探析秘书的无约接待

1、探析秘书的无约接待秘书的无约接待直接影响组织的形象，关乎重大，必需要求秘书随机应变，灵敏处理，掌握接待技巧，从而确保顾客的满意。这里是一篇秘书的无约接待，接下来让我们一起看看吧!秘书的无约接待从事无约接待工作需要注意方法与技巧，既要热情接待、礼貌送客，又要坚持原那么，并讲求方法灵敏，为指导分忧。接待工作是秘书的常规性工作，是组织沟通内部的“桥梁，联络外部的“窗口。从某种意义上讲，秘书的接待工作，是单位的门面喉舌，是塑造组织形象的重要途径。接待工作对秘书的综合素质要求相当高，它不仅要求秘书具备良好的个人素质，如精神状态、言谈举止、着装打扮等，更需要秘书掌握接待工作的根本方法、技巧，才能保证接待工

2、作的成功。而成功的无约接待，更需要一个秘书良好的素养，娴熟的技巧，临危不乱的心理素质，机敏应变的才能，既能为指导排忧解难，又能让客人满意而归，塑造组织形象，维护组织信誉。一、对无约接待的根本认识无约接待是相对有约接待而言的，“在接待来访工作中，当有特邀的客人或代表团来访，工作单位应安排人员接待，这是有约接待，即指事先与组织有约定的接待工作。还有一种是事先没有约定的、临时来访的接待工作，称无约接待。 1 无约接待是秘书接待工作的重要组成部分。(一)无约接待的特殊性1.无约接待客源的复杂性。在无约接待中，秘书接待的客人既可能是政府官员，也可能是新闻媒体，既可能是合作伙伴，也可能是竞争对手，既可能是

3、外宾，也可能是内宾，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上级单位，也可能是下级单位，他们可能在国别、职务、身份、性别等很多方面具有复杂的特征。2.客人来访目的多样性和无法预测性。无约接待不同于有约接待，秘书会提早知道客人来访的目的，并根据其目的做好充分的准备工作，尽量做到接待工作的完美和万无一失。而无约接待由于客人到来之前没有给组织和秘书任何的来访提示，是贸然来访，所以秘书无法提早预测客人来访的真正目的，是属于常规的业务工作的来访，还是非常规的来访，是受欢迎的客人，还是不受欢迎的客人，所有的这些秘书都一概不知，所以无法做好接待前的准备工作，这无形当中增加了接待的难度。这就需要秘书具备较

4、高素养，娴熟的接待技巧，临场发挥，随机应变，机敏应对。3.接待方式方法的多样性和技巧性。由于客人的身份地位的复杂性和来访目的的多样性，就决定了秘书在接待的时候不能采用一样的接待方法，或者自己解决客人的问题，或者让相关指导接待客人，或者替指导挡驾等等，要详细情况详细分析，不能一刀切。另外，由于无约接待的无法预测性以及客源的复杂性，所有的这些都要求秘书有一定的接待技巧，才能保证让客人满意，让指导放心、满意。(二)无约接待的根本作用1.保障作用。社会组织一直处于与其他组织和个人的交往之中，有交往就有接待，接待以交往为前提并为交往提供保障。而无约接待是秘书接待工作的重要组成部分，搞无约接待工作，一方面

5、不仅可以保障组织的正常交往、运转，另一方面还可以替指导排忧解难，保障指导的正常工作不受干扰。2.公关作用。秘书人员在无约接待工作中，同时也发挥着公关工作的作用。接待工作质量的好坏，客人的满意与否，不仅关系秘书人员的个人形象，同时更在塑造着组织的形象。3.信息搜集与沟通作用。在无约接待工作中，秘书人员要与来访的客人交谈、沟通、交流，既要向对方传递其所需信息，又要从对方理解情况、搜集信息，必要时还要向指导和有关部门传递信息。4.“替补和“挡驾作用，即在不需要指导者出面接待时，或在指导外出或无法抽身时，由秘书人员直接接待客人，起“挡驾作用和“代理作用。二、无约接待的方法与技巧(一)热情接待，礼貌送客

6、首先要面带微笑地去主动问候来访者，不能因为对方没有预约而不理不睬，或者冷言相对。其次要尽快理解来访者到来的目的和内容。根据客人到来的不同目的而做出不同的处理。对于无约而来的客人，不管我们是不是满足了顾客的要求，当客人分开的时候都要对他们的到来表示感谢，对自己的缺乏之处深表歉意，笑脸相迎，微笑而送。从而确保顾客满意，塑造组织良好的形象。(二)坚持原那么，灵敏分流处理对于无约来访的客人 ，我们首先提倡预约的原那么，根据客人来访目的和事态的轻重缓急安排预约;假设客人来访的事态重要紧急，那么要灵敏处理，假设事情是秘书的职权范围内的事项，秘书设身处地为客人着想，及时处理，确保顾客满意，不可怠慢、不负责任

7、。假设客人到来，执意要见某一指导，而客人来访的目的又是合理正当，秘书要为客人安排约见指导，假设指导不能及时接见客人，应向客人抱歉，为客人重新安排预约;假设客人到来的目的不明、动机不纯、企业不受欢迎或者指导不愿意接见的客人无约而来，秘书就要灵敏机动替指导挡驾。(三)多方法灵敏挡驾，为指导分忧为指导挡驾，是秘书必须具备的一项技能，也是保障指导开展正常工作的一项根本条件。秘书在接待无约客人时，假设根据自己的职业悟性判断出客人确实需要挡驾，要根据客人来访目的及其特点的不同，灵敏采用不同的挡驾方式。第一，好心谎话法。对于那些指导不愿意接见的客人，可以采用好心的谎话的方法，告诉他指导不在，并且短时间不会回

8、来，告诉客人，假设他有什么要求可以告诉自己，等指导回来后，一定替他及时转达，尽快给对方回复。第二，单刀直入法。对于那些到来目的不明、动机不纯的客人，秘书要礼貌而明确地告诉他，你没有方法帮助他，指导不可能接见他，劝他早消除这个念头，不要在这件事情上浪费时间，免得以后再来纠缠。第三，旁敲侧击法。秘书在日常接待的过程中也会经常碰到一些拉赞助、搞促销等一些不受欢迎的客人，接待这部分客人，秘书礼貌、耐心，陪着交谈，对对方的要求深表理解，但是要旁敲侧击地告诉他公司的实际状况决定了双方没有合作的可能，因此，指导不可能见他。假设有时间还可以诚恳地提出一些建议，礼貌送客。第四，适当冷落法。对于那些屡次来纠缠或者坐在单位一定要等指导出来接见的客人，秘书可以给他倒杯茶，让他一个人坐着等，自己忙自己的工作，不要主动给他交谈，只要是不干扰单位的正常工作，就不要理会他，空间上也要与他保持一定的间隔 。总之，秘书的无约