公司档案管理办法55989

1、XXXXXX公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为了规范和提高公司档案管理工作水平，促进档案工作为企业的各项工作服务，根据中华人民共和国档案法，结合公司实际制定本办法。第二条 档案是指公司各单位在科学研究、生产经营、基本建设、党政工团管理活动中形成的对国家、社会、企业和个人具有保存利用价值的各种载体的文件信息材料、图纸、表格、影像制品、获奖证书、奖牌、锦旗、奖状和各类礼品等。第三条 公司各单位形成的各类档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分，对于企业的持续发展具有重大深远的现实和历史意义。各级领导必须给予高度重视，加强领导，整合资源，增强全员档案意识，同心协力做好档案工作。第

2、四条 公司各单位要将档案工作列入企业总体发展规划，并制定年度工作计划和目标。要纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制；明确单位档案工作分管领导，并经常检查档案工作，切实解决档案管理过程中的难题。第五条 公司各单位应认真贯彻、执行、遵守档案法，依法管理本单位各类档案。坚决贯彻执行集中统一管理各类档案的原则，建立和健全各级档案管理机构，集中统一管理本单位的各类档案，配备必要的设施设备，确保档案齐全、完整、准确和安全。各级档案业务管理部门，对所属系统的档案工作，要经常进行业务指导、监督和检查，全面提高档案管理水平。第二章 档案工作体制、机构、职责第六条 公司档案工作接受总公司办公室的领导和业务

3、检查。全公司实行集中统一领导，分级管理，逐级监督、指导和检查的原则。第七条 公司办公室是全公司档案业务主管部门，履行下列职责:一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、销毁、移交等有关规章制度、细则和办法。二、负责制定公司档案工作规划、计划和措施，总结交流和推广档案工作经验，组织培训和参与本系列职称评审工作。 三、指导并组织公司机关各部门文件材料的平时立卷、积累和归档工作；负责公司机关各类档案的收集、标准化整理、科学保管、编制各类检索工具；组织对超过保管期限的各类档案进行终审鉴定及审批监销工作；开展各类档案的提供利用等工作。四、组织编制档案

4、年度统计报表；指导并汇总“公司各单位档案工作年度统计报表”。五、监督、指导和协调公司所属机构各工程建设项目竣工文件的编制及组织，向建设单位办理移交工作。六、负责接受和永久保管撤消单位档案及材料。第八条 公司各单位应建立、健全档案管理机构，形成管理网络，明确职责，统一管理本单位形成的具有保存利用价值的各类档案。并负责本系统档案工作的业务指导、监督和检查。公司各单位档案全宗代号见附件1。第九条 各单位应为档案工作部门配备政治可靠、爱岗敬业，具有一定的档案专业知识和协调能力的工作人员，其人员数量与档案管理工作量相适应。档案工作部门负责人应具有大专以上学历水平或档案系列专业技术任职资格。第十条 档案工

5、作人员应当具有坚定正确的政治方向，忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研业务，努力提高政治、业务素质和工作能力。第十一条 各单位要加强档案干部队伍的建设，有计划地选调具有档案专业学历人员的同时，组织经常性的业务培训和继续教育。要疏通档案系列职称晋升渠道，改善人员结构，提高人员素质，保证档案管理队伍相对稳定和有序衔接。第三章 各类档案的收集、归档第十二条 各单位要严格执行档案管理有关规定，明确规定各类文件材料的收集归档部门、人员和岗位职责; 建立健全文件材料及各类信息资料的收集归档制度，其中应明确规定各类文件材料归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求等。第十三条 各单位可结合文件材料和信息资料形成的流程、

6、内容特征等确定分类、收集、归档责任部门和人员，明确归档时间。一、公文类(如正式来往公文、函、电报、合同、协议)的相关文件材料，由办理部门文件管理人员负责立卷、收集、整理、归档。文件材料归档范围见附件2。二、公文以外其它形式(如科技、会计、声像、实物等)的文件材料和信息资料，由单位有关业务部门的兼职文书人员或特定专人负责收集整理、及时归档。三、归档时间：纸质文件一般应在文件材料形成年度的第二年上半年，向档案部门移交归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档同时进行。工程、科研项目档案一般应在项目验收通过后三个月内向档案部门移交归档；建设周期长的项目可分阶段、分项归档。声像档案和荣誉

7、实物档案整理完毕后随时归档。会计档案在会计年度终了后，暂由本单位财务会计部门和经办人保管一年（出纳人员不得兼管会计档案），保管期满后，由财会部门和经办人编造清册向档案部门移交。各类干部和职工逝世五年以上的个人档案移交本单位的档案部门永久保管。撤销单位的各类档案应在原单位撤销后及时向档案部门移交。第十四条 各单位和相关责任人应本着对企业负责的高度责任感，及时将应归档的各类文件材料和信息产品移交档案部门集中管理，任何人都不得据为己有或拒绝归档。第十五条 归档文件材料的基本要求:一、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系。必须整理规范，层次分明，齐全完整，手续完备。二、归档的各类文

8、件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证和利用价值的文件材料，需加盖公章，并注明原件现存何处；归档的各类文件材料应完整、准确、系统、全面反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史进程。文件材料归档后任何人不得擅自更改。三、文件书写和载体材料应能耐久保存，宜使用碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔及红墨水等不耐久材料;宜使用激光打印机，不宜使用喷墨打印机打印文件材料，以利长期保存及利用。四、非纸质文件材料(如电子文件)应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉字译文的应一并归档，无译文的要译出标题后归档。五、两个以上的单位合作完成的科研、工

9、程项目，主办单位保存全套文件材料。由公司统一管理的工程项目形成的工程竣工档案，应全部向公司办公室档案馆归档，其中合同、协议、竣工验收报告及重要的文件资料应归原件。第四章 档案管理第十六条 各单位档案管理部门应对所保管的档案采取下列管理措施:一、建立科学的档案管理制度，分别制定文书、科技、会计、声像、荣誉实物等档案管理细则。并纳入相关人员岗位责任制，定期进行考核，逐步实现档案管理工作规范化、标准化;二、档案工作场所实行库房、阅览室、办公室三分开。库房建设应符合档案保管要求，实行科学保管。配备防火、防盗、防光、防热、防有害气体、防潮、防虫、防磁等必要的设施和设备。三、加强对电子文件归档和电子档案的

10、管理，积极推进档案管理现代化，与本单位信息化建设同步进行。四、主动向单位领导汇报档案管理工作，反映存在问题，提出建议或意见。第十七条 对接收的纸质文件材料应按照有关规定进行分类、排序及规范化整理。第十八条 划定档案密级，一般按照文件材料形成时确定的密级或单位保密部门的规定确定。第十九条 各单位要制定切实有效的措施，加强档案的安全保管，特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密和知识产权档案的管理。第二十条 建立档案统计制度，对档案管理的收进、移出、保管、提供利用、检索工具的编制及人员构成等情况进行准确的统计，并按规定向上级档案管理部门汇总并编报档案工作基本情况统计表。第二十一条 主动开展档案利用工

11、作。建立档案借阅制度，编制各类检索工具，编辑史志、年鉴、专题文件汇编，开发档案信息资源，为企业各项工作提供及时、准确及快速有效的服务。档案材料的利用、公布，不得损害国家、社会、企业、个人和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。各单位必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。第二十二条 对保管期限己满的档案应定期进行鉴定，提出鉴定工作报告。对确无保存价值的档案要登记造册，经有关领导批准后进行监销。经相关人员终审鉴定后需继续保存的应单独排序、另行保管。第二十三条 国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作，确保档案完整与安全。第二十四

12、条 公司及所属单位干部、会计、公安档案的管理办法，应分别符合有关文件精神与要求。第二十五条 公司各子公司要建立自己的档案室，集中管理本单位文书、会计、科技档案和荣誉实物档案。各子分公司要建立档案分室，集中管理本单位文书、会计档案；以公司名义承揽的工程项目竣工资料和荣获的省部级以上奖项等科技、荣誉档案以及其它重要的档案资料，都要归存公司办公室档案馆。第二十六条 公司各单位要深入持久地开展档案目标管理达标工作，依据公司档案目标管理考核标准（见附件3），对照检查本单位档案工作的组织建设、人员配备、制度建设、基础投入等方面的工作，确保档案工作持续、稳定、健康发展并取得成效。第五章 奖 惩第二十七条 有下列事迹之一的，由各单位对在档案工作中做出突出贡献的部门和人员给予表彰和奖励:一、对档案的收集、整理、管理、编研开发、提供利用做出显著成绩的;二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;三、在推动、加强企业档案基础工作方面做出显著成绩的;四、同违反档案法律、法规的行