煤企档案管理问题及策略

1、煤企档案管理问题及策略     煤炭企业的档案是企业在安全生产、经营管理等工作活动中形成的文件、图表、录音、录像、盘片等各种门类和载体资料，是企业的宝贵财富。它记载着企业发展史上优秀的成果，为研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好材料。随着办公自动化、社会信息化的深入发展，企业档案管理工作在煤炭企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。如何高效地管理和利用档案资源，使之更好地为煤炭企业服务，已成为煤炭企业档案管理工作的核心任务。1.煤炭企业档案管理工作是企业健康发展的需要。档案工作的管理是否科学、规范

2、，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。2.煤炭企业档案管理工作为企业高层管理人员及时了解企业整体生产经营情况提供准确的资料；为适时调整生产经营策略提供准确的依据；为生产经营决策提供支持性证据。3.煤炭企业档案管理工作有利于社会各界准确认定企业的经营成果，为企业与各方面进行有益合作奠定坚实基础。1.档案管理工作得不到企业高层的重视。由于煤炭企业的高层领导对档案的管理工作认识不到位，认为它只是文字类的工作，与生产、经营相比简直微不足道。因此，导致了煤炭企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。另外，由于档案材料的不完整，也无法为企业提供高质量、高效能的服务。

3、2.档案管理缺乏制度化的程序。（1）档案搜集不规范。在搜集过程中，档案制度形同虚设，档案搜集考核不明确。（2）档案整理不规范。近些年，由于企业发展较快，新进人员不断增加，档案人员未能及时更新档案，立卷不规范，不利于档案的查找利用。（3）档案综合管理力度不够。主管领导一般都是兼任，工作不好开展；某些部门自设资料库，给档案的综合管理造成困难。（4）档案利用不规范。档案管理人员对档案的借阅内松外紧，借出的档案不能按期归还。3.档案管理人员的业务素质不能适应企业的发展需要。档案管理是一项十分专业的系统工程工作。档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得一些关于本企业生产、经营等特点的工程技术方面的知识

4、。目前，不少煤炭企业的档案人员兼职的居多，客观上导致了其专业素质不能适应企业档案管理工作的需要。即使有些煤炭企业有专职的档案管理人员，但因其所学专业不是档案专业，所以对档案的管理工作也是相当陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单搜集、分类和存放。这种认识不仅导致了企业档案资料的归档和保管不一致，也影响了企业的经济发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。4.档案编研工作薄弱。档案管理工作的地位是靠档案的服务价值来确立的。由于不少煤炭企业的档案管理工作只停留在收与管的层面，造成档案的编研工作难以进行。因此，档案无法得到很好的利用，这也是导致档案管理工作在企业中没有地位、可有可无的最主要原因。1.

5、档案工作人员应使单位领导重视档案管理工作。任何一项工作，只有得到单位领导的重视之后才能顺利开展，档案工作也是如此。所以，档案工作人员应充分发挥主观能动性，以自己的实际行动去影响、争取领导的重视；以优质的服务吸引干部、职工的注意，进而提高本部门在企业中的地位。具体做法如下。（1）档案工作人员要爱岗敬业、忠于职守、满腔热情地投入工作，在领导和同事心目中树立良好的形象，进而逐渐提升部门的地位。（2）档案工作人员应为领导、各级管理人员、工程技术人员等提供准确、真实、可靠的信息；为领导的决策、工程技术人员的科技攻关等提供方便。（3）档案工作人员要积极宣传档案管理工作的重要性，使领导、干部和职工加强档案意

6、识。（4）档案工作人员要经常向领导汇报档案管理工作的情况，多谈一些档案管理工作对单位长远发展的影响，诱导和启发领导重视档案工作。2.档案工作人员应努力进行工作创新，实现档案管理的现代化。档案管理是一项繁琐、重复、劳动强度大的工作，而利用计算机等现代化手段，就能达到事半功倍的效果，尤其是在管理煤炭企业的各类档案时，运用现代科技手段和先进管理方法，可以提高档案管理的水平。如，传统的档案一般是人工立卷，立卷人尽管按照统一的标准进行分类和整理，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件就会有不同的分类。因此，不可避免地产生了档案分类不准的现象，影响了案卷的质量，给工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷后，

7、既可以按照类别将条目内容排列打印，又可以按照文件形成的先后顺序排列打印，替代了以前那种以“卷”为单位案卷目录这一检索工具。这样既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地为企业提供了信息服务。因此，档案管理工作人员要结合自己的工作岗位，优化知识结构，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识的学习，努力使自己成为具备信息知识、煤矿安全生产知识和网络知识的综合型档案管理人才。3.建立健全档案管理制度。（1）明确档案管理工作中人员的岗位职责。各部门应选拔素质较高的人员专门负责档案的搜集、整理和归档工作，形成覆盖整个企业的档案管理机制。（2

8、）建立健全档案管理制度。按照企业档案管理标准的要求、依据档案法有关规定，结合本企业的实际情况，编制各种规章、制度，并在实际工作中不断进行完善。（3）对档案的形成、搜集、整理要严格按照档案管理的有关要求执行。加强对归档范围、保存期限的限制；对保密文件的收发、存档、销毁等各个环节要作出明确规定。（4）对档案设施要严格按照制度要求执行，确保档案的安全。（5）档案管理工作中的各项规章、制度要上墙，保证工作沿着制度化、规范化的轨道进行。4.提高档案管理工作人员的素质。（1）加大档案业务培训工作开展的力度。档案管理工作人员要积极参加档案管理部门组织的培训班，新人要进行岗位培训。（2）派档案管理员到档案管理

9、先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。（3）重点加强电子档案管理的培训。档案信息化是档案现代化管理的必经之路，要想档案管理工作充分发挥作用，就需要档案管理员掌握计算机知识和所应用的系统软件。（4）鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。企业应为其订购关于档案知识方面的有关刊物。（5）加强档案管理工作规范化管理力度，把档案管理工作纳入综合目标量化考核的范围进行考核。工作成效与人员工资直接挂钩，有效地促进档案工作的管理水平。（6）把提高档案管理工作人员的业务素质作为档案管理工作的重要环节。要想搞好档案管理工作，就要提高档案管理工作人员的认识，增强他们的责任心，为以后的工作打下坚实的基础。5.增大档案宣传力度，增强全员档案意识。积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动；在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案管理工作中存在的问题，向全员宣讲；档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用和重要性；增加档案法的宣传力度，使全员懂法。6.有效地利用档案。档案管理工作的目的在于服务和利用。因此，要加强档案管理工作和企业生产发展的契合度。可根据企业的发展需要，编写组织机构沿革、大事记、基数数据编绘等资料