机械制造企业档案管理制度

1、机械制造企业档案工作管理制度1 总则1.1 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录,它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结,而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。1.2 档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合,以集中管理为主;界定的部分档案,由有关业务部门管理,以便于利用。1.3 凡属档案工作,都必须维护档案的完整与安全。2 档案机构的主要职责2.1 制定档案工作的规章制度。2.2 对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督。2.3 负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案,确保档案质量。2.4 积极开展档案的提供利用工作。3 公司档案的

2、构成与分类3.1 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和,其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器、基建、会计、人事和声像、荣誉等。3.2 档案分类主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书,经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施,企业工作的指导原则。主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料,是与公司的生产和科技密切相关的资料。主要指公司在会计工作中所作的记录,以及一些重要的原始凭证,在会计

3、活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料,有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括:3.2.4.1 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况,成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。3.2.4.2 会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍,包括总帐、日记帐、月细帐等。3.2.4.3 会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等和记帐凭证(会计记录。具体归档文件材料范围详见文件材料归档及保管期限的规定4 文件材料归档时间要求4.1 产品图和工艺底图归档,在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。

4、4.2 科技文件材料在试验成果鉴定后归档。4.3 新购设备仪器,包括引进设备或技术,在开箱验收时接收归档。4.4 基建工程项目竣工验收时接收归档。4.5 各项管理工作形成的文件材料,在次年由各职能部门负责人审定归档。4.6 财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年,期满后指定专人移交归挡。4.7 声像档案在各项活动结束经整理随时归档。4.8 荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。4.9 人事档案归档按人事管理制度办理。5 立卷要求5.1 立卷的文件材料,应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。5.2 在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。5.3 案卷

5、标题要简明准确,整理好的案卷应即确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(十五年以上、短期(十五年以下三种。5.4 按归档要求进行装订、编号,填写卷首目录备考表。5.5 案卷组成后,应对案卷统一排列,编写全档号,然后逐一登记,填写案卷目录。6 档案保管6.1 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命,保护档案的完整和安全。6.2 建立档案管理人员岗位责任制。6.3 档案接收按各类档案交接手续办理。6.4 以防为主,防治结合,重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”,即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。6.5 对受损和纸张老化,字迹消退的档案,要及时修复和抄录(复印。6.6 按公司保密制度做好档案保密