2017年1106_档案数字化加工操作细则

1、范文范例参考档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控 制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准， 按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实 体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、 图像质检、数据桂接、档案装订、数据验收、数据备份、档 案归还等，提由操作要求，并在整个工作环节中确保档案实 体及其信息的安全保密。一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个 环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务 机构、监理公司三方指定管理人员完成。（一）档案领取1 .按

2、照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工 作进度以及加工能力，提由档案领取申请，经监理公司审核 后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心 管理员负责向收集保管处提由需要加工档案的全宗、年份、 保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清 点、核实无误后办理档案由库登记手续。2 .由库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的 范围、数量，确认无误后，应填写档案交接记录表，并经三方签字确认。3 .接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印由勘误 表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。4 .加工人员按档案的档号

3、排列顺序依次向服务机构管 理人员领取档案，确认加工内容并签字。5 .加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人 员，由管理人员确认签字。（二）档案归还1 .同一批次生库的档案在完成数字化加工并经由数字 化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按档 案交接记录表，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保 管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。2 .将档案按由库时的排列顺序排列。3 .监理公司对服务机构提由归还的档案进行清点、检查 档案的完整性，确认无误后向数字化中心提由归还建议。4 .数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点 并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在档案

4、交接记 录表签字确认。5 .档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续（三）档案存放1 .数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不 能留存在加工位及加工区域。2 .每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服 务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到 加工中心，下班后提前 10分钟清点由库加工档案，将加工 档案返回临时库房存放。3 .加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的 档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放 到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。二、数字化加工数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为： 目录

5、审核修改-档案拆装-档案扫描-图像处理-图像质 检、-数据桂接-数据验收-数据备份-档案装订-档案归 还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作 流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需 要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。（一）目录审核1 .未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化 中心管理人员指导下按照 档案著录规则（DA/T 18-1999 ）、 广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）以及数据桂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。2 .核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷 内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时 告知

6、现场监理和数字化中心管理人员处理。3 .机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录 内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档 号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。著录条目质量应达到以下标准：文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成， 文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名； 文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况 下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。文件时间：一律用 8位阿拉伯数字表示，第 14位 数表示年，第56位数表示月，第78位数表示日，月、 日位数不足补“ 0”，无法确定的时间亦用“ 0”替代。年度：属

7、于公元纪年的年度录入要规范齐全，如“ 1994年”，不能是“ 94年”。文件编号：除年度用“”号外，其余原文照录；联 合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号， 但立档单位的文件编号必须著录。责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称 著录；责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位 本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任 者用“等”表示，责任者之间以“；”号相隔。档号：档号结构应为“全宗号一目录号一案卷号一文 件所在页号”,各号之间用“一”间隔。除全宗号中作为全 宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照

8、录外，各 号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全 宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号 4位, 位数不足前补“ 0”。检查著录条目的正题名、档号、年度、责任者、文件 编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目 是否著录完整；残缺文字用“口”号表示。4 .机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质 目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印； 如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打 印，将新目录放置在原档案目录上。5 .目录数据存储格式为 txt以及dbf格式文件，符合 GD200映据接收要求。（二）档案拆装1 .档案拆除装订前逐页清点

9、案卷张、页数。由现有少 量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用 前一页页码用车S笔加“一 1,”标注在档案上，如漏编 页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编 码，不能用“一1”表示，档案原始页码看不清的要用水性 笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化 中心管理员签字确认；漏编数量多的，应整卷按规范重新编 制页号。由现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应 根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。2 .档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册， 由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱 糊，不允许擅自拆除装订。3 .档案清点完成后，填写纸

10、质档案数字化加工工作单 中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员 签字确认。4 .拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、 衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆 除；杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫 描。5 .拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物 编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。6 .档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案 卷内文件纸张数量，还原装订原貌。7 .档案还原装订遇到页面倒置、无装订边、装订线压文 字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文 字上；对倒置页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数

11、字 化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提由装订建议，按 建议进行装订。（三）档案扫描1 .每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。2 .扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定 扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫 描设备，确保图像清晰完整。3 .对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等 相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰；扫描时须将纸张放 正，倾斜度控制在1度之内。4 .档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。5 .纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档 案字迹清晰，不透视下一页图像

12、内容。档案本身内容太靠边 时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。6 .空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作 单注明。7 .纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为 600dpi , 文件存储格式为tiff ,按照片档案扫描要求扫描，并在工作 单上注明。8 .档案页面若有折角或折叠， 应小心展开、抚平、压平, 褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片 等不允许用熨斗熨平。9 .对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如 用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏 光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。10 .扫描时不允许不遮盖扫描以及非质

13、量不合格的重复 扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确 认。11 .扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求 将档案整理好装回档案盒内，填写纸质档案数字化加工工 作单，及时将档案及工作单移交管理人员。12 .扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和 桌面等设施，确保档案无遗漏。(四)图像处理1 .图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理， 力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案 原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案 本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边 (白边或灰边)，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。2 .可对图像进行

14、90度或180度旋转，禁止小角度旋转, 偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像 进行纠偏处理。3 .图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。图像纠偏：(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁，、户 男。(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、 裁剪。图像裁剪：(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页 档案部分，其他部分裁除。(2)处理档案中有黏贴小于 32开不规则小浮贴的图像， 当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁 剪，不保留

15、小于 32开不规则小浮贴以外的其他图像；小于 32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时， 小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。(3) A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如 A3 (或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕 进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。(4)档案由现大的破损，裁剪时要保留破损部分。(5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。(6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两 页裁剪成一个画幅；内容没有联系的，按单页裁剪成两个画 幅。(7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪（8）纸张有不规则边角

16、，但不属于破损（如存根类），且无档案信息的，可进行规整裁除。（9）笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有 内容且无页码时，应裁剪空白页面。（10）备考表若与其他非档案页面 （无档案信息）粘连, 形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。4 .处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除， 处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的 原则，不允许由现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏 图像质量的现象。5 .去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效 缩小图像文件的容量，节省存储空间。6 .依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命 名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号（4位

17、）一目录号（3位）一案卷号（4位）一文件页号（或文件顺序号） 档号中的各号（代码）固定位数，不足前补“0”。7 .按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、 页序，确保一,致、无缺漏。8 .图像处理完成后，填写纸质档案数字化加工工作 单。三、图像质检1 .图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文 件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、 文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清 晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。2 .检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正 确。3 .检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情 况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管

18、理人借由案卷实体 对照，问题明确后即时归还。四、数据桂接1 .批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与 档案文件目录数据库进行批量桂接，数据桂接完成，依据档 案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的桂接是 否正确，发现错误及时修正。2 .服务机构对数据桂接全面检查并检查合格后，向监理 公司提由批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理 公司质检发现问题，返回服务机构修改。3 .监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心 管理员提交传统载体档案数字化加工成品发布程序表及 相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据 发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务 机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。4 .数据桂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据 备份等项工作流程。五、数据备份1 .数据质检、桂接合格后，服务机构管理人员向监理公 司提交档案数据批量操作程序表，监理公司确认无误后， 向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电 子文件（档案）备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小 组进行光盘刻