规范文体写作方法提高评建材料质量

1、规范文体写作方法提高评建材料质量作者：院长助理兼评建办常务副主任 任家绪教授 文体材料是评建材料的主体部分，是数据信息平台的重要源头，必须从规范写作方法入手，提高材料建设的质量。 一、几种常见文体的写作方法 （一）规划的写作方法 规划所涉及的工作一般比较宏伟。从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。 规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深

2、入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。 规划的标题是“四要素”写法：单位名称时间期限内容范围“规划”二字。 规划前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有利因素和不利因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。 “指导方针和目标要求”是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的。因此，既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要

3、用精炼的语言，概要地阐述出来。 “主要任务和政策、措施”是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。 规划的结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。 （二）计划的写作方法 狭义的计划是广义工作计划中最适中、最常用的一种。这个特点表现在，

4、时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。 计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。 一般包括以下几方面内容： .导言。或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要，体现主题思想。 .主

5、体。即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分列）。 .结尾。或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。 （三）实施方案的写作方法 实施方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。 实施方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“

6、文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。 方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来。 为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法： 一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作。 二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施

7、步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。 方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分。方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范

8、围则适合于单位内部或涉及面较小的工作， 在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。 （四）工作总结的写作方法 总结是对一定时期内进行过的时间活动做全面的回顾，在回顾的基础上，加以检查、分析、评价、找杵成绩、经验、明确问题、教训，结实杵规律性的认识，以提高工作水平，促进今后工作的一种写作文体。 1.综合性总结通常包括如下内容 （1）基本情况 。概括地介绍工作活动背景，利弊条件，取得成绩及对其评价。 （2）取得成绩 。主要写工作活动的结果，完成任

9、务。达到的指标，获得的效果，采取的做法。要求具体详细地写作。 （3）获得的经验 。要针对或取得成绩、效益，采取的做法，去写认识和体会，既要总结出规律性的认识。 （4）存在问题 。尚存的问题在总结的内容中属于支流，因此不必展开来写，不必详写，只需要找出切实存在的问题并作交待说明即可。 （5）今后意见 或今后措施。主要是写今后的打算和态度，一般作为总结的重点，不做详写。 2.总结写作的注意事项 （1）要坚持实事求是原则。实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。这种弄虚作假

10、、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处，必须坚决防止。 （2）要注意共性、把握个性。总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢迎的。要写出个性，总结就要有 独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。 （3）要详略得当，突出重点。有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍弃所有的正面材料，结果文章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。总结的选材不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况和总结的目的，把那些既能显示本单位、本地区特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用 ，写得详

11、细、具体。而一般性的材料则要略写或舍弃。 （五）调研报告的写作方法 1.调查报告的含义 调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。 2.调查报告的特点 （1）较强的针对性。必定是某一情况、某一社会问题、某一成功经验，引起了一定程度的注意，为了进一步得到它的详情、真相，认识它的性质，才需要有人专门对它进行调查、研究，向有关机关提供报告。可见，调查报告是一种针对性很强的文体。 （2）材料丰富翔实。调查报告需要列举大量的相关事例、统计数字和各方意见，在此基础上提出作者自己的意见。 （3）提供规律性认识。调查报告

12、确切地说应该叫调查研究报告，它的价值不仅在于调查和报告，更在于研究。研究的结果就是得出规律性的认识，并把这些规律性认识提供给读者。 3.调查报告的类型 （1）介绍典型经验的调查报告 （2）揭露问题的调查报告 （3）反映新生事物的调查报告 （4）社会情况的调查报告 4.调查报告的特点 （1）较强的针对性 必定是某一情况、某一社会问题、某一成功经验，引起了一定程度的注意，为了进一步得到它的详情、真相，认识它的性质，才需要有人专门对它进行调查、研究，向有关机关提供报告。可见，调查报告是一种针对性很强的文体。 （2）材料丰富翔实 调查报告需要列举大量的相关事例、统计数字和各方意见，在此基础上提出作者自

13、己的意见。例如女性化老龄化值得重视西安市小学教师队伍建设中的两个问题1990年10月16日陕西日报。一文，关于小学教师老龄化和女性化就列举了下面这些事实和数据。 （3）提供规律性认识 调查报告确切地说应该叫调查研究报告，它的价值不仅在于调查和报告，更在于研究。研究的结果就是得出规律性的认识，并把这些规律性认识提供给读者。 5.调查报告的写法 从外部形式上看，调查报告由标题、前言、主体、结语四个部分组成。 标题的写法有“单标”题，即按照“调查对象调查课题文体名称”的公式拟制标题，“双标题”，即由正副标题组成，其中正标题一般采用常规文章标题写法，具体手段如上所述。副标题则采用公式化写法，由调查对象

14、、调查课题、文体名称组成。 （1）前言。调查报告的前言一般要根据主体部分组织材料的结构顺序来安排，常用的有以下几种类型： 提要式，即把调查对象最主要的情况进行概括后写在开头，使读者一入篇就对它的基本情况有一个大致的了解。 交代式，即在开头简单地交代调查的目的、方法、时间、范围、背景等，使读者在入篇时就对调查的过程和基本情况有所了解。 问题式，即在开头提出问题来，引起读者对调查课题的关注，促使读者思考。这样的开头可以采用提问的方式引出问题，也可以直接将问题摆出来。 （2）主体。前言之后、结语之前的文字，都属于主体。这部分的材料丰富、内容复杂，在写作中最主要的问题是结构的安排。其主要结构形态有三种

15、： 用观点串联材料。由几个从不同方面表现基本观点的层次组成主体，以基本观点为中心线索将它们贯穿在一起。 以材料的性质归类分层。课题比较单一，材料比较分散的调查报告，可采用这种结构形式。作者经分析、归纳之后，根据材料的不同性质，将它们梳理成几种类型，每一个类型的材料集中在一起进行表达，形成一个层次。每个层次之前可以加小标题或序号，也可以不加。 以调查过程的不同阶段自然形成层次。事件单一、过程性强的调查报告，可采用这种结构形式。它实际上是以时间为线索来谋篇布局的，类似于记叙文的时间顺序写法。 （3）结尾。查报告常在结尾部分显示作者的观点，对主体部分的内容进行概括、升华，因此，它的结尾往往是比较重要

16、的一个部分。常见的写法有下述三种： 概括全文，明确主旨。 指出问题，启发思考。 针对问题，提出建议。 这部分内容需要两个基本条件：一是有范文例证，最好是个人写过的文章作为例子来讲；二是时间，需要用较长的时间，细细地进行分析，才会产生效果。 二、几种常见文体的常见问题 （一）问题 1.易把规划写成计划或工作实施方案； 2.易把计划写成规划或工作实施方案； 3.易把工作实施方案写成规划或工作计划； 4.易把工作总结写成工作安排或一般性工作材料； 5.易把调研报告写作工作总结或情况反映。 （二）分析 从宽泛意义上看，可以把所有的文体归为两大类：一类是计划，即事先所做的安排；一类是总结，即事后所做的归

17、纳。 规划、计划、实施方案都属于“计划”范畴，都是事前所做出的安排。所不同在于：时间上有长短之分，范围内有大小之别。从具体分类来讲，比较长远、宏大的为规划，比较切近、具体的为安排，比较繁杂、全面的为方案，比较简明、概括的为要点，比较深入、细致的为计划，比较粗略、雏形的为设想。 工作总结和研究报告都属于“总结”范畴，都是事后所做出的概括性归纳，所不同在于：工作总结侧重于经验、教训，调研报告侧重于见解、结论。 专家不是看材料细节，而是看材料的宏观效果，或者说是材料给予专家的总体感觉。而这个“宏观效果”、“总体感觉”，是他们从不同文体材料中所获得的。文体不对，专家会看着不顺劲，会感到“别扭”，会看不

18、下去，会使材料失去应有的效果。 从所能知道的情况来看，专家有几个材料是必看的，如学校建设“十一五”发展规划、精品专业建设规划；专家要从中分析学院发展的整体思路、办学理念、工作设想等。教学计划、实践教学大纲、教学质量监控体系、精品项目建设的阶段性成果总结、专业建设服务产业发展的社会调研报告等也是专家要看的，必须从文体上给专家以思维得体、思路清晰的整体效果。 三、问题存在的原因及改进办法 下面要直接涉及到具体材料，需要作两点说明：第一，我所接触的材料，可能是大家暑期前尚未修改过的。我所指出的问题，可能是大家已经解决了的；第二，指出问题是为了改进工作，别无他意。但毕竟是在指问题，且有不准确之疑虑，所

19、以，在此提前向问题所涉及到的部门或个人道个歉；第三，凡是能从原则上说明问题的地方，尽最大可能不涉及具体材料。其目的，仅在于给大家提个醒，今后共勉之。 原因之一：文体写作未上心，写作功夫不到位。 主要表现：（1）材料结构松散；（2）内容显得空洞；（3）文字表达粗糙。改进办法： 第一，要高度重视，要精心写作，要出优质材料。文体材料是评建工作的重要支撑点，是学院建设的重要信息源。文体材料的质量，关系到学院建设成果的积累，关系到学院形象塑造，甚至直接关系到学评估工作的成败，必须引起我们的高度重视，必须以“勤勤恳恳、任劳任怨”的精神投入材料建设，必须以“勇于创新、乐于奉献”的精神提高文体材料的写作质量。

20、 第二，必须明确学院建设与个人利益息息相关。我在做教务处处长、做总校教务处副处长、做八达岭校区教管中心主任期间，常思考的一个问题是：高职教育的课程体系究竟应该怎样改革，才比较符合中国的高职教育的现实。因为专业建设的实质就在于课程体系的构建，不进行课程体系改革，高职专业建设很难有实质性突破。在北京时，一直在关注却一直没有发现新观念的提出。来到厦门后，发现有的学者提出：建设利益相关性课程体系，彼有耳目一新的感觉。“利益相关性”是意思呢？就是说学校所构建的课程体系，要与学生的成长利益紧密地结合起来。与学生成长利益相关的课程纳入课程体系，与学生成长无关或关系不大的课程，不能纳入课程体系。由此可见，“利

21、益相关性”、“利益相关体”是多么重要。其实，“利益相关性”具有很强的现实性，也具有普遍性。不论干什么，不论在哪里做事，都会结成“利益相关体”，都存在“利益相关性”。过去，我参加过多个学院的迎评工作，听到过不同领导的相同说法：谁砸了学院的“牌子”，学院就砸了谁的“碗子”。这话听起来似乎粗犷了点，但却最直接地道出了迎评工作与参与者之间的利害关系中最本质的一面。所以，我们必须切实负起责任来，切切实实地把评建材料建设搞好。 原因之二：写作文体的特质不清，界定不明，材料缺乏表达力度。主要表现：（1）材料不入流，规划不像规划的有之，计划不像计划的有之，总结不像总结的亦有之。（2）同一份材料，从大标题看是一

22、种文体，从小标题看是另一种文体，从内容看则又像第三种文体。一文多体，给人的印象是不得体。 改进办法： 必须从狭义角度明确地界定不同文体的特质，必须按照文体特点和规律进行材料写作。文体有广义和狭义之分，在评建材料文体的处理上，必须从狭义上理解和使用。在材料文体上，不能搞“研究式”，不能“学究化”。必须立足于现实，立足于工作，立足于效果。 第一，必须清晰界定规划与计划的关系。在我们的实际工作中，或者说在我们的迎评材料中，所使用的文体都是从狭义上理解的。专家看我们的规划时，那就应该是规划，而不能是计划。同样道理，专家看我们的计划时，那就应该是计划，而不能是规划。 第二，必须清晰界定规划和实施方案的关

23、系。规划是我们将来要做的事情，实施方案则是现在就行动的事情。从时间上看，是两个空间；一个在设想中，一个在现实中。从空间上看，是两个时间，一个是未来，一个是现在。 第三，必须清晰界定计划与大纲的关系。计划所突出的是工作安排，是过程设计，是项目分解；大纲则侧重于工作定位、工作所要达到的质量标准，工作的规范性要求等。 原因之三：忽视材料的层次结构，材料编辑工作不到位。 主要表现：第一，标题的题号使用不规范；如厦门华天涉外职业技术学院“双题型”队伍建设方案中：（1）这是一级标题的标号；这是二级标题的标号。 第二，标题的题号排列位置不准确。如材料的标题的题号一律顶格编辑，不符合文体材料格式的规范性要求。

24、这种情况不少，有好几份材料是这个样子。 第三，内容的层次不清，结构不紧，给人的感觉是“材料零乱”。 第四，表达的思维逻辑起点不对，使人感到言不由衷。 第五，段落的归结点不对，没有写到位，或没有写到点上，使人感到话没说透。 改进办法： （1）必须根据文体特质和文体结构规律构建文章的结构，并认真地进行文字编辑。要使材料的内容与表达形式完全统一起来，产生评建材料所应有的效果。（2）材料标题的题号使用有专业性规定，可向评建办咨询。一般要求是：一级标题为“一”，二级标题为“（一）”，三级标题为“1”，四级标题为“（1）”，五级标题为“”。常有越位使用现象，但主要表现在不用“（一）”。总之，标题题号的使用

25、要规范化，要体现材料结构的合理性。 原因之四：没有重视材料的理性归纳，文体材料的主题不明确。 主要表现： （1）主题不明确的问题主要表现在标题的提炼上和导言的归纳上，更多地表现在工作总结类的文体写作中。 （2）主题不明确的问题在段落文字中也有表现，如：“7、建议学院加快建设教学住处共享平台，完善教学管理软件功能，开发教学统计，以及时、全面、准确的统计数据为领导决策服务，为相关业务的开展提供支持。” 分析：一句到底，不知在说平台建设，还是软件开发，还是具体数据统计；虽然有内容，有工作，但平台建设、软件功能完成、教学统计开发，此三者并不是一个逻辑层面的内容，只能排列出来，却无法具体展开。 改进办法

26、： （1）必须在掌握素材的基础上认真提炼材料的主题，并使主题贯穿于材料的始终。（2）在主题的处理上，应使用“归纳”和“演绎”两思维方式，即从大量素材中归纳出材料的主题，再从所确立的主题出发，演绎出材料各部分的主题。（3）材料主题的生成依据有三个：一是上级文件的基本精神，二是本单位领导的工作思路，三是本单位的工作实际。若不体现上级精神，材料会失却方向性、必要性；若不体现本单位工作实际，材料会失去特色、失去个性；若不领会领导工作思路，就无法将上级精神与本单位实际有机地结合起来。 原因之五：没有进行观点提炼，材料缺乏有概括性小标题。 主要表现：这类情况比较多，从下面几份材料具体分析。 第一份材料是工

27、作总结材料：其一级标题是：“一、主要工作成绩。”其二级标题是：（1）开学检查；（2）听课及听课管理；（3）教师评学；（4）学生评教；（5）教学文件检查；（6）督导简报；（7）制订学院高职教育研究计划；（8）编辑校刊；（9）组织高职教育论文参选；（10）组织终身教育研究活动；（11）组织参加厦门市教育科研活动；（12）征集科研论文；（13）组织讲座；（14）整理评建材料等等。 分析：第一，一级标题的题号与二级标题的题号使用不当；第二，其二级标题所开列的内容均未提炼，都不是工作总结材料所应采用的观点。 第二份材料是“校校企”联合人才培养项目进展情况专题汇报：三、厦门华天学院“校校企”联合人才培养项

28、目取得的阶段性成果。（这是一级大标题）。2、初步形成了“校校企”三方联合培养人才的运行机制。（这是二级题）。下面是三级标题：（1）“校校企”三方的共同职责； （2）厦门华天学院的职责；（3）台湾高职院校的职责；（4）台企的责任。分析：第一，四个小标题的外延不同，不属于同级概念；第二，四个小标题都不是表述“阶段性成果”的语言；第三，如此展示工作成果，极容易引起误解和歧义。 第三份材料是20082009学年第二学期教学文件检查通报：四、下列错误不普遍，但值得大家引以为戒。（这是一级标题）1、（这是二级标题的题号）基础英语是“公共课”，非英语专业各教学班都开设，教研室统一制订了一个授课计划，发给16

29、位老师共用。这种做法不妥当。这样的授课计划最多只能划定各个课次的授课任务，不可能确定每个班的各课次上课时间，因为各专业的教学活动安排不可能完全步调一致。所以，教师手册中明确规定：只有同专业、同年级的教学班才可以共用一个授课计划。 分析：第一，机关职能部门的正式行文不要使用这样的标题，且其中有语法性错误；第二，二级题号后面没有标题，全是叙述语言；第三，应使用指导性意见，而不应是研讨式语言。 第四份材料是厦门华天涉外职业技术学院师资队伍“十一五”建设规划：“3、抓好双师型教师的培养，努力提高中、青年教师的技术应用能力和实践能力，不论是专业教师，还是基础课教师和公共课教师都要接受职业技能培训，使每位教师掌握一门与专业相关的操作技能，并考取相应证书，双师素质教师达75%以上。” 分析：使人看不出小标题。没有进行提炼，这一段内容也就显得松散，什么都想讲，什么都没有讲透。 改进办法： （1）必须精心提炼出材料的具体观点，作为材料结构的小标题。没有小标题的材料，很难体现材料的思想。（2）具体观点的提炼办法有两个：一是从材料主题中演绎生成，二是根据材料所涉及的具体内容归纳形成。 原因之六：没有使用文体材料应具有的语言，语法和修饰性错误时有出现。 主要表现： 第一，没有使用文体所应具有的文字语言。教学检查通报中有这样一句话：“3、一些课程的课时似