提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化

1、提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化    提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化 摘要：档案管理在经济建设和社会各项事业中的作用凸显，且日益受到广泛的关注，要求人员素质高、设备先进、网络建设完备，建立合理有效的、可操作性强的方案，解决现实中的具体问题，寻求解决的方法，推进档案管理的规范化、     提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化 摘要：档案管理在经济建设和社会各项事业中的作用凸显，且日益受到广泛的关注，要求人员素质高、设备先进、网络建设完备，建立合理有效的、

2、可操作性强的方案，解决现实中的具体问题，寻求解决的方法，推进档案管理的规范化、标准化、信息化进程。关键词：档案管理；人员素质；科学化建设；存在的问题；解决方法中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：10008136（2010）33008303档案是人类社会活动的原始记录、是人类智慧的源泉、是社会文明的思想宝库、是科学研究的重要资料、是最可靠的固化记录，最具有权威性和凭证性、是社会文明进步的重要标志。随着时代的发展、社会的进步，在市场经济体系建立的过程中，档案作为国家机构、社会组织以及人们在社会活动中形成的有价值的各种形式的原生性信息积累和物化形态，以其包含的数量巨大的关于人民、组织、社

3、会与经济发展、自然现象和事件等各类信息资源，对促进人民对其自身的了解和形成社会民族意识产生巨大的影响。档案管理在经济建设和社会各项事业中的作用凸显，并日益受到广泛的关注，对档案管理也提出了更高的要求。同时不断提高档案管理人员整体素质，其意义深远而重大。档案管理科学化已成为适应社会信息化发展的基本途径，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。 <1提高和强化档案管理人员的整体素质，逐步适应和实现档案管理现代化在新形势下，要做好档案工作，没有强有力的档案管理人员做基础，没有开拓创新的精神，没有丰富的专业知识，提高和强化档案工作就成为一句空话。档案管理人员整体素质关系到档案管理的成败，意义

4、十分重大。因此经常进行专业技能培训、严格考核、优胜劣汰，是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证，也是逐步实现档案管理科学化的重要途径。更新档案管理人员的思想观念、提高档案管理人员的管理水平及信息技术素质，全面提高档案管理人员的素质，逐步适应和实现档案管理现代化。1.1档案工作人员应具备的素质随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务的意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展，所以档案管理人员还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能

5、力等。为适应新时期档案管理工作，档案工作人员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风、过硬的业务技能等素质。只有具备较高素质的档案工作人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。 1.2提高档案工作人员的素质 随着社会的发展，对档案管理人员的要求也越来越高，档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识，还要具备新的素质，概括而言，需要在意识、能力、精神3个方面有新的提升。树立服务意识、安全意识和创新意识，打造操作能力、管理能力、学习能力；培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。因此要抓好档案工作网络建设、抓好档案队伍建设、抓好档案现代化信息资源建设、利用现代化技术，实现档

6、案管理规范化、标准化、信息化。对档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，分期举办各种档次的专业技能培训，请档案学专家和实践经验丰富的专业人才传授专业知识；定期实行严格的专业理论与实践测验。实行专业技能培训考核、采取公开招聘，实行公平竞争，优胜劣汰。实践证明，这也是提高档案专业人员整体素质和工作质量的有效方法。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。2档案管理科学化的概念及作用档案管理现代化包括规范化、标准化、信息化。档案科学化管理是当下的一个管理概念，首先是一种意识、一种理念、一种态度，还是一种精益求精的文化。目前，档案管理人员所要做的就是怎

7、样把这种意识、理念、态度贯穿于档案管理实践中，使它成为档案管理人员工作和生活中的一部分，切实成为档案管理人员的自然习惯。规范化管理就是建立健全档案法制意识、强化依法治档、深入宣传和贯彻执行档案法和国家有关档案工作的法律、法规，促使档案工作逐步走上依法治理的轨道；标准化管理就是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关会同标准化部门对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制订出科学统一的规划和技术规范，并予以贯彻执行、修订的全部过程，使档案工作逐步规范化、统一化，以获得最佳的工作秩序和社会效益；信息化管理就是在文件的起草、签发、催办、归档等运作过程是在计算机和通讯线路中进行的，具有方便修改、

8、复制、查询、储存的特点，没有草稿与印稿、正本与副本的差异，实现文件与档案的统一。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案管理人员将面对更多的以磁盘为载体的储存档案，广大信息检索者关心的是信息的内容，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案管理人员义不容辞的责任。不失时机地提供价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得电子档案具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失，其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服

9、务质量，充分发挥档案有着不可替代的凭证作用，至关重要。由此看来，档案管理科学化是档案利用工作发展的必然趋势。     提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化(2)5档案管理存在的问题 目前，档案管理部门仍然存在着为保管而保管，重保管轻利用的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益的旧观念，还存在着闭架借阅、你查我调的做法。现代信息社会日新月异     5档案管理存在的问题目前，档案管理部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效

10、益”的旧观念，还存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得档案管理领域不断出现新情况、新问题，特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐，缺乏开放和创新意识，成为制约档案信息化建设的重要因素。5.1档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规则领导干部和档案管理人员对档案管理工作的重要性的认识不足，档案管理工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则，造成了档案管理工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果的不良后果。5.2档案管理方法滞后由于领导干部缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力投入少，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办

11、法，跟不上日益增长的档案利用需求；虽然购买了先进的档案管理设备，但由于档案管理人员技术水平低、操作不熟练，导致先进设备没有起到应有的作用，致使档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要，档案管理工作滞后。 5.3档案管理缺乏制度化的管理程序档案管理不规范主要表现在：档案收集、整理、利用不规范，档案综合管理力度不高。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，主管领导不够重视，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。5.4档案存储成本高由于档案储存数字化工作才刚刚开始，纸质档案较多。由于纸质档案极易受到外界环境的损坏，难以永久保存和备份，占用空

12、间大，仓储费用和管理成本高。5.5档案管理模式简单现阶段档案管理模式主要采用计算机辅助管理的手动模式，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主的，工作效率低，档案资源不能得到充分利用。5.6档案查询困难在手工查询档案信息的检索过程中，纸质档案给检索调阅带来了诸多困难，存在着查询途径不够全、查全率低、查准率低的现状，容易出现档案丢失、损坏或无法找到所需的档案，不能充分的利用档案资源，难以提供优良的服务。6档案管理科学化的解决方法档案是历史的真实记录，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响档案发挥最大效益，档案科学化管理意义重大。虽然全国各地对档案管理都给予足够的重

13、视，各部门也积累了丰富的经验。但是，由于档案管理工作繁琐枯燥，致使其存在着诸多问题迫切需要解决。为了使档案管理工作进一步规范化、标准化、信息化，笔者建议采取以下措施： 6.1建立健全档案管理制度档案种类繁多，形式各异，要实行科学管理，就必须建立健全管理制度。档案管理制度要以中华人发共和国档案法为指导原则，加强硬件的建设、建立档案工作网络，对保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档，专门库房、专柜存放档案，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，做到科学管理，排列整齐，以确保安全和延长档案寿命，严格档案借阅手续，防止分散流失。6.2做好公文的制发和文书处理工作档案是由公文

14、转化而来的，公文制发决定档案的质量；文书是档案的来源，档案是文书的归宿，因此，公文的制发要统一、规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式符合要求，履行签发、审批手续；各种记录、报表、签字、批注等公文及文书字迹要牢固清晰，有利于长久保管利用；使用文种合理、格式规范、行文标准，实现档案管理的科学化。6.3加强电子文件和声像档案的储存、管理和保护随着计算机和信息技术的发展和办公条件的改善，在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录的声像档案，以及计算机处理的电子文件。它们是档案的重要组成部分，与传统纸质

15、文件有很大的差别，电子文件使用软磁盘保存，声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。因此选择高质量的软盘，加强声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格保管、借阅、利用的制度，并将软盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里；力求妥善保管，长久保护和利用。 < 6.4实施“以我为主”的立卷归档原则我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则就是“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价

16、值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。准确把握文件立卷归档的时效性；明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；注意有效地维护全宗的完整性。6.5提高档案立卷的质量在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须注意解决好立卷方法问题和案卷装订质量问题，有利于档案中的分类与检索和档案标准化、规范化管理。总之，档案管理必须实现科学化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段，提升管理质量和管理水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、信息化、标准化、规范化，

17、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济建设、服务社会的发展和进步，服务于我国改革开放和建设和谐社会主义的伟大事业。 Improve the Staffs Quality of File Management, and Make File management ScientificJiang RuiqiuAbstract：The file management takes an important role in economic construction and social business, and draws an increasingly widespread concern. It requires high quality of personnel, advanced equipment, complete network construction,