公司公文处理办法

1、公文处理办法1 总则1.1 为使公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理质量和效率，有效实施督 办，特制定本办法。1.2 本办法适用于 蓝色海洋太阳能有限公司。1.3 公司公文是在商务洽谈和运营管理中形成的、 承接的具有法定效力和规范体 式的文书，包括纸质文件和电子公文。1.4 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关 联、衔接有序的工作。公司公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，公文 内容应明确简洁，公文流转应快速到位。严格执行国家和公司的有关保密规定， 确保公司机密的安全。1.5 行政部是公文处理的管理机构，主管并负责指导公文处理工作。 接收本公司外来公文、

2、信件、传真，并对公文进行登记、编号、分发。1.5.2 各单位公文由各单位行政部统一复核、制发、盖章、分发、传递、立卷、 归档、保管和销毁。1.5.3 督促、检查、指导本单位各部门文件管理工作。2 收文办理程序2.1收文办理指对收到外单位公文的办理过程，收文处理流程为：签收登记 分送一承办一批办一督办（详见收文办理流程图）。2.2 签收 一切外来公文（含电子公文）统一由行政部文书管理人员签收。2.3 登记 凡是送往公司的文件，均由行政部文书管理人员负责建立“收文登记表” （见附 表 1）。参加上级单位和地方政府召开的各种会议带回的文件和领导讲话材料， 应交行政部登记。 各部门在办理业务过程中收到

3、的公文， 应当到行政部补办登记 手续。2.4 分送2.4.1 根据公司领导分工、职能部门职责和管理范围，行政部文书管理人员在登 记后，应立即分送至相关领导传阅或部门办理。 各部门应认真履行签收手续， 建 立收文登记制度，并妥善保管文件。2.4.2 电子公文应即收即送，各部门对发送到的电子公文，要马上接收和办理， 并跟踪电子公文流转办理情况，保证收到的电子公文件件有着落。2.5 承办2.5.1 承办部门应明确承办负责人，对公司外部公文在公文处理单上提出拟办意 见和建议，并提交公司分管领导，有时间限制要求的应及时提醒阅文领导。2.5.2 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公

4、文应 当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。2.5.3 承办部门根据需要可提请相关职能部门协助，协办部门应积极予以配合， 并在拟办部门要求的完成时限内予以办理。 如不能取得一致， 及时报公司分管领 导协调或裁定。2.5.4 需要传阅的公文由承办部门负责传递。2.6 批办2.6.1 分管领导依据职责，应对承办部门及协办部门的意见予以审核，并签署明 确意见，如需由公司总裁批办的，由承办部门呈送总裁审批。2.6.2 领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名 和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的公文，签署“已阅”表 示同意。审批电子公文，应明确签署意见。2

5、.7 督办2.7.1 行政部要对送公司领导批示或者交有关部门承办、阅办的文件及时督办。2.7.2 对没有及时接收电子公文的承办部门，发送电子公文的部门要及时催办、 督办，防止漏办或延误。对发送到领导的电子公文，承办部门要认真做好跟踪服务工作。3 发文办理程序3.1发文办理指制发公文的过程，发文流程为：拟稿核稿会签审核复核、 登记一签发一套红印制一盖章一分发（详见发文办理流程图）。3.2 拟稿拟稿应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则。公司公文的拟定严格按照0A公文 流程办理，并按规定填写各项内容。正文部分要求文稿整洁、附件完整。 各部门 向公司领导的请示、报告、意见类公文，可采用公司内部呈请批件的形式

6、上报， 不必正式行文。3.2.2 主办人应根据公文内容，明确文件主送和抄送单位，具体要求详见蓝色 海洋太阳能有限公司公文处理附则 （附件一）3.3 核稿、会签、审核3.3.1 部门领导对本部门已草拟的公文内容（含附件）及文字进行全面审核，严 格把关，并签署明确意见后，报公司分管领导审核，不得越级报送。公司分管领导对相关文件进行审核。3.3.3 公文内容如涉及其它单位或其它部门业务的，应由主办部门转相关部门领 导予以会签审核，并签署明确意见。3.3.4 核稿、审核、会签程序结束后，各部门拟稿人将文件定稿（发文稿首页和 文稿的电子版本）交行政部。凡涉及公司规章制度建设的发文，由总裁办最终审核。3.

7、4 复核、登记3.4.1 发文由行政部统一复核。主要复核公文内容（含附件） ；流程是否清晰、准 确；各级审核意见是否完整、一致；是否符合行文规则；主送单位和抄送单位是 否妥当；公文格式是否正确等。 复核时如对内容有重要改动， 应当与拟稿部门协 商，或提出意见，退拟稿人修改。3.4.2 所有发文均由行政部统一编写文件字号，对内发文单位代字具体参见蓝 色海洋太阳能有限公司部门规范简称及发文代字对照表 （附件二）。 发文均先经行政部复核，再送公司领导签发。3.5 签发3.5.1 以公司名义制发的公文，由总裁签发或由总裁授权的副总裁签发。3.5.2 签批公文应明确签署 “同意”、“同意发”等字样，以及

8、姓名和签批时间。3.5.3 因出差或其他原因无法签发的急件，由发文部门电话请示有关签发人后， 按照总裁、副总裁的顺序，分别由后者先代为签发，在有关签发人回来后补签。3.5.4 经审核及公司领导签发后交行政部制作的文件，原则上不得改动。如必须 改动，应按公文制发程序重新审核并报签发人同意。3.6 套红印制3.6.1 主办人制作公文初稿，具体详见公文制作中各要素标识的参照标准 （附 件三）。3.6.2 行政部负责文件套红印制。公文样稿制作后，主办人负责对公文的文字进 行校对；行政部负责对公文格式进行校对，然后再进行文件的正式套红印制。3.6.3 正式发文份数和用印份数由拟文部门负责人确定。制发公文

9、由主办部门负 责装订，装订好后按规定份数， 与该文件同版本的电子公文一并移交行政部备案。3.7 盖章3.7.1 拟稿部门根据文件要求需加盖公司印章的，按照蓝色海洋太阳能有限公 司印章管理规定执行。3.7.2 用印印迹要端正、清晰，印章应当上不压正文，下压成文时间年、月、日4-7 个字。3.8 分发3.8.1 行政部对发出文件应详细登记，填写发文登记表 （附表 2）。3.8.2 公文由行政部文书管理人员按文件标明的分发范围统一分发，如需由业务 部门负责递交外单位的文件由业务部门代签并发送。 对密件的传递应采取保密措 施，确保安全。如需公司全员知晓的文件在公司 OA 系统上发布。4 公文立卷、归档

10、和销毁4.1 已办结的公文，在正式归档前，除以市、区人民政府名义行文的文件应立即 送行政部存档外， 其余文件由各部门暂存， 各部门文书管理人员应做好平时立卷 工作。4.2 属于归档范围内的公文，各部门文秘应当根据其相互联系、特征和保存价值 分类整理（立卷）；联合办理的公文， 原件由主办部门整理 （立卷）、归档。拟制、 修改和签批公文，书写字迹及所用的纸张必须符合存档要求。4.3 各部门在办理完所有收、发文后，由部门文书管理人员通过蓝色海洋 OA 档 案管理系统对文件进行预录或链接， 并提交所在部门主管审核， 审核通过后， 将 公文移交行政部档案管理人员归档。 行政部文书管理人员将文件的底稿和正

11、式文 件（含电子版）在发文后归档。4.4 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整 理（立卷）后，移交档案管理人员归档。工作人员调离工作岗位时，应当将本人 暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。4.5 不具备归档和查考价值的公文， 经档案管理人员鉴别并经行政部负责人批准 后，可以销毁。秘密级以上文件统一由行政部登记销毁，由二人以上监销，保证 不丢失、不漏销。 没有存档和查考价值的电子公文， 经过鉴别和行政部负责人批 准，进行删除。5 附则5.1 本办法由行政部负责解释、修订，自发布之日起施行。收文办理流程图:发文办理流程图:附件公文处理附则1 常用公文文种1.1 决定

12、适用于对重要事项或者重大行动做出安排， 奖惩有关单位及人员， 变更或者撤销 下级单位不适当的决定事项。1.2 决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。1.3 指示 适用于对下级单位布置工作，提出开展工作的原则和要求。1.4 通知适用于批转下级单位的公文， 转发上级单位或不相隶属单位的公文， 传达要求下 级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。1.5 通报适用于表彰先进， 批评错误， 传达重要精神或者情况。 对重要问题提出见解和处 理办法。1.6 公告 适用于向国内外和企业全体职工宣布重要事项或法定事项。1.7 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。1.8 报告

13、适用于向上级单位或其他行业管理部门汇报工作， 反映情况， 答复上级单位的询 问。1.9 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。1.10 批复 适用于答复下级单位的请示事项。1.11 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。1.12 函 适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和 答复审批事项。1.13 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守执行。2 行文规则2.1 可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。2.2 公司可与平行单位联合正式行文。但应确有必要，单位不宜过多。2.3 涉及多个部门职权范围的事项，主办部门应主动协商，

14、取得一致意见后方可 行文；对有关问题未经协商一致，不得各自行文。2.4 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的， 应当用抄送形式，但不得抄送其下级。 “报告”中不得夹带请示事项。2.5 除上级单位负责人直接交办的事项外，公司报送上级单位的公文，一般不得 报上级领导个人；主送单位应为“集团公司领导” 、“首都机场集团公司” ，不要 报公司领导个人。2.6 对外发文一般以公司名义发文，未经上级主管审核批准，公司内部任何部门 不得自行对外正式发文。2.7 本部门内的重要行文，应当同时抄送直接上级主管；受双重领导的部门向上 级主管行文，除了主送对象外， 应当写明抄送对象。 上

15、级主管向受双重领导的下 级部门行文，应当抄送其另一上级主管。3 写作原则3.1 公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定。3.2 写作应注意情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不 曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.3 公文文种应根据行文目的、职权范围和与主送单位的行文关系确定。3.4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。3.5 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引 用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。3.6 正文格式要求3.6.1 对外发文结构层次序数， 第一层为“一、”，第二层为“（一）”

16、，第三层为“1”， 第四层为“（1）”。3.6.2 公司对内发文结构层次序数为 1、1.1、；2、2.1、等依次排序。3.7 应当使用国家法定计量单位。3.8 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称 或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。3.9 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩 略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数 字。4 公文格式4.1 秘密等级和保密期限 涉及公司秘密的公文，应按照公司有关的保密规定标明密级和保密期限，其中， “绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。4.2 紧

17、急程度紧急公文应根据紧急程度标明“特急” 、“急件”。其中电报应分别标明“特提” 、 “特急”、“加急”、“平急”。4.3 公司发文标识 应使用公司全称；联合行文，主办单位排列在前。4.4 发文字号 发文字号应包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字 号。4.5 签发人 上行文应注明公文签发人姓名。4.6 标题准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类， 一般应标明发文单位。 公文标 题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题构成：发文单位名 称（可略）公文主题事由文种名称4.7 主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。4.8 附件说明 如有附件，应注明附件顺序

18、和名称。4.9 成文日期以公司领导或部门、 单位领导签发的日期为准， 联合行文以最后签发单位负责人 的签发日期为准。电报以发出日期为准。4.10 印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的文件以外，应加盖印章。联合上报的公 文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。4.11 附注包括公文的首办单位、 首办人、 联系电话以及需要说明的其他事项， 并加括号标 注。4.12 主题词 主题词为文件的归档及检索提供便利，其具体构成、拟写原则：4.12.1 主要由三大部分构成：类属词文件内容核心词文种，其中文件内容核 心词不得超过 3 个词，主题词的整体构成不得超 5 个词。4.12.

19、2 类属词一般确定为该文件经办部门的部门、单位简称；核心词应根据文件 内容高度提炼、概括；文种部分不可缺省。以“关于做好五一'节假日安全工 作的通知”为例，其主题词应为“行政 五一 安全 通知”4.13 抄送单位 应使用全称或者规范化简称、统称。4.14 印发机关和印发日期 标注印制公文的部门名称和日期。附件二:公司部门规范简称、发文代字对照表序号部门名称规范简称发文代字备注1总裁办公室总裁办蓝海办2财务部财务部蓝海财3行政部行政部蓝海行4人力资源部人资部蓝海人资5研发部研发部蓝海研发6制造部制造部蓝海制造7计划物流部物流部蓝海计划8品保部品保部蓝海品保9市场营销部营销部蓝海营销101

20、112131415附件三:对外发文制作中各要素标识的参照标准标题以下行距为单倍行距，字符为标准间距公文要素字号及字体备注眉 首发文字号3号仿宋GB2312签发人3号仿宋GB2312只有上行文才需要标注签发人姓 名主 体公文标题2号宋体加黑可分一行或多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称， 间距恰当，可适当调整字距。主送单位3号仿宋GB2312位于标题下空1行。左侧顶格， 回行时仍顶格；最后一个主送机 关名称后标全角冒号。公文正文3号仿宋GB2312主送单位名称下1行，每自然段 左空2字，回行顶格。附件内容用3号仿宋GB2312如有附件，在正文下空1行，左 空2字，名称后不加标点。“附

21、件”用宋体3号。成文日期3号仿宋GB2312以最后一位公司领导签字日期为 准。位于正文或附件下空第4行。右 空4字距离。公文生效 标识3号仿宋GB2312“盖章”后，可手工调整印章在 成文日期上的位置。当公文排版 后所剩空白处不能容下印章位 置，应采取调整行距、字距的办 法，加以解决，务必保证印章和 正文同处一面。如有附件，应与 标注附件的最后一行同处一面。附注3号仿宋GB2312填写经办单位、经办人、电话或 根据具体情况填写。左空2字距 离。版 记主题词（内容用）3号小标宋体“主题词”用3号黑体，词语之 间空1字距离抄送单位3号仿宋GB2312单位用逗号隔开，句号结束。左 空1字距离。印发单

22、位 和印发日期3号仿宋GB2312印发单位左空一字距离，印发日 期右空一字距离。主题词以下的各要素统称版记，位于最下方。对内发文制作中各要素标识的参照标准标题以下行距为单倍行距，字符为标准间距公文要素字号及字体备注眉 首发文字号3号仿宋GB2312主 体公文标题2号宋体加黑可分一行或多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称， 间距恰当，可适当调整字距。主送单位3号仿宋GB2312位于标题下空1行。左侧顶格， 回行时仍顶格；最后一个主送机 关名称后标全角冒号。公文正文3号仿宋GB2312主送单位名称下1行，每自然段 左空2字，回行顶格。附件3号仿宋GB2312如有附件，在正文下空1行，左

23、 空2字，名称后不加标点。“附件”用宋体3号。成文日期3号仿宋GB2312以最后一位公司领导签字日期为 准。位于正文或附件下空第4行。右 空4字距离。公文生效 标识3号仿宋GB2312“盖章”后，可手工调整印章在 成文日期上的位置。当公文排版 后所剩空白处不能容下印章位 置，应采取调整行距、字距的办 法，加以解决，务必保证印章和 正文同处一面。如有附件，应与 标注附件的最后一行同处一面。附注3号仿宋GB2312填写经办单位、经办人、电话或 根据具体情况填写。左空2字距 离。版 记主题词抄送单位3号仿宋GB2312抄送单位用逗号隔开，句号结束。印发单位 和印发日期3号仿宋GB2312印发单位左空

24、一字距离，印发日 期右空一字距离。主题词以下的各要素统称版记，位于最下方。平行文式样：（以西安蓝色海洋太阳能有限公司为例）西安蓝色海洋太阳能有限公蓝乂发2012号题名主送机关：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

25、XXXXX：XXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXX；XXXXXXXXXXXX；XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxx附件：1.附件名字2.附件名字二0二年x月x日（请在此处填

26、写附注）主题词：XXxx xx抄送：xxx,xxx,xxx.XXX。蓝色海洋太阳能有限公司2012年X月X日印发上行文式样：（以西安蓝色海洋太阳能有限公司为例）西安蓝色海洋太阳能有限公司蓝乂发2012号签发人：XXX题名主送机关：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx