公司费用报销管理规定

1、公司费用报销管规定1. 目的 为规范公司日常运营费用开支及报销程序，提高费用报销效率，特制 订本规定。2. 适用范围 本规定适用于公司除地办（不含昆明）外所有部门；本规定不含固定 资产购置、差旅、公关费用报销。3. 职责报销人：负责提供完整的报销凭证，对拟报销费用的真实性承担责任。 部门经理：负责本部门所发生费用的真实、必要、合理性的审核。财务部会计：负责审核费用报销手续是否完备，票据是否合法、合规、 合乎逻辑和完整有效。财务部经理：负责公司有明确费用标准的报销审批。 负责事先有签呈报告且报销金额在报告范围内的报销审批。 负责其他费用报销的审核。分管副总：经总经理授权，负责公司日常经营所发生费

2、用报销的审批。 总经理：负责副总经理所发生费用报销的审批。4. 内容审批原则 严格执行逐级审批，超出审批权限时自动转入上一级领导审批。 各级人员做出审批后，如审批事项违反公司制度、或有可能严重伤害公 司利益，财务部有权拒绝执行，但应及时告知对方并向总经理汇报。所有与费用有关的签批单交财务存档，以备审核。特殊情况可先报总经理（或其授权人）同意后先行支出，核销时补充审 批手续后方可办理。单据要求粘贴规范报销人须按财务部要求，把发票、车票、验收单等按从左到右的顺序整 齐、均匀粘贴在“粘贴薄”上并在右上角注明附件张数及金额，不得杂 乱；其中发票的奖票部分应剪除、不规则的票据应剪齐，不能将发票代 码、号

3、码剪掉或粘贴时遮盖。单据粘贴须逐张顺序粘贴（大一点的单据从右到左，小点的单据从下到 上）单据间距离至少参差5mn,以便清点张数，加总金额；同类性质的单 据尽量在一起，单据应粘贴整齐，以不超出费用报销单为准。票据规范内容完整：车票、住宿票、运费、餐费、印刷费及物品费用等，必须凭 符合税务规定的合法票据，过期或假发票一经查出界定为无效发票将不 给予报销。单据要有名称、编号；填制日期；接受单位名称（如“抬 头”）；经济业务的内容；经济业务的实物数量；单价和金额；填制单位 名称和经办人签字等要素。手续齐全，合规合法：发票必须符合财税部门规定（要有税务局监制章 或行政事业收据）；一式多联的发票，只能以“

4、报销联”办理报销；金额 计算必须正确，大小写金额必须相符；发票大、小写金额涂改、错误， 视同废票。真实有效：报销所提供的原始单据必须真实，与开支内容相符。车票及 住宿票，必须按批准的最短的出差线路，凭起止地或当地的有效票据报 销。如出现用甲地发票报乙地住宿，或发票时间与报销单不吻合等现 象，均视同废票。报销时限各项费用发生后，报销人应在 7 个工作日内完成报销手续；当月内无正 当理由而未报销的，按应报总额的1%天罚款。行政部日常备用金，应在每月 10 号前核销、备充。凡发生借支但费用尚未核销的人员，不得再次借支。替票管理 除购买食品、零星物品外，白条、收据不能作为报账依据，确实无发 票，经总经

5、理批准后可用其他有效票据填报。确因遗忘开具发票、发票遗失、零散采购无法开具发票等情况，可填具替票说明（附件 1），经上级签字证明后按报销程序办理。定额费用（如车辆补助费、规定差旅费或凭票领取的费用），须提供税 务认可的有效票据，否则财务部不予审核支付。费用细则办公费：指日常工作消耗的文具用品、纸张、色带、墨盒、办公用单据 等费用。综合部应在充分比价的基础上，尽量选择 1-2 家固定供应商，公司以转 账等方式支付。各部门应在每月 10日前，填报办公用品需求表 （附件 2），由综合部 汇总，实行月度集中采购。福利费:指公司员工本人结婚、近亲丧事 （详见公司福利管理规定 ）， 本人因病住院等公司给予

6、的慰问金。业务招待费：指因业务需要而发生的交通、住宿、餐饮、娱乐、礼品等 费用（详见公司相关管理规定）。总经理直接下级需要业务招待费支出时，应事先向总经理报告；其余部 门或人员应事先向分管副总报告。业务招待费报销时，须附业务招待费清单（附件 3）。公司指定签单点发生的业务招待费，应由公司指定签单人签单，其他人 签单一律不予报销。业务招待费的发生不得拆分逐次报销 , 否则，一经发现将对责任人按已 报销金额 1-3 倍处罚。汽车费：指公司自有车辆的油费、停车费、保险费、修理费、路桥费、 停车费，不含违规驾驶等的交通罚款。水电费：指公司办公及仓储场所的水、电费用。 会务费：指公司因业务需要召开会议所

7、发生的场地 / 车辆租用费、摄像 费、资料费及与会人员的交通、食宿等各项费用。会议主办责任人员应 事先申报费用预算签呈，经批准后借款。租赁费：公司为昆明以外员工提供住宿，包括房租、中介、物业费及押金，其余 由住宿人承担。经理及以上人员如另外租住，公司除承担中介、物业费外，按1000 元/月标准核销房租。市内交通费：指公司员工因公在市内办事所发生的交通费。 员工在市内公干时以公共交通工具为主，按实际票据报销；确因事情紧 急需要发生出租车费用，由部门经理向公司分管领导报告，报销时由分 管领导签字批准。市内交通费车票如出现连号，报销人应注明实际情况，否则财务部直接 按单趟实际发生数审核报销。其他由销

8、服部归口统一办理、核销。培训费：指公司为提高员工素质、新员工的就业培训或开展业务等需要 支出的与培训有关的费用。员工经批准参加外地单位举办的培训活动发 生的培训费据实报销，其中住宿费按照培训通知执行，交通费与餐补按 出差标准执行（详见公司相关管理规定）。企业文化建设费：指公司报刊图书订阅，组织团队活动等发生的费用。 此费用由综合部归口统一办理、核销。指公司因会议或宣传需要制作字幅、宣传画册（片），及公司各种广告宣 传发布费用。此费用由综合部归口统一办理、核销。此费用由综合部归口统一办理、核销其他未列费用科目，按公司相关管理规定、文件、通知执行。5. 罚责恶意虚报报销人恶意虚报费用，一经查实，处

9、虚报金额 1-5 倍罚款并立即开除； 根据其性质，公司保留包括追究法律责任在内的权利。票据不合规、不符逻辑、存在明显缺陷但虚报费用成功，造成公司损失 且无法弥补的，由虚报人所在部门经理承担 50%，财务部会计及经理各承 担 30%、 20%（附件 4罚款通知单），直接从工资中扣除。部门内一年出现2起（含）以上虚报费用事件，除按上述标准处罚外, 立即撤销部门经理职务。因财务部人员工作疏忽，造成公司损失（如多付）且无法弥补的，由出 纳及会计各按80% 20%承担，直接从工资中扣除。6附件附件1替票说明替票情况说明经办业务经办人员证明人替代票据类型替代票据金额替票情况详细说明公司领导意见替票入账审核附件2办公用品需求表办公用品需求表申请部门：年 月 日序号品名