采购资料归档及物资信息管理规定

1、佛山市金汇海投资FoshanJinHuiHaiInvestmentCo.,Ltd.采购部资料归档及物资信息治理规定目录1目的12范围13责任14程序14.1 采购文件资料归档14.2 物资信息治理34.3 资料保密治理35相关文件4物资采购资料归档及物资信息治理规定1目的对公司物资采购工作中所形成的文件、资料进行标准化治理,利用物资资源信息为公司采购、投标工作效劳.2范围适用于公司物资采购文件资料的归档治理及物资信息治理.3责任a方案员负责采购申请、采购方案的收集、归档、治理；b采购工程师/采购经理负责采购合同、合作协议、合同签订过程文件、合同执行过程文件的收集、归纳；c信息治理员负责采购文件

2、及资料的归档、治理,信息采编.4程序4.1 采购文件资料归档4.1.1 文件资料归档过程a方案员收集采购申请、采购方案,以工程工程为单位归档,制作合同台帐；b采购工程师/采购经理收集采购合同合作协议及签订过程文件、执行过程文件,按4.1.2.所列顺序整理,交信息治理员；c信息治理员检查资料的完整性,采编有关信息后交资料室.4.1.2 归档资料范围a采购申请、采购方案过程：采购申请单、商务/技术附件如采购申请附件为电子版,需存档一份有效文字版,采购方案；b合同签订过程文件资料：询比价含密封报价、合作协议合同：合同审批表、合同含技术协议、采购情况说明、比价情况汇总、报价资料；招标合同：合同审批表、

3、合同含技术协议、招标领导小组定标审批表、综合评审表、商务评审表含商务比拟表、技术评审表含技术评分汇总表、技术参数比拟表、开标价格记录表、投标报价含屡次报价、澄清文件、招标申请书、招标工作方案、招标书审批表、招标开标会记录表、招标书、投标书、及其它说明文件.c合同执行过程文件：验收报告、问题投诉、问题解决过程及结果等；d供方信息：供方资质文件、评审记录、情况反应、价格表电子文档、价格手册等、产品样本等；4.1.3 归档时间a合同及合同签订过程文件应在合同签订后即时归档；4.1.4 行过程文件：收到验收报告后2个工作日内,问题投诉解决后2个工作日内；4.1.5 况反应：采购实施过程中发现供方异常状

4、况,相关人员应在2个工作日内提供详细报告；4.1.6 借阅a按公司档案归档范围移交公司档案室的资料借阅按公司档案借阅的有关规定执行；b留存物资部的资料本部门员工按涉密权限实行登记借阅；借阅期不超过5个工作日,其它部门员工通过工作联系单形式进行借阅.借阅期不超过3个工作日.4.1.7 其它说明a件应复印后归档；b合同及中标单位投标书交2份部门留存1份,其余资料交1份.c物资采购部转交资料室归档的资料按公司资料归档制度执行.d采购工程师及采购经理应履行资料归档的工作责任,物资采购部将这局部工作纳入工作质量考核范围进行考核.4.2 物资信息治理4.2.1 物资采购部负责物资采购的质量、价格、供给商资

5、质、市场供求商情等采购根底工作的治理；4.2.2 采购工程师/采购经理应充分利用INTERNET网、报刊、会展、学术交流、专业文摘及多媒体等信息渠道,熟悉公司需求产品的技术参数、质量标准、价格、供方的资质及信誉等方面的商情,为重大工程投标提供信息.4.2.3 信息治理员负责建立和治理物资供给信息数据库,提供查询效劳.4.3 资料保密治理4.3.1对物资采购资料的涉密权限规定如下:序号涉密范围涉密岗位权限部长部长助理方案员采购经理采购工程师国际商务财信息工程师监造主管核算1合同文件及资料含合作协议书002合同台帐03采购通知单04采购招标文件005供方投标文件006对外投标报价汇总表单007分承包方档案0008资金方案表00009工程采购汇总表010各类工作方案0000011员工业绩考核表0000012公司治理制度13公司会议资料0000014公司文件00000表示可以涉及,表示只涉及相关局部,说明:4.3.2公司其它部门对采购文件资料的涉密范围按公司保密治理规定执行.5相关文件(a)?公司物资采购治理制度?公司信息治理制度?公司保密治理制度?(b)(c)(d)(e)(f)(g)(h)(i)(j)(k)(D(m)(n)(o)(P)