word2013操作培训课件

1、Word2021操作指南Word202121 Word2021的工作界面21.1 标题栏21.2 功能区31.3 导航窗格41.4 文档编辑区41.5 状态栏52 Word2021根底操作52.1 创立文档52.2 保存文档62.3 输入和删除文本62.4 选择文本72.5 复制与移动文本82.6 查找与替换文本93标准编排文档103.1 通过设置文本格式美化字体103.2 通过段落格式美化段落113.3 页面美化和打印124制作图文并茂的文档144.1 用图形让文档更加生动144.2 用图片增强文档表现力164.3 用SmartArt图形修饰文档174.4 用表格直观显示数据195编排与审阅

2、文档205.1 使用目录205.2 文档的修订215.3 保护文档22Word20211Word2021的工作界面如weedAaBtAaRtsCAaBhC曲司BhCMBbfi的.做闻Met卜*IzJ?坦约,天涸隆五01有£度不用密?#aVfflfyn：PTSriF：R白瞅七口d(fins宜本北主.HJ+.Wcrd加券型戊池丰也正何肉商.支用测用ww国玳白亦:曲内文导航窗格状态栏文档编辑区HOWS1H,S1HQ付平中珏中01.1 标题栏标题栏位于Word2021的左上方,从左到右依次为限制菜单图标陶、快速访问工具栏日'、'？应修；操作的文档名称、程序名称'曰一,

3、和窗口限制按钮|一回x限制菜单图标：通过该菜单可对窗口执行复原、最小化和关闭等操作快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮,默认显示的按钮从左到右分别为“保存、“撤销和“恢复,点击右边下拉按钮可添加或删除显示的快捷图标,如图已增加打印预览和快速打印图标,单击这些按钮可执行相应操作.窗口限制按钮：从左到右依次为“最小化按钮、“最大化按钮、“向下复原按钮和“关闭按钮,单击他们可执行相应的操作.在窗口限制按钮左边多了一个“功能区显示选项"按钮国单击该按钮,弹生的快捷菜单中有“自动隐藏功能区、“显示选项卡和“显示选项卡和命令3个命令,单击不同命令可呈现不同的功能区效果.1.2 功能区功能区位于

4、标题栏下方,默认情况下包含“文件、“开始、“插入、“设计、“页面布局、“引用、“邮件、“审阅和“视图9个选项卡,每个选项卡由多个组组成.例如“开始选项卡由“剪贴板、“字体、“段落、“样式和“编辑5个组组成,有些组的右下角有个小图标,我们将其称为功能扩展按钮.将鼠标指针指向该按钮,可预览对应的对话框或窗格,单击该按钮,会弹由对应的对话框或窗格.此外,当文档中选中图片、艺术字或文本框等对象时,功能区中会显示“图片工具/格式选项卡.1.3导航窗格标题r面结果贵州黔桂金州建材ERPV首理制度1a2适用范围/3机构与职妻3J或5吧正统苣理暨小组32领导闲下设工传淘r办工浚3.4各部门ERP向位职重4具体

5、规定4.1 销售售理4.2 采购莒理43珀修笞理导航在导航窗格的搜索框中输入内容,程序会自动迅速搜索.如果文档中设置了多级标题格式,还可以在此窗格中拖动文档标题以重新组织文档内容.如果不小心将导航窗格关闭,按下“Ctrl+F'组合键可显示导航窗格.止匕外,在Word操作环境下按“Ctrl+H组合键,可翻开“查找和替换对话框来查找和替换内容.1.4文档编辑区文档编辑区位于窗口中央,以白色显示,是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域,也是向用户显示文档内容的显示区域.在早期的Word版本中,再次翻开文档时,可44查找IDdAaBbCcDd口R二匕：工卜据:替演黑调强调昭显强调卜Q邮.12

6、1H110US120122124120130132通过“Shift+F5组合键将光标定位于上次文档关闭时的位置.而在Word2021中,再次翻开文档时,在滚动条上将显示自动创立的标签,单击即可快速定位到该处.1.5状态栏状态栏位于窗口的底端,用于显示当前文档的页数/总页数、字数、输入语言及输入状态等信息.状态栏的右端有两栏功能按钮,其中视图切换按钮用于切换文档的显示视图,显示比例调节工具用于调整文档的显示比例.2Word2021根底操作2.1 创立文档在Word操作环境下切换到“文件选项卡,在左侧窗格中单击“新建命令,在右侧窗格中单击“空白文档选项.在Word操作环境下按下“Ctrl+N组合键

7、,可直接创捷一个空白文档.鼠标右键单击桌面空白处直接新建空白文档.2.2 保存文档单击快速访问工具栏“保存按钮或切换到“文件选项卡,单击左侧窗格中的“保存选项.如果是在Word操作环境下新建的文档,此时将默认切换到“另存为选项卡,在窗格中选择需要保存的位置.在“另存为对话框的“保存类型下拉列表中,假设选择“Word97-2003文档选项,可将高版本的Ofice版本另存为低版本的兼容模式,从而可以使用早期版本的Office程序翻开并编辑该文档.2.3 输入和删除文本启动Word2021后,在编辑区中不停闪动的光标“|便为光标插入点,所在位置是输入文本的位置.定位光标插入点后输入相应的文本内容即可

8、.假设需创立新的段落,按下“Enter键换行.按下“End键,光标插入点移至当前行行末；按下“Home键,光标插入点移至当前行行首.按下“Ctrl+End组合键,光标插入点移至文档末尾；按下“Ctrl+Home组合键,光标插入点移至文档开头.按下“PageUp键,光标插入点向上移动一页；按下“PageDown'键,光标插入点向下移动一页.在输入文档内容的过程中,除了普通的文字、数字外,还可以输入符号.常用的符号可由键盘直接输入,对于不常见的符号,将光标插入点定位在需要插入符号的位置,切换到“插入选项卡,单击“符号组,在弹曲的下拉列表中假设没有需要的符号,那么单击“其他符号命令,选中需要

9、的符号,单击“插入按钮或双击符号即可将符号插入文档,点击关闭.当输入了错误或多余的内容时,按下“Backspace键可删除光标插入点前的一个字符,按下“Delete键可删除光标插入点后的一个字符.选中需删除文本,按下“Backspace键或“Delete键可快速将其删除.2.4 选择文本对文本进行复制、移动或设置格式操作时,要先将其选中,从而确定编辑的对象.选择任意文本：将光标插入点定位到需要选择的文本起始处,然后按住鼠标左键并拖动,直至需要选择的文本结尾处释放即可选中文本,选中的文本将以灰色背景显示.选择词组：双击要选择的词组.选择一行：将指针指向某行左边的空白处,当指针呈形状时,单击鼠标左

10、键即可选中该行全部文本.如果要选择多行文本按住鼠标左键向上或向下拖动鼠标,到目标文本处释放即可.选择句子：按住“Ctrl键不放,同时用鼠标左键单击需要选中句子中的任意位置即可.选择一段：将指针指向段落左边的空白处,当指针呈形状时,双击鼠标左键即可选中当前段落.还可将光标插入点定位到某个段落的任意位置,然后连续单击鼠标左键3次也可选中该段落.选择分散文本：先拖动鼠标选中第一个文本区域,然后按住“Ctrl键不放,拖动鼠标选中其他不相邻的文本,选择完后释放“Ctrl键即可.选择垂直文本：按住“Alt键不放,然后按住鼠标左键拖由一块矩形区域,选择完成后释放“Alt键即可.选择整篇文档：将指针指向编辑区

11、左边的空白处,当指针呈“夕形状时,连续单击鼠标左键3次或按住“Ctrl键不放单击鼠标左键可选中整篇文档.“Ctrl+A组合键为选择整篇文档的快捷键.2.5 复制与移动文本选中文本后单击鼠标右键,在弹由的快捷菜单中单击“复制命令,可执行复制操作快捷键："Ctrl+Co复制文本后,使用鼠标右键单击光标插入点所需要插入位置,在弹生的快捷菜单中单击“粘贴命令,在弹由的下拉列表中选择粘贴方式可执行粘贴操作快捷键："Ctrl+V在编辑文档过程中,如果需要将莫个词组、句子或段落移动到其他位置,可通过剪切和粘贴操作来完成,选中文本后单击鼠标右键,在弹由的快捷菜单中单击“剪切命令,将光标定位

12、到要移动的目标位置后执行“粘贴命令即可.选中文本后按住鼠标左键,拖动至目标位置后释放,可快速实现文本的移动操作.在拖动过程中按住“Ctrl键,可实现对文本的复制操作.2.6 查找与替换文本除了可通过“导航窗格查找文本,还可以通过“查找和替换对话框进行查找.在“开始选项卡中,单击“编辑组“查找按钮右侧的下拉按钮单击“高级查找命令,输入要查找的文本内容,单击“查找下一处按钮,此时Word自动从光标插入点位置开始查找.当发现莫个字或词错了,在“查找与替换对话框中定位到“替换选项卡,在“查找内容文本框中输入查找内容,在“替换文本框中输入替换内容,单击“替换或“全部替换按钮可替换当前查找位置内容或全部文

13、档包含内容.多找和音搅召陷委找.|we回蛔查找内容囚：大家旃区的胡普球为缶：大参数,更筝M>J音揆因公金前苴找下T|西照3标准编排文档3.1通过设置文本格式美化777BIn诋&X©IWord默认显示字体为“宋假设单击“查找下一处"按钮,Word将先进行查找,查找内容以灰色背景显示.如果单击“替换按钮,可替换当前内容,同时自动查找指定内容的下一个位置；如果单击“查找下一处"按钮,Word会忽略当前位置,并继续查找指定内容的下一个位置.体,字号为“五号,字体颜色为黑色,根据实际需要可通过“开始选项卡的“字体组对这些格式进行更改.O1设置字体、02设置字号

14、、03字体加粗、04字体倾斜、O添加下划线、O设置字体颜色.在一些特殊情况下,需设置特大号字体,下拉列表无法满足需求,可直接在O框中输入字号.单击“字体组功能扩展按钮,切换到“高级选项卡,可用过调整字符间距使文字排列得紧凑或松散.3.2 通过段落格式美化段落在输入文本时,按下“Enter键进行换行后会产生段落标记“,但凡以“/结束的一段内容便为一个段落.段落的格式设置主要包括对齐方式、缩进、间距和行距等,合理设置这些格式,可使文档结构清楚、层次清楚.设置段落格式时,需选中所要设置的文档内容局部正“甘迁痣WX*zlf=isi*qeu段落f左对齐、居中、右对齐、两端对齐、O分散对其、O行间距、O编

15、号.段落首行缩进设置可单击“段落扩展按钮,在弹由的“缩进与间距组中,“特殊格式栏选择“首行缩进选项,默认缩进量为两个字符.为了使整个文档看起来疏密有致,可对段落设置适宜的间距和行距.间距指相邻两个段落之间的距离,行距指段落行与行之间的距离.设置间距：选中需要设置间距的段落,翻开“段落对话框,在“缩进与间距组“间距栏中,通过“段前微调框设置段前距离,通过“段后微调框设置段后距离,完成设置后单击“确定按钮.设置行距：选中需要设置行距的段落,翻开“段落对话框,在“缩进与间距组“间距栏中单击“行距下拉列表框,在弹由的下拉列表中选择段落行距,设置后单击“确定按钮.3.3 页面美化和打印将Word文档制作

16、好后,可根据实际需要对页面格式进行设置,主要包括设置页面边距、纸张大小和纸张方向等.fcjT-k由际人/m品胃on扭曲年*也文字片F里泛日喧知.小段,“*,-面总晋仁J)RE总工3项於士.而：ffitt0拧：*三00W8：口吃：I5W/'产、谒CL使,_=-二-二一一七运古隹位利页边距：文档内容与页面边沿之间的距离,用于限制页面中文档内容的宽度和长度.单击“页边距按钮,可在弹出的下拉列表中选择页面边距的大小.纸张方向：默认情况下,纸张方向为“纵向.假设要改变其方向,可单击“纸张方向按钮,在下拉列表中选择纸张大小：默认情况下,纸张大小为“A4.假设要改变其大小,可单击“纸张大小按钮,在下

17、拉列表中选择.假设需进行更详细的设置,可通过“页面设置扩展按钮对话框实现.“页眉是每个页面页边距的顶部区域,通常显示书名、章节名等信息.“页脚是每个页面页边距的底部区域,通常显示文档页码等信息.切换到“插入选项卡,单击“页眉和页脚组中的“页眉按钮,在弹由的下拉列表中选择页眉样式,所选样式的页眉将添加到页面顶端,同时文档自动进入页面编辑区,单击页眉位置可输入页眉内容,在“页眉和页脚工具“设计选项卡中还可设置页眉顶端距离参数.完成页眉编辑后,在“页眉和页脚工具“设计选项卡的“导航组中单击“转至页脚按钮,将转至当前页页脚.此时页脚为空白样式,可在“页眉和页脚工具“设计选项卡的“页眉和页脚组中单击“页

18、脚按钮,在弹由的下拉列表中选择所需样式.另外,双击页眉/页脚处,可直接插入空白样式的页眉/页脚,并切换到页眉/页脚编辑状态如果一个文档有很多页,为了打印后便于排列和阅读,应为文档添加页码,在“页眉和页脚组中单击“页码按钮,在弹生的下拉列表中选择所需样式.将文档制作好后,就可以打印了,不过在这之前要进行打印预览白,如果文档中某些地方不满意,可返回编辑状态进行修改,如图左上角返回图标.如果预览后打印范围超生纸张范围、打印页面设置等可通过“设置进行调整.如本打算打印一页的文档打印范围超生纸张范围打印预览页数为2页,点击“边距下拉列表进行选择或设置,使文档打印内容调整在一页上.4制作图文并茂的文档4.

19、1 用图形让文档更加生动为了使文档内容更加生动,可在文档创作过程中插入自选图形、艺术字等对象进行点缀.切换到“插入选项卡,单击“插图组中的“形状按钮,在弹由的下拉列表中选择需要的绘图工具.选择后鼠标指针呈十字形状,在需要插入自选图形的位置按住鼠标左键,然后拖动鼠标进行绘制,当拖动到适宜大小的时候释放即可.航一白一5;-3一篆有；三百五喻函iriwoerj=隔*插入自选图形并将其选中后,功能区将显示“绘图工具/格式选项卡,通过该选项卡可对自选图形填充颜色、添加文字、样式设置等操作.在Word中插入艺术字后,可通过“绘图工具/格式选项卡中的“插入形状“形状样式等组对艺术字文本框的格式进行设置,具操

20、作方法与自选图形的操作方法相同.假设要对艺术字文本设置填充、文本效果等格式,可通过“绘图工具/格式选项卡中的“艺术字样式组实现；假设要对艺术字文本设置文字方向等格式,可通过“文本组实现.可将自选图形、通过Word提供的叠放次序与组合功能,艺术字、等多个对象进行组合,形成一个新的操作对象,对其进行移动、调整大小等操作时,不会改变各对象的相对位置、大小等.对齐对象：按住“Ctrl键不放,选中多个对象,切换到“绘图工具/格式选型卡,单击“排列组中的“对齐下拉按钮.在弹由的下拉列表中选择需要的对齐方式,然后用同样的方式设置其他对象；设置叠放顺序：选中要设置叠放次序的对象,然后单击鼠标右键,在弹由的快捷

21、菜单中将鼠标指向需要的命令,如“置于顶层命令.在弹生的子菜单中选择需要的放置方式,然后用同样的方法设置其他对象.组合对象：按住“Ctrl键不放,依次单击需要组合的对象,将其全部选中.使用鼠标右键单击其中一个对象,在弹生的快捷菜单中单击“组合选项,在弹由的级联菜单中单击“组合命令.4.2 用图片增强文档表现力在制作产品说明书、公司宣传册等文档时,往往需要用插图配合文字解说,这就需要Word的图片编辑功能制作由图文并茂的文档,给读者带来精美、直观的视觉冲击.插入图片：将光标插入点定位到需要插入图片的位置,切换到“插入选项卡,单击“图片按钮,在弹生的对话框中选择需要插入的图片,单击“插入.功能区将显

22、示“图片工具/格式选项卡,通过该选项卡,可对选中的图片进行调整颜色、设置样式和环绕方式等操作.插入设计更囿布局弓I用蝌牛市星视资日值136宿ii-,整费在表格圄片联机图片形状SmartArt圄表群=图Office联机刘L颍相我接书答；/丁二泰悟楮图可用视器隹接LX插入屏幕截图：切换到“插入选项卡,单击“插图中的“屏幕截图按钮,在弹由的下拉列表“可用视窗栏中,将以缩略图的形式显示当前所有活动窗口,单击某个要插入的窗口缩略图.此时,Word2021会自动截取改窗口图片并将其插入文档.使用“屏幕截图可自由选择所需的截取区域,被选中局部将呈高亮显示,选好截取区域后释放鼠标,Word2021会自动将截取

23、的屏幕图像插入文档.4.3 用SmartArt图形修饰文档SmartArt图形常用于各种报告、分析类的文档中,能够通过图形结构和文字说明有效地传达作者的观点和信息.新建设置.保存在Word2021中插入的SmartArt图形默认以“简单填充的外观方式显示,其形状的边框颜色为蓝色,前景框的填充颜色为白色,背景框为蓝色,在实际应用中,可根据需要更改SmartArt图形的整体颜色或总体的外观形式,从而让图形更加美观.更改颜色：选中SmartArt图形,切换到“SmartArt工具/设计选项卡,单击“SmartArt样式这样中的“更改颜色下拉按钮,在弹由的下拉列表中单击需要的颜色选项.更改外观：选中S

24、martArt图形,切换到“SmartArt工具/设计选项卡,单击“SmartArt样式组中的“外观样式下拉按钮,在弹由的下拉列表中单击需要的外观样式.如果需要更改SmartArt图形中某个形状的样式,切换到“SmartArt工具/格式选项卡,在“形状组中单击“更改形状按钮右侧的下拉按钮,在弹由的下拉列表中单击需要的形状选项.形状将会自动改变,保持形状为选中状态,单击“形状样式组中的“外观样式下拉按钮,然后在弹出的下拉列表中选择形状的外观形式.保持形状为选中状态,单击“形状效果下拉按钮,在弹由的下拉列表中选择需要设置的效果选项,在展开的子菜单中单击需要的效果.4.4 用表格直观显示数据在Wor

25、d2021文档中插入表格的方法为：切换到“插入选项卡,然后单击“表格组中的“表格按钮,在弹生的下拉列表中单击相应的选项,通过不同的方法向文档中插入表格.插入表格：该栏下提供了一个10列8行的虚拟表格,移动鼠标可选择表格的行/列值.鼠标指针在指向的区域呈选中状态,并显示为橙色,此时文档中显示表格插入预览图.绘制表格：单击该选项,鼠标指针呈笔状,此时可根据需要“画由表格Excel电子表格：可在Word2021文档中调用Excel电子表格.快速表格：单击该选项,可快速在文档中插入特定类型的表格,如日历等.插入表格后,功能区将显示“表格工具/设计、“表格工具/布局两个选项卡,通过这两个选项卡,可对表格

26、进行相应的编辑与美化操作,如调整行高与列宽,插入与删除及合并与拆分单元格、应用表格样式等操作.5编排与审阅文档5.1 使用目录目录是文档中标题的列表,在编辑长篇文档时有必要编排目录.目录有两个功能,一是向读者展示文档的结构,二是指导读者进行阅读.因此,在设计目录时,我们首先需要列由各个局部的标题,然后才能针对文档的整体风格对目录进行设计.Word2021提供了几种内置样式,只需定位光标插入点,然后选择目录样式,便可自动在文档中生成目录.默认情况下,目录是以链接的形式插入的,按下“Ctrl键,同时单击奥条目录项,即可访问文档中的对应位置.此外,如果希望取消目录链接,只要按下“Ctrl+Shift

27、+F9组合键即可.插入目录的具体操作步骤如下：将光标插入点定位在文档开头,切换到“引用选项卡,然后单击“目录组中的“目录按钮,在弹由的下拉列表中选择需要的目录样式.假设文档的标题有改动,或者对应的页码发生了变化,可对目录进行更新操作,点击“目录组中的“更新目录按钮,在弹由的对话框中根据实际情况进行设置.5.2 文档的修订在一些正式场合,文档由作者编辑完成后,一般还需要通过审阅者的审阅,在审阅文档时,通过修订和批注功能,可在原文档的根底上进行修改和添加批注.必使用过1口归形加山切1日的朋友都知道,日的迷人之处除了在它里面拥有丰富的信息,还在于它的易用性二网上各个站点通过超级锥接互相连接,只要用鼠

28、标轻轻一点,就可以湍遍全球.在微软的97中提供了对超级雌的支持j在Word97文苜卬使用超期链接,只要用鼠标轻轻一点,就可以直接跳转到当前文档的某个位置或其他WQ097文档j甚至是lntemet/1ntranet上的某个Web页面.i切换到“审阅选项卡,在“修订组中单击“修订下拉按钮,在弹由的下拉列表中单击“修订命令.“修订按钮将呈高亮显示,表示文档呈修订状态,此时对文档做的所有修改都会以修订的形式清楚反映由来.假设要关闭修订功能,只要再次单击“修订下拉按钮,在弹由的下拉列表中单击“修订命令.止匕外,按下“Ctrl+Shift+E组合键,可快速关闭和启动修订功能,对于修订过的文档,作者可对修订进行接受或拒绝操作.假设接受修订,文档会保存为审阅者修改后状态；假设决绝修订,文档会保存为修改前状态.接受修订逐一接受：将光标插入点定位到要接受的修订处,在“审阅选项卡的“更改组中,单击“接受