商务秘书教程第1章

1、第一章第一章 商务秘书概述商务秘书概述 第一节第一节 商务秘书及商务秘书工作商务秘书及商务秘书工作商务秘书（一）（一）概念 商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。商务秘书（二）（二）商务秘书的类别 初级商务秘书 1、影响力和辅助作用 中级商务秘书 高级商务秘书 公关型 参谋型 2、素质、能力、职责 秀才型 技能型 办事型商务秘书部门商务秘书部门（一）商务秘书部门职能1、处理文书2、管理信息3、监督检查4、综合协调5、办理事务商务秘书工作（一）商务秘书工作（一）（一）商务秘书工作的特性 辅助性辅助地位、从属地位

2、 政策性以身作则、不可监守自盗 综合性全面性、多样性、系统性 事务性细致周密、认真负责商务秘书工作（二）商务秘书工作（二）（二）商务秘书工作的主要内容1、日常事务性工作2、上司指派性工作3、主动创造性工作主动创造性工作商务秘书工作（三）商务秘书工作（三）（三）商务秘书工作要求1、高效2、务实3、保密商务秘书的职业状况商务秘书的职业状况（一）商务秘书面临的新挑战1、全球化的视角2、科技的飞速发展3、管理理念的变化4、人力资源的新要求5、企业文化的变迁（二）商务秘书发展趋势1、智能化2、专业化3、复合化4、社会化5、女性化案例：朋友与原则案例：朋友与原则 赵青是经理办公室秘书，负责办公用品的领用以

3、及款项的报销。周一赵青正在电脑键盘上忙碌，她的好朋友研发部的张然走进了办公室。张然提出让赵青报销本月吃饭和打的的钱，顺便领两箱A4的纸。公司规定周二才能报销和领用办公用品，因此，赵青让张然隔天再去。张然不依，把报销票据推到赵青面前赵青拿起票据一看，上面没有领导签字，感到十分为难。面对着不达目的不罢休的张然，赵青妥协了，用自己掌握的零用现金给她报了帐，又从库里拿了两箱纸给张然，张然满意地走了。 在上述案例中，赵秘书犯了什么错误？你怎么看待公司关于报销和领用办公品的规定？假如你是赵秘书，你会如何处理这件事？作为秘书，应怎样正确处理公事与私事之间的关系？案例讨论与分析案例讨论与分析 公司对于办公用品

4、的领用一般都由专门的秘书负责，目的是为了既能保证供应又能防止浪费。为了提高办事效率，不过多的占用秘书的时间，一般都规定一个专门领用办公用品的时间，让大家集中领取。再者，规定秘书掌握一些零用现金，目的是方便小额的报销。但是同时也规定，报销和领用办公用品必须要有部门领导的签字才能有效，秘书见签字才能办理。赵青碍于情面，为自己的好朋友而破坏了公司的规定，是十分失职的。第二节第二节 商务秘书的工作环境商务秘书的工作环境商务秘书的外部工作环境商务秘书的外部工作环境（一）商务秘书工作的社会大环境1 1、政治环境、政治环境2 2、经济环境、经济环境3 3、科技环境、科技环境4 4、文化环境、文化环境（二）商

5、务秘书工作具体的外部环境General Manager总经理总经理Logistics物流部物流部Production生产部生产部Export出口部出口部Purchase采购部采购部GM Office总经办总经办Finance财务部财务部HR人力资源部人力资源部Sale销售部销售部商务秘书的外部工作环境（二）商务秘书的外部工作环境（二）商务秘书的内部工作环境（一）商务秘书的办公室自然环境1、办公室环境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒适整洁、协调统一（3）环境安全2、办公室的空间布局（1）开放式办公室（2）封闭式办公室（二）商务秘书工作的软环境环境适应与环境改变（一）要尽快学会适应环境

6、1、善于观察，虚心求教2、善于总结经验教训3、切忌说三道四（二）要学会在适应环境中逐步改变环境第三节第三节 商务秘书的职业形象与综合素质商务秘书的职业形象与综合素质商务秘书的职业形象设计（一）商务秘书的职业形象设计（一） “礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。” 英国哲学家约翰洛克 商务秘书的职业形象设计（二）

7、商务秘书的职业形象设计（二）（一）仪容头发头发 耳朵耳朵 眼镜眼镜 牙齿牙齿 口气口气 指甲指甲 体味体味 不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛；屑；修剪鼻毛和耳毛； 清洁；清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜；合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐；光亮、洁白整齐； 清新（无异味）；清新（无异味）； 干净；干净； 香水、须后水等用量适当香水、须后水等用量适当商务秘书的职业形象设计（三）商务秘书的职业形象设计（三）（二）仪表 标准职业装 1、女士着装 应酬着装 职业便装 标准职业装2、男士着装 应酬着装 职业便装 商务秘书的职业形象

8、设计（四）商务秘书的职业形象设计（四）（三）举止谈吐1、规范的姿态（1）站立有精神、挺拔（2）坐相稳重、端正（3）行走步伐轻松敏捷2、规范的表情（1）微笑（2）目光3、规范的手势商务秘书的综合素质要求（一）商务秘书的综合素质要求（一）（一）商务秘书的职业道德1、爱岗敬业，忠于职守2、埋头苦干，任劳任怨3、谦虚谨慎，办事公道4、遵纪守法，廉洁奉公5、守时守信，严守机密6、实事求是，勇于创新商务秘书的综合素质要求（二）商务秘书的综合素质要求（二）（二）商务秘书的职业能力1、表达能力2、办事能力3、交际公关能力4、操作能力 案例：谁的功劳案例：谁的功劳 刘处长秘书李浩然是北大中文系的高才生，刘处长秘

9、书李浩然是北大中文系的高才生，写得一手好文章。前几天，他按照处长要求，完写得一手好文章。前几天，他按照处长要求，完成一篇工作总结。刘处长在全公司总结大会上宣成一篇工作总结。刘处长在全公司总结大会上宣读了该总结，获得了全公司的一致好评。知道内读了该总结，获得了全公司的一致好评。知道内情的人都说这是李秘书的功劳，李浩然得悉后，情的人都说这是李秘书的功劳，李浩然得悉后，严肃地说：严肃地说：“不能这么说，我只是写了个草稿，不能这么说，我只是写了个草稿，最后还是处长定的稿。最后还是处长定的稿。” 上述案例中，刘秘书的做法对吗？你是如何理解秘书的“谋”而不“断”的？应该如何理解秘书要甘当领导身后的无名英雄？案例讨论与分析案例讨论与分析 秘书是为领导服务的，是领导的参谋和秘书是为领导服务的，是领导的参谋和助手，但只是起辅助作用，只是助手，但只是起辅助作用，只是“谋谋”而而不不“断断”，领导在做最后的决策之前，会让秘，领导在做最后的决策之前，会让秘书做先期的工作。有时，秘书的工作能力，书做先期的工作。有时，秘书的工作能力，完成领导交给的任务比较到位，无须领导做完成领导交给的任务比较到位，无须领导做更多的修改就采用了，但这不等于是秘书的更多的修改就采用了，但这不等于