担保业务档案管理制度

1、 青海江南投资担保集团有限公司业务档案管理制度为了加强本公司担保业务档案工作的管理, 促进公司担保工作更好的开展, 根据 中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定,结合本公司 实际情况,制定本办法。一、 本制度所称担保业务档案, 是指本公司在为他人担保过程中直接形成的 具有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式的历史记录或文件材料, 这些 文件材料均属于归档范围。二、公司担保业务档案实行按项目立卷、集中统一管理的原则。三、公司担保业务档案内容(一、项目受理资料,主要包括:1、借款人(担保申请人提供的材料:、法人营业执照(年检及法人代码证;、法人代表证明书;、法人 代表授权书;、

2、法人代表及委托代理人身份证;、注册资本验资报告;、 贷款卡及贷款卡回执单;、资信证明;、公司章程及公司合同;、借款申 请书;、申请借款和担保的董事会决议;、当期财务报表及近 3年的财务报 表和经合法中介机构出具的审计报告。报表主要包括:资产负债表、损益表、现 金流量表等;、与借款用途有关的资料:购销协议、合作协议等;、项目可 行性报告及主管部门批件;、生产经营情况;、主要存货、长期投资、固定 资产、银行借款明细表,应收账款帐龄分析表和或有负债情况表;、其他有关 材料2、反担保第三人提供的材料、法人营业执照(年检及法人代码证;、法人代表证明书;、法人 代表授权书;、法人代表及委托代理人身份证;、

3、注册资本验资报告;、 贷款卡及贷款卡回执单;、资信证明;、公司章程及公司合同;、当期财 务报表及近 3年的财务报表和经合法中介机构出具的审计报告。报表主要包括:资产负债表、损益表、现金流量表等;、主要存货、长期投资、固定资产、银 行借款明细表,应收账款帐龄分析表和或有负债情况表;、其他有关材料 3、反担保该项为抵押或质押提供的材料、抵押物、质物清单;、抵押物、质物权力凭证;、抵押物、质物评 估资料;、保险单;、董事会同意抵押、质押的决议;、抵押物、质物为 共有的,提供全体共有人员同意抵押的声明;、抵押物、质物为海关监管的, 提供海关同意抵押或质押的证明;、抵押物、质物为国有企业,提供主管部门

4、及国有资产管理部门同意抵押或质押的证明;、其他有关材料(二、项目评审资料,主要包括:、项目初审形的综合性的评定和结论,即担保调查表 ;、项目初 审结束,项目负责人向评审会提交的担保调查报告 ;、项目就评审意见 和结论填写的担保项目评审书(三、项目合同资料,主要包括:、由总经理审定的合同审核表 ;、企业签署担保费认缴单 ; 、借款合同、担保合同、反担保合同;、正式签订合同后填写的合同登记 表和担保费认缴单 ;、抵(质押登记资料。主合同、担保合同、反 担保合同、其他资料;、他项权力证书或抵(质押登记表(登记机关签章 。 (四 、项目实施资料,主要包括:发放借款时的担保贷款业务联系单及复印的借款借据

5、(五 、项目后期资料,主要包括:、保后管理时填写的担保项目检查表及保后检查报告、 担保到期通 知函 、担保项目展期(逾期报告等资料;、担保终结时出具的免除担保 责任确认表及对方出示的还贷收据复印件四、担保业务档案立卷归集方法 (一所有担保活动中形成的担保业务资料,由业务部负责归集、整理,并 按项目归入担保业务档案。1、业务部负责按项目归集、整理本部门经办的担保业务实施资料,并定期 与项目受理可是及综合办公室核对。2、每年年终,项目受理科室应分别编制项目执行科室在本年度所办项目清 册,统一印制担保项目资料封面格式,一并送综合办公室。3、综合办公室按照担保项目清册核对、整理本年度的担保业务资料,按

6、项 目分别填制格式封面, 并按照档案管理的规范要求归集、 整理有关担保项目档案。 4、担保项目档案的管理、收缴由综合办公室统一安排,业务部协助做好相 关工作。(二 、担保业务档案分为文字、图片、声像、光盘、软盘五类,根据业务工 作的特点,同一类档案根据载体不同进行装盒、保管。(三 、 担保业务档案由业务部负责整理, 相关涉及部门应将档案移交业务部 整理。 各经办人员按照谁主办谁归档的原则, 根据本制度内容对公司担保业务中 的资料收集、整理、立卷,并向综合办公室移交归档。各部门及个人为自身工作 方便而保存的材料应是副本、复印件或暂存件。五、公司担保业务档案整理职责及程序(一 、各部门立卷人员要做

7、好平时资料的收集、整理,发现资料短缺,及时 补救。一般担保项目结束后即需整理归档。(二 、 第二年年初, 档案管理人员对上年度所形成的文件材料进行收集、 分 类、整理,填写归档文件目录。(三 、 档案人员将初步做好的档案送综合办公室审查, 发现文件不齐全、 期 限划分不准、整理不合理等问题,应予以解决。(四 、担保项目档案经审查符合质量要求,档案人员可将文件按件号装盒, 并填写盒脊有关内容。 六、 归档文件应按照材料形成的规律, 保持项目办理的业务顺序, 考虑材料 的数量多少和保管期限的不同进行装盒。具体要求是:(一 、归档文件材料的种类、份数及每件的页数必须齐全完整。(二 、 归档文件应按其

8、形成的年度分别立卷, 跨年度的担保项目应在项目担 保结束后的年度归档。(三 、归档文件材料应按排列顺序,依次编写页号。(四 、 档案盒脊应用毛笔或碳素笔按规定逐项填写清楚。 字迹要工整、 清晰。 保管期限划分准确。盒内文件存在的问题,应在备考表中注明。(五 、 盒内文件材料要取掉金属物, 破损的材料要裱糊, 字迹扩散的应复制, 盒内文件材料以件为单位装订,要求整齐、结实。(六 、音像档案应用文字标出摄像或录音的对象时间、地点、中心内容。计 算机光盘、软盘应标明内容、时间及档案盒号编号。(七 、 各部门形成的文件材料, 归档时要由归档文件目录一式二份, 一份由 各部门保存,一份连同档案一并移交综

9、合办公室。(八各部门文件归档后,如还发现具有保存价值的材料,应及时归档,并 向综合办公室补办归档手续。七、档案的接收、整理、保管和统计(一综合办公室对各部门文书立卷工作要进行指导检查。接收档案时,应 该根据归档文件目录进行详细清点,并由双方负责人和经手人在案卷目录上签 字,各存一份。(二档案室必须坚固,并经常注意防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、 防尘等工作。平时应检查档案的保存情况,发现问题,应及时报告,及时解决。 (三档案工作人员调动工作时,离职前须将本人保管的档案数量和状况交 待清楚。(四办公室应建立登记、统计制度。档案收进移出销毁必须在流水账簿上 进行登记,对保管、利用情况进行定期统计。八、档案的利用、查、借阅(一档案工作人员必须熟悉本单位的历史和室藏档案情况,编制各种专题 目录、索引、卡片等参考工具,编印政府采购手册等,为机关工作提供利用。 (二查阅本部门主管业务档案,由查阅人在查阅登记册上登记,查阅非本 部门主管的业务档案, 一般应征得主管部门科级以上领导同意后查阅。 查阅主任 办公会议记录需经主任批准。(三档案一般不允许借出,确需要借出的,应办理借用手续,且最长时间 不能超过一周。 如需要延期使用, 应办理续借手续。 借阅档案人员对档案要妥善 保管,防止遗失、泄密和污损,也不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借。(四在办理借出、归还档案时,要注意检查,维护