项目报告写作方法

1、 2003 BearingPoint, Inc.报告写作培训报告写作培训目录目录逻辑的思考和写作逻辑的思考和写作 2003 BearingPoint, Inc.解决问题的过程解决问题的过程组织组织思考思考行动行动产生假设产生假设/ /决定分析方法决定分析方法/ /收集信息收集信息编写工作计划编写工作计划工作报告工作报告 2 2工作报告工作报告1 1从数据中得出结从数据中得出结论论组织逻辑的论证组织逻辑的论证形成建议形成建议最终报告最终报告 2 2最终报告最终报告 1 1提供详细的事实，作为报告的提供详细的事实，作为报告的基础基础收集数据，进行收集数据，进行分析分析写报告写报告商业报告的形成是一

2、个思考到行动的连续过程商业报告的形成是一个思考到行动的连续过程 2003 BearingPoint, Inc.“太好了，看到电视上那么多葡萄广告，我现在特想吃葡萄”，妻子在你走向衣柜拿外衣时说，“也许你还可以再买点牛奶。”你从衣柜中拿出外衣，妻子则走进了厨房。“我看看碗橱里的土豆够不够。对了，我想起来了，我们已经没有鸡蛋了。我看看，对， 我们还是该买一些土豆了。你穿上外衣向门口走去。“再买些胡萝卜，也可以买些桔子.”你打开房门。“还有黄油”你开始下楼梯“苹果”你坐进汽车“再买点酸奶油”“还有没有？”“没有了，谢谢你”你能记住妻子让你买的9样东西吗？大多数男人回来只买了报纸和葡萄神奇的数字神奇的

3、数字7 7妻子要丈夫买什么，您记住了多少？妻子要丈夫买什么，您记住了多少？ 2003 BearingPoint, Inc.蛋奶产品蛋奶产品牛奶牛奶鸡蛋鸡蛋黄油黄油酸奶油酸奶油水果水果葡萄葡萄桔子桔子苹果苹果蔬菜蔬菜土豆土豆胡萝卜胡萝卜购买食物购买食物这样，您能记住多少？这样，您能记住多少？ 2003 BearingPoint, Inc.数据是数据是 . .信息是信息是“数据数据”和和“信息信息” 2003 BearingPoint, Inc.某个竞争者的管理费用非常某个竞争者的管理费用非常低低A A公司的市场份额是公司的市场份额是40%40%A A公司政策在不同部门中执行不一公司政策在不同部门

4、中执行不一致致竞争者占中端市场的份额在增竞争者占中端市场的份额在增长长A A 公司有五个部门公司有五个部门数据是一系数据是一系列不连贯的列不连贯的、片断的信、片断的信息息高高抽象度抽象度低低什么是数据什么是数据? ? 2003 BearingPoint, Inc.观点观点 A AA A公司公司 有五个部门有五个部门公司政策在不同部门中执行公司政策在不同部门中执行不一致不一致这导致不同部门的绩效报告这导致不同部门的绩效报告方式不一致方式不一致需要调整绩效评估的方法，需要调整绩效评估的方法，使绩效具有可比行使绩效具有可比行逻辑是片断信逻辑是片断信息间的关系的息间的关系的系统系统逻辑流逻辑流观点观点

5、 B BA A公司有五个部门公司有五个部门公司政策在不同部门中执公司政策在不同部门中执行不一致行不一致这是因为某些政策与核心这是因为某些政策与核心部门的目标不一致部门的目标不一致公司政策应重新制订公司政策应重新制订什么是逻辑什么是逻辑? ? 2003 BearingPoint, Inc. 王部长来电话说他王部长来电话说他3 3点钟不能来参加会议。李科长说点钟不能来参加会议。李科长说他不介意晚一点开会他不介意晚一点开会, ,把会放在明天开也可以，但把会放在明天开也可以，但1010:30:30以以前不行前不行。张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北京赶

6、回来。会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有京赶回来。会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有人订。会议时间订在星期四人订。会议时间订在星期四1111点似乎比较合适。您看可以点似乎比较合适。您看可以吗吗 王部长王部长 今天不行今天不行 李科长李科长 明天明天10:3010:30以以后可以后可以 张书记张书记 星期四以前星期四以前不行不行 会议室明天无法预定会议室明天无法预定 会议室星期四可以预会议室星期四可以预定定 星期四可以开会吗？星期四可以开会吗？看一看没有经过组织的信息看一看没有经过组织的信息 2003 BearingPoint, Inc.对王部长和对王部长和李科长更方李科长更方便便张

7、书记也可张书记也可以参加会议以参加会议会议室有空会议室有空今天的会议今天的会议改在星期四改在星期四11:0011:00开开经过组织的信息中心思想非常清晰，易于理解经过组织的信息中心思想非常清晰，易于理解今天的会议改在星期四今天的会议改在星期四1111:00:00开，因为：开，因为： 对王部长和李科长更方便对王部长和李科长更方便- 王部长来电话说他3点钟不能来参加会议- 李科长说他不介意晚一点开会,把会放在明天开也可以但10:30以前不行 张书记也可以参加会议张书记也可以参加会议- 张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北京赶回来 会议室有空会议室有空- 会议室明天已经有人预定了- 但星期四还

8、没有人订 2003 BearingPoint, Inc. . 使沟通的信息与受众的目标一致使沟通的信息与受众的目标一致所有有效沟通的元素都是按照一个简单的原则形成的所有有效沟通的元素都是按照一个简单的原则形成的 2003 BearingPoint, Inc.受众希望受众希望 推荐的行动方案是清晰的推荐的行动方案是清晰的迅速并容易理解我们所传递的信息迅速并容易理解我们所传递的信息对我们材料的准确性有信心对我们材料的准确性有信心这通过这通过 来达成来达成行动计划非常明显行动计划非常明显意见的推进非常清晰意见的推进非常清晰绝对令人信服的支持材料绝对令人信服的支持材料我们的受众通常希望什么我们的受众通

9、常希望什么? ? 2003 BearingPoint, Inc.但是，用传统的结构组织的文章中，结论往往埋藏在章节的最后但是，用传统的结构组织的文章中，结论往往埋藏在章节的最后 王部长来电话说他王部长来电话说他3 3点钟不能来参加会议。李科长说点钟不能来参加会议。李科长说他不介意晚一点开会他不介意晚一点开会, ,把会放在明天开也可以，但把会放在明天开也可以，但1010:30:30以以前不行前不行。张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北京赶回来。会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有京赶回来。会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有人订。人订。会议

10、时间订在星期四会议时间订在星期四1111点似乎比较合适。点似乎比较合适。您看可以您看可以吗吗 2003 BearingPoint, Inc.关键信息关键信息: :章章: :节节: :段落段落: :通过逻辑通过逻辑的框架组的框架组成的结构成的结构应用金字塔结构应用金字塔结构解决办法：创建一个逻辑的结构框架解决办法：创建一个逻辑的结构框架 2003 BearingPoint, Inc.把论证的重点从论述的细节中提炼出来把论证的重点从论述的细节中提炼出来 把结论清晰地提到每节的开头部分把结论清晰地提到每节的开头部分 把材料用一种预先说明的形式表达出来，便于理解把材料用一种预先说明的形式表达出来，便于

11、理解 每个结论通过合理的逻辑连接每个结论通过合理的逻辑连接形形成成自自上上而而下下的的表表达达方方式式逻辑金字塔是传递基于信息的材料的最佳结构逻辑金字塔是传递基于信息的材料的最佳结构 2003 BearingPoint, Inc.n每一层的分组是否互相排斥？每一层的分组是否互相排斥？n每一层次的思想是否完全并正确地概每一层次的思想是否完全并正确地概括了它下一层次的分组内容括了它下一层次的分组内容? ?n每组的思想是否属于同一范畴？每组的思想是否属于同一范畴？n每组的内容是否按逻辑组织，即：要每组的内容是否按逻辑组织，即：要么么.- . 列举理由、步骤、事实等或- . 形成意见的一条链，导向一个

12、“因此”的结论检查你的金字塔结构的合理性检查你的金字塔结构的合理性 2003 BearingPoint, Inc.从数据从数据 . .金叶公司金叶公司. .工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理对两个潜在买主来说，位置具有重要优势对两个潜在买主来说，位置具有重要优势包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器ArtuxArtux的生产能力在增长，可以吸纳新的操作员的生产能力在增长，可以吸纳新的操作员双喜公司分销门店的中心双喜公司分销门店的中心哈尔滨股份公司哈尔滨股份公司有三个购买厂

13、址的潜在买主有三个购买厂址的潜在买主这些优势每个价值在人民币这些优势每个价值在人民币 X X到到X X 之间之间混合和填充设备能卖给自有品牌供应商混合和填充设备能卖给自有品牌供应商出售厂址将产生收益出售厂址将产生收益X X到到X X亿人民币亿人民币在哈尔滨面包业务的面粉厂附近在哈尔滨面包业务的面粉厂附近工头和药剂师可以分配到北海的工厂工头和药剂师可以分配到北海的工厂7 7号厂所有的资产能被有效地重新配置号厂所有的资产能被有效地重新配置所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的位置所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的位置双喜公司双喜公司因此出售厂址的收益将在因此出售厂址的收

14、益将在X X到到X X亿人民币之间亿人民币之间大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置 . . 到故事逻辑到故事逻辑创建一个逻辑的结构金字塔创建一个逻辑的结构金字塔 2003 BearingPoint, Inc.金叶公司金叶公司. .工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理对两个潜在买主来说，位置具有重要优势对两个潜在买主来说，位置具有重要优势包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器操作员可以被吸纳到产能正在增长的操作员可以被吸纳到产能正在增长的Art

15、uxArtux中中双喜公司分销门店的中心双喜公司分销门店的中心哈尔滨股份公司哈尔滨股份公司有三个购买厂址的潜在买主有三个购买厂址的潜在买主这些优势每个价值在人民币这些优势每个价值在人民币 X X到到X X人民币人民币 之间之间混合和填充设备能卖给自有品牌供应商混合和填充设备能卖给自有品牌供应商出售厂址将产生收益出售厂址将产生收益X X到到X X亿人民币亿人民币靠近哈尔滨股份面包业务的面粉厂靠近哈尔滨股份面包业务的面粉厂工头和药剂师可以分配到北海的新工厂工头和药剂师可以分配到北海的新工厂7 7号厂所有的资产能被有效地重新配置号厂所有的资产能被有效地重新配置所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂

16、中安排新的岗位所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的岗位双喜公司双喜公司因此出售厂址的收益将在因此出售厂址的收益将在X X到到X X亿人民币之间亿人民币之间大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置现在轮到你们了现在轮到你们了 2003 BearingPoint, Inc.7 7号厂所有的资产能有效号厂所有的资产能有效地被重新配置地被重新配置出售厂址将产生出售厂址将产生X X到到X X亿亿人民币的收益人民币的收益? ?大部分厂房和机器可以大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置卖掉和重新配置所有员工能被保留，在新的所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新

17、和产能更高的工厂中安排新的岗位的岗位有三个购买厂址的潜有三个购买厂址的潜在买主在买主对两个潜在买主来说，对两个潜在买主来说，位置具有重要优势位置具有重要优势这些优势每个价值在人民这些优势每个价值在人民币币 X X到到X X 人民币之间人民币之间因此出售厂址的收益将因此出售厂址的收益将在在X X到到X X亿人民币之间亿人民币之间混合和填充设备能卖给自混合和填充设备能卖给自有品牌供应商有品牌供应商包装机器可以替换乌鲁包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器技术含量低的机器金叶公司金叶公司哈尔滨股份公哈尔滨股份公司司双喜公司双喜公司双喜公司分销门双喜公司分销门店的

18、中心店的中心靠近哈尔滨股份靠近哈尔滨股份面包业务的面粉面包业务的面粉厂厂工厂经理可工厂经理可以替换乌鲁以替换乌鲁木齐厂快退木齐厂快退休的项目经休的项目经理理工头和药剂工头和药剂师可以分配师可以分配到北海的新到北海的新工厂工厂操作员可以操作员可以被吸纳到产被吸纳到产能正在增长能正在增长的的ArtuxArtux中中7 7号厂的逻辑金字塔号厂的逻辑金字塔 2003 BearingPoint, Inc.自上而下法自上而下法先有解决问题的结论先有解决问题的结论列出支持该结论的互斥和穷列出支持该结论的互斥和穷尽的支持观点尽的支持观点寻找材料，根据各支持观点寻找材料，根据各支持观点进行分类并组织逻辑关系进行

19、分类并组织逻辑关系自下而上法自下而上法列出你想表达的所有思想观列出你想表达的所有思想观点点找出各要点之间的逻辑关系找出各要点之间的逻辑关系得出结论得出结论构建金字塔的两种方法构建金字塔的两种方法 2003 BearingPoint, Inc.1.1.首先阐明项目的问题首先阐明项目的问题. . 把针对问题的答案放在你的故事逻辑的开端把针对问题的答案放在你的故事逻辑的开端2.2.把信息按照把信息按照 “MECEMECE”分组分组互相排斥互相排斥 . . . 加总穷尽的分组加总穷尽的分组并形成对每组信息总结的观点并形成对每组信息总结的观点3.3.在逻辑树中画出思路线在逻辑树中画出思路线4.4.把每组

20、中的信息通过以下逻辑连接起来把每组中的信息通过以下逻辑连接起来归纳法归纳法 . . . 演绎法演绎法Clarity of argumentClarity of argumentSoundness of argumentSoundness of argument如何建立一个强大的金字塔逻辑如何建立一个强大的金字塔逻辑 2003 BearingPoint, Inc.决定一个金字塔中心观点的过程决定一个金字塔中心观点的过程我在考虑的我在考虑的主题主题是什么是什么? ?我的受众提出的我的受众提出的中心问题中心问题是什是什么么? ?我对那个问题的答案是什么我对那个问题的答案是什么? ?我的答案将形成金字

21、塔和报告我的答案将形成金字塔和报告结构的中心观点结构的中心观点关闭关闭7 7号厂号厂7 7号厂的资产是否能在关闭后号厂的资产是否能在关闭后有效地重新配置有效地重新配置? ?是是7 7号厂的资产能在该厂关闭后号厂的资产能在该厂关闭后有效地重新配置有效地重新配置1 1、中心观点应当直接回答受众关心的问题、中心观点应当直接回答受众关心的问题 2003 BearingPoint, Inc.7 7号厂的逻辑结构号厂的逻辑结构关键信息关键信息: :出售厂址将产生出售厂址将产生X X亿亿人民币的收益人民币的收益? ?所有的厂房和机所有的厂房和机器设备可以重新器设备可以重新配置到其它工厂配置到其它工厂所有的员

22、工可以保留所有的员工可以保留，把他们安置到其它，把他们安置到其它产能扩张的工厂的新产能扩张的工厂的新岗位上岗位上7 7号厂所有的资号厂所有的资产能有效地被产能有效地被重新配置重新配置章章: :节节: :段落段落: :通过逻辑通过逻辑的框架组的框架组成的结构成的结构2 2、把信息分组，并形成每组总结的观点，让标题清晰地表达每组观点、把信息分组，并形成每组总结的观点，让标题清晰地表达每组观点 2003 BearingPoint, Inc.归纳推理归纳推理演绎推理演绎推理4 4、每组信息可应用两种推理方法逻辑连接、每组信息可应用两种推理方法逻辑连接 2003 BearingPoint, Inc.为一

23、个观点列举步骤为一个观点列举步骤、理由、事实、理由、事实我们必须缩短送货时间我们必须缩短送货时间 客户要求客户要求- - 70% 70% 的客户愿意为少于的客户愿意为少于3 3天的送货服务支付更多的费用天的送货服务支付更多的费用- - 60% 60% 的客户将转向超出我们的客户将转向超出我们30%30%的送货速度的供应商的送货速度的供应商 竞争者正缩短送货时间竞争者正缩短送货时间- - YukohmanaYukohmana可以在一天半内送货可以在一天半内送货- - Hawazaki Hawazaki 可以在两天内送货可以在两天内送货我们必须降低成本，以增加利润我们必须降低成本，以增加利润 世界的棉花价格将在未来的世界的棉花价格将在未来的2 23 3年内持续低迷年内持续低迷 在这价格下，我们当前的成本水平无法盈利在这价格下，我们当前的成本水平无法盈利 所以我们必须采取行动降低成本所以我们必须采取行动降低成本归纳推理归纳推理演绎推理演绎推理一系列事实和观点一系列事实和观点，推出一个，推出一个“因此因此”的结论的结论两种推理方法举例两种推理方法