如何成为主管得力助手(W013)

1、1如何成为主管得力助手如何成为主管得力助手专业秘书训练专业秘书训练2专业秘书的定义专业秘书的定义一位秘书可以说是一位主管的助理，他（她）们：v具备熟练的办公技能v无需旁人指挥而能负责完成任务v表现积极主动，运用判断力行事v在他（她）的许可权内做决策他（她）们同时也是沟通，协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力3专业秘书的工作职能专业秘书的工作职能协助主管达成工作目标加强、扩大主管的社会关系辅助主管的例行业务沟通协调联系中心部门窗口促进部门工作推展参与工作小组推动专案工作办公室管理/资讯管理客户服务/公共关系4秘书工作特性秘书工作特性服务性服务性复杂性复杂性事务性事务性时效性时效性主动

2、性主动性创造性创造性5秘书应具备的工作技能秘书应具备的工作技能n电脑n语言n人际关系/沟通技巧 - 口头，文字n资讯搜寻整理n组织计划能力n专案管理n其他基本秘书工作技能6秘书应具备的工作知识秘书应具备的工作知识n公司组织、人事、产品、产业n公司、部门、主管及个人之工作目标n公司制度、惯例、规定及作业程序n基本管理知识n电脑及网际网络知识7我们的优势我们的优势n常能取得第一手信息 掌握先机n拥有宽广的个人发挥空间n良好的人脉关系基础n较多机会应用观察敏锐度 了解主管的工作模式及想法8新世纪秘书的挑战新世纪秘书的挑战关键才能关键才能v客户导向v人际建立v分析思考v说服影响v积极主动发挥关键才能的

3、原则发挥关键才能的原则v了解需求v快速回应v顾客满意度9数位秘书工作八大法则数位秘书工作八大法则n严守机密，取得信任n公私分明，一视同仁n工作准确迅速n随时让人感觉到我的存在n积极搜集资讯，传递资讯n随时随地做好联络工作n先一步做好所有准备工作n诚恳有礼，时常微笑10成功秘书的特质成功秘书的特质n大将之风n解决问题的企图心与技巧n从公司的眼光看事情n完善的基本技能n积极正面思考n广大人际关系n承担责任即时回馈n敏锐的观察力及反应力n自我提升的期许11A Secretary Is Expected to Look like a Girl Action like a Lady Think like

4、 a Man Work like a Horse 12搞定主管有一套搞定主管有一套How to Manage Your Boss13与主管共事需知与主管共事需知1n了解他的工作重心及紧急度n了解他的人际风格类型n了解他的人际网络n了解他的情绪和压力n正确接受及传达指令n保持良好的沟通n对主管的地位及能力表示敬意14了解他！了解他！细心的上司细心的上司 - 你工作更要谨慎性急的上司性急的上司 - 你要维持高效率爱交际的上司爱交际的上司 - 你要具备公关知识，礼貌的对待他的朋友脾气坏的上司脾气坏的上司 - 你要有绝大的耐心及包容心没有时间观念、松散的上司没有时间观念、松散的上司 - 你要有组织力、

5、协助他争取时间疑心病的上司疑心病的上司 - 你要更坦然、更尽忠职守取得信赖15与主管共事需知与主管共事需知我接受命令时是否留意到：我接受命令时是否留意到：v主管呼叫时，是立刻有精神得回应？v是否用5W1H的方法记下命令内容？v是否耐心听主管把话说完？v是否向主管重复确认命令的重点？v不清楚的地方是否问明白？v是否就自己的能力、完成期限、命令的难易度等，检讨自己执行的可能性？16主管交办事项主管交办事项 MEMO 表表交办事项具体内容确认What 做什么When 何时完成Where 使用场所Who 相关人员Why 理由与目的How 方法与手段How many 多大与多少How much 预算17

6、P D SSee检讨检讨Plan计划计划Do实施实施5W 1H下个计划下个计划18回回 报报n注意时效n向发出命令的人回报，不可越级n先说结论，再说过程n报告简洁19n结论结论 非常抱歉，还没有做好n理由理由 由于刚才接到客户抱怨电话，处理上费了些时间.n经过经过 现在大概完成了三分之三n对策对策 我尽快办好。再三十分钟完成，来得及吗？20传递讯息的注意事项n正确，忠实，完整n不可添加已意n不可歪曲事实n不可遗漏重点n不可模棱两可n不可妄加判断nConfirm!Confirm!Confirm!21与主管共事（与主管共事（2）v协助主管事先发现问题v迅速响应主管要求v主动提供主管需要的讯息资料v

7、剔除不必要的工作及接触电话 访客 信件等 省下主管时间v提出具建设性建议22替主管安排约会n注意时间n分辨轻重缓急 去轻就重n酌留弹性n时间边更尽早通知n适时将相关文件交给主管n确认重要约会n提醒主管准时赴约23老板最不喜欢的六个理由n那不是我的工作n我忘记了n我不知道n你没告诉我n我猜想n我的工作太多了24n设定工作优先级n了解主管个性 需求n对所有主管一视同仁n不抱怨 不批评主管n沟通彻底一次做对n保持工作水准n同类工作一起做n避免拖延-过手一次处理n请求他人协助25主管心目中的理想秘书五心五心n做事要细心n工作要专心n学习要用心n经常保持开心n后援工作要做得令人放心为主管分担工作，使主管

8、在竞争激烈的商场上，得以更有充足 的时间及精神全力以赴，立于不败之地(自己的饭碗也保得住)。做好份内工作，让主管在客户或上司面前拿出漂亮的成绩单26专业秘书自我检核表n我了解组织的任务与经营理念吗？n我了解主管的工作执掌吗？n我了解主管的工作目标吗？n我了解主管的工作习惯吗？n我了解主管的长处与短处吗？n我了解主管的工作压力吗？n我了解主管对我的工作期许吗？n我了解自己在部门中扮演的桥梁角色吗？n我工作时想到的是如何把我们的工作做好，而不只是把我的工作做好。n主管不在公司时，我能把办公室工作安排得顺畅吗？27为了把工作做得更好，我为了把工作做得更好，我该加强哪些能力与知识？该加强哪些能力与知识

9、？28人生过程阶段人生过程阶段幼儿学习幼儿学习1 - 6岁岁基础学习基础学习6 - 25岁岁经验累积经验累积25 - 35岁岁发挥专长发挥专长35 - 45岁岁高原期高原期45 - 55岁岁就业第二春，退休计划就业第二春，退休计划55 - 65岁岁29与秘书相关的节目与秘书相关的节目n国际秘书周 四月的最后一周（The last full week of April)n国际秘书日 秘书周的周三（Wednesday of secretaries week)n老板日 10月16日30秘书的时间管理秘书的时间管理317 years = 27,375 days (1/3 sleep )18,250 d

10、ays 32本表以小时计算你的时间的价值，以每年244个8小时工作天计算（假设每周工作五天，减去假日与假期） 若你年薪为每小时的价值（四舍五入） 每分钟的价值20，00010.000.1725，00013.000.2130，00015.000.2635，00018.000.3040，00020.000.3450，00026.000.4360，00031.000.5175，00038.000.6433时间管理的理念时间管理的理念n时间的特性n时间是人生中独特且必要的资源n时间的供给无弹性n时间无法租、买、借n时间无法储蓄累积n时间无替代品n时间过了就不能重来n时间本身是无法管理的34 时间管理的

11、原则时间管理的原则效率与效能效率与效能vEfficient 效率：把时间做对vEffective效能：做对的事情80/20 原理原理重要的少数，琐碎的多数，重点管理v关键工作v关键人物v关键活动35时间管理的方法时间管理的方法订出计划，设立优先顺序n工作计划表n了解优先顺序 -第一优先 重要且紧迫之事 -第二优先 重要且不紧迫之事情 -第三优先 紧迫但不重要 -第四优先 不重要不紧迫的例行工作n科技的运用 电脑软体Microsoft project ,Outlook ,etc.PDA36时间管理的方法时间管理的方法n万用手册万用手册v行事例与日程表v便条与备忘录v通讯簿v名片簿n提醒自己的方法

12、提醒自己的方法v小纸条v闹钟voutlook37我有这些好习惯吗？ 自我管理=好习惯=效率n事先要有安排n排定优先顺序n临事要集中精神n沟通要彻底n避免杂乱无章n不苛求尽善尽美n不要怕说“不”n不要拖延n要能当机立断n善用零碎时间n养成“过手一次”的处理原则38请你订出周一的工作计划请你订出周一的工作计划1 紧急事项处理2 重要事项处理3 联络/追踪事项4 会议计划5 今天完成事项39帮主管安排日程帮主管安排日程-设计设计“日程预定表日程预定表”n“日程预定表”最好是一周一张，一个月四-五张，以便于查阅n在一张表中，每天都有四个固定栏位：时间、活动项目、结果、备注n活动项目固定为会议、面谈、受

13、访、聚会、出差、演讲等，最好用不同符号来代表，如三角表示会议、圆表示面谈、方表示受访等n结果栏要填上如期或更动，最好是写明更动的情况n备注栏专门记载重要事项填写例子：q上司今天有三个活动，我们先在确定时间旁的活动项目上填10：30与某公司某总经理在公司开会（三角）、11：30接受某电视台访问（方）、12：30与某教授在饭店会餐（圆）q再在结果栏上记下：如果顺利则打V；如果有更动句写改至某月某日某时q备注栏上可以写：某公司写某大型超市/公司或受访主题为LG产品的促销活动商讨等40帮主管安排日程帮主管安排日程-运用运用“日程预定表日程预定表”n例行会议可提早填入“日程预定表”中n下周日程最好在本周

14、四或周五再确认一次，并影印一份交给上司，同时，以口头提醒上司n每日下班前将第二天日程交给上司 ，并做口头说明，如果来不及，一定要在当天上司到达公司时立即告之n养成随时将变更情形及新日程填入“预定表”中的良好习惯，以确保内容的正确性n在公司放长假或上司出差、休假后，将上司回公司后一周内日程影印给上司，并做口头说明n用另一张记下其他相关部门或公司内重要干部的日程，以便在上司需要了解时，立即说明情况n条例外界与上司往来密切者的动向，并主动将情报报告上司，以做为上司与人交谈时的重要资讯n上司活动中凡是与其他部门或同仁有关者，在确定前要再通知一次。如果是个人或人数少的单位可以用电话或口头通知：如果会议，

15、最好发“会议通知”，并存入档案n事前先确认上司活动所使用的场地是否安排妥当n临时性的日程，衡量轻重后，可立即与上司商量插入，并安排其他受影响的活动，再将更动情形，通知相关人员或单位41 把握今天把握今天因为昨天不过是一场梦因为昨天不过是一场梦而明天只是一个幻影。而明天只是一个幻影。但是好好地度过今天，但是好好地度过今天，就会让每一个昨天都是一场美梦，就会让每一个昨天都是一场美梦，而每个明天都是可预见的希望。而每个明天都是可预见的希望。因此，好好地把握今天。因此，好好地把握今天。42有效率的整理办公桌n桌面的整理n办公桌抽屉的安排n除非是极机密的文件，公司的文件资料应尽量放在公开的柜、架上n在自

16、己专用或私人文具上做明显记号n个人办公环境可以适当地表现个人品位43桌面的整理v用一只组合式文具把常用的文具放在里面，如各式各色的笔、订书机、订书钉、剪刀、美工刀、小尺、回纹针、大头针、图钉、修正液等。v其他如：计算器、印台、名片整理盒、便条纸、桌历、公文夹等都可以放在桌面上，以便方便取用。44办公桌抽屉安排n可以按自己的习惯做分类整理，私人物品（如皮包、化妆品、卫生用品、私人物件、衣物.）应集中放置，一面公司物品混淆，以使得自己或他人找不着公司文件。45个人办公环境可以适当地表现个人品位n种一盆水生植物、养有尾小鱼、插鲜花或干燥花，挂幅艺术作品，桌垫下压一张艺术作品，或隔板墙上挂一幅自己欣赏

17、的诗句.在求同存异中可以帮助上司和同事更了解你。n在适当的位置种植绿色植物。如：会客室茶几上、门与走道之间、主管办公桌对角上（财位）、办公室的死角上等。 46一切由我开始生长在没有根据的民族，我们都有着壮志凌云,当我还年轻的时候，我决定改变世界,在我年长一点的时候，我发现这个志向过于宏大,所以我决定改变我的国家,等我更老成的时候，我又发现这个志向太遥远,所以我决定改变我的城市,后来我发现连这个也办不成的时候,我决定改变我的家人.现在，在我生命的晚年，我才了解我应该改变自己.如果，我“从自己开始”我就可能回改变我的家人，我的城市，甚至我的国家.谁知道，说不定我可以改变世界. 一位犹太长老的临终遗

18、言 47会议记录与安排48为什么要开会为什么要开会开会最主要的目的就是传递信息(information)与达成决议/任务（mission)v信息布达v意见沟通v达成决议v解决问题v开发创意v激励士气学习与经验分享49会议的规划与安排会议前的准备：会议前的准备：n决定日期、时间、地点、与会者n拟定会议议程n分发开会通知n准备开会资料n察看布置场地n安排会议器材、用品n安排茶点、住宿、交通50会议规划与安排会议规划与安排n投影片的制作要点：n清晰，易说n每张字型不超过两种n每张颜色不要太多n一张一个主题n字数不可太多n清单行例整齐，条理不乱n多用图形51会议的规划与安排会议当天的准备会议当天的准备

19、:查看会议场所的布置视听器材，桌椅安排报到手续、资料分发贵宾与讲员接待文具用品、茶点安排52会议记录三步骤会议记录三步骤n听n做笔记-决议，负责人，完成期限是重点 Who do what and when -使用缩略语-使用速记符号n撰写会议记录53会议记录时间：地点：出席者：列席者：缺席：记录：决议事项决议事项负责人负责人完成期限完成期限54Symbol Meaning= Equals,is 即、是 Is not equal to 不是、不等于 Approximately ,about 大概、大约 Leads to ,results in 导致The result of ,due to 由于

20、、因为(Drops ,reduces 下降、减少&Rises,increase 上升、增长 Because of 因为 Therefore 所以55与会者应注意事项与会者应注意事项n了解会议的性质、目的、出席人员n充分了解自己负责的议题n准备好足够的资料提供与会者n准时出席 热心参与n记得带笔记本做笔记-有专业精神n遵守发言程序，规定及时间限制n不在会议中打或接听行动电话56与会者应注意事项n发言切题，适时，简明扼要，有组织n讨论时应尊重对方不同意见并仔细聆听n服从多数尊重少数n不在会议中交头接耳，或有不当肢体语言57会议效率评估会议效率评估会议评量会议评量v是否准备议程v开会目的清楚

21、与否v是否指定会议记录者v是否准时开始与结束v是否照议程进行v适时整合众人意见v决议工作分配妥当v对主席之建议：该如何提升会议品质58充分准备充分准备善用检核表善用检核表 59会议会议/座谈会座谈会 检查表检查表一、一般设备 桌子 椅子 简报架 讲台 空调、声光 茶水及餐点 黑（白）板、麦克笔/电子白板二、文具 笔 订书机/针 胶带 日历 橡皮筋 便条纸 回纹针三、视听器材 麦克风 录音机 录放影机 延长线 电视机 幻灯机 投影机 （指示棒） 电影放映机 Notebook四、其他（检查会议清单） 议程 地图 礼物 纪念品 资料 服务人员 座位安 插花、盆景 指标 感谢函 交通安排 名牌、桌牌

22、海报60文件处理与档案管理文件处理与档案管理61秘书之文件处理秘书之文件处理n紧急 （immediate attention)n签字/核准 (approval/signature)n一般业务 (normal/routine action)n阅读/参考 (information/reading)62名片的分类及管理要点名片的分类及管理要点n笔画/字母n行业别n地区别n主题别v收到一张新名片，都要把见面日期或情况记在名片上v隔段时间要把名片拿出来重新过滤63秘书处理信件秘书处理信件/文件的权限文件的权限n完全不能拆封，只作转交n完全可以自行拆封处理n除了上司的私人信函（封套上写有机密、亲启者）外，

23、都可以代为开启阅读，并做适当处理64处理文件的几项通则处理文件的几项通则n需要回复的一般信件，可先行处理，如果没有充分把握的，可以向资深同事请教，或向上司口头请示，并记下要点，草拟内容后，再请上司过目签核n公文处理完毕后，应存档留底n公文需要有协办单位，应迅速移交相关单位或人员n上司较无参考价值的资料可转交其他部门n如果有重要函件，但上司无暇阅读，可以利用空档，用口头提醒上司，将内容作简略说明65处理文件的几项通则处理文件的几项通则n不可积压，要尽速作适当处理n须要核对可以先行过滤，如报价单、申请书、请款单等n用红笔将公文要点勾画出，方便上司阅读n如有附件参考资料，一并付后提交n重要公文信函交

24、与上司时，可以口头说明要点，若上司不在用书面说明，让上司迅速掌握要点n须上司亲自拆阅的信函/文件，要迅速呈交。如果上司不在，可用透明夹标上显著日期66资料系统化的管理原则资料系统化的管理原则n要以“随时需要交接”的心情建立资料/档案管理的系统n着手整理之前，要妥善规划n善用档案管理工具，系统设计要有前瞻性n养成随手归档的习惯，不要积压67个人生活资料档案个人生活资料档案n理财/保险n收据/证明n健康记录n待办事项n各种证件n食谱/运动68秘书工作档案n公司组织机构图n公司产品介绍目录n公司参考制度资料n会议检核表n各种证件nMenun老板人际网络69公关资料如何建档公关资料如何建档公关档的项目

25、公关档的项目n个人基本资料:姓名、别号、性别、年龄、生日、职位、职称、学历、经验、著作等n特殊资料：专长、特技、特殊贡献、特殊荣誉、个性、癖好、品位、家庭状况等n与他人相关资料：如某人某单位的某人是兄弟，又与某人是师生，某人与某恩是亲人或眷属等n一般往来记录：如你送了什么礼物、对方回赠什么礼物：什么时候请对方便餐，谈了什么主题n业务往来记录：这个项目对业务人员特别重要，要记载拜访的次数、每次拜访的要点、成交项目、付款情况.等，记载得越详细，对客户的掌握就会越准确公关档案管理公关档案管理n公关档案的分类和管理，可以参考名片整理的分类结构和管理要点，不过，公关档案的管理要比有一般名片还精确，一旦知

26、道对方有任何变动或有任何新资料，应该立即更动或记录，因为公关运作是不容许有误失的70剪报应把握的原则剪报应把握的原则n针对一个主题要做长期的剪贴，切勿一曝十寒，终断了资讯的连续性n为了节省时间，不必逐条细读每一条讯息。读报可以先浏览大标题，再看小标题，可以特别留意专栏、专论或特刊。读杂志可以看目录及各篇提要，选定之后再看内容n选好简报的内容之后，要养成立刻在空白处，加上日期、出处、期数或版数的习惯n办公室和报纸是大家共看的，因此，不要在一大早就把当天的报纸剪妥，不防先用红笔注明，等接近下班时或等第二天再剪，或是隔两、三天再处理，最好是排一个固定的时间，专门处理剪报n有些公司印制有粘贴剪报的专用

27、纸张，粘贴后，应立刻在固定栏位置填入日期、出处、版数、期数、页数等资料n杂志通常需要整本保存，有必要个别收集的资料，不防用影印的方式留存n不需要整本留存的杂志，就把值得参考的资料剪下来做适当处理。由于杂志的可读性较高、时效性也较长，因此，最好是每三个月、半年，甚至一年，再集中处理。n市面上的报章、杂志非常多，公司不可能全部订阅，为了让资料收集得更完整，不防定期到外面寻找。例如：图书馆、专业资料室、书店等地方影印或购买，回来后再做整理71剪报整理、流通的方法剪报整理、流通的方法剪报整理剪报整理n剪报分类并没有一定的方法，只要分出大方面，经过一段时间，如果单项累积的剪报太多时，可以按内容再分细目n

28、剪报整理最好是用活页的资料夹，先设计大小固定的剪报纸，上面有刊载日期、出处、版数、页数、期数、分类项目的栏位，在某一 边打洞，以便于装订n把同类的剪报按日期放入同类资料，待活页装得不够时，再增加一个新的资料流通资料流通n把同一时期的各类剪报贴好后，先按日期排好，让部门内同事自由传阅后，签名为记。待大家都浏览过后，再依分类整理归档n直接将剪报整理归档，再明列新增资料目录，分别交给每一位同事，请同事依需要自行参考取阅n一位优秀的资料管理人员，除了定期剪贴资料外，更能随时把新的资料用口头传输给同事，让公司能迅速了解社会动态72其他相关资料的整理其他相关资料的整理n产品说明书：按不同的品名分类、再按不同厂商分小项。如果一家厂商有不同产品，最好按厂家分：为了方便查阅，一家厂商最好有双份说明书，一份按品名分，一份按厂家分n同行活动资料：在报张