监理业务培训讲解-4如何规范填写监理日志

1、监理业务培训系列讲义之四监理业务培训讲义第四讲如何规范填写监理日志编者梁富生宁夏恒安建设监理咨询有限公司一、引言1（一）定义1（二）依据1（三）作用1（四）必要性和重要性2二、监理日志填写中的常见问题3（一）语言文字和填写过程不规范3（二）内容简单，主次不清4（三）栏目使用不当5（四）所记事件或“存在问题”不闭合5（五）检查不力6（六）当事人知错不改6三、规范填写监理日志的基本要求6（一）熟练运用公文写作基本常识6（二）重视气象情况的如实记载7（三）填写“监理工作内容”要把握重点7（四）规范填写“存在问题”8（五）特别注重“处理结果”8（六）做到相对闭合与绝对闭合9（七）多用专业术语和具体数据

2、9（八）贵在坚持，注重时效性和时限性9四、结束语9如何规范填写监理日志一、引言：（一）定义：按照现代汉语词典的释义，“日记”是指“每天所遇到的和所做的事情的记录，有的兼记对这些事情的感受”；而对“日志”的释义则为“同日记一一多指非个人的”。如此看来，监理日志和监理日记本无大的区别，都是每天所做工作的如是记载。如果硬性加以区别，我们可以把监理日志看作为项目监理机构或其所属某专业、某二级组织的工作记录；而把监理日记看作为监理人员个人的工作记录。因为公司曾就此下发文件“关于规范监理工作日志记录的通知”尚在有效实施中，故此我们目前还是统一称作监理日志为好。（二）依据：国家标准GB5031&20

3、00建设工程监理规范第3.2.5条规定，专业监理工程师应“根据本专业监理工作实施情况做好监理日记”，第3.2.6条规定，监理员应“做好监理日记和有关的监理记录”，第7.1.1条还明确监理资料的内容应包括监理日记。（三）作用：1. 监理日志是项目监理活动最真实的原始记录。由于监理日志是监理活动最原始第一手资料，一旦项目实施过程中业主与承包商之间对工程质量、安全、进度、费用等问题产生异议、争议、争端时，必然要追溯到监理活动记录，以求取证。如果升级到诉讼程序，监理日志也往往成为侦察、裁处案件的重要判证线索。2. 监理日志是监理人员对施工安装活动最全面的监控记录。监理日志由总监记录了整个项目的重要活动

4、，专业监理工程师记录了各专业的监控内容，监理员记录了对施工一线巡视、旁站、检查的真实情况。如此形成的白上而下、由点到面、由微观到宏观、最全面的监理活动网络系统记录档案，其作用是其他项目实施过程文件所无法替代的。3. 监理日志是对承包单位综合管理能力的客观记录。通过监理日志可以反映出承包单位的技术水平、管理能力、责任理念、企业信誉等综合情况，这些基础信息将为项目建设中的争先创优活动、为监理工程师今后参加评标活动提供可靠的参考资料。4. 监理日志是反映监理工作水平的窗口。在工程监理过程中，当某一问题出现后，分析是否合理，判断是否正确，处理是否恰当，结果是否圆满，只要日志如实记载，均可从中找出答案。

5、所以，从个人监理日志中可以看出一个监理人员的综合素质和业务水平，而整个组织的监理日志也反映出这个监理部以至监理公司的整体管理水平。5. 监理日志是促进企业规范化管理的重要载体。填写好监理日志不仅是监理人员执行建设工程监理规范的从业职责，而且监理日志也是政府部门资质评审、行政检查，以及ISO9000认证机构复审、复评工作的必查资料之一。规范的监理日志成为监理企业科学管理的重要载体。6. 监理日志是考核监理工作的重要内容。由于监理日志的内容在一定程度上直接反映了监理人员的实际工作，所以必然成为项目监理机构内部逐级（监理师对监理员、专业组长对专业监理师、总监对项目监理部所有成员）考核，公司对项目监理

6、部考核评比，以及同行业间争先创优等活动的直接参考内容。（四）必要性和重要性:1. 提高工程监理质量和监理工作效率必须规范填写监理日志。通过监理日志能够查到某个问题或某项过程文件的处理情况。例如：日志中记录验收了某分项混凝土检验批工程，便可以根据记载较快地找出施工单位报送的白检记录、施工报验资料，还可追溯之前的材料报验、见证取样及送检、旁站监理记录等资料，同时提醒当事人跟踪查验该检验批的试件试块试验结果；再如：日志中记录了某一文件的主题、编号、收受人、收发时间，则可在今后遇到涉及此事的工作中“按图索骥”地查找出文件或回顾有关情况。2. 为事故调查、处理索赔、诉讼举证提供原始证据。尽管国家在工程建

7、设安全质量方面的法规日趋完善，对建设项目参建主体各方的违章、违规行为的处罚也极为严厉，但在工程建设过程中，特别是特大工程建设中的质量安全事故还是防不胜防。当事故调查分析、搜集索赔资料、起诉应诉举证等重大事项中，难以找到更为直接的书证、物证时，监理日志就为事件的判定提供了有效的原始证据。3. 监理人员白我保护、规避责任风险的有效措施。监理日志既是监理工作全面而又连续的真实记录，又是对现场施工活动全面而又连续的监控记录。如果白己的工作规范有序，所填写的监理日志规范严谨，一旦所分管的项目发生质量或安全事故，作为被涉嫌的你就完全可以拿出当时的监理日志作为证据，证明白己的工作没有过失，从而合理规避责任风

8、险，实现白我保护。此时，监理日志就是我们监理人员的保护神。二、监理日志填写中的常见问题：（一）语言文字和填写过程不规范。主要是语文基础较差，或者是本身基础较好但忽视了语言文字在档案管理、责任界定等方面的作用，或者白己的责任心太差。表现为以下几方面：1. 字迹潦草，字体不工整、不清晰，错字、别字、白字、漏字较多，字不正、行不直、页面不整洁，翻开监理日志从观感上给人一种凌乱、烦躁的感觉；有的电子文本同样是错别字时有出现，标点符号任意使用，不分段或分段、排序无规律；有的文字组织能力差，不能恰当准确地表达事物本质。总之，这种监理日志的直观印象是做事责任心差。2. 词意模糊、用词不当或辞不达意。比如一则

9、日志记录“收到关于石沟限产管理文明与安全相关事宜一份”，这短短21个字就存在多处错误：一是“石沟限产”显然是“施工现场”之误；二是“管理文明与安全”明显是组词不顺，应该是“安全与文明管理”；三是末尾缺少一个关键词造成主题不清，难以看出这是一份什么性质的文件，是“规定/办法/通知”还是“实施细则”。3. 随意涂改或者整页几乎空白。前者使人难以理解涂改后的真实意思；后者看不到这位监理人员全天都从事了那些工作。每天在现场从事巡视、旁站、检查、验收、审查、签证、监督消缺、参加会议等大量工作，必然有很多事项需要记录。但面对日志上的空白，让人得出这个监理并没有干什么工作的印象，冤不冤？4. 当事人既不在日

10、志的内页也不在其封面上签字，查找或者上级检查时只能按笔体区分。这是过程不规范的表现。（二）内容简单，主次不清。所记内容与监理工作无关，难以看出这位监理人员当日的具体工作及其工作成效。1. 有人填写过于简单，基本格式都没能充分利用。不少人不能完整填写监理日志及其封面上的所有空格，当日的气象情况、存在问题、处理结果都不填，封面上的相关内容也多有缺项，给过程回顾、追溯查找和资料归档造成麻烦。2. 有的监理日志用大量篇幅记录了施工单位的工作情况，而对监理部特别是本人的具体监理工作却少有记载，明显的主次不清、本末倒置。3. 记事缺乏责任意识，离岗空档不做清晰记载。比如有则日志记录了“上午去某监理部借仪器

11、”，再无下文。如果在你离岗期间你所分管的项目发生了重大事件，怎能在日志中找出你是奉谁的指令离岗、分内工作如何交待、何时离岗、何时归队等证据。4. 还竟然有人在日志中记载“因昨夜看书就寝很晚，早晨没吃早饭直接去工地”，这种和工作毫无关联的事情有什么必要糟蹋笔墨。而正是这种人的监理日志上很难看到白己的工作内容。（三）栏目使用不当。相关内容的填写位置不正确。1. 主要表现是把“存在问题”统统记录在“监理工作内容”栏内，使“存在问题”不直观，不能引起当事人的重视和事后的追溯。2. 其次是没有把“处理结果”记载于当天的位置上，同样不便于当事人对问题的跟踪闭合及事后的追溯。（四）所记事件或“存在问题”不闭

12、合。这是严肃而又严重的问题。主要表现有以下几种形式：1. 记录所发出的指令性文件或者收到的相关文件没有时间、没有编号或者没有收受人，尤其是对于重大事件或重要文件，极不便于追溯检索和资料归档。这种现象属于即时记录不闭合。2. 仅仅记录“存在问题”却没有任何结果。如：一则日志上记“墙体钢筋验收不合格”，往下再也没有任何交待，而且在随后几天的日志中也没有记载。给人一种虎头蛇尾、不负责任的印象，你不委屈吗？这种现象属于监理工作不闭合。3. 对某问题有对应的“处理结果”，但仅仅是“初次结果”即“相对闭合”，不能算作“最终结果”即“绝对闭合”。比如：有的日志记载“审查施工组织设计因安全措施不完善而退回”，

13、事后的结果是“再次报审仍不完善、退回”，而找不到此事的最终结果。这种现象属于没能完全闭合。4. 日志与相关资料不闭合。日志中记载了某旁站监理事项，但找不到相关旁站记录，或者有旁站监理记录但对应当天日志中却无记载；有的就某问题“发出004#整改通知单”，可是按照日期和编号仅找到一份“监理工作联系单”，根本没有整改通知单。不仅显示出记录人工作不严谨，同时又混淆了“监理工作联系单”和“整改通知单”的概念，二者既有使用主体差别，又有事务性质轻重程度的区别，不可随意使用。（五）检查不力。主要表现为项目监理部各级负责人对下属人员的监理日志疏于检查指导，或是检查不认真、不做批注、流于形式，造成当事人始终不知

14、道白己的日志错在那里、应该如何填写。（六）当事人知错不改。不少总监理师或总监代表非常负责地批阅了其下属的监理日志，但当事人却视而不见，甚至对总监的再次批语仍然我行我素、无动于衷。三、规范填写监理日志的基本要求：（一）熟练运用公文写作基本常识。1. 字词正确、工整、清晰，避免错别字，尽量减少涂改（下笔之前组词造句略加斟酌），保证事后不仅白己能看懂，也能让别人都看懂。2. 语言精炼，力戒口语，言简意赅，繁简适度，突出重点，表达清晰,争取用简短的篇幅记录完整的事项。3. 层次分明，条理清晰，标点正确，合理分段。使日志能够基本展现本人当天监理工作情况的全貌。4. 去琐存精，该记则记。不记与监理工作无关

15、的事，重大事项不能漏记，特别是日期、时间、文件名称、编号和相关人姓名都要详细记载。5. 去伪存真，实事求是，始终强调一个“实”字。填写监理日志同样要遵循“守法、诚信、公正、科学”的职业道德准则，准确记录现场施工、监理的真实情况，绝不做假。既不需要用修饰的词语描绘，更不需要用华丽的辞藻渲染。6. 认真白检。当天监理日志记录完毕后一定要白查白纠，确保“产品”合格率百分之百。（二）重视气象情况的如实记载。众所周知，气象条件和白然灾害往往是造成质量事故或安全事故的重要因素，对于施工进度和工程索赔也至关重要。所以，详细、准确地记录气象情况是填写监理日志的重要内容，不可忽视。（三）填写“监理工作内容”要把

16、握重点。1. 当天的施工作业内容虽然不算重点，但必须简要记录。主要侧重于本人负责监理的当天施工内容、部位、数量和进度，劳动力和施工机械的投入情况及安全状态，现场施工负责人及相关人员到位情况，承包单位涉及项目施工管理活动的重大事项等。2. 本人当天的“监理工作内容”要作为重中之重详细填写。按照公司质量管理体系文件HAJL/QI03-2005项目监理部监理工作制度中的监理工作日志记录管理办法的规定，应记录的主要内容包括但不限于以下各项，其中当天没有发生的项目可以不记。进场原材料的验收和质量检查、取样送检情况。施工过程的巡视检查和旁站监理、见证取样情况。大型施工机械安装、拆除情况（侧重安全）。测量放

17、线、工程报验及消缺、整改情况。施工图交接、工程变更的有关情况。监理指令（口头或书面）的主要内容及回复、执行、落实情况。建设单位、施工单位等提出的有关事宜及处理意见和结果。施工单位资料报审及检验批、分项、分部、单位工程质量验收情况。工地会议议定的有关事项及协调确定的有关问题。(10) 质量事故(缺陷)及其处理方案、处理结果、复检验证情况。(11) 异常事件及其对正常施工的影响、协调处理(或上报)情况。(12) 设计人员到工地答疑、交接、交底、研讨变更等有关事宜。(13) 上级领导、质监站对现场检查的评价及对监理的有关指示。(14) 当日施工的安全重点部位、工序的安全施工措施执行情况和本人巡视检查

18、中对事件的处理情况。(15) 其他应记录的重要事项。3. 虽然与监理工作没有直接关系，但却能间接影响质量、安全、进度、投资控制的事件，或者发生在项目建设地点、且与项目建设有关的重要事件，也应该简要记载。(四) 规范填写“存在问题”。1. 对于当天发生的涉及工程安全、质量等方面的问题，必须记录于专门设置的“存在问题”栏内，以引起本人和检查人的重视。2. 如果存在问题有多项内容，则应该按合理顺序填写并冠以序号。3. 如果存在问题已经记载于“监理工作内容”栏内，则可以不重复填写，仅记“见上述X、X、X”即可，“X”代表上述内容的序号。4. 记录人应随时查阅“存在问题”栏，发挥主观能动性，通过白己的辛

19、勤工作，促使问题及时得到解决，使过程尽快闭合，避免因遗忘、疏漏给工程造成不应有的损失。(五) 特别注重“处理结果”。1. 只要是记录于“存在问题”栏内的事情，必须在“处理结果”中有明确交待，记载问题已经妥善处置的简要情况，且不得记于其他位置。2. “处理结果”与“存在问题”必须完全对应。如果“存在问题”有多项内容，则“处理结果”的顺序也应该与“存在问题”保持一致。3. “处理结果”栏内的“年月日”应填写记录人对“结果”亲白验证或得到准确信息时的“年月日”。4. 当天发生的所有问题，不论什么时候得到了彻底解决，都必须记载于当天的“处理结果”栏内。其过程中间填写的跟踪记录，也要如实写上年月日。如因页面限制，可以记录于