办公室管理第一章

1、序序 言言这是一个变幻难测的世纪，这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习化的制胜法宝就是学习依靠自己学习，终生学习。依靠自己学习，终生学习。 在我国的各种组织中，办公室作为指在我国的各种组织中，办公室作为指挥、控制整个组织工作的中心部门和挥、控制整个组织工作

2、的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的联络上下左右、沟通四面八方的“窗窗口口”，其地位显得尤其重要，学习和，其地位显得尤其重要，学习和掌握如何做好办公室管理工作对同学掌握如何做好办公室管理工作对同学们今后从事行政管理工作起着十分重们今后从事行政管理工作起着十分重要的作用。要的作用。办公室管理名言办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。把每一件平凡的事做好就是不平凡。 海尔集团海尔集团 总裁总裁 张瑞敏张瑞敏第一章第一章 概概 述述 第一节第一节 办公室的含义及相关概念办公室的含义及相关概念 第二节第二节 办公室的地位和

3、职能办公室的地位和职能 第三节第三节 办公室工作的特点和基本任办公室工作的特点和基本任务务 第四节第四节 办公室机构设置办公室机构设置 第五节第五节 办公室管理的基本原则办公室管理的基本原则第一节第一节 办公室的含义及相关概念办公室的含义及相关概念一、办公室的含义一、办公室的含义 “这件事请你和我们这件事请你和我们单位办公室联系单位办公室联系” “到了办公室我会到了办公室我会给你打电话给你打电话” “我去办公室盖章我去办公室盖章” “这件事由信息化这件事由信息化办公室负责办公室负责”通常通常 “ “办公室办公室”的几种主要含义的几种主要含义1、办公的场所、办公的场所 广义，广义，泛指人们办公的

4、泛指人们办公的场所场所。它是以。它是以“白领白领”们为典们为典型代表的非体力劳动者从事型代表的非体力劳动者从事工作的主要场所。工作的主要场所。 区别于用于教学的教室，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或者是用于生产的车间，或者是医疗室、实验室等等。医疗室、实验室等等。办公室含义办公室含义 2、狭义的：是指狭义的：是指某一类职业人员某一类职业人员或者或者某一某一级职务人员级职务人员的办公场所。譬如；教师办公室、的办公场所。譬如；教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。办公室含义办公室含义 3、特指的：特指的：党和政府机关、党和政府机关、企事业单

5、位单位内的综合企事业单位单位内的综合办事机构。办事机构。 如：中共中央办公厅、如：中共中央办公厅、山西省人民政府办公厅，山西省人民政府办公厅，太原理工大学校长办公室等。太原理工大学校长办公室等。办公室含义办公室含义 4 、专指的：某种专门的、专指的：某种专门的独立独立的工作机的工作机构。构。 这类办公室实际上是一种行政管理机构，这类办公室实际上是一种行政管理机构，往往对所主管的专项工作负有全面的责任。往往对所主管的专项工作负有全面的责任。 如：机构编制委员会办公室、外事办公如：机构编制委员会办公室、外事办公室、法制办公室、绿化办公室、无线电管理室、法制办公室、绿化办公室、无线电管理办公室等。办

6、公室等。办公室含义办公室含义我们在这里讲的办公室是：我们在这里讲的办公室是：党和政党和政府机关、企事业单位单位内府机关、企事业单位单位内的综合办事机构。的综合办事机构。办公室含义办公室含义 省、直辖市级以上党政机关称省、直辖市级以上党政机关称“办公厅办公厅” 规模较大、级别较高、日常事务繁杂、规模较大、级别较高、日常事务繁杂、内设部门较多内设部门较多 规模较大的单位设局长办公室、总经理规模较大的单位设局长办公室、总经理办公室、校长办公室、所长办公室等办公室、校长办公室、所长办公室等 一般单位设办公室一般单位设办公室办公室含义办公室含义各单位具体情况不同，办公室工各单位具体情况不同，办公室工作的

7、职责也不尽相同。作的职责也不尽相同。在我国秘书学理论中，在我国秘书学理论中，又将又将“办公室办公室”称为称为“秘书秘书部门部门”或或“秘书机构秘书机构”二、办公室管理与办公管理二、办公室管理与办公管理1、办公室管理、办公室管理 办公室管理是指通过办公室管理是指通过计划、组织、计划、组织、控制、激励和领导控制、激励和领导等环节来协调办公等环节来协调办公室的各项室的各项资源资源，从而发挥出办公室为，从而发挥出办公室为领导及整个组织领导及整个组织提供提供辅助服务辅助服务的的最高最高效能效能。办公室资源办公室资源 （1）人力资源）人力资源 （2）有形资产资源）有形资产资源 （3）无形资产资源）无形资产

8、资源 （4）资金资源）资金资源2 2、办公室管理与办公管理的区别、办公室管理与办公管理的区别 （1）研究对象不同）研究对象不同 办公室管理办公室管理-办公室办公室 办公管理办公管理-办公活动办公活动 （2）研究范围不同）研究范围不同 办公室管理研究范围较窄办公室管理研究范围较窄 办公管理研究范围较宽办公管理研究范围较宽 办公管理涵盖办公室管理办公管理涵盖办公室管理 三、事三、事 务务 事务：所做的或要做的事情。事务：所做的或要做的事情。 （1）办公事务）办公事务 泛指人们在办公场所处理业务和办公信息泛指人们在办公场所处理业务和办公信息时所从事的各种活动。时所从事的各种活动。 （2）事务性工作或

9、事务活动）事务性工作或事务活动 人们有意识地将接打电话、收发文件等活人们有意识地将接打电话、收发文件等活动视为一类共同具有事务活动特性的工作，动视为一类共同具有事务活动特性的工作，并指派专门的机构或人员承担起领导者们的并指派专门的机构或人员承担起领导者们的办公事务。办公事务。事事 务务 （3）机关事务）机关事务 机关事务专指机关的后勤工作。机关事务专指机关的后勤工作。 如：如：-机关事务管理局机关事务管理局 （4）行政事务）行政事务 一是泛指管理活动所派生出来的各种事一是泛指管理活动所派生出来的各种事务性工作；务性工作； 二是专指总务后勤（机关事务）工作。二是专指总务后勤（机关事务）工作。办公

10、事务与事务性工作的差异办公事务与事务性工作的差异 办公事务与事务性工作的含义大致相同。办公事务与事务性工作的含义大致相同。 二者细微不同：二者细微不同： 办公事务是人们在履行工作职责时都会产办公事务是人们在履行工作职责时都会产生的一系列活动，散布在每个人的工作过程生的一系列活动，散布在每个人的工作过程中；中； 事务性工作或活动是指组织和领导活动中事务性工作或活动是指组织和领导活动中规律性的或经常出现的一类办公事务，并且规律性的或经常出现的一类办公事务，并且它的主要实施者并不是产生这类活动需要的它的主要实施者并不是产生这类活动需要的本人（领导），而是办公室或秘书这样的专本人（领导），而是办公室或

11、秘书这样的专门人员。门人员。 四、支持部门、服务部门四、支持部门、服务部门 西方企业和其他组织往往是将组织内专门负西方企业和其他组织往往是将组织内专门负责人、财、物、信息及各类辅助性工作集中责人、财、物、信息及各类辅助性工作集中在一个部门，并将其称为在一个部门，并将其称为“支持支持”、“服服务务”、“便利便利”、“辅助辅助”或或“支援支援”部门，部门，同时将从事所有这类工作的人员包括秘书、同时将从事所有这类工作的人员包括秘书、助理、各类专员等统称为助理、各类专员等统称为行政支持工作者行政支持工作者（administrative supply professions） 与我国的与我国的“办公室办

12、公室”职能非常接近。职能非常接近。五、五、officeoffice Office与我国与我国“办公室办公室”的含义并不完全相同的含义并不完全相同 Office可以是办公室，可以是政府部门名可以是办公室，可以是政府部门名称，也可以是营业处、事务所、研究室等。称，也可以是营业处、事务所、研究室等。 西方国家各类组织机构设置中，虽然也有总西方国家各类组织机构设置中，虽然也有总经理办公室、总裁办公室等名称，但一般在经理办公室、总裁办公室等名称，但一般在组织结构图中没有出现组织结构图中没有出现“办公室办公室”。 我国组织结构图中有我国组织结构图中有“办公室办公室”，并且表现，并且表现出中枢机构的特性。出

13、中枢机构的特性。officeoffice 西方国家并不是以西方国家并不是以“办公室办公室”这样一个专门机构综合承担这样一个专门机构综合承担对组织及领导的辅助支持对组织及领导的辅助支持工作，一般是由工作，一般是由秘书秘书和和助理助理对领导提供办公事务支持，对领导提供办公事务支持，而对整个组织提供辅助支持而对整个组织提供辅助支持的有关工作往往是由的有关工作往往是由“行政支持行政支持”部门。部门。第二节第二节 办公室的地位和职能办公室的地位和职能组织结构图：组织结构图：领领 导导 层层 下属单位下属单位2办办 公公 室室 职能部门职能部门2下属单位下属单位1下属单位下属单位3 职能部门职能部门1一、

14、办公室的地位一、办公室的地位1、中心地位、中心地位 （1）办公室虽然是从属于领导层之下的辅）办公室虽然是从属于领导层之下的辅助层，但它代表领导处理全局性的问题，起助层，但它代表领导处理全局性的问题，起着辅助领导的作用，是指挥、控制整个机关、着辅助领导的作用，是指挥、控制整个机关、单位的中心部门。单位的中心部门。 （2）办公室又是一个单位的信息网络中心，）办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。是各种信息的交汇点和集散地。办公室的地位办公室的地位2、窗口地位、窗口地位 办公室是联络上下左右、办公室是联络上下左右、沟通四面八方的沟通四面八方的“窗口窗口”。主要负责接收处理上级

15、和主要负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导视察和兄弟单位的来文来函，接待上级领导视察和兄弟单位人员来访，处理各种公务往来，接兄弟单位人员来访，处理各种公务往来，接待人民群众来访等待人民群众来访等。办公室的地位办公室的地位3、枢纽地位、枢纽地位 办公室在一个机关、单位中，是沟通上办公室在一个机关、单位中，是沟通上下、协调左右、联系各方、保证机关、单位下、协调左右、联系各方、保证机关、单位工作正常运转的枢纽。工作正常运转的枢纽。 办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但其他职能机构是管理层、执行层，办公室但其他职能机构是管理层、执行层，办公室是中

16、介层。领导者要依赖办公室指挥全局，是中介层。领导者要依赖办公室指挥全局，推动各职能机构的运转。推动各职能机构的运转。二、办公室的职能二、办公室的职能办公室职能办公室职能政务（或业务）服务政务（或业务）服务事事 务务 管管 理理 主要是中高级管主要是中高级管理人员的工作理人员的工作办公室的职能办公室的职能1、参谋助手职能、参谋助手职能 （1）参谋职能）参谋职能 领导决策中起参谋作用领导决策中起参谋作用 收集信息。方法：专题调查、平时积累。收集信息。方法：专题调查、平时积累。 信息加工。信息加工。 参与决策。确定目标、帮助制定实施方案。参与决策。确定目标、帮助制定实施方案。办公室的职能办公室的职能

17、 （2）助手职能）助手职能 （一）指导管理（一）指导管理。掌握上级精神，结合掌握上级精神，结合本单位实际情况指导本单位实际情况指导工作。工作。 （二）事务性工作（二）事务性工作。如组织会议、协助领如组织会议、协助领导承办各项事务。导承办各项事务。办公室的职能办公室的职能 2、服务协调职能、服务协调职能 （1）服务职能）服务职能 为领导服务。为领导服务。 为本机关、本单位同级部为本机关、本单位同级部门服务。门服务。 为下级单位和人民群众服为下级单位和人民群众服务。务。办公室的职能办公室的职能（2）协调职能）协调职能 对内：对内：统一思想和步调，合理安排，化解矛盾。统一思想和步调，合理安排，化解矛

18、盾。 对外：对外联系，处理好与其他单位和部门的关对外：对外联系，处理好与其他单位和部门的关系。系。办公室的职能办公室的职能3、监督职能、监督职能 就是协助领导督促有关部门或人员就是协助领导督促有关部门或人员办理交付的工作。办理交付的工作。 检查工作完成的进度和质量。检查工作完成的进度和质量。 对未完成任务的单位采取措施督促对未完成任务的单位采取措施督促其及时完成。其及时完成。第三节第三节 办公室工作的特点和基本任务办公室工作的特点和基本任务 一、办公室工作的特点一、办公室工作的特点 1、辅助性、辅助性 辅助：从旁帮助，起次要作用。辅助：从旁帮助，起次要作用。 主要体现在两个方面：主要体现在两个

19、方面： （1）全力支持这种各项工作）全力支持这种各项工作 支持，要采取行动进行配合；要有积极的态度。支持，要采取行动进行配合；要有积极的态度。 （2）以协助者的角色完成各项工作）以协助者的角色完成各项工作 除个别授权事项外，一般不具有决定某项工作的权除个别授权事项外，一般不具有决定某项工作的权力，也没有直接指挥和监督权力，只承担协调和服务等力，也没有直接指挥和监督权力，只承担协调和服务等辅助性管理工作。协助者的角色要求根据领导意图行事，辅助性管理工作。协助者的角色要求根据领导意图行事，服从指挥，不能自作主张，擅自决定。服从指挥，不能自作主张，擅自决定。办公室工作的特点办公室工作的特点 2、服务

20、性、服务性 不直接创造价值，其工作价值的体现是管理工作及整个组不直接创造价值，其工作价值的体现是管理工作及整个组织工作效率的提高，即通过为管理机构及整个组织提供必要织工作效率的提高，即通过为管理机构及整个组织提供必要的服务，帮助相应的机构和人员完成职能任务，从而实现组的服务，帮助相应的机构和人员完成职能任务，从而实现组织目标。办公室以领导和整个组织为服务对象，以管理机构织目标。办公室以领导和整个组织为服务对象，以管理机构为服务重点，所提供的服务既有一般事务性工作，又有参谋为服务重点，所提供的服务既有一般事务性工作，又有参谋咨询、辅佐决策等高层次的服务。咨询、辅佐决策等高层次的服务。 办公室工作

21、是任何组织活动必然的派生物，是维系组织正办公室工作是任何组织活动必然的派生物，是维系组织正常运转的必要条件。常运转的必要条件。 办公室工作看似不重要，但实际却是基础性工作，其价值办公室工作看似不重要，但实际却是基础性工作，其价值会通过位居要职的领导人及其他管理人员的工作体现出来。会通过位居要职的领导人及其他管理人员的工作体现出来。 从本质上说，办公室工作就是为领导者和组织服务，提高从本质上说，办公室工作就是为领导者和组织服务，提高他人的工作效率，为组织的各项职能活动创造条件、提供保他人的工作效率，为组织的各项职能活动创造条件、提供保障。障。办公室工作的特点办公室工作的特点 3、综合性、综合性

22、办公室具有参谋助手、服务协调的职能，因办公室具有参谋助手、服务协调的职能，因而其工作具有综合性的特点。而其工作具有综合性的特点。 （1）办公室工作涉及本单位的全部工作。办）办公室工作涉及本单位的全部工作。办公室工作以为领导者服务为重点，领导者的工公室工作以为领导者服务为重点，领导者的工作是全局和综合的，办公室工作必然要涉及组作是全局和综合的，办公室工作必然要涉及组织工作的各个方面。织工作的各个方面。 （2）办公室的特殊位置和工作内容决定了其）办公室的特殊位置和工作内容决定了其工作的综合性。桥梁、枢纽、窗口地位。工作的综合性。桥梁、枢纽、窗口地位。 （3）办公室实际上是一个）办公室实际上是一个“

23、不管部不管部”，决定，决定了办公室工作的综合性、全面性。了办公室工作的综合性、全面性。办公室工作的特点办公室工作的特点 4、中枢性、中枢性 对内对内：办公室附属于管理层，是领导者：办公室附属于管理层，是领导者的参谋助手，为整个组织活动输送信息，沟的参谋助手，为整个组织活动输送信息，沟通协调，组织联络，处理组织活动所产生的通协调，组织联络，处理组织活动所产生的内部事务，保证组织的正常运转。内部事务，保证组织的正常运转。 对外对外：办公室是联系上下、沟通左右的：办公室是联系上下、沟通左右的桥梁，是组织同外界各方面联络的窗口。桥梁，是组织同外界各方面联络的窗口。办公室工作的特点办公室工作的特点 5、

24、事务性、事务性 办公室工作具有工作内容庞杂，工作方式单办公室工作具有工作内容庞杂，工作方式单一的事务性特点。一的事务性特点。 6、被动性、被动性 办公室处于从属地位，围绕领导工作进行，办公室处于从属地位，围绕领导工作进行，而领导交办的工作许多不能事先预料和事先安而领导交办的工作许多不能事先预料和事先安排，具有很大的被动性。排，具有很大的被动性。 办公室工作又具有服务性，服务对象的要求办公室工作又具有服务性，服务对象的要求和内容不同，也就决定了办公室工作的被动性。和内容不同，也就决定了办公室工作的被动性。二、办公室工作的基本任务二、办公室工作的基本任务 办公室工作的具体内容是由其职能所办公室工作

25、的具体内容是由其职能所决定的决定的 办公室工作总的来说就是参与政务，办公室工作总的来说就是参与政务，管理事务，搞好服务。管理事务，搞好服务。办公室工作的基本任务办公室工作的基本任务 办公室的主要工作：办公室的主要工作： 1 1、综合工作、综合工作 2 2、文书处理工作、文书处理工作 3 3、协调工作、协调工作 4 4、重要会议及活动的组织工作、重要会议及活动的组织工作 5 5、公务接待工作、公务接待工作 6 6、信息管理工作、信息管理工作 7 7、档案管理工作、档案管理工作 8 8、机要、保密工作、机要、保密工作 9 9、印信管理工作、印信管理工作 1010、值班、安全保卫工作、值班、安全保卫

26、工作 1111、信访工作、信访工作 1212、后勤服务工作、后勤服务工作1313、环境管理工作、环境管理工作 1414、其他事务性工作、其他事务性工作第四节第四节 办公室的机构设置办公室的机构设置一、办公室机构设置的原则一、办公室机构设置的原则 1、目标一致原则、目标一致原则 目标一致原则，要求从整个系统来权衡利目标一致原则，要求从整个系统来权衡利弊得失，小局服从大局，具有目的性、全面弊得失，小局服从大局，具有目的性、全面性整合程度愈高，目标成果就越大；否则，性整合程度愈高，目标成果就越大；否则，反之。为此，办公室机构设置要考虑如何有反之。为此，办公室机构设置要考虑如何有利于实现组织目标。利于实现组织目标。办公室机构设置的原则办公室机构设置的原则2、职、责、权一致原则、职、责、权一