国际贸易业务员考试知识点：商务档案管理

1、国际贸易业务员考试知识点：商务档案管理    一、主要内容商务档案是微观经济主体在各种商务活动过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是企业商务活动的基础信息资源。根据不同的属性和科学管理的需要，商务档案可以有不同的分类，秘书人员可以根据不同的类别对商务档案进行收集、归档管理，使之条理化、系统化、科学化。对于商务档案的保管，秘书应贯彻落实集中统一管理的原则，维护商务档案系统的完整与安全。在报告过程中，对于库房、温度、湿度均有相应的严格要求，秘书人员要按照相关制度规定，做好商务档案的保管工作，为社会各项事业提供方便、快捷的利用。二、重点概念1.档

2、案按照中华人民共和国档案法中第二条的明确规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人，从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”档案的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，它的外延是具有这种属性的各种形式和载体的文件资料。2.商务档案商务档案是微观经济主体在各种商务活动过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。这一定义包含六方面的内容：（1）商务档案的形成者是微观经济主体，政府机关和非营利性的社会组织一般不会形成商务档案。（2）商务档案是在商务活动过程中直接形成的，是当时

3、、当事直接产生和使用的，或者是受到的商务文书直接转化而来的，而不是由事后编纂而来的。也不像图书、刊物、报纸、资料等其他商务信息那样是从他处搜集、购买、复印而来的。（3）商务档案的形成领域是各种商务活动，而在企业的生产制造、研究开发、人力资源管理等活动中产生的原始记录则不属于商务档案类型。（4）商务档案是具有保存价值的历史纪录，没有保存价值的商务文书经过一段时间后就会被销毁。（5）商务档案的载体和形式多种多样，现代商务档案的主要载体是两种：一是传统的纸张；二是磁盘、光盘等电子商务档案的载体，它们是由于电子商务的兴起而大量涌现的。商务档案的记录形式可以是文字、符号、图形、表格、图像、声音等等。（6

4、）商务档案区别于其他商务信息的本质属性是原始记录性。它是一种原始的历史纪录，真实地记录和客观地反映了商务活动的历史状况。3.提供档案利用针对档案管理者而言，是指档案管理部门和人员所藏档案信息资源为基础，通过一定的方式和途径，直接提供档案，为前来了解查询问题的利用者提供服务的工作。4.利用档案针对利用者而言，是指利用者以借阅、复制、摘录等形式使用档案的活动。三、重点与难点分析1.商务档案工作的基本要求商务档案工作是一项专门性的业务，是商务秘书日常工作的一部分。商务秘书应该了解档案工作，认识档案工作的性质和规律，熟悉档案工作的基本要求。档案工作的基本要求如下：第一，维护档案的完整与安全。所谓完整，

5、从数量上说，要保证存档的文件齐全；从质量上说，要保证文件之间的有机联系，不能人为地割裂分散、零乱堆砌。所谓安全，一方面要防止被盗窃和破坏，防止失密、泄密。另一方面，要最大限度的延长档案寿命，避免或减少对档案的人为和自然的损害，保证档案管理的物质安全。第二，便于利用。为了便于使用，要做到档案编排科学有序、目录齐全，取放方便，随时都可以顺利地检索调取。第三，加强档案管理。商务秘书要树立档案意识，遵循档案管理的原则及有关管理制度规定，协助本单位制定和完善档案制度，制定比较稳定的档案管理方案，加强档案的管理工作。2.档案文件收集工作中要注意的问题档案文件收集工作中要注意以下问题：第一，收集各种载体的文

6、件材料。既要有纸质文件，又要有照片、录音带、录像带、计算机盘片等其他载体的文件资料。第二，保证文件的齐全完整。第三，加强“帐外”文件和业务文件的收集归档。第四，移交档案要签字、备份。文书处理部门或业务部门向档案管理系统移交档案时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。签字前，要根据移交目录认真进行清点。清点核对无误后，交接双方履行签字盖章手续，经签名盖章的文件目录由双方各保存一份备查。3.商务档案保管的要求商务档案保管是保护商务档案资源的重要手段，是商务档案开发利用的必要前提。商务档案管理人员应树立高度的事业心和责任感，努力做好商务档案的保管工作第一，以预防为主，防患于未然。商务档案的损毁大多是一

7、个渐变的过程。做好商务档案保管工作，随时注意发现各种不利因素，将可能出现的企业档案损毁消灭在萌芽状态。第二，分析损毁原因，掌握损毁规律。商务档案的损毁，一般是由人为因素或自然因素造成的。人为因素是指商务挡潦人员或利用者因工作上的失职、操作上的失误而引起的商务档案的破坏。自然因素包括呐因和外因两个方面，内因是指商务档案载体材料的老化变质，外因是指企业档案保管环境中各种有害因素的影响。做好商务档案保管工作，必须找出造成特定商务档案损毁的主要原，有针对性地堵塞漏洞，加强防范。第三，采用先进技术手段，提高保管工作水平。商务档案管理人员要主动吸取各种新技术成果。不断提高商务档案保护的水平，最大限度地延长

8、商务档案的寿命。第四，健全科学的档案保管制度。为确保商务档案的完整、系统与安全，在商务档案保管工作中，应建立各项行之有效的规章制度，并在实际工作中予以贯彻执行。这些制度包括：（1）定期检查制度。针对商务档案的保管情况，要对商务档案的库房及被保管的档案定期进行检查，检查项目主要包括库房管理及防护情况、档案载体的质量、寿命与保管条件、安全保密情况等。如果遇到特殊情况或意外事件，如水灾、火灾、盗窃等，要随时进行检查，以维护商务档案的安全。（2）保密制度。商务档案是企业的宝贵财富，为了保守企业的商业秘密，维护企业的经济利益，应对商务档案采取一定范围的保密措施。保密制度即根据本企业的客观情况，明确规定商

9、务档案的保密范围、保密时限和秘密等级。同时要根据需要，定期进行保密检查，对已经超过保密时限的商务档案要及时解密，对秘密等级偏高的商务档案要进行降密，以便在确保商务档案安全的前提下，适当调整其利用范围。（3）借阅利用制度。（4）工作责任制度。4.商务档案的库房保管环境商务档案的保管环境应具备延长档案保管寿命的最佳温湿度、无虫害、无污染、少光照、无灰尘等基本条件。如果这些条件不具备，则应采取相应的防护措施。第一，温、湿度控制。商务档案库房必须具有适宜的温度、湿度。温度过高、过低与湿度过大、过小，均会造成对档案的直接损坏。例如温度过高、湿度过小，会使纸张变脆、强度降低，缩微胶片容易褪色甚至自燃，磁带

10、带基强度下降且易产生静电吸附灰尘。湿度过大，会使纸张、胶片、磁带等发生霉变，字迹褪色，影像、录音失真。温度过高、湿度过大，还会造成害虫滋生与繁衍，威胁档案的安全。因此，库房的温度、湿度一定要经常监测，使其保持在一定范围内。据有关标准推荐，比较理想的温度是1424，相对湿度是45%60%。为维持库房的最佳温、湿度条件，一般可以采用人工控制和自动控制两种方法。人工控制主要是采用密封的办法隔热、隔湿，或采用定期通风的办法降温、降湿等。自动控制是采用自动监控设备，控制库房温湿度，在条件不适宜时，自动打开降温除湿设备，使其恢复到最佳温湿度环境。第二，洁净、避免光照。灰尘、光照对商务档案有着直接的破坏作用

11、。如果档案载体上粘附了灰尘，纸质档案会字迹不清.声像档案会受到污染物的腐蚀，从而改变原有的音质和影像。光线，包括太阳光和灯光，对档案保管均有不利影响。这是由于光化学作用使纸张变黄、发脆，胶片软化或粘连，磁记录档案失真等。因此防尘、防光是档案库房的必要防护措施。除在建造库房时，应选择远离污染源的洁净环境外，还应注意库房的密封性。例如采用挂窗帘、安装百叶窗、装置密封性好的门窗及加装灯罩和毛玻璃等方法，减少或避免灰尘与光照.延长档案的保管寿命。第三，减少火灾和虫害隐患。火灾和虫害是破坏商务档案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“预防为主”应是库房管理的主导思想。例如为避免火灾，应加强对电源和火

12、炉的管理，实行严禁吸烟等防护措施；为防止虫害，应定期打扫库房，保持库房清洁，并配备必要的杀虫剂。随着新型载体材料商务档案大量涌现，对它们的保管条件要认真研究，尽可能为其创造最佳的保管环境，以延长档案寿命、确保其安全。5.档案利用工作的主要方式和途径企事业单位开展档案利用的方式和途径很多。这里择其要者做一些简要介绍：第一，开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅。第二，档案外借。这里的档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。第三，制发档案复制本。是根据档案原件制发各种副本，是开展档案利用工作的一项重要方式。它包括内供复制和外供复制。外供复制是实现档案交流的一个途径。第四，出