IT项目管理中的知识管理

1、IT项目管理中的知识管理 面对这二十一世纪，管理学大师彼得.得鲁克曾经作出这样的推断：“无论对于商业组织还是非商业组织而言，21世纪最有价值的资产将是其学问工作者及其生产力。管理在21 世纪所需做的最重要的贡献，就是提高学问工作和学问工作者的生产力。”作为一个卓越的观看家，得鲁克对于学问管理在将来企业中的地位作出了很高的评价。 全球化、世界范围内的经济管制放松和日新月异的技术变革给中国企业带来发展机遇的同时，也给中国企业出了一道难题：如何在快速变化的世界中抓住机会，发展自己而不是相反的落后挨打而最终被市场淘汰。从许多方面来说，都是对企业管理学问水平的考验： 变化的市场环境：市场范围的扩大。随着

2、我国加入世界贸易组织（WTO）及企业全球化的发展，要求企业能够在无限的时空范围里,充分而有效地利用和共享学问、经验和资源。 客户要求的多样。客户的需求越来越个性化，要求企业能够快速的了解客户的信息，对客户信息进行管理，使企业的生产、选购、销售的全过程能够对客户需求信息进行快捷的反应。 变化的技术：从科学技术本身来说，技术发展越来越快， 而从技术的应用过程来看，从科学的研发到商业性的应用的时间过程也大大缩断。为了跟上科技发展的形式，要求企业员工能够快速依据需求来访问多种形式的信息和学问，快速把握必要技术学问。 变化的竞争形式：激烈的竞争迫使企业开头意识到,公司企业在这个变化多端的世界里要想生存最

3、基本能力就是提高企业的组织学习能力，增加组织的应变力，同时他们也熟悉到在这个新的世纪里公司最重要的资产不是土地、不是公司里的设备也不是银行里帐户上的资金而是无形的“智力资产”，如何实现提高组织的学习力，如何加强公司的“智力资产”的管理，人们不约而同的想到学问管理。 全部的都将成为项目，公司的组织结构也变成了以项目为核心的扁平的结构，但是随之而来的是由于项目中的人员来自多个方面，项目中的人员收到多重领导，项目中的管理掌握成本极为昂贵，如何能够实现项目中的实事掌握，而又不降低整个项目工作组的敏捷性与创造性，是项目管理的一大难题，我们认为项目学问管理平台可以有效降低项目掌握的难度，促进项目实施的进行

4、。 项目学问管理平台与项目文档管理的区分 谈到学问管理，很多人会想到项目管理中的文档管理，似乎项目中只不过需要管理管理数据、文档而已，似乎和传统的项目管理中的文档管理没有什么区分。 学问管理用来管理文档当然可以，但假如仅能用来管理文档，那这学问管理的确没什么特殊的。就称持这种想法的人为“武断主观论者”吧，首先来看看他们所犯的几个认知错误。 错误之一是没有对学问的可操作定义做一个明确界定，假如学问和数据及信息相比并不是什么新东西，那么对于学问管理而言也没什么新奇可言，称它为信息管理也恰如其分。目前，许多所谓的学问管理解决方案恰恰是数据仓库、文档管理等的伪装，只是加上了一个“学问管理”标签而已，的

5、确这种项目学问管理平台不要也罢。 第二个错误是对信息库、学问库的过分强调抑制了有效的学问流，信息管理很大程度上强调将有用信息收集和存储起来，假如将学问和信息等同，那么将学问管理看做仅是建立学问库也就没什么大惊小怪的了。而事实上，学问流更在本质上揭示了学问概念的内涵。应当熟悉到在项目实施中对于学问管理中的核心是使用，也就是说学问管理平台在项目管理中能够最大程度的提高学问的利用率，而不是简洁信息积累。这也是传统的项目文档管理中所遇到的最大困难之一。 文档看得见、摸得着，是一种显性的学问，假如仅仅将学问看成这种存在于人们头脑之外的东西，那么就犯了第三个错误对隐性学问没有赐予足够重视。事实上，许多学问

6、恰恰是“在人们耳朵之间产生的东西”，这种隐性学问常常是猎取、汲取、创建显性学问的源泉。许多人常常并没有理解什么是学问学问，包括它的属性和结果，某些人甚至忽视它的存在。项目学问管理平台对于这种潜在的学问挖掘特别关注，成熟的项目学问管理平台为提高隐形学问的显形化供应了多种技术方法，这是传统的项目文档管理所无法比拟的。 而有些错误是有意为之，如目前许多技术厂商以及学问管理鼓吹者，正不遗余力地给传统技术如文档管理、数据仓库等披上“学问的新衣”。这常常会造成两种结果，一方面是宣导了学问管理的理念，另一方面却使人迷惑了学问管理的实质。所以不在学问管理纷繁的嘈杂声中迷失自己，保持一份对学问管理的清爽头脑是很

7、重要的。 表1 信息管理和学问管理的对比 信息管理 学问管理 管理对象 信息 学问 表现形式 结构化数据库、非结构化文档等 除此之外，还包含隐性学问 管理手段 信息收集、存储和使用 学问生产、共享、应用和创新 管理目的 信息集成、提高效率 学问应用、例外处理、业务创新 管理思想 把事情做好 更快地把事情做好和做正确的事 表1给出了信息管理和学问管理在管理对象、表现形式、管理手段、管理目的以及管理思想几个方面的基本区分，或许它能帮助你对学问管理有个清晰的熟悉。 项目学问管理平台同传统的项目文档管理相比，可以运用多种现代信息技术的最新成果。在应用中已经项目为核心实现项目中的人员管理、资源管理、进度

8、管理、沟通管理、质量管理、范围管理、风险管理与学问管理的多重链接，直接上升到信息的动态协调与调度的层次，而且学问管理平台作为业务活动中学问引擎，可以驱使项目活动更快、更好的执行。 图1 学问管理平台在项目过程中发觉学问 学问管理对项目成功的作用 下面的状况在项目中可谓屡见不鲜： 1、以前写过或见过别人整理的一份特别有价值的报告和资料，在需要的时候很难找到，在海量的文档中查找需要花费许多时间与精力； 2、由于项目实施顾问的调动或者企业内部项目小组成员的变化，使双方的沟通发生困难，很多事情要从头做起，或者由于人员的流淌使得重要的资料和文档丢失。 3、在项目过程中，项目小组成员遇到难题不知道向谁请教

9、或者手头没有联系方式而错过了解决问题的良好时机； 4、在项目实施过程中，产生了很多思维的火花或者在某个问题上有一些心得体会，期望和项目小组成员共享并得到他们的反馈，但是找不到一个合适的技术平台来进行。 IT实施项目一般具有周期长、人员多、牵涉面广的特点，而且由于信息化项目本身具有很强的技术性与专业性，在项目实施过程中必定产生大量的文档、数据。这些项目中大量产生的信息如需求分析、建议、解决方案和最终结果等应当加以记录、整理、规范，以便与项目中查阅、交流，而且作为整个实施过程的记录它还给以作为实施双方检查进度和确认双方责任的的一个重要工具。在项目实施过程对于企业的项目小组成员来说也是一次学习过程，

10、对于项目实施公司来说则是一个学问转移的过程，通过培训、争论、文档供应等多种方式把自己的实施经验传授给客户方成员。问题的产生、解决方法、思路、解决方案在整个过程中，必定产生了大量的学问经验，管理这些学问可以尽快促进整个项目组的进步，并且在项目实施后对于企业来说也是一笔珍贵的学问财宝。NextPage 总的来说项目学问管理平台对于项目实施有以下三个作用：更快的学习、强大的项目支持和智力资产管理。 学问管理促进形成学习型组织 学问管理平台并不是一个简洁的学问存放的容器，学问本身并没有价值，它只有在被使用的过程中才能发挥出它的效力，学问管理能够为项目小组供应多种多样的学问交流与沟通的方法与工具，促进项

11、目小组成员间的学问共享，提高项目中的学问利用效率，积累项目学问经验，加速项目小组的学习能力，从而能够在最短的时间内完成任务。 项目学问管理平台针对项目管理的需要，供应多功能的模块，通过与各种信息文档的整合，有力对项目管理进行支撑，可以大大降低项目主管的工作难度。 IT项目实施过程是企业难得一次学习与提升的机会通过与外部实施顾问的合作，学习最先进的管理思想与技术手段，不仅可以直接提高企业的信息化水平，间接所带来的好处就是在实施过程中，企业中参与实施的员工得到了熬炼学习的机会，信息化建设过程中所产生的各种经验学问与人员智慧都是企业珍贵的学问财宝。通过学问管理平台，可以有效的把这些智力资产管理起来，

12、推进其在整个公司的范围内的使用，实现智力资产的保值增值。 项目学问管理平台促进学问的共享与利用主要表现在以下几个方面： 供企业内部学问的完整定义及分类规划，大大促进公司学问的积累与发展； 削减学问发觉的成本，促进工作效率（查找资料、研究方法的使用、撰写报告、避免不必要的重复工作等）； 将组织内优良案例共享给组织内全部成员，促进成员间的学习； 通过学问资源中的人员资料内容，快速找到能供应解答的专家； 通过学问资源内容中的电子培训资料对员工进行培训，节约了教育训练成本；有效深化成员与产业技术分析所需具备的学问与技能； 有效整合分散与各系统间相关学问，供应系统浏览分类搜寻的系统能力； 通过学问资源中

13、的业务方面以及新闻公告等内容，员工可即时猎取工作上所需的讯息；通过学问资源平台有效供应员工于工作时所需的相关技术文件与经验心得； 通过学问交流工具促进项目干系人进行直接与间接的学问交流，从多纬度看待项目实施，多方面学习学问。在这个过程中，个人的学问经验在项目组中快速流通并被其他项目组成员汲取，实现学问增值。 学问管理对项目管理的支持作用 项目学问管理平台可以通过各种模块功能，全方位的整合各种与项目相关的信息，全方位的管理全部与项目项目的信息资源，并且通过与项目管理的整合，学问管理平台可以直接为项目管理供应支持。 通过学问管理中的文档管理，学问管理平台可以清楚的把与项目相关的合同、计划、项目交付

14、物、数据、报表整合到一起，实现项目信息的协同管理。 通过工作流管理，可以标准的定义各种项目操作流程，使项目操作流程固定化和电子化，实现项目的通明化管理，而且通过学问管理平台，无论项目组中的人员身处何处，他们都可以通过工作流实现项目的操作。 通过人力资源管理模块，项目组的不同人员都被链接到项目中去，在学问管理平台上，可以清楚看到在不同子项目中项目组成员的角色、联系方式，而且通过学问管理平台的权限管理，可以依据不同人员的角色与级别来定义他们的阅读、编辑权限和项目操作。 通过财务管理模块可以将项目链接到一个或多个成本中心，资源的使用成本、材料的价格、人员工资等方面得到项目的完整成本核算，在项目实施过

15、程中，可随时对单个资源或整个项目的实际成本及预算成本进行分析、比较、跟踪。 通过资产管理模块，可以清楚查阅与项目相关物资信息，并跟踪物资使用状况和恳求，包括物料的申购、使用调拨、出入库记录等，实现项目物流的动态管理。 当然由于不同项目学问管理平台的技术上的差异，对于项目管理的支持，不同项目学问管理平台在模块的功能上和重点上有很大区分，但总的来说项目学问管理平台都是以围绕项目管理利用各功能模块的协同，来实现项目管理中人流、物流、信息流的动态跟踪与管理。 管理项目智力资产 学问也是企业内部一种珍贵的学问财宝，通过学问管理可以实现企业的学问储备，将个人学问提升为组织学问，当公司发生人员变动、新员工进

16、入公司时，可以通过这种组织学问快速上手进入工作状态，从而削减了组织内部由于员工岗位变动、人员流淌所造成的损失。而且学问的系统化也有利于企业的创新，对于学问管理，有一句经典的话就是：不要重新创造轮子。创新都是建立在前人基础上的发展改革，通过学问管理手段，公司员工可以便利的知晓其流域内的前人所做的工作，并在其基础上实现发展创新。 项目实施中所形成的大量学问经验，无论是对于企业内部的信息化建设、管理提升、项目管理都是特别重要的参考资料，对这些学问的传播与学习可以有效的促进整个企业的管理信息化水平的提高，为企业人才培育供应直接的学习材料，很多企业在实施项目之后没有有效的管理他们在项目实施过程中所得到的

17、学问，随着时间的推移、人员的变动，造成珍贵的智力资产的损耗。在面临类似的项目或者问题是，企业不得不化大量的资本再次邀请外部的实施顾问，花费昂贵的咨询费用，对于内部员工也不得大进行再次培训。假如管理好项目实施中形成的“智力资产”，可以很大程度上降低企业的这些费用，实际上对于IT项目实施的后续部分，持续改进发挥信息化系统的作用这个阶段来说，这些项目中形成的“智力资产“也是很有参考意义的。 项目学问管理的技术要求 谈到项目学问管理，首先我们需要对整个项目的学问管理的需求进行一个分析，IT实施可以说是一种特别学问密集性的项目，在整个项目过程中将要涉及与产生大量的学问信息，依据AMT的经验，一个平凡的I

18、T项目实施所产生的信息量必需以G来衡量。如此大量的信息假如没有组织管理起来，信息的搜寻与定位将耗费大量的时间成本，没有管理就无法使用，大量的学问就会像很多公司的局域网一样变成信息的垃圾堆。在IT项目过程中主要涉及以下的一些信息需求： 1 项目文档 标准文档 这些文档的目的是供应项目实施方法，策略，风险，效益和假设等信息，以及有关项目资源需求的依据。详细来说，这些文档将是以下信息的唯一来源： （1）实施范围：目标里程碑，成功因素 （2）实施方法：管理，环境，其他业务需求 （3）技术处理策略 （4）项目实施政策，风险和假设 NextPage （5）验收标准和需求转变管理 文档规范 项目在实施过程中

19、也会产生大量的阶段性的文件，为了便利对项目实施中的信息的统一还必需有基本的文档管理规范、各种文档的有基本模板，详细来说有以下这些文件： 项目工作日志 项目工作报告 项目小组工作计划 标准调研问卷 项目相关文档模板 项目学问库 2 动态信息发布 新闻 通知 3 项目组成员沟通 项目小组成员信息 项目交流信息 bbs交流社区 4 电子工作流 公文流转 会议管理 项目信息管理 从项目组中不同项目人员层次来考虑，他们对于学问的需求也是大相径庭。他们对于学问管理的需求的重点是不一样的，详细的学问管理需求如下所示： 项目双方高层领导：了解项目的进展状况，为项目实施支配必要的资源，他们会比较关注项目管理的中

20、的整体进展，有时他们会直接作出一些指示支配。 项目经理：对项目作出计划和支配，监控项目的进展，指导项目组成员绽开工作。项目经理负责在项目学问管理平台中建立项目计划支配，发布通知，并把项目的人员工作与项目计划链接起来。 项目人员：明晰自己的工作任务支配准时了解项目中的工作信息。 学问管理的是项目管理的推动器。它为整个项目实施供应了一个良好的学问管理平台，但是依据项目管理的本省的特性要求，要求项目学问管理平台还要考虑与项目管理相关的一些关键的技术要求。 首先，不能要求用户去学习了一种新的工作方法后才能使用他们的软件。用户的软件上集成的解决方案和基础结构越多，应当越少需要他们去放弃已经熟识的工具。一

21、个学问管理解决方案的成功与否最终要在人们与组织的信息之间的相互作用这点上来推断。假如用户需要转变他们的工作方法才能在一个学问管理系统内工作，那么培训的支出就会很大，而让用户参与这个系统的动力就会变得很小。 其次，项目学问管理平台能够把项目中全部的信息学问结合起来，项目中的信息变化万千而且涉及到项目计划、企业各层次人员、企业变革管理等。这就要求学问管理平台能够把全部的学问与信息集成起来，并且能够依据项目组不同人员的学问需求满意所求。 最终，由于项目中的利益关系人员有很强的流淌性，照实施公司的顾问可能随时离开，企业的高层领导出差在外，但是关心项目的进展，这要求学问管理平台能够有很强的移动适应性，要

22、求学问管理平台在使用上有很强的多种系统兼容性，因为由于技术上、时间上的差异，项目干系人的所使用的操作平台是五花八门的，有unix、linux、windows系统，时间与财务上的限制使得我们不可能要求全部的人使用统一的平台。 依据学问管理的内涵已经项目管理的要求，我们作为项目管理中的学问管理平台应当能够满意以下四个学问管理标准：准时、相关、标准、安全。 准时 有经验的项目经理都知道在项目过程中发生各种变更是项目过程中特别正常的现象，对于这些变更必需尽快的让项目组的成员了解，快速调整个人的工作支配与计划，否则，在项目过程中发生项目拖延就是不可避免的了。因此对于项目中的各种信息需要尽快的发布出去，对

23、于项目中的各种文档能够快速的归档组织，而且项目学问管理平台与项目管理的各种技术可以有限的结合在一起，项目过程中的任何成果在上传到学问管理平台之后，可以快速的反应到项目学问管理平台上去，通过项目学问管理平台，项目经理已经项目指导委员会等没有直接参与项目的成员也可以通过项目学问管理平台，准时了解项目实施的进展状况。 准时的另一个方面的意思是，利用学问管理平台的各种技术把各种学问组织起来，在需要的时候可以快速的定位、发布、传播相关的资料，使学问的利用达到最迅捷的速度。而且也只有在信息技术的帮助下才使得这种需要成为可能，各种信息技术如搜寻引擎技术，学问链接、学问地图、学问历程图等技术与方法，为信息化项

24、目实施的学问管理供应了多种多样的工具。 协同 IT项目实施是一个牵涉面很广，它必定要求能够在学问管理平台上能够反应与响应在项目实施中的各种协同关联关系，同时作为项目管理的辅助工具也要求项目中的学问信息能够思想与项目管理的关联。NextPage IT项目实施过程中设计多方面的协作。这些协作主要体现在： 企业高层与实施方高层的协作 企业项目小组成员与实施方小组成员的协作 企业内部IT技术部门与其他业务部门之间的协作 项目小组与企业业务部门的协作 各层次计划间的协同 实施不同周期的之间的协同 这些协同与协作，体现到学问管理平台上上表现为各种信息之间的关联与映射，在项目学问管理平台上可以清楚的看到各个项目组成员之间的关系，各种项目文档的流转程序，项目计划支配下的日程关联，项目组成员与项目