档案著录规则比较

1、档案著录档案著录规则比较规则比较档案1301 荣艳国际著录标准 ISAD标准，即档案著录国际常规标准（2002） ISAAR标准，即国际（法人团体、个人和家族）档案的规范ISDF标准记录的标准（2004） ISDF标准，即（文件制作者）职能著录的国际标准（2007） ISDIAH标准，即 （对）档案保存机构（进行）著录的国际标准（2008）ISAD标准为档案著录的准备和为著录全宗及全宗的组成部分提供指南ISAAR标准为有关档案制作者的规范记录信息的创建提供指导即提供了著录档案生成者信息的标准ISDF标准为著录文件制作者的职能和为与档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录提供指南。ISDIAH标

2、准促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。四个标准的具体内涵 ISDIAH是促进以保管并向公众提供利用档案为初始目的的档案机构的著录，该标准或其中的部分元素也可用于档案机构之外的其他实体的著录。 ISAD所包含的著录元素分别为身份、背景、内容和结构、利用条件、相关材料、注释和著录控制；ISAAR所包含的著录元素分为四个著录大项：身份项；著录项；关联项；控制项。在规则所包含的所有要素中以下四项最为重要：实体类型；名称的标准化形式；存在时间；规范记录标识符。 ISDF的著录内容由四个信息区组成：1.身份区（其中传达唯一标

3、识职能和定义标准化检索点的信息）；2.背景区（其中传达关于职能的性质和背景的信息）；3.关系区（其中记录和描述与其他职能的关系）；4 .控制区 （其中唯一标识职能著录以及记录关于如何、何时以及由哪个档案机构来形成和维护著录）。 ISDIAH标准中的每项信息元素由以下四部分构成，著录元素名称、著录目的、著录规则和适当的用以说明规则使用的例子。档案馆藏机构著录的元素可分为六部分： 一、身份（确定所著录档案机构的唯一标识符和检索项）；二、联系（提供如何与所著录的档案机构联系的信息）；三、著录（档案机构的历史、现构成和利用政策）；四、利用（档案机构的利用信息如开放时间，无偿还是限制利用等）；五、服务（

4、著录档案机构提供的技术服务）；六、控制（记录著录由哪个机构，何时，如何生成及维护）。其所包含的所有元素都是可用的，但下列元素是必须的：标识符、名称的规范形式、地址。 我国档案著录标准 我国的档案著录第一个档案工作国家标准是1985年原国家标准局以国家标准形式颁布的档案著录规则（GB/T3792.585 ）。1999年国家档案局在总结已有经验的基础上，又对该规则作了全面修订，并以行业标准形式再次予以颁布新的档案著录规则（DA/T181999），从而使我国档案著录工作的标准化程度有了进一步的提高。下面讨论的我国档案著录规则就是DA/T18-1999。该标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录

5、项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。该标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准。但不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。我国档案著录标准的著录元素有以下七个著录大项：题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项和排检与编号项。 我国档案著录标准化起步较早，始于1985年。而国际档案著录标准第一版ISAD则是在2000年所提出的。但是国际档案著录标准要远远优于我国档案的著录标准。所以我国档案著录规则迫切需要再修订。下面说一下我国档案著录规则与国际档案著录相比较存在的缺陷。我国档案著

6、录规则与国际档案著录相比较存在的缺陷 第一是关于什么叫做档案著录 第二就是关于多级著录 第三关于全宗问题什么叫做档案著录？ 国际的档案著录在广义上包括所有管理阶段被确定的信息元素。在每个阶段，关于材料的信息都是动态的，而且根据对其内容或生成背景的进一步了解而作必要的修改。尤其是计算机信息系统可能要求一体化或按照要求选择一些信息元素去更新或修改。而本规则的焦点在于著录那些已被挑选出永久保存的档案材料，也可在早阶段应用。而DA/T18-1999中的档案著录是指是档案馆、室编制检索工具时，在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。我国范围较为狭隘。关于多级著录 我国档案著录标准

7、（DA/T18-199）在开始的著录范围中明确指出本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录。国际档案著录标准明确提出多级著录。如果要求著录一个全宗，就应该按该标准中第三部分所述的著下载文档到电脑，查找使用更方便1下载券 13人已下载下载还剩2页未读，继续阅读录元素将其著录在一个条目中；如果要求著录全宗的各个组成部分，也要按著录元素中合适的元素来分别著录。这样就得到了所有的著录，把他们以层级形式连接起来，就会反映出全宗和其构成部分著录的关系。鉴于此规则的目的，这种著录方法被称为多级著录。要求要著录从一般到特殊、著录信息与著录级密切相关、著录关联和信息不重复著录。关于全宗问题 我国著录标准明确提出本标准不包括以全宗和类别为对象的著录。学过档案的人都知道档案内的一个原则即尊重全宗原则，显然这个规定似乎并没有遵循这一原则。而国际档案标准为著录全宗及全宗的组成部分、档案制作者的规范记录信息和档案的形成和维护相关的法人团体的职能著录等提供指南。我国档案著录标准与国际档案著录标准也存在的相同之处。比如关于档案著录元素方面都包括身份（责任者）、内容（稿本）、使用条件（密级）和注释（附注）等项目。 我们应该做什么？国际档案著录标准也是经过