工程管理部资料员管理制度

1、工程管理部资料员管理制度V:1.0管理制度精选整理工程管理部资料员管理制度2020-4-1工程管理部料员管理制度初稿一、资料员岗位职责(1)负责工程管理部内部及与项目部、公司总部及其他有关部门之间的文 件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真 传达、妥善管理、准确无误。(2)负责所涉及到的工程图纸、资料的收发、登记、传阅、借阅、整理、 组卷、保管、移交、归档。(3)参与工程管理部定期不定期的检查工作，做好项目部的各类文件资料 的及时收集、核查、整理、保管等工作。(4)负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。(5)及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方

2、面的信息。(6)参与工程投标工作。提供投标文件所需要的一些文件及人员档案等。 投标结束后，做好投标文件的保存工作。二.收集工程资料的原则(1)及时参与原则。施工单位文件资源的收集、管理工作必需纳入整个工 程项目管理的全过程，应经常深入施工工程现场，了解施工动态，及时准确地 掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工资源的及时收集、整理和核对。(2)保持同步原则。资源的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关， 必须与工程的施工同步进行，以保证文件资源的准确性和时效性。(3)认真把关原则。与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把文件资源的质量关。无论是对企业内部，还是对相关单位之间往来的文件资源都应认

3、 真核查、校对，发现问题，及时纠正。三.资料的管理工作(一)施工资料的管理1、整理分类。施工资料必须及时整理、分类。(1)、按资料的来源不同。如分为属于建设单位、勘察单位、设计单位、 监理单位、材料设备供应单位、施工总包单位、分包单位、有关部门等。(2)、按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位、施工单位、城建档 案馆等。(3)、按资料的内容不同分类。如属于施工管理资料、施工技术资料、施 工物质资料、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资 料、施工质量验收记录、工程竣工验收资料等按资料的专业性质不同分类。如 属于建筑结构工程、建筑装饰装修工程、建筑给水排水及采暖工程、通风与空

4、 调工程、建筑电气工程、建筑智能工程、电梯工程等。(4)、按资料形成先后顺序分类。对同一类型的资料应其形成时间的先后 顺序进行排序。2、存放保管。应配置适当的房间、器具(如文件筐、文件夹、文件盒、 文件柜)等来存放文件资料。资料盒、书籍等要摆放整齐，加强管理，做好防 范工作。3、严格履行借阅手续。应建立建健全完善的关于文件及资料的收集、分 类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免 文件资料的丢失和损坏。4、及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文件应及时组卷，按照合同 和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资 料，分别进行移交，完好归档。5

5、、负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意 保密的原则。6、参与施工现场规划，编制施工组织设计、施工进度计划，制定施工方案, 提取材料用量计划。7、负责施工资料的收集、编制与整理，收集质量证明文件。8、定期检查，每月25日检查当月所完成工程的施工资料。(二)、招投标文件的管理1、招投标资料管理范围(1)、招标资料：招标文件，即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版 文件。(2) .投标资料：投标文件，即：商务标、技术标、经济标等。(包括纸质文件和电子版文件)。2、招标文件的收集(1) .无论公司任何部门、任何人取到招标文件或其他相关文件后，应立 即交与工程管理部，由工程管理

6、部根据招标文件的要求，复印相关内容，分发 到各投标相关部门。(2) .分发之后，工程管理部资料员负责将原版的招标文件及其他相关文件分类、整理、归档(3) .任何部门人员从工程管理部借阅招标文件原件，都必须严格遵照工 程管理部制定的借阅程序，须经总工程师签字批准后方可借阅。3、投标后的投标文件收集(1) .无论中标与否，各参与投标的部门在送交投标资料时应备份，并由 工程管理部资料员整理、收集，确认完整后五日内将整套投标文件存档。(2) .参与投标的相关部门，不得私自从工程管理部借出备份文件，有关 部门方确实需要借阅，则借阅人应有部门领导的签条(见样条)。(3) .工程管理部领取中标通知书后，应即

7、刻由资料员存档，使用时按借 阅制度借阅和归还。4、中标图纸的发放和存档(1) .根据惯用的招投标程序，凡甲方或招标公司发放的正式的施工图纸, 必须在工程管理部存档一份备用图纸，给公司各部门借阅提供方便。(2) .对于公司自行设计的施工图纸，同样按照上述规定自觉执行。(3) .甲方、招标公司发放的正式图纸(盖有报审章或甲方签字认可)存 档后，不得随意借出、涂改。如需要，可临时翻阅或复印，复印者应在文件借 阅处登记。(4) .上述要求会给公司在中标后的决策、设计、施工、设计变更，施工 变更以及决算工作提供依据。4、存档后招投标文件的管理(1) .资料员负责管理招投标文件资料，按照日期，项目、及不同的性质 进行整理、分类、登记、存档备案，负责对存档文件资料的定期整理和检查， 负责统计文件借阅登记及归还情况，确保文件的完好性和有效性。(2) .资料员对所有招投标资料负责统一管理，因工作原因需要借阅招投 标资料，要明确责任人和使用期限，并持有部门领导的签条，使责任明确化、 具体化，以保证资料的完整和如期归还。使用期间，使用人要保证资料的完整 和清洁，造成破碎和丢失的要追究相应的责任。3 .报废的资料严格按照销毁和监销制度进行销毁。4 .公司职员调离或离开之前，要到工程管理部签字确认是否有借阅记录， 如有借阅，要将所借