邮箱使用管理规范

1、WORD格式使用管理标准修订历史生效日期版本号版本说明制作复审批准专业资料整理WORD格式目录1.目的.22.适用X围 .23.职责.23.1信息技术部 .错误！未定义书签。4.主要内容 .24.1管理 .24.2平安 .34.3使用 .34.4说明 .44.5主送、抄送与密送 .44.6主题与标题 .54.7称谓选择 .54.8正文 .54.9附件 .64.10转发与回复 .64.11签名 .64.12本卷须知 .75.奖罚.76.附那么.77.附件.7专业资料整理WORD格式1专业资料整理WORD格式1. 目的为加强企业以下简称管理，标准使用，保证系统的正常运行，高效、标准地传递信息，表达

2、公司优良形象，特制定本指引。2. 适用X围本指引适用于*总部及下属分子公司。3. 职责3.1信息技术部3.1.1制定、发布并不断完善本操作指引。3.1.2负责的维护。3.1.3协助和指导员工对进展标准使用和管理。4. 主要内容4.1管理4.1.1所有办公室人员对外客户沟通，对内同事间沟通必须使用公司，不得使用外部。4.1.2新职员入职时，根据其沟通需求开通账户如： 需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司工作汇报内部沟通均可申请，由当地人力资源部 / 综合人员提交申请运管管理部设立；临时人员如临时借调、实习生等需要设置的应进展标识，如实习生表示成：*实习；基于平安考虑，外部到我司协助的人员

3、一律不得设置，假设有需要可自行申请外部免费进展工作沟通。4.1.3由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的，当地人力资源部 / 综合人员发送 OA申请信息技术部及时做相应变更。4.1.4员工离职，当地人力资源部/ 综合人员发送OA 申请将冻结其，确定不需使用后再撤销。4.1.5 账号资源有限，信息技术部定期后台巡查，假设连续60 天未登录邮箱的将予以禁用，如需激活请通知运营部。4.1.6使用人必须遵守"计算机信息网络国际互联网平安保护管理办专业资料整理WORD格式法"和国家其他有关法律、法规、行政规章及公司相关管理制度。4.1.7使用人不得制作、 复制、发布、传播任何法

4、律制止的有害信息。4.1.8使用人不得自己或允许他人利用效劳散布不受欢迎或未经允许的垃圾如广告等 ，也不得散发包含反动、*或违反国家法律规定有害信息的电子和信息。4.1.9违反以上规定，给公司和其他员工造成损失的，由该使用人承担全部责任，涉及到法律法规的，移交司法机关处理。4.2平安4.2.1设置密码不要与用户名、生日、一样，应字母大小写、数字进展混排，系统60 天强制更换密码，账号密码和RTX一样，更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化。4.2.2不要将密码告诉其他人，特殊情况需要告之的，使用完毕及时更换密码。4.2.3在非本人专用电脑上， 不要保存密码， 在公共场合如网吧等使用后，必须

5、点“退出按钮退出，并关闭所有浏览器窗口。4.2.4在使用 Outlook或 Fox mail等代理软件时，应设置电脑锁屏密码，离开时锁定电脑。4.3使用4.3.1需从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发，恰当使用，提高效率。4.3.2以下为不适用的事宜：4.3.2.1即时通讯即可完成的事宜。4.3.2.2不需要审批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3需要充分讨论的事宜。4.3.2.4比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜。4.3.3以下情况为适用的事宜：4.3.3.1按照业务流程需通过完成的事宜。专业资料整理WORD格式3专业资料整理WORD格式4.3.3.2具有备案性质的事宜。

6、4.3.3.3需大X围传播的临时性信息：如红头文件、工程开发方案、公司快报、经历总结、更等。4.3.3.4需大X围传播的定时信息：如各部门工作方案、部门半月报、会议纪要等。4.3.3.5工作发送X围4.3.3.5.1员工不得发送公司全体。如因工作如外出出差、休假知会等需要发送的， 可发所在部门全体及工作关系严密人员。4.3.3.5.2确需发送全体的，应经部门负责人及分管高管审核后发送至行政及人力资源部审核统一发送。4.4说明4.4.1类型分为：沟通、通知、请示、汇报、审阅、转发、温馨提示、会议纪要、意见征询等。4.4.2内容包括：收件人、抄送人、主题、标题根据性质确定是否添加、称谓、正文、签名

7、、附件等。4.5主送、抄送与密送4.5.1主送是受理这封所涉及的主要内容的人，是必须对予以回复的人员，回复时间应在收到两小时内，如无法及时答复也应回复确定时间。4.5.2抄送是对此内容需要知情的人，如直接上下级、同一工程或部门成员、收件人直接上级等，抄送人不需回应此，但有建议时可进展回复。4.5.3密送是对此内容知情的，但又不需要表达出来的人，一般只在特殊情况下使用。4.5.4在添加相应人员时，应按职位等级从高到低或内容的主要负责人到辅助人员的顺序进展排列。4.5.5请示性、审批性最好主送一人，最多不超过两人，防止职责不清，通过后再逐级上报。专业资料整理WORD格式4.6主题与标题4.6.1主

8、题须清晰明确，应概括整个的内容，便于收件人权衡的轻重缓急，并分类处理。4.6.2必须填写主题，凡没有主题的，收件人未及时阅读或批复而造成的后果由发件人承担。4.6.3一封只针对一个主题，不得在同一内谈及多件事情，以便日后整理。4.6.4通知、汇报、审阅、意见征询等重要，为表示文件的重要性，应添加标题，标题可与主题一样。4.6.5标题可使用强调性文字或符号来突出表示，以便引起收件人注意，但应适度，尽量不适用敏感性字眼。4.7称谓选择4.7.1开头要称呼收件人，既表示礼貌，也可明确此对象，作为给出必要回应的人员。4.7.2如公司发文那么使用“司全体 ，多个部门那么使用“各部门 ，对管理人员那么使用

9、“姓氏 +职务，多位管理人员那么使用“各位高管、部门负责人，对个人那么直呼其名即可， 涉及多人时那么使用 “各位同事。对外发文时应按职务尊称对方， 不清楚职务，那么应按商务礼仪称呼。4.7.3的开头与结尾应有问候语，称谓后一般使用 “您好 或“你好即可，结尾使用“祝工作顺利或“祝身体*即可。4.8正文4.8.1正文应简明扼要，如具体内容较多，正文只作摘要介绍，详细内容制作文档作为附件进展发送。4.8.2行文应通顺，多用简明词汇和短句，准确清晰的表达，防止使用晦涩难懂语句，尽量将控制文字数量。4.8.3所有正式发文及发送管理层的字体，均遵照如下标准：标题：宋体、小二、加粗；正文：仿宋 GB-23

10、21、四号字；专业资料整理WORD格式5专业资料整理WORD格式4.8.4根据性质的不同，注意论述语气，多用“请“谢谢“请查收“如有疑问，请随时沟通 “请查阅附件“请回复“请审阅等。4.8.5建议正文中多用列表式，进展清晰明确的表达，尽量简短，突出重点。4.8.6中需表达所有相关信息， 防止另行进展 “补充或“更正。4.8.7合理提示重要信息，防止全文使用粗体、斜体、加大字号等方式体现，必要的提示使用粗体或颜色标记即可。4.8.8公司内部鼓励合理利用图片、表格等方式来辅助阐述，多采用简单易懂的图表，提高沟通效率。4.9附件4.9.1带有附件的，应在正文里提示收件人查看附件。4.9.2附件命名应

11、概括附件内容，以便收件人下载后管理。4.9.3正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，需分别说明附件内容。4.9.4附件数目不易超过四个，数量较多时应打包压缩发送。4.9.5附件为特殊格式文件的，应在正文中予以说明。4.9.6为防止网络堵塞，发送的附件较大时超过20MB选择超大附件传送。4.9.7插入附件后，需翻开附件查看，防止文件打不开或插入的文件错误等现象出现。4.10 转发与回复4.10.1转发或回复时，首先确定收件人是否需要此内容，慎用转发全体、全部答复等功能。4.10.2根据需要，应对转发或回复的的内容进展修改和整理，以突出重点；根据重点需更改主题。4.10.3注意中的附

12、件、是否需要，应进展必要的整理。4.11 签名专业资料整理WORD格式4.11.1签名可包括公司、部门、*、地址等。专业资料整理WORD格式4.11.2签名是商务礼仪的一种，所有员工需统一签名，以表达公司整体形象，如：4.12 本卷须知4.12.1完成后，对文字、语句需认真校对，可使用的拼写检查功能，特别对主题需慎重斟酌。4.12.2确认称谓是否合理、文字大小是否标准，重点标注是否得当、落款时期是否正确，收件人是否有错误或遗漏。4.12.3对于知会性质的重要，可要求收件人必须回复，并对设置送达或已读回执。4.12.4对于请示性及要求性的，可设置后续特性或重要性标注，预设时间提醒收件人回复。4.12.5涉及敏感或*信息的文