无纸化会议系统方案73868

1、无纸化会议系统建设方案广州XXX软件科技有限公司技术方案2015年5月23日5.5提高会议效率365.6领先技术优势366. 服务承诺376.1定制开发376.2项目实施376.3技术培训376.4售后服务387. 项目案例387.1政府案例：387.2企业集团：398. 公司资质441.项目背景随着公司业务的不断发展，公司内外召开的会议越来越频繁，会议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成了很大压力。近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系统现己成为企业绿色发展的迫切需要。2.需求分析通过强大的信息化和组

2、网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-广州XXX,打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提升效率，杜绝浪费。2.1耗材不再浪费每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。2.2保密问题不再困扰文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化，安全性、保密性大大提升。2.3效率低下不再头疼每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订

3、、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计，效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。2.4A员不再浪费无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。3 解决方案3.1无纸化会议交互系统功能描述功能名称功能描述会会议签到选择参会人员，支持密码签到会议信息显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题会议文档文件

4、即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg、txt格式。支持文件阅读权限设置。其它文件支持视频，音频，CAD等文件分发，并支持第三方软件打开使用会议通知即时广播多条会议通知呼叫服务叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员会议秘书支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制其它文件同步文件批注支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存同屏方式阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨

5、迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。投票表决单选、多选、实名投票、不记名投票：赞成、发对、弃权会前会后首页编辑编辑后台欢迎界面LOGO,系统名称，版权信息座位设置设置设备、座位号、手动拖拉排序角色设置创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理考勤设置实时查看、下载全体参会者签到表会议设置创建会议入会议相关信息文件管理文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限投票管理新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计会议类型设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。管理页面管理员设置管理页面功能权限会议签出会议秘书

6、控制所有参会人员强制签出资料下载下载会议材料、批注材料会议归档会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议管理后台预设多会议，即时开始、暂停、结束会议3.2系统部署无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署:1、安卓平板电脑数台：根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。2、会议控制PC机一台：会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。3、无纸化会议交互系统软件一套。4、无纸会议交互控制处理器：承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。5、企业无线路由器：用于会议室无线网络的覆盖。1.本地无线连接网络Vtititfci投影/大屏同

7、步交互式电子白板外网连接OA系统超薄升降一体机泉面翻转一体机移动平板终端azWni?m33333.3设计原则系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。（-）终端配置。为了确保满足与会人员参会要求，建议配备一定数量的统一规格和型号的平板设备。（二）版本。根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用Android4.2以上操作系统，微软其中一种作为服务系统。（三）扩展。系统要预留充足的可扩展性，为将来增加更多的功能与模块预留足够的接口。（四）安全。会议设备日常由总经理办公室集中保管，个人凭账号密码登录，

8、用户在遗失终端后，立即通知管理员，管理员可以直接关停该账号，防止信息泄露。用户如果忘记密码，可以通知管理员，经确认本人无误后对用户账号重新修改密码。（五）网络。在本部会议室部署无线网络，确保在会议室内终端设备能够稳定、高速、有效的连接系统使用，同时要确保网络连接和访问的安全性。3.4无纸化会议交互系统的后台管理会前准备首页编辑：编辑后台欢迎界面。座位设置：设置设备、座位号、手动拖拉排序。角色设置：创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理。考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表。会议设置：创建会议入会议相关信息。文件管理：文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限。投

9、票表决管理：新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计。会议类型：设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。一pptx、pdfpng、jpg、txt格式。会议视频：点播视频文件。会议通知：即时广播多条会议通知。呼叫服务:呼叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员。会议秘书：支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制视频同步。普通参会者：有权限阅读会议议题文件，申请同步文件，支持异步阅读。文件批注：支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存。同

10、屏方式：阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。投票表决：单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权。计分统计：设置计分选项、最高分值。呼叫服务：呼叫服务人员、茶水、纸笔，自定义内容。4.3会前准备4.3.1角色设置系统角色分为超级管理员，会议管理员，与会者，会议秘书。可通过清单从外部导入用户列表。明确各个角色的权限、功能及各交互环节的响应机制。超级管理员：创建会议管理员与普通与会者。会议管理员：创建会议，编辑会议信息，上传会议文档，发布通知。与会者：签到会议，查看会议信息，查看会议文档

11、，同步演示，呼叫服务。会议秘书：签到会议，查看会议信息，查看会议文档，同步演示，处理呼叫服务，强制页面控制，同步演示有“主动同步控制”和“被动同步控制”两种方式。4.3.2考勤设置可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。4.3.3资料管理会议资料可以进行分级（议题分类）管理，会议管理员使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限，具有上传、下载、删除等操作。参会者可查看、标注有权限的文档资料。4.4.3会议信息、会议简介会议议题参会人员4.4.4会议文件会议文稿，支持MicrosoftOffice办公软件文档的同步共享演示，包括:Word、Excle、PPT、PDF

12、等办公文档，支持文档的本地查看和同步演示。同步演示时，可以进行手写批注，并共享到大屏投影等显示设备。木地浏览文档或者同步演示文档，文档操作支持手势翻页，多点触摸，文档多点放大、缩小。文档同步演示发起手写批注支持Word、Excel.PPT、PDF图片同步演示，手写批注的同步。支持任何与会者单独批注文件保存，再次调用批注文件，支持同步至投影机同步演示。手写批注支持多人批注，同步至投影机同步演示支持快速翻页和快速切换议题文档一键返回同步，本地浏览界而可以一键返回同步，恢复同会议主讲人的同步界面。会议主讲人同步的批注不会和本地批注发生冲突。4.4.5呼叫服务呼叫服务，可以根据个人需求，进行茶、水、纸

13、、笔等需求呼叫服务，会议秘书会响应，及时满足。4.5会后处理4.5.1强制签出会议结束时，秘书角色可以一键强制所有客户端注销签到，是文档保密的一个保障措施。4.5.2文档处理会议结束后，系统根据会议的密级定义，进行会议文件的处理，保密会议则会议材料自动销毁，会议管理员可以手工从服务器下载主讲人批注文稿下发学习。4.5.3结果统计会议结束后，会议信息自动归档，会议管理员可能登陆系统后台查看会议统计结果。5 .方案优势5.1保障全面护航XXX强大的品牌、技术、服务、信息化能力优势，无论在方案的综合解决能力、售后服务支撑、保障能力等方而，都是竞争对手无法比拟的。5.2高保密性管理无纸化会议系统，会议

14、通信采取MD5&DES加密措施，有效保障会议内容的安全性，从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全泄密等各种隐患。设备网络密匙比对，每个设备的设备码与密匙配对生成设备连接码，只有正确的设备码成功才能连接到服务器。所有上传的文件都通过服务器进行文件转换并加密成XXX触屏轨迹跟踪仿真专用的文件包，并把文件包切成文件头和文件体，文件通过加密存进数据库，第三方无法获取完整的文件。文件解密，文件体下载到平板电脑后，需要解密时，服务器把对应的文件的文件头通过加密的比特流传到平板端，平板电脑直接在内存中进行文件体和文件头的合成，文件打开结束，文件头自动清除。服务器与客户端通信传输的信息流全部通过BASE46压缩，并通过DES加密。5.3绿色环保低碳无纸化会议系统被认为是绿色办公的最佳实践者，一方面因其将日常办公资料全部电子化，变成可永久存储、随时调用、无需纸质媒介的数字化形式；另一方而其全程无纸化、低碳办公，符合环保大趋势。5.4易学易用性界而简单、友好，参会人员无需培训，对照菜单即会使用，也是XXX无纸化会议系统广受客户赞誉的重要原因。5.5提高会议效率通过使用无纸化会议系统，避免了政府、企业部门会议过程中文件的大量打印，避免了人力及时间的过多消耗，由此提高了工作效率，加快各部门决策部