项目设计成果归档和管理规定

1、一、目的为统一工程文件的归档要求与整理方法,保证档案质量,特制定本规定.本规定适用于工程建设过程中形成的全部工程文件的归档与整理.本规定所指工程文件为工程在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件.二、归档要求1、工程建设中形成的工程文件,应根据GB/T11822?科学技术档案案卷构成的一般要求?、DA/T28-2002?国家重大建设工程文件归档要求与档案整理标准?和SH/T3503-2007?石油化工建设工程工程交工技术文件规定?的有关要求进行组卷、整理,并向业主归档移交.2、归档工程文件应完整、准确、系统.应真实记录和准确反映工程建设过程和竣工时的实际情况

2、,图物相符.3、工程文件归档范围见工程治理手册?工程文件治理规定?.三、归档工程文件的整理1、工程部向业主提交归档工程文件时,须根据国家有关规定、行业标准和业主档案治理要求进行组卷整理.2、组卷要遵循工程文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系.3、勘察文件按勘察工程组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件包括合同形成文件按合同编号组卷；工程交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷,其中质量证实文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷.4、施工图、竣工图组

3、卷整理时需进行折叠,折叠要求为：4.1图纸须根据A4(297X210MM±2MM)的标准幅面进行折叠.4.2 各种幅面图纸折叠前,要分别根据A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841X1189594X841、420X594、297X420210X297MM)进行裁制或整理修边.4.3 图纸折叠须图面朝里,反面朝外,保持图纸标题栏在右下角并露出.假设标题栏前边有图纸遮盖,可将遮盖局部的右下角向内作45.角折入.4.4 3号图纸折叠时,先将图纸摆正,然后将左半部向右对折,再将盖在上面局部的右下角向内作45°角折入.4.5 2号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出2

4、97MM局部均匀地向内折,然后自左向右进行横向正手风琴式折叠,并使右侧对齐,标题栏露在上层.4.6 1号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM局部均匀地向内折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面局部的右下角向内做45°角折入.折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠.4.7 0号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM局部向内折两折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面局部的右下角向内做45°角折入.折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠.5、案卷与卷内文件的排列5.1 治理性文件

5、按问题、时间或重要程度排列.5.2 勘察文件按治理、依据、报告、勘察记录、附图等排列.5.3 合同案卷按年度排列,卷内文件按合同文本、合同形成文件排列,其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列.5.4 交工技术文件文字资料按治理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列.5.5 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列.5.6 设计文件、竣工图按专业、图号排列5.7 卷内文件一般文字在前,图样在后；译文在前,原文在后；正件在前,附件在后；印件在前,定印稿在后.6、案卷的编目6.1 编件号与页号6.1.1 有独立目录的一份文件材料称为一件.每卷中件号用阿拉伯数字从“1开始编写,各

6、卷之间不连续编写件号.6.1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写.6.1.3 卷内有书写内容的文件材料页面,按排列顺序依次编写页号流水号.图纸页号用铅笔写上,其它文字材料页号用印字印上.6.1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料,正面在其右下角,反面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编页号.6.1.5 印刷成册的文件材料,独立成卷的,不重新编写页号.6.1.6 原来已编写页号的文件材料,假设前面假设干页无页号,那么可以从-2,-1,0起续上,在备考表中注明总页数-2,-1,0n.6.1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号.6.1.

7、8 页号需写在距底边、侧边10MMX10MM的空白处,字高不大于5MM.6.2 卷内目录编制6.2.1 每一案卷必须有卷内目录,卷内目录排列在卷内文件材料首页之前.6.2.2 成套图纸,自成一卷的,当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时,在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容即按一件处理；成套图纸,一卷装不下,需要分成假设干卷的,可以把原目录复印,放到各卷前面,并在原目录的备注中标明每一卷的起止位置,然后再以原目录为根底填写卷内目录6.2.3 序号：以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写,用阿拉伯数字从“1起依次标注.6.2.4 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等.6

8、.2.5 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者.6.2.6 文件题名：填写文件材料的全称.一般应照实抄录,没有的可自拟题名,外加“口号.6.2.7 日期：填写文件材料的形成日期.6.2.8 页次：填写每份文件材料首页的页号,其中最后一件填写首页与尾页的起止页号,中间用“连接.6.2.9 备注：卷内文件材料变化时作说明用.6.3 卷内备考表编制6.3.1 每一案卷必须有卷内备考表,卷内备考表排列在卷内文件之后.6.3.2 说明：填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等见例如以及在组卷过程中需要说明的问题.例如：文字材料2件,10页,照片10张,电子文件2件,附图1张.6.3.3

9、 立卷人:由责任立卷人签名.6.3.4 立卷日期：填写完成立卷的日期.6.3.5 检查人:由案卷质量审核者签名,一般为工程经理.6.3.6 检查日期:填写审核的日期.6.3.7 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号,编号后应注明档案载体形式,并用括号括起.6.4 案卷封面的编制6.4.1 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容.主要包括工程名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等.归档外文资料的题名应译成中文.6.4.2 立卷单位:填写文件组卷部门或工程负责部门.6.4.3 起止日期填写卷内文件形成的起止日期.6.4.4 保管期限:依据DA/T28-200

10、2划定的保管期限填写,同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长.6.4.5 密级:由业主提供.6.4.6 档号：填写档案分类号和案卷顺序号,由业主按?归档文件材料与档案整理细那么?中的?档案分类编号规那么?提供.6.5 案卷脊背的编制6.5.1 案卷脊背,填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限.6.5.2 档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写.6.5.3 案卷题名从右至左竖向书写,开头空两格,题名中的专用符号及数字应顺竖写的方向,自左至右横向书写,符号书写完毕仍恢复竖向书写.7、案卷装订要求7.1 装订前,须先将原有金属物去掉.7.2 文字材料需单份装订,且沿着A4纸的长边装订.遇

11、有表文头沿长边写的,应将表文头的一边置左侧竖向摆好后进行装订.7.3 文件材料的幅面应符合国家通用的A4标准幅面.大于标准幅面的应予切边、折叠、修整,小于标准幅面的应裱糊成标准幅面.7.4 交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式,装订用胶需呈中性.图纸不装订,组卷装盒.7.5 装订应牢固整洁,不得有压字、脱页现象.7.6 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式.7.7 盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求8.1 案卷卷皮须采用卷盒.8.2 卷盒的外外表规格为305X220MM,厚度分别为10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM.8.3 卷盒采

12、用无酸牛皮纸板双裱压制.8.4 卷内目录、卷内备考表的规格统一为210MMX297MM.8.5 卷内目录、卷内备考表应采用70g/nf以上白色书写纸制作.8.6 案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作,脊背尺寸为297mmx10203R40、50、60mm.8.7 像材料的整理9.1 纸版照片需根据GB/T11821-2002?照片档案治理标准?整理.9.2 数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名,并附说明文字,说明文字内容需包括事由、时间、地点、人物、作者等.四、案卷质量要求1、数据真实准确.2、字迹清楚,图样清楚,图表整洁,签署认可手续完备合规.3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠

13、笔、复写纸、铅笔等书写,须采用黑色碳素材料书写.4、纸版案卷需标识正、副本.正本中所有文件须为原件,副本中除产品质量证实文件和合格证等可为复印件外,其他由工程部自己形成的文件不能为复印件；合格证、出厂证实等质量证实文件,因客观原因没有原件的,需有供给商在质量证实文件复印件上加盖的文件有效证实章红章,并注明原件存放地点.5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑,并保证载体的有效性与可读性.电子文件应与纸版文件一一对应.扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描,格式为彩色PDF.用光盘存储时需用不可擦除型光盘.6、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文.7、文件编制及存储格式需符合工程治理手册?工程文件治理规定?.五、归档审查工程部在工程交工技术文件收集、编制、组卷、整理后,应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查,经业主验收合格前方可办理归档交接手续.归档交接手续连同审查记录全部交业主存档.六、归档移交1、工程部应在建设工程中间交接或阶段完结三个月内,将所形成的工程文件包括纸版、电子版等各种载体的文件进行标准整理,并经该工程负责人审定后向业主办理归档移交.2、归档移交时需填写?档案资料移交清单?一式两份,并签字,同时移交EXCEL格式的?档案资料移交清单?