日常报销简要说明

1、日常报销简要说明一、 日常费用包括： 差旅费、招待费、交通费、办公费（办公用品/设备维修/邮寄/资料印刷/资料购买/邮寄费等）、通讯费（手机费）、部门建设费（部门活动/部门沟通费用）等公司日常运营的一切费用。二、 日常报销的时间要求：(1) 费用报销申请报告时间要求：所有费用报销申请报告应在差旅发生或费用发生后最迟不超过5个工作日提交，超过5个工作日提交的必需由财务经理批准。凡超过三个月提交的费用报告将一律不予报销。所有报销都应附原始的正式发票。财务经理被授权可以确定特殊的情况是否成立并批准。（2）费用支付时间要求：财务部正常费用报销时间定为 每周一，三，四上午9:30-12:00。特殊情况例

2、外。除差旅费外，个人市内业务日常零星费用报销每月汇总报销一次。每月25日前报销上个月支出。以便于减少大家的工作量，并便于领导整体审批。大额现金支出（人民币5,000元以上），请提前1日将费用支出要求送交财务部。根据国务院颁发的现金管理暂行条例之规定，规定我公司现金使用范围如下：a.职工工资，津贴；b. 个人劳动报酬；c. 各种奖金，劳保，福利费用支出； d . 差旅费；e. 零星支出，即结算金额RMB1,000以下。其他支出一律使用转帐支票，任何支票必须按要求填写齐全。特殊情况，需要得到分管财务副总裁的特批。支出现金3000以上，大额支票或汇票支出（人民币10,000元以上），请提前2日将费用

3、支出通知财务部，以便财务部安排资金。（出纳张桐，电话62267851，其他财务相关人员均可）三、 费用报销流程： 若可以在付款前取得发票的话，填写“费用报销单”，后附发票，直接报销；若需要先支付后取得发票报销的话，填写“借款单”，待发票取回后，再报销，后续程序同“直接报销”； “费用报销单”后附发票需粘贴好，粘贴面积不能超出“费用报销单”；若需要支票，在“借款单”或“报销单”空白处，写清楚开具支票单位的全称。 “费用报销单”或“借款单”经“部门负责人”签批后，送交“财务部”，经“财务人员”初步审核（如必要先约款）。审核标准：预算以内，附件齐全，票据无误，有部门负责人签批。“财务审核人员” 签字

4、后，由“报销人”送交分管副总裁或总裁及“财务负责人”签批，然后持签批过的报销单到“出纳处”报销领款。 出纳根据有“报销人”、“部门负责人”、“分管副总裁或总裁”、“财务审核”、“财务负责人”等几方面签批后的单据支付。“领款人”需签字取款。 如遇特殊情况，需写说明请总裁签批确定费用是否可以报销。一般报销流程：费用项目发生若先取得发票报销填写费用报销单若需要先付款，再取得发票报销填写借款单，请部门负责人及分管副总裁签批后到财务部支取费用发票粘贴妥当，费用报销单填写清楚，经部门负责人签批后送交财务审核票据审核无误后，报销人请“分管副总裁”及“财务负责人”签批，财务部付款。领款人签字取款取得发票后填写

5、费用报销单，经部门负责人审批送交财务持签批完整的单据到“财务部出纳”处领取报销或借款款项四、 费用报销说明：1、报销票据规则说明： 提醒员工注意规范发票的“单位名称”：因我公司全称为“北京中搜在线软件有限公司”，因此在开具任何发票的时候，必须标明：“中搜”、“中搜在线”或“公司全称”（必须一字不差），不写单位名称也可以。绝对避免“个人”、“中国搜索”等发票开头； 发票上的任何项目都不能涂改：取得发票是，需大致检查一下票面是否有涂改，如数字有涂改应及时还发票，若仅仅是公司名称有误（比如：写成了“中国搜索”，或者“软件公司”漏掉了“有限”二字），可不需换发票，在原发票的基础上，划去错误名称，重写正

6、确名称并加盖对方的“财务章”。（注：这种情况下，发票上就会有两个财务章）。 “办公用品”发票金额限制：若“办公用品”发票金额超过2000元，需在发票背面盖对方公司“财务章”并填写用品明细； “费用报销单”项目要填写全：“费用报销单”需清楚填写各项内容，包括“部门”、“时间”、“报销人”、“领导签批”，“报销内容”及“报销原因”等。其中，“报销内容”要根据后面附的发票“如实”填写，主要包括“交通费”、“手机费”、“业务费”、“礼品”、“办公用品”等，后面的“报销原因”处可以写明具体原因。例如：“报销内容”：礼品，“报销原因”：送代理商XXX经理中秋礼品公文包一个。 一般“费用报销单”及“借款单”

7、后应附上费用说明；A、 员工福利活动借款，应附上活动的简要说明，参加人员，并详细说明费用预算；例如：因IG1.0的开发顺利完成，为了表彰大家三个月以来的辛苦工作，鼓舞士气，“引擎开发部”申请去北戴河旅游两天。时间：9.1-9.2。人员：引擎开发部及相关人员共50人。活动形式：租车自由出行费用预算：（基本活动按每人200元标准）食宿门票：200*50人共10000元；租车：1000元。（支票）汽油：500元（预算）零星费用预借500元，（包括：路上购水、简单药品、应急费用）共预借现金11000元，支票1000元，共12000元。待回京后，实际报销时，按具体费用支出列明细报销。B、 会议或者培训支

8、出，应附上对方的邀请函件或费用标准说明文件及我公司参加人员情况；C、 市场推广会议或活动，应附上活动的详细预算，并请相关领导做总体的审批，待实际支出时，若超出预算金额比较大，还需要相关领导签字批准；D、 “邮寄费用”、“名片印制”、“机票结算”、“手机费”等行政部统一报销的，需要附上各个部门报销的明细，供财务部将费用核算到各个部门。 “职能部门”不再统一报销费用处理；若票据符合规定范围，随时可以按财务部时间要求报销，不再统一通过行政部汇总报销。因此，希望各部门同事在费用发生后及时报销。2、说明： 没有人能审批自己的费用支出及其他涉及财务款项，应由上级主管签字批准。CEO的费用由分管财务的副总裁签字批准。 个人业务费用支出报销单应由个人填写，如果由别人代为填写（包括助理代领导填写）必须由本人签字确认。 当主管休假或出差时，其审批职责由上级主管负责。 假冒上级主管审批签字者，一经发现，公司将给与书面警告或开除处理，并令其赔偿由此所造成的损失