公司办公用品快递饮用水报销管理.docx

1、办公用品管理流程公司的办公用品统一由行政部进行管理，包括采购、保管、发放 和回收等，具体管理办法如下：1、领用人根据实际需要到行政部领取办公用品并详细填写办公 用品领用登记表。2、客户部门或设计部门在操作某项目时，如果公司办公用品库存 无法满足项目需求，需要集中另行采购时，原则上由具体需求部 门向行政部提出申请后统一采购。具体程序为：申请人填写采 购及设备维修申请单交各级审批签字批准后由行政部采购、备 案；行政部检查申请单各项目填写完整、审批齐全后进行采购并 安排领用。3、行政部根据具体采购情况统计每月办公用品采购费用，于每月 月初结算上一个月办公用品支出。结合收货单做办公用品月报 表，找各职

2、能部门签字确认后上交财务。4、员工离职时，持员工离职工作交接清单至行政部交接办公 用品。行政部具体交接人负责认真清点员工交回的办公用品，并签字确认。之后办理交回物品的入库和妥善保管。一致；属于按月交费的情况，需提供正式发票和话费明细单；属于充 值卡交费的情况，需提供等额发票和话费明细单。每月15日前将上个月员工通讯费发票、员工月度话费报销清单提交 财务部审核、报销。4、其他要求所有员工的手机必须全天候处于开机状态，并保证手 机处于能够接通状态。如遇与客户开会等特殊原因而不能接听电话时，应在第一时间 回电。在一个自然月内发现三次手机处在关机状态，第一次提醒，第二次警 告，第三次当月手机费将不予报

3、销。员工生日蛋糕的购买公司为庆祝员工生日，每月为每位当月过生日的员工送出生日蛋 糕以表祝贺。蛋糕预定：月末最后一天预定生日蛋糕并向订蛋糕处索要发票，蛋糕价位 应在25寸150元左右，如果当月过生日人比较多可酌情订稍大一些 的蛋糕价位应在200元左右。根据发票总金额填写费用报销单（后附发票），上级主管审批 签字后交财务报销。机票预订及报销规定本公司员工因公出差需搭乘飞机时，依本规定预订机票及报销费 用。一、预订：（1）预订机票前须认真填写出差申请单，由各级负责人签字确 认后，交订票负责人查询航班信息及价格；（2）订票负责人和申请人沟通航班时间，机型，价格，经申请人确 认后向机票供应商（含合同供应

4、商和相关专业票务网站）作预订；（3）预定机票时，预订员需向多方机票供应商询价，寻得最低的票 价（含各项费用）方可出票，出票前需再次和申请人确认以上信息;（4）票送达后订票负责人须先进行检查确认，核对机票信息无误， 包括：姓名、身份证号、航班时间，价格等。注意事项:员工预定机票必须通过公司订票负责人，不能以任何理由擅自订 票，未通过公司订票负责人订票，产生的费用不予报销。二、登记订票人负责将所有订票信息进行登记（电子版），内容包括：部 门、姓名、航班号、日期、项目编号（非项目的可不填项目号）、金 额、备注等。三、结算、付款：1, 周结、月结供应商订票负责人定期与供应商对帐，无误后申请财务付款。2

5、, 及时结算供应商确认出票后，提前向财务申请机票款，收到票时结清费用。说明：申请报销时除按公司、按公司、供应商分别填写费用报销单，四、报表订票负责人完成机票费用明细表，作为月度报表之一，提交部门总监。备注：办公用品采购前需向供应商询价，寻得最低价后，填写采 购及设备维修申请单，找各职能领导签字确认后方可找供应商进行 订货购买。快递管理流程1、发件人将快递放至前台，向前台人员说明快递要求；2、前台负责检查发件人填写的快递单是否完整。内容须包括：发 件公司、发件人、发件日期、项目号（非项目的可不写）、收件公 司、收件人。如不符合要求的，要求发件人填写完整；3、前台负责要求快递公司每日定点到公司取快

6、递并集中发出。如 不能定点取件，则可每日上下午各1次集中电话预约快递员到公 司取件。加急件根据实际需求情况随时处理。各种原因导致当日 快递未发出的应及时通知发件人并妥善处理；4、快递发出后，于发出当日将发票和快递单一一匹配，并登记明 细表；5、每周五，将当周所有快递单整理后提请报销。6、报销要求：（1）按公司、供应商分别填写费用报销单；（2）费用报销单需附明细表；（3）明细表需按部门、发件人排序，并经发件人、总监签字确认;(4) 单据、发票、各级审批签字完毕，提请财务部报销。饮用水管理水票购买：饮用水一律向签约供应商订货。每次购买水票限额100张（目前 每张水票15元，共计1500元，并有赠票

7、）。购水后，要求供应商提供发票，在收到发票后填写费用报销单 及银行支出凭证，后附供应商提供的发票交上级主管、总监审批 签字后交财务部登记、报销。与财务部确定可领款日期后通知供应商。待供应商到公司后引领 供应商到财务部签字领款。要求饮用水结费要及时（发生费用的10 日内），禁止拖延及合并结算。日常定水：公司共设三个饮用水机，Fl、F2、B1各一处。平日需定期检查 饮用水消耗情况，确保各区域的饮用水供应。提前1天电话通知水站，说明要求的送水日期、时间、桶数。实际到货时，清点确认送水桶数、空桶领走桶数，做好饮用水 消耗记录并双方签字确认。每一批水票使用完毕，需附饮用水消耗记录提交部门总监审 核确认。

8、确认无误后可进行下一批水票的购买。加班费用报销单审核公司员工因加班发生的额外费用（如：车费、餐费），需填写费 用报销单进行报销，并附加班申请单。该报销单据由报销人填 写完成并由项目负责人、部门总监（经理）审核签字后，统一交到人 事行政部人事行政助理处，人事行政助理需做以下审核工作：1、根据加班发生日期，检查报销单填报日期是否超过规定填报期 限（两周内），如有超期情况，不能报销，退给报销人；（如遇长 假，可顺延）2、根据员工打卡记录确认报销单所填加班时间是否与实际打卡 时间一致，不一致的退回报销人；3、审核发票时间、金额是否与实际填写的时间、金额一致，不一 致的退回报销人；4、审核报销单内涉及的

9、车费、餐费金额等是否符合公司考勤制度细则的相关规定，不符合规定的退回报销人；5、审核报销单各项审批签字是否完整，不完整的退回报销人要求 补签；6、人事行政助理将审核无误的报销单统一交人事行政总监审核 签字，之后递交财务部出纳。财务部审核并交总经理审批签字后 履行付款。报销周期一般为两周。手机费报销管理流程1、报销额度以财务部发布的手机费报销额度为准。2、超额话庚报销办法因公务发生的超出以上额度的话费，市话费 扣除50元个人通话费后，全额报销。因公务发生的长途通话费和漫游通话费需附话费明细单并 填写通讯费超标准报销申请表。不能按要求提供话费明细单和通 讯费超标准报销申请表者，这部分超标费用由个人承担