32会议组织与沟通

1、1第三篇第三篇 第二章第二章 会议组织与沟通会议组织与沟通2群体或组织中相互交流意见群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的的一种形式，它是一种常见的群体活动。群体活动。会议的定义会议的定义3交流信息交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。获得其他方面的有关信息。给与指导给与指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好

2、地适合工作环境。面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。解决问题解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。识和技巧来解决问题。作出决策作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。会议的目的会议的目的4谈判谈判目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。通知通知目的是为了传播信息，

3、采取单项的方式，一般没有讨论。目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。解决问题解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。留在过去的状态中。决策决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。要遵守会议

4、的决议。交流交流目的是在于集思广益，常采用目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法头脑风爆法”讨论，即安排讨论，即安排5-75-7人，每一位与会者都人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。这类会议鼓励讨论。会议的种类5会议的组织会议的组织v会前准备会前准备v会议过程控制会议过程控制v会后工作会后工作6会前准备会前准备v明确会议的必要性明确会议的必要性 v确定会议的目标确定会议的目标 v准备会议文件准备会议文件 v确定会议主持人确定会议主持人 v确定与会人员确

5、定与会人员 v预定会议场所预定会议场所 7会议过程控制会议过程控制v宣布会议的主题和目的v根据会议议程顺序提出议题v给予每个人阐述观点的机会v控制讨论进程v遵守预定时间v讨论结束后概括观点v确定下次会议议题和时间。8会后工作会后工作v会议记录应该准确无误v下发会议记录或会议简报v决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准v表明下次会议的日期和时间v对执行工作进行监督和检查9不开会的原则不开会的原则v如果已经有每周的例会如果已经有每周的例会v如果会议的成本过高如果会议的成本过高v如果还有比开会更好的方法如果还有比开会更好的方法 v如果没什么特别重要的事如果没什么特别重要的事v如果你是唯一能做决策且

6、知道该怎样正确处理的人如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人10会场布置会场布置礼堂型礼堂型U型型圆桌型圆桌型长桌型长桌型11课堂式课堂式V型型12会议中的角色会议中的角色v会议主持人会议主持人v会议秘书会议秘书v其他与会者其他与会者主持人的主要职责主持人的主要职责v做好会前的准备做好会前的准备v宣布会议准时开始宣布会议准时开始v提出会议的议题提出会议的议题v控制会议进程控制会议进程v总结会议总结会议v追踪会议的结果追踪会议的结果14会议秘书的职责会议秘书的职责准确记录会议要点准确记录会议要点发放会议纪要发放会议纪要确认执行人、完成时间以及确认执行人、完成时间以及所需所需资源资源在主持人

7、右手落座在主持人右手落座15其他与会者其他与会者v明确会议目的明确会议目的v了解会议内容了解会议内容v作好发言准备作好发言准备v遵守会议制度遵守会议制度.16影响会议成效的因素影响会议成效的因素v会议时间不当会议时间不当v会议目的不明确会议目的不明确v会议持续太久会议持续太久v简单问题复杂化简单问题复杂化v发言者过于健谈发言者过于健谈 17有效会议的策略有效会议的策略不搞形式主义不搞形式主义明确会议的目的和目标明确会议的目的和目标 选择合适的与会者选择合适的与会者 合理安排会议议程合理安排会议议程合理安排会务合理安排会务控制好会议控制好会议分发会议简报分发会议简报18会议沟通的技巧会议沟通的技

8、巧 建立正面态度建立正面态度学会倾听学会倾听消除抱怨与不满消除抱怨与不满培养良好情商培养良好情商尽量鼓励尽量鼓励掌握提问技巧掌握提问技巧强化个人沟通能力强化个人沟通能力19第三篇第三篇 第三章第三章 伦理与管理沟通伦理与管理沟通1920v1、管理沟通中伦理道德观判断维度、管理沟通中伦理道德观判断维度 个人目标：个人目标：同个体对事物结果期望判断同个体对事物结果期望判断的差异。的差异。 个人规范：个人规范：同个体在特定场合对同个体在特定场合对为期为期望的差异。望的差异。 个人信仰：个人信仰：同个体对特定情况的思想期同个体对特定情况的思想期望的差异。望的差异。 同价值观：同价值观：同个体对目标、规

9、范与信同个体对目标、规范与信仰的优先次序判断的差异。仰的优先次序判断的差异。20212、管理沟通过程要遵守的伦理道德规范管理沟通过程要遵守的伦理道德规范（1）避免由于自己的）避免由于自己的为而引起对他人的损害为而引起对他人的损害（2）尊重别人的权）尊重别人的权；（3）说谎话，说谎话，做欺骗别人的事；做欺骗别人的事；（4）信守诺言，按合同办事；）信守诺言，按合同办事；（5）遵守法）遵守法；（6）即使）即使是自己引起的，也有义务阻止损害他人是自己引起的，也有义务阻止损害他人益益的事发生；的事发生；（7）帮助那些需要帮助的人；）帮助那些需要帮助的人；（8）保持公正；）保持公正；（9）要求别人也遵守上

10、述各条注意事项。）要求别人也遵守上述各条注意事项。21223. 换位思考中的伦理道德冲突换位思考中的伦理道德冲突问题讨论问题讨论1 .换位思考在实际生活中未必有效，如为换位思考在实际生活中未必有效，如为换位换位, 沟通沟通效效下下，最后导致沟通效，最后导致沟通效下下，还需要换位吗，还需要换位吗?2. 换位思考过程发现双方都换位思考过程发现双方都认为认为(或或可能承认可能承认)自自己的价值观或态己的价值观或态是错的，是错的， 怎么办怎么办?3 .换位过程并换位过程并认可对方的价值观认可对方的价值观, 但为但为沟通需要而沟通需要而“迎奉迎奉”对方对方,就会失去个性和处事原则，您怎么办就会失去个性和

11、处事原则，您怎么办?4 .为为实现沟通目的实现沟通目的,在换位过程会发现一旦自己站在在换位过程会发现一旦自己站在对方对方场去思考场去思考,与社会和管与社会和管伦伦相违背，还能换相违背，还能换位思考吗位思考吗?22231、正确处理好沟通方式与沟通效率的关系、正确处理好沟通方式与沟通效率的关系 换位思考更重要的是引导我们要有意识地换位思考更重要的是引导我们要有意识地站在对方的立场思考问题。站在对方的立场思考问题。2、正确处理好换位沟通与个体价值观的关系正确处理好换位沟通与个体价值观的关系 记住两个原则：一不要强迫任何一方接受记住两个原则：一不要强迫任何一方接受自己的价值观；二寻求共同点。自己的价值

12、观；二寻求共同点。3、正确处理好换位思考与组织伦理的关系正确处理好换位思考与组织伦理的关系 沟通伦沟通伦要站在社会的角要站在社会的角来认知。来认知。24正确处理好沟通方式与沟通效率的关系正确处理好沟通方式与沟通效率的关系v某家族企业母亲是董事长，儿子是总经某家族企业母亲是董事长，儿子是总经，某周二董事长要，某周二董事长要总经总经安排一部门经安排一部门经在下周一之前完成某项任务，结果，在下周一之前完成某项任务，结果，当董事长在规定时间找到部门经当董事长在规定时间找到部门经询问任务的结果时，发现询问任务的结果时，发现部门经部门经没有做，问原因被告知没有做，问原因被告知“总经总经没有告诉我，我没有告

13、诉我，我知道知道”，董事长的回应是，董事长的回应是“总经总经可能可能告诉的告诉的”，双方，双方还发现还发现争辩，董事长争辩，董事长刻叫来总经刻叫来总经，要总经，要总经决定解决定解雇该部门经雇该部门经。事后，母亲给儿子说：其实，我清楚肯定是。事后，母亲给儿子说：其实，我清楚肯定是你忘记你忘记，但在当初情况下，你必须这样做，因为你是总经，但在当初情况下，你必须这样做，因为你是总经，你，你能错，要树能错，要树你的权威。你的权威。v问题：这种方式肯定是违背问题：这种方式肯定是违背“换位思考换位思考”原则的，但在很多原则的，但在很多情况下，正如军队命情况下，正如军队命，是无对错之辩，唯有执，是无对错之辩，唯有执之职的，之职的，效效是相当高的，这是否就说明是相当高的，这是否就说明“换位思考换位思考”无效？正确处无效？正确处理好沟通方式与沟通效率的关系。理好沟通方式与沟通效