教职员工档案管理系统使用说明及操作方法doc

1、教职员工档案管理系统使用说明及操作方法教职员工档案管理系统，是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。教职员工档案管理系统分单机版和网络版。教职员工档案管理系统，是国家知识产权保护产品，登记号：2006SRO8528。一、软件简介1、菜单：有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。2、功能：教职员工档案管理。单项信息或全项信息查询；范围或分类查询；高级查询。打印或随机打印诸多信息资料和报表。用扫描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以BMP的格式录入。记事栏目可录入约650个文字，专供登录教职员工家庭主要成员、学习和工作简历、工作业绩

2、及奖惩情况。保存数据功能。恢复数据功能。清空数据功能。压缩数据库功能。统计功能。Excel数据的导入和导出功能。二、操作方法1、系统设置。进入系统，点击“系统设置”，有两个选项：一是系统设置；二是打印选项。在“系统设置”对话框中，系统设置了四项功能。保存数据。即备份数据，可直接将库内数据保存到硬盘中。点击“保存数据”命令键，选择盘区（C、D、E、），自拟文件名，就把数据保存起来了。恢复数据。就是将保存在硬盘或U盘中的数据调回来，在系统中重新运行。压缩数据库。使用时间越长，数据越多，库越来越大，点击此键可使数据库压缩变小。数据清空。将库内数据清空。打印选项。有一项“打印选项”功能。打印报表，要性

3、别选此项，不带性别不选此项。2、输入数据菜单。进入系统，点击“输入数据”菜单，进入“教职员工档案数据输入”对话框。然后，在上边的窗口，从上到下、从左向右录入教职员工的数据信息。如果按部门或科室录入更好。每录完1名教职员工或修改数据信息之后在退出编辑之前，都要按“”确认编辑存盘，否则会丢失数据信息。输入相片的格式是BMP。所以，获取相片要选BMP格式保存。如果是JPG格式，需先转换，后录入。输入相片方法：将光标移到放照片的位置，单击鼠标右键，单击“由文件载入”，双击要输入教职员工的照片，按“”确认编辑存盘。删除相片方法：光标指向照片，单击鼠标右键，单击“剪切”，按“”确认编辑存盘。要把剪掉的照片

4、彻底清除库中，必须压缩数据库。规范“时间”栏目输入格式：“输入教职员工档案数据”及“查询”时，涉及输入“时间”的栏目较多，为规范输入，特设置统一写入格式：年码2位，如03；月码1月至9月1位，10至12月2位；日码1日至9日1位，10日至31日2位。年码和月码之间用短横线连接“-”，月码和日码之间用短横线连接“-”。一律用阿拉伯数字。确认后即可输入成绩。计算机的日期设置：短日期样式（S）为yy-M-d;长日期样式（L）为yyyy年M月d日。也可按计算机的设置日期格式写入日期。Excel的导入和导出。为快捷方便的录入数据，与其它软件数据共享、减轻劳动强度，提高工作效率，设置了Excel的导入和导

5、出功能。导出。“教职员工档案管理系统”中的教职员工信息，可以导出到Excel中去。起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。操作程序是：系统输入数据Excel导出到Excel起文件名保存。导出数据的存盘格式是：“Microsoft Excel 97-2000或97-20xx工作簿（.xls）”。导入。凡是Excel教职员工信息，只要做到“四统一”基本上都能导入“教职员工档案管理系统”中去。四统一是：统一导入信息的“存盘格式”。因为“Excel”有多个版本，“存盘格式”也有多种方式。所以统一导入信息的“存盘格式”，是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之一。不论“Excel”

6、安装何种版本，都有一种通用的存盘格式。如果系统中安装的是“Excel2000”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”；如果系统中安装的是“Excel2003”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel 97-2003工作簿（.xls）”；如果系统中安装的是“Excel20xx”，则通用的存盘格式就是：“Microsoft Excel97-20xx工作簿（.xls）”。统一Excel信息中的首行“项目名头”。Excel中的教职员工信息，首行“项目名头”必须是：“序号、姓名、性别、出生日期、民族、行政职务、教师职务、有何特长、政治

7、面貌、参加工作时间、入党团时间、行政编码、原学历、原毕业时间、原毕业院校、原专业、原学位、现学历、现毕业时间、现毕业院校、现专业、现学位、身份证号、本人成份、评资格时间、聘任时间、评特级教师时间、通讯地址、部门、邮编、手机、宅电、电子信箱、家庭住址、教师资格种类、资格证书编号。”共36个栏目。少于36项可以导入；多于36项不能导入。凡有超出项目，则一律导入“备注”或“记事”栏目中。名头栏目中的文字之间无空格。这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之二。统一Excel信息中的“保存页面”。一组信息起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。这是决定能否将信息导入“教职员工档案

8、管理系统”中去的关键之三。统一Excel信息中的“版本和版号”。Excel信息的保存方式有多种多样。唯有用“复制粘贴”的方法，直接将要导入的“教职员工档案信息”粘贴到Excel中去保存，才能统一Excel信息的“版本和版号”，其它的保存方式都不能做到这一点。同时也防止了Excel信息中有隐藏给导入信息带来的麻烦。清除下面没有用的两个存储页面，只保留一个信息的页面。注意：要改写表名。必须把“sheet1”改成“教师档案”。这是决定能否将信息导入“教职员工档案管理系统”中去的关键之四。从Excel中导入教职员工档案信息的操作程序有二步检查教职员工档案信息是否做到了“四统一”。检查“存盘格式”：打开

9、要导入的.xls教职员工档案信息文件另存为查看“保存类型”是否符合通用的存盘格式，如果不是，要选择“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“MicrosoftExcel 97-20xx工作簿（.xls）”保存信息。检查“项目名头”： 打开要导入的.xls教职员工档案信息，查看首行“项目名头”是否与标准设置一致。凡有不一致的必须改成一致。名头栏目中的文字之间是否无空格。删除其它用不着的列和与教职员工信息无关的行，保存信息。检查“保存页面”：打开要导入的.xls教职员工档案信息，查看是否为一个文件名、在Excel中是否保存在1个页面上，是否把表名“sheet1”改成了

10、“教师档案”。如果发现有多个表叠加式的保存在一起，导入前要转存一个表起一个文件名、在Excel中保存在1个页面上。检查“版本和版号”：导入的.xls教职员工档案信息，是否用“复制粘贴”的方法，直接将“要导入的信息”粘贴到Excel中保存，是否转为同版同号。导入数据。操作流程是：系统输入数据Excel从Excel导入查找盘区，选中导入教职员工档案信息打开。.xls教职员工档案信息，序号超过9位的，只能导入9位，小于9位的，全部导入。从Excel中分次导入教职员工档案信息如果把教职员工档案信息,制成多个.xls文件,也可分次导入到“教职员工档案管理系统”中去。教职员工档案信息，不是1次性全部导入“

11、教职员工档案管理系统”中去。而是把1个文件信息或几个文件的信息组合，分几次导入“教职员工档案管理系统”中去。在Excel中，每个文件的信息或几个文件的组合信息，首行必须有“项目名头”，并且“项目名头”中的设置，必须都和标准设置一致。保存格式是：“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“97-20xx工作簿（.xls）”。操作流程：系统输入数据Excel从Excel导入查找盘区，选中导入文件信息和组合文件信息打开。以下重复操作。特别注意：有时极少数教职员工信息会出现：查看要导入的.xls信息，符合Excel通用的“Microsoft Excel 97-2000工作簿

12、” 或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式；查看要导入的.xls信息，首行“项目名头”又与标准设置一致；查看要导入的.xls信息，是一个文件名、在Excel中保存在1个页面上，按规定已经更改了表名，把“sheet1”改成了“教师档案”。但就是不能把这个.xls信息导入到“教职员工档案管理系统”中去。为什么?怎样解决？ 这个问题不是故障，属正常现象。有两种情况会出现此问题：一是要导入的.xls信息中有隐藏；二是因为Excel的版本和版号太多，不同版本的Excel编码及语言都不相同。即便是同一个版本，也因为版号不同，其编码及语言也不一样。是编程人的编码及语言与Excel中的编码及语言不一

13、致，相互不支持而造成的。解决的办法有二：一是再次复制粘贴要导入的.xls教职员工档案信息。用“复制粘贴”的方法，直接将信息粘贴到Excel中保存。清除下面没有用的存储页面，只保留一个信息页面。二是把不能导入的.xls信息在Excel中另存为国际通用存盘格式Unicode文本 .txt再把国际通用存盘格式.txt,在Excel中转存为“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式。即转存转码再转存。这样处理之后，就能导入了。“转存转码再转存”的操作程序是：打开不能导入的.xls信息文件(F)另存为A起文件名在保存类型中选Unic

14、ode文本 .txt保存打开在文件类型中选：所有文件（.）选中刚转存的.txt文件名并双击是下一步下一步完成文件(F)另存为A在保存类型中选“Microsoft Excel 97-2000工作簿（.xls）”或“97-20xx工作簿（.xls）”的存盘格式保存信息。3、查询及打印菜单。主要是查询信息，打印输出报表。进入系统，点击“查询及打印”菜单，进入“查询及打印”对话框。有二个选项：一是选项，二是任务。具体操作可分六步进行。确定查询的范围。确定是在全体中查、还是在部门中查。选择打印输出项目。单击“选项”，单击“设置”，进入“选项”对话框，主要是选择打印输出报表的项目。选哪项，就点击哪项变兰（

15、变兰项目为选中）。如选多个项目，须一只手按住“ctrl”键，另一只手用鼠标点各个项目变兰，点击“关闭”退出。选择“查询内容”。单击“任务”，单击“查询”，进入选择“查询内容”对话框。单项查询（全信息均能查询）：从“选择查询项目”中任选一项，如选择“性别”，将“男或女”写入“起始值”栏内，点击“确定”即可。范围查询：点击“范围查询”前面的选项方孔。如对出生日期进行范围查询，将起始日期86-1-1输入“起始值”栏内，终止日期86-12-31输入“终止值”栏内，单击“确定”后，即可将这个时间范围内出生的教职员工都查出来。排序查询：查参加工作时间、出生年月日等信息，是升序查还是降序查。分类查询：将查询

16、内容归类。如查询项目选“民族”，只要在“起始值”栏目中输入“满族”，点击“OK”后，所查群体中所有的满族教职工信息，全能显示在屏幕上，并可随机打印出来。除“身份证号码、宅电”等少数信息是唯一的外，其它信息都可归类查询。高级查询：根据复合条件查询。选取“高级”选项框，进入“选择查询内容选择查询项目”对话框。（此功能应由熟练操作人员完成）。符号意义：AND：并且OR：或者= ：等于 ：大于 ：大于等于 ：小于 ：小于等于( : 左括号）：右括号注意事项：查询内容必须写在单引号之内；通过双击左边的列表项目直接写入的“出生日期、参加工作时间、”所产生的“出生日期=CVDATE（当前日期）”等样式， “

17、=” 号处可通过文本输入（键盘）改成“、”连接语符号；并参照“当前日期”规定的时间输入模式，在括号里面的单引号之内写入查询时间；升序或降序查询也产生ASC、DESC、等符号。双击左边的列表中的有些项目：如“行政编码、”等不产生任何符号。机器自动产生的符号不能删，未产生的符号不能添。否则会导致高级查询的失败。项与项之间要有连接语符号；连接语符号与输入数字或文字之间要有空格。双击左边列表中的项目可直接写入数据域，单击下边的按钮符号会自动产生空格，并把连接语符号直接写在所选项目的后边。 范例：例1：查询满足条件：性别为女、现学历为本科的教职工。应在数据域填写：性别 = 女 AND 现学历 =本科例2

18、: 查询满足条件：性别为男、现学历为本科或现学历为研究生的教职工。应在数据域填写：性别 = 男 AND （现学历 =本科 OR 现学历 =研究生）例3：查询满足条件：性别为男、现学历为本科或现学历为研究生，出生日期小于等于04-1-1或者行政编码等于1的教职工。应在数据域填写：性别 = 男 AND （现学历 = 本科 OR 现学历 = 研究生）AND 出生日期 CVDATE（04-1-1）OR 行政编码 = 1例4：查询满足条件：性别为男、出生日期大于62-1-1、政治面貌为党员、现学历为本科、民族为汉的教职工。应在数据域填写：性别 = 男 AND 出生日期CVDATE（62-1-1）AND 政治面貌 =党员 AND现学历 = 本科AND 民族 =汉关于“行政职务”和“行政编码”的填写与查询：“行政职务”栏填：校长、书记、副校长、副书记、工会主席、教务正副主任、政教正副主任、团委书记、教师、职员、工人、其它。“行政编码”栏填写数字：1、2、3、4、5、6、7。其含义如下：正校级领导填1、副校级领导填2、中层领导填3、教师填4、职员填5、工人填6、其它填7。如“行政职务”填“教师”，“行政编码”填编码“4”，在查询“行政编码”时，只要输入编码4，就可以查出全校的所有“教师”来。设置打印标题。随机打印（打印当前内容）