高校教学档案信息化建设途径

1、高校教学档案信息化建设途径摘要：伴随大数据技术的日益完善以及高等教育观念的改变，高校教学档案的信息化建设势在必行。以大数据时代为背景，分析了教学档案信息化建设的必要性，从管理体系、信息安全、管理人才、利用率等方面指出了现阶段高校教学档案信息化建设存在的主要问题，探讨了高校教学档案信息化建设的措施。关键词：大数据；教学档案；档案信息化1高校教学档案信息化的必要性1.1顺应大数据时代和社会发展的需求纸质媒介的教学档案管理方式以人工检索为主，现场查档、借档等实体工作方式的缺陷已日益凸显，难以最大化地发挥教学档案的价值。因此，将以信息技术为核心的现代化管理模式快速融入教学档案管理体系中，引入高校教学档

2、案管理信息化服务工作模式，能够有效提高管理效率、质量水平、服务范围，极大地满足广大师生的实际需求。随着大数据技术应用的进一步深入，信息的开放和便利获取越来越重要，电子档案更加符合信息社会的需要2。教学档案管理信息化是高校现代化发展的必然趋势，也是高校提高综合实力和竞争力的重要指标之一。1.2落实国家政策的必然举措2020年6月修订的中华人民共和国档案法(简称档案法)中首次增设了档案信息化建设一章，对档案信息化建设做出了明确规定。无论从法律层面看，还是从档案行业来看，高校推进教学档案管理信息化建设，既是贯彻执行档案法的实际行动之一，也是适应新发展形势的必然举措。1.3有利于高校教学工作的优化管理

3、以往档案管理工作大多是以文字档案管理为主，无法深层地实现对人物、事件等方面的动态化描述以及对相关业务工作的动态化跟踪，在一定程度上降低了档案管理工作的效率。但是大数据技术能有效实现高校档案各类数据信息的提取、分类，及时反映它们之间的联系，进一步挖掘高校档案数据信息的价值。根据现代化信息分析处理技术，高校管理者可从教学档案信息化数据中分析出教学活动的发展脉络和优劣之处，作为今后发展的借鉴与指导，辅助高校管理层针对教学做出科学决策，提高教学管理水平3。1.4便于教学档案工作的良性运行教学档案信息化采用先进的电子信息技术设备完成对大量繁杂的教学档案数据的收集，可以编制各种检索工具将相关教学档案以数字

4、信息形式呈现，极大地减轻了档案管理工作人员的负担。教学档案信息化建设的优势在于，借阅者可以方便快捷地获取教学档案的信息。与以往的人工检索和现场查档等工作模式相比，教学档案信息化大大缩短了查档时间，同时可以避免直接接触纸质原始材料，有效保护了教学档案的纸质载体。2高校教学档案信息化建设过程中的影响因素2.1教学档案信息化管理体系的局限性由于信息化建设标准的复杂性以及信息技术的快速更新特性，大多数高校没有从整体上制订完善科学的教学档案信息化管理制度，这使得教学档案信息化业务的开展出现许多问题。部分高校对教学档案的归档范围、如何管理和归档等都缺乏清晰的认识。在日常管理过程中，许多教学档案资料缺乏规范

5、性、完整性，甚至存在部分信息错误或造假等状况，严重影响了高校档案管理工作的长期发展4。2.2教学档案信息化资源利用的安全性在大数据时代，教学档案数据的远程共享是教学档案信息化建设的重要内容。教学档案部分信息具有保密性，而数据远程平台的用户身份识别系统的安全性、教学档案管理人员自身素质的高低、网络环境安全与否等都可能威胁档案数据信息的安全、影响数据信息的完整性和真实性5。因此，教学档案信息化建设需要采用先进的安全技术，根据档案法建立严格的教学档案信息数据安全制度，最大限度地保障教学档案信息资源的安全。2.3教学档案管理的专业性信息技术的硬件设备和教学档案管理人员的专业素质是高校教学档案信息化建设

6、的前提。一些高校教学档案管理部门受限于学校对教学档案信息化建设的资金投入和物质保障不足，教学档案管理还是停留在整理、装订、保管等工作上，信息化程度不高。大部分高校的教学档案管理工作往往由教学管理员兼任，然而其在档案方面的业务知识和专业技能偏弱，无法充分把握信息开发和服务的实效性；另外，兼职人员时间和精力有限，也会影响教学档案信息化建设的效率。2.4教学档案信息资源开发利用率目前，许多高校的教学档案仍以纸质材料为主，教学档案信息资源开发还处于初级阶段，由于未将教学档案转变为可进一步开发利用的电子档案材料，因而无法采用深层次的数据整合、分析技术进行处理，导致教学档案的功能还停留在简单的查询、存档的

7、被动式服务层面上，教学档案再开发利用率低。以外，基于学生或教师个人层面的教学档案收集较少，也使得在进行教学档案资源开发与利用时缺乏针对性，无法满足个性化的档案利用需求。3高校教学档案信息化建设的有效途径3.1建立完善的教学档案信息化管理体系教学档案信息化管理体系建设的首要任务是转变学校师生对教学档案的认知，充分利用校报、微信等平台积极开展教学档案工作的宣传。在管理层面上，根据国家颁布的档案制度、标准等，结合学校办学特色，明确教学档案管理部门的职能，创新教学档案信息化工作程序，细化教学档案管理制度内容，完善现有教学档案信息数据安全制度。在业务层面上，明确管理人员的技术责任和工作内容。在技术层面上

8、，高校可以自己研发，也可以直接购买比较成熟的现有技术，确保办公自动化与教学档案管理系统的技术对接6。3.2加强教学档案信息化基础设施的建设高校应该从以下几个方面着手教学档案信息化基础设施的建设：一是将教学档案信息化的管理和建设纳入学校的工作规划中，购置配备齐全的硬件设备，加大对其的资金投入力度。二是强化教学档案信息化数据库的建设。构建整合教务、科研、人事等的教学档案信息资源库，整合上传有价值的数据信息，并分类整理成全文数据库和目录数据库，为后期教学档案的内容检索、目录检索、档案查询奠定基础。三是加大网站平台的建设力度。运用数据挖掘和数据分析技术研读用户的信息需求，改善系统的查询功能，以此满足用

9、户的个性化需求。3.3提升教学档案管理人员的专业素养建立高素质、专业的教学档案信息化管理队伍要从以下四个层面进行：一是加强教学档案管理人员的思想建设，以实现教学档案信息服务的技术能力为导向，增强其责任感与事业心。二是设置专职教学档案管理岗位，积极引进工作责任心强、业务水平高、具有较高学历的档案专业人才。三是对在职教学档案管理人员开展定期和不定期的专业知识培训和现代化技术培训，鼓励教学档案管理人员积极参加档案行业的研讨会、培训会。四是组建专兼结合的教学档案管理队伍，对专业性较强的工作，以专业人才为主，其他工作可设置兼职人员，注重人员结构的合理性。3.4加强档案信息化管理的安全性在安全防护工作中，

10、要注重三个方面：一是科学完善教学档案信息化安全管理机制，提升每个管理人员的责任意识和安全意识，加强日常监督。二是做好软硬件的安全防护、教学档案的数据维护、备份和恢复工作，设置防火墙，防止外来病毒的入侵，促进管理效果的提升。三是采用安全性较强的加密技术对教学档案信息加密，在教学档案信息开放的情况下对在线档案查询用户实施分层管理，设置访问权限，避免数据被非法访问。3.5加大高校教学档案信息化管理经验的交流力度我国高校在档案信息化建设方面起步较晚，部分高校由于缺乏对教学档案工作的重视，经费投入少，软硬件设施无法保障，因此十分有必要加强高校之间的交流，缩小高校间教学档案信息化建设的差距。要坚持“引进来

11、”和“走出去”相结合的策略，积极鼓励教学档案信息化管理人员去其他高校实地考察，同时邀请业内知名专家来本校交流和指导。3.6利用先进信息技术提升服务质量应依托学校的办公自动化(OA)系统，结合教学档案管理特点和需求，采用先进的互联网技术搭建教学档案信息化服务平台，存储与管理各种教学档案信息，有效增强相关技术在教学档案信息化建设中的应用效果。高校教学档案信息化服务的对象主要是教师和学生，所以教学档案信息化服务平台要根据客户的自身需求来开发个性化的检索功能，设置功能清晰的业务模块，让客户在线获取人性化、个性化和专业化的信息服务。此外，要加强硬件设施建设，配置业务查询终端，实现一站式办理，提高教学档案利用的效率和质量。4结语在大数据时代背景下，高校教学档案管理面临着全新的机遇与挑战。从时代需求、国家政策、高校自身发展的角度来看，高校教学档案信息化建设势在必行。高校应结合自身现状，从教学档案的信息化管理体系、信息安全、管理人才、利用率等方面展开管理与创新，以实现高效的教学档案信息化管理。参考文献1范杰.大数据时代高校教学档案信息化建设探究J.档案天地,2019(4):52-53.2刘筱筠,李婕,徐雨生,等.高校档案信息化建设及其策略J.普洱学院学报,2020(5):135-137.3金丹,孙靖靖.