作为社会经济运行的活跃主体一企业，不论是否情愿，最主要的证据通常又来源于企业发展过程中形成的档案，“举证责任倒置”的分配原则又几乎将企业的举证责任推向了极限。因此，说企业档案的使命关乎企业的生死存亡，绝不是危言耸听。

2、下面分享以下几个案例3坚持才会成功案例一 例如：某施工企业在与发包方签订一座长达13 km的跨海大桥的施工合同后，由于将调整决算价格的重要补充协议遗失，因而在后期讨要工程欠款的诉讼中，本应因价格因素的调差而应得的8 000万元工程款付之东流。点评：企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。4坚持才会成功案例二案例七：“长城”葡萄酒商标侵权纠纷案原告：中国粮油食品（集团）有限公司（简称中粮集团）被告：北京嘉裕东方葡萄酒有限公司被告：

3、南昌开心糖酒副食品有限公司被告：秦皇岛洪胜酒业有限公司，【案情】“长城及图”是原告中粮集团使用在其葡萄酒产品上的注册商标并被国家工商局认定为驰名商标。原告认为被告使用“嘉裕长城”商标制造和销售各种葡萄酒，侵犯其商标权给其造成极大的经济损失，故向法院提起诉讼，索赔1法院经审理认为，原告“长城”虽由文字和图形组合而成，但足以使相关公众将含有“长城”文字的“嘉裕长城”商标的葡萄酒产品与原告产品相混淆，或认为两者在来源上具有特定联系。被告的“嘉裕长城”商标使用了原告“长城”商标最具显著性的文字构成要素，侵犯了原1000余万元。5坚持才会成功点评： 企业自主创新核心技术原始档案的泄密或遗失，对企业来说，

4、可能是灾难性的打击。近年来，掌握了企业技术的高级技术人员发生跳槽、泄密事件在我国已十分普遍。这无疑是企业发展的一个重大隐患。而且时时威胁着企业的发展。更为严重的是多数企业的自主创新核心技术原始档案往往散落在企业的技术人员手里，一旦这些原始的档案遗失，或随着技术人员的流动而被转移到竞争对手企业手里，企业不仅无法继续保证其对该核心技术的独自占有，更有甚者，由于原始档案的遗失，反被作为侵犯知识产权的被告，遭到竞争对手的起诉，企业要么花费巨额代价以换取该项技术的使用。要么从此无缘该项技术。6坚持才会成功云南代课教师因25年教龄不被认定 跳50米高瀑布自杀 7坚持才会成功档案为代课老师证明身份2011-

5、01-31来源：中国档案报前不久，内蒙古自治区教育厅下发了关于1985年前参与教育事业的代课、民办老师给予相应待遇的通知，根据通知要求，凡符合条件的代课、民办教师在1985年前被辞退的，按照教龄的年限，给予相应的生活补贴。赤峰市林西县档案馆迎来了查档高峰。为了证实代课身份和教龄，代课老师们纷纷从各乡镇赶到县档案馆，查阅民办、代课老师登记表及工资表档案。老师们查阅档案的范围主要集中1950年至1985年教育局全宗所存的文书档案和会计档案。在短短20几天里，共有代课、民办教师300余人来到县档案馆查找相关档案。经县档案馆工作人员耐心翻阅查找，从教育局档案中找出了关于代课和民办老师的档案资料300余

6、卷，为181人提供并出具了证明材料400余份。同时，还为没有查找到档案的老师们进行了解答，并为其指出其他的查档线索或解决方法。县档案馆扎实、认真的工作获得了社会各界的一致好评，老师们赞叹：“这些几十年前的东西，档案馆还保管得这么好，这回为我们证明身份、享受相应生活待遇提供了依据。真是谢谢你们了！” 摘自 中国档案报2010年12月30日 总第2098期 第二版 8坚持才会成功档案与我们密切相关档案与我们密切相关&我们每一个人从出生的那一刻算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明就是你的第一份档案！它客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况：出生的时间、性别、体重、健康情况、是

7、否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于你的脚印等。至于你成长过程中的照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商业活动中的购房、购车、购物、借据、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。&国家、社会、学校以及其它任何单位活动的开展，都在形成各种各样的文件，有保存价值的文件就成为了档案。9坚持才会成功 第一部分： 档案基础知识10坚持才会成功一、发展概要（一）文字出现前：结绳刻契 。 在文字出现之前，人们用结绳刻契在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结

8、绳作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打上大大小小、各式各就是在绳子上打上大大小小、各式各样的结，以表示不同的意思，刻契样的结，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状的标记，用来记上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以说是档案的前身约。它可以说是档案的前身 11坚持才会成功我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案，理由如下：之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1 1、

9、完整清楚地记载历史、完整清楚地记载历史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供查找利用、可供查找利用12坚持才会成功（二）、文字时代 具有科学意义的档案，是在原始公社衰亡，私有制出现的时候，伴随着文字的产生而产生的。历史载体沿革: 甲骨电子金石声像纸质简牍缣帛13坚持才会成功(三）档案历史名称变革夏、商、周西周、东周(春秋、战国)、秦、西汉、新朝、玄汉、东汉、三国时期(魏、蜀、吴)、晋(西晋、东晋)、南北朝南朝(宋、齐、梁、陈)、北朝(北魏、东魏、西魏、北齐、北周)、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晋、后汉、后周)、十国前蜀、后蜀、吴、南唐、吴越、闽、楚、南汉、南平(荆南)、北汉、宋(北宋、南宋

10、)、辽、西夏、金、元、明、清、中华民国、中华人民共和国。夏、商：册周：中秦：典籍魏晋以后：文书/文案唐宋以后：文书/文案案牍案牍14坚持才会成功二、档案概述广义：档案定义档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业档案定义是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。15坚持才会成功档案定义分析档案定义分析（一）档案的来源：从形成者看来源：、机构 、组织 、个人（二）档案的内容 涉及社会生活的各种领域和各个方面（三）档案的

11、条件保存备查的历史文件。16坚持才会成功 （一）档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件才能成为档案，情况有三：1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案形成分析档案形成分析17坚持才会成功（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案文件是档案的因素，档案是文件的组合。18坚持才会成功从档案的载体上

12、来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、U U盘、云端等。从表达方式基本三种：文字、图像、声音；从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、 咨、呈。现 代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。档案档案形式分析分析19坚持才会成功企业档案党群工作行政管理经营管理生产技术管理科.综合管理公司综合制度类档案管理办 法及实施细 则1.doc学技术研究基本建设设备会计档案声像档案荣誉实物档案电子档案其他20坚持才会成功档案属性分析档案属性分析信息属性信息属性（资源）（资源）知识属

13、性知识属性 原始性原始性真实性真实性广泛性广泛性21坚持才会成功具体而言： 档案是单位工作的查考证据 档案是生产建设的参考依据 档案是政治斗争的必要工具 档案是科学研究的可靠资料 档案是宣传教育的生动素材 档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案作用分析档案作用分析凭证作用和参考作用22坚持才会成功 企业档案保管限期表企业档案保管限期表企业档案保管期限企业档案保管期限永久永久长期（长期（1515年以上至年以上至5050年，含年，含5050年）年）短期短期（1515年以下，含年以下，含1515年）年）23坚持才会成功第二部分： 档案管理实务档

14、案工作档案工作“八个环节：八个环节：档案的收集（集中）档案的收集（集中） 档案的鉴定档案的鉴定 （精炼）（精炼） 档案的整理（系统）档案的整理（系统） 档案的统计（规划）档案的统计（规划）档案的编目（区别）档案的编目（区别） 档案的检索（归纳）档案的检索（归纳）档案的保管（安全）档案的保管（安全） 档案的利用（服务）档案的利用（服务）24坚持才会成功活动档案编目收集保管鉴定检索提供利用活动集中系统精炼安全归纳服务统计整理区别规划25坚持才会成功收集文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架档案管理流程图示二：26坚持才会成功集中管理原则集中管理原则企业档案为企业集体所有企业档案为企业集

15、体所有, ,任何人不得占为己有任何人不得占为己有, ,因因此应集中管理档案。此应集中管理档案。共同分享原则共同分享原则尽量减少档案的复印份数及保管场所尽量减少档案的复印份数及保管场所, ,提高档案的保提高档案的保密系数和安全性密系数和安全性, ,同时降低管理成本。同时降低管理成本。分类归档原则分类归档原则及时分类、整理、编辑与传递及时分类、整理、编辑与传递, ,科学归档保管科学归档保管, ,提高提高管理质量与效率。管理质量与效率。档案管理的原则27坚持才会成功一、文档的收集与整理文档的收集与整理 档案收集工作，就是把分散在各单位内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是

16、为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 文件与档案的区别？文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 档案与资料的联系与区别？直接记述和反映本单位/参考.综合管理公司综合制度类档案管理办 法及实施细 则1.doc28坚持才会成功 1.1.文件文件 法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料。文字材料。2.2.档案档案 是一个单位在公务活动中形成的具有考查利用价值的归档是一个单位在公务活动中形成的具有考查利用价值的归档

17、集中保存集中保存起起来的文件材料来的文件材料 ( (包括技术图形、影片、照片等包括技术图形、影片、照片等) )。文件与档案区别29坚持才会成功文件格式文件格式: :标题、部门代号、年号和顺序号。标题、部门代号、年号和顺序号。q正式格式正式格式: :除综合性的报告、总结外除综合性的报告、总结外, ,一文一事。一文一事。q文尾格式文尾格式: : 发文机关发文机关( (落款或署名落款或署名):):对此文件负责的机对此文件负责的机 关、人、发文时间、最后发出时间。关、人、发文时间、最后发出时间。文文档档的格式的格式30坚持才会成功 纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)，张贴公文纸要求:公文用纸

18、天头(上白边)为:37MM1MM;订口(左白边)为28MM1MM 排版要求:正文大标题方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123号字,一级标题黑体三号，二级标题GB楷体2312三号，页码宋体四号，段落格式23-30磅。 印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。公文的格式要求31坚持才会成功 1 1、上级来文、上级来文 2 2、本单位制发的文件、本单位制发的文件 3 3、下属单位来文、本单位或部门、下属单位来文、本单位或部门管理过程记录文件或资料管理过程记录文件或资料 1 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2 2

19、、文件材料的规格与字迹材料要求。、文件材料的规格与字迹材料要求。 3 3、归档声像材料的要求。、归档声像材料的要求。归归档文件材料范围 各类文件材料的归档要求 32坚持才会成功1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交；5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交；6、其他档案归档时间：活动结束后归档。归档时间：归档时间：33坚持才会成功二、归档文件的整理与编目 为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的

20、不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。34坚持才会成功案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录35坚持才会成功档案的整理应该充分利用原有档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。历史联系，便于保管和利用

21、。整理原则整理原则36坚持才会成功整理方法整理方法 装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、 年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒37坚持才会成功收集文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架档案管理流程图示二：38坚持才会成功分类的一般方法有A、时间分类法： 1)年度分类法 2)时期分类法B、来源分类： 1)组织机构分类法 2)作者分类法 3)通讯者分类法常用的档案分类法常用的档案分类法：39坚持才会成功C、内容分类法 1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类法D、形式分类法 1)按文件种类分类 2)按载体

22、形态分类 3)按形状规格分类40坚持才会成功企业档案分类方案41坚持才会成功企业档案分类方案42坚持才会成功现代企业档案管理形式43坚持才会成功资料册替换页资料册替换页 规格：规格：A4 A4 尺寸：尺寸：31031027327360 60 44坚持才会成功(1)45坚持才会成功档案盒档案盒 材质：纸质尺寸：30722030mm46坚持才会成功就本公司人力资源而言：档号就本公司人力资源而言：档号 JW zH RD 2015 001-序号序号档案编目规则年份项目名称部门公司名称.综合管理公司综合制度类档案管理办 法及实施细 则1.doc47坚持才会成功归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级

23、整理，就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自然件”，即单份文件为一“件”。 1、文件正本与定稿应作为一件； 2 、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单为一件； 4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。整理时应注意6点48坚持才会成功档案目录建立49坚持才会成功档案目录标准写法50坚持才会成功填写案卷填写案卷封面封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案

24、卷顺序编号。全宗名称，即立档单位名称，全宗名称，即立档单位名称，全称或简称全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的起止文件所属的起止时间时间保管期限保管期限卷内文件总页数卷内文件总页数归档号，文书处理部门编制的案归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号卷顺序号51坚持才会成功装订案装订案卷卷三孔一线三孔一线左齐左齐右齐右齐下齐下齐装订前去掉金属物，对存装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。面、修复、折叠等工作。52坚持才会成功卷内文件目录格式 3.1 目录用纸幅面尺寸采

25、用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。3.2 页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边（天头）宽200.5mm卷内目录用纸下白边（地脚）宽150.5mm卷内目录用纸左白边（订口）宽250.5mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽150.5mm53坚持才会成功卷内文件目录 顺序号文号责任者题 名日期页号备注54坚持才会成功三、档案保管三、档案保管档案保管是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长档案的寿

26、命，维护档案的完整与安全。以防为主，防治结合。加强重点，照顾一般。自力更生，勤俭节约。立足长远，保证当前。档案保管的基本要求温湿度控制/虫霉防治与除尘/照明管理/防空气染物/防磁/ 档案保管状况检查/防水/防火55坚持才会成功四、档案鉴定 档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。（简略介绍）56坚持才会成功五、档案统计档案的统计工作，是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。做到合理规划。通常的项目有：卷内文件目录

27、和案卷目录，档案收进、移出登记簿，全宗名册或全宗目录，全宗单，档案目录登记簿，档案利用与效果登记簿等。原始登记是统计调查的基础，各档案馆(室)的原始登记与各级档案部门的统计工作相互结合，即形成档案统计网络。57坚持才会成功六、档案检索档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，管理和利用档案的工具。档案检索工具的种类很多，可按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、作用等不同的标准进行分类。按编制方法可分为目录、索引、指南。档案目录是由许多条目组成的有机体，也是档案馆(室)检索体系的主要部分。常用的有分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录等。索引是将档案中的各种事物名称、档号或存址等，按照

28、一定顺序加以编排的一种检索工具，如人名索引、地名索引、文号索引。指南是以文字叙述的方法，综合介绍档案情况的一种书本形式的工具书，如档案馆指南、全宗指南、专题档案指南等。档案检索工具必须具备存储档案材料线索和提供查找途径的职能，并以档案信息存储丰富、检索迅速准确、方便实用为衡量质量的主要标准。58坚持才会成功 分析利用要求; 选定检索工具,确定检索途径和方法,如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案； 通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。档案检索的方法与步骤59坚持才会成功全，指信息存储丰富。准，指检索准确。 快，指迅速。 便，指检索要方便。档案检索的基本要求60坚持才会成功七、档案利用 满足特定的各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种方式实际地提供档案和有关资料。 可以分两类：档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案 （1）提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；（2）利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。61坚持才会成功（1）依法开展利用工作。（2）主动、及时开展利用工作。（3）不断完善档案服务方式和手段。（4）掌握本单位近期的