克拉玛依建设项目文件归档要求

1、 克拉玛依建设项目文件归档要求第一节 建设项目文件归档要求一、文件编制与归档质量要求（一）归档的建设项目文件应由归档部门经过系统整理并组成保管单位后向档案部门移交，装订成卷的应该使用规定卷皮装订。（二）案卷装订的具体要求案卷装订前应当去除金属物，表格文件一律表头向上或向左。凡装订的文件要按照案卷外封面-案卷内封面-卷内目录-文字材料页（图纸页）-卷内备考表的顺序排列。案卷装订时图纸卷左右两边不平时，可在左边加硬纸条垫平，将案卷内封面至卷内备考表之间的文字材料采用三孔一线的方法装订起来。装订好的案卷要求做到牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。（三）归档的建设

2、项目文件材料必须符合下列要求1、归档的建设项目文件应为原件。2、归档的建设项目文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。3、归档的建设项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4、归档的建设项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。文件签署内容必须完整（如：意见、日期、结论、人名、公章、等级章等）。5、竣工资料案卷封皮右上角加盖“正本”、“副本”图章。6、录音、录像、电子文件应保证载体的有效性，竣工文件（竣工图）扫描分辨率应不低于200dpi，扫描的图像宜采用PDF或JPEG文件格式，扫描后

3、的图像文件保存在相应案卷或文件的档号命名的文件夹中。二、归档时间要求除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目完成后3个月内将建设项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。三、归档移交手续归档单位应编制档案交接文据及企业档案目录一式两份（有特殊要求可以增加份数），交接双方分别在档案交接文据上签字、盖章，档案交接文据各留一份以备查考。档案交接文据及企业档案目录通过档案管理系统或离线客户端打印，不需要手工填写。第二节 建设项目文件整理建设项目档案以项目为单位组卷进行整理，采取装订或不装订的形式组卷。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求

4、，由文件形成单位进行整理。项目档案应当按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）进行整理。归档图纸应当按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。一、建设项目文件的组卷原则1、组卷应按照项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收及项目后评估等阶段分别组卷。2、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。3、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。4、监理文件按单位工程组卷。5、竣工验收文件按单项工程、专业等组卷；项目竣工

5、图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷。6、设备文件按专业、台件等组卷。7、案卷不宜过厚，一般不超过30mm。二、卷内文件材料排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。4、竣工图按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。三、卷内页号编写1、卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷单独编号，页号从1开始。2、页号编写位置：单面书写的文件

6、材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号；图纸一律在标题栏正面右下角编写页号。3、印刷成册的科技文件材料并自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4、案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。四、卷内目录的编制1、序号：以一份文件为单位，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。2、文件编号：应填写工程文件原有的文号或图号。3、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4、文件题名：应填写文件标题全称。5、日期：应填写文件形成日期。6、页次：填写每份文件材料首页上标注的

7、页号，最后一份文件填写起止页号。详见附表6-2。附表6-2卷内目录档号：第页序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1××公司开工报告2014-04-2012××公司施工组织设计2014-04-1512-80五、卷内备考表的编制1、卷内备考表要填写卷内文件的件数、页数，并由立卷人、审核人签名和注明日期。2、说明项填写整理、保管过程中出现的页号编错、文件缺损、字迹褪色、纸张变质、修改、应归档文件材料另行保管单位的档号等问题，说明的内容经办人要签名并注明日期。3、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。详见附表6-3。附表6-3卷内备考表本卷共有文件材料 2

8、件 ,共 80 页。说 明： 本卷共80页，其中第11页为2页，11-1,11-2。立卷人：（施工单位资料员）年月日检查人：（施工单位技术负责人）年月日六、案卷封面的编制1、案卷题名拟写：文字材料案卷题名由工程项目名称、单项工程（单位工程）名称、文件材料名称组成。竣工图案卷题名由工程项目名称、单项工程（单位工程）名称加图纸名称组成。2、编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位。施工文件的编制单位一般为施工单位。监理文件的编制单位为监理单位。3、起止日期：填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。4、保管期限：依据归档范围填写档案划定的存

9、留年限。5、密级：按照保密规定填写。详见附表6-4 。附表6-4案卷封面档号XXXX放水转油站土建工程质量评定立卷单位 XX工程公司起止日期 XXXXXXXX-XXXXXXX 保管期限 XX 密级 XX 七、案卷内封面的编制施工文件、竣工图、监理文件组卷要有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位、监理单位和建设单位项目管理部门的责任人员审核、签名。签名不得他人代签或以个人印章代替或打印。1、施工文件（包括竣工图）、无损检测、监理文件组卷必须有案卷内封面。2、竣工图案卷内封面的格式将交工技术文件改为竣工图。监理文件将交工技术文件改为监理文件。3、施工文件（包括竣工图）的编制单

10、位是施工单位，监理文件的编制单位是监理单位。4、未实行监理的项目应将施工文件（包括竣工图）案卷内封面的“监理单位、审查人、负责人及年月日”栏目去掉。详见附表6-5。附表6-5案卷内封面_XXX_联合站系统工程工程（施工、无损检测或监理）交工技术文件单项工程名称_ XXX联合站系统工程单位工程名称_站外系统编制单位 XXX 建设单位 XXX 监理单位 XXX 监督单位XXX编制人 XXX 审核人 XXX 审核人 XXX 审核人XXX负责人 XXX 负责人XXX 负责人 XXX 负责人XXX 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日第三节 建设项目竣工资料验收一、验收的基本要求1、建设项目竣

11、工验收工作均应当进行项目档案的验收，未经档案验收和档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。2、凡是按批准的设计所规定的内容新建、扩建、改建的基本建设项目和技术改造项目均在验收范围之内。3、建设项目档案是指从建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件资料，均在验收范围之内。二、验收申请程序及条件1、项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报建设项目档案验收申请表（见附表6-6）。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。2、申请项目档案验收应具备下列条件（1）项目主

12、体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要。（2）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力。（3）完成项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。（4）基本完成项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。3、项目档案验收申请报告的主要内容（1）项目建设及项目档案管理概况。（2）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施。（3）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况。（4）档案在项目建设、管理、试运行中的作用。（5）存在的问题及解决措施。附表6-6 建设项目档案验收申请表项 目 名 称XXX联合站改扩建工程 审批（核准）机 关XXXX立 项 日 期XXXX

13、XXXX投 资 规 模XX万元建 设 时 间XXXXXXX建 设 单 位（法 人）XXXX设 计 单 位XXXX主 要 施 工 单 位XXXX主 要监 理 单 位XXXX计 划 档 案验 收 日 期XXXXXXXX计 划 竣 工验 收 日 期XXXXXXX联 系 人XXX联 系 电 话XXXXXX地址/邮编XXXX电 子 信 箱XXXX申 请 单 位自 检 意 见 （单位盖章） XXXX 年 XX 月 XX 日验 收 组 织单 位 意 见（单位盖章） XXXX 年 XX 月 XX 日三、验收方法1、档案验收应当与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同时进行，重点放在初步验收阶段，项目档案专项验

14、收应在项目竣工验收3个月之前完成。2、检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案数量比例不少于15%。重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。3、项目档案验收应重点检查项目文件材料的质量及整理立卷是否符合完整性、准确性、系统性及规范性的要求，具体检查内容如下：（1）检查档案资料的完整性。主要检查工程项目建设全过程中形成的应归档的文件、资料是否全部归档；确保前期文件、监理文件、施工管理文件、竣工图、竣工验收文件全部收集归档，各种文件原件齐全。（2）检查档案资料的准确性。重点检查档案资料的内容是否真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，

15、图物是否相符，技术数据是否准确可靠，各种签字和盖章手续是否完备，尤其注意重要的前期文件、工程的重要结构部分和隐蔽工程文件，重要的材料、设备档案，确保准确。（3）检查档案资料的系统性。主要检查档案资料的编制是否按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类是否科学，组卷是否合理。（4）检查竣工图的编制情况。检查归档的竣工图是否图面清晰整洁、折叠规范、装订整齐，是否加盖竣工图章且项目填写齐全、规范。尤其要注意图纸资料目录与实际图纸是否相符。（5）检查档案案卷的规范性。主要检查卷内目录、案卷封面、卷内备考表是否填写齐全、规范；检查文件材料字迹是否符合耐久性要求；检查重要文件材料是否使用了复印件；检查案

16、卷页号的编写是否符合档案管理的要求等。四、验收意见与验收报告的编写1、档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。验收意见包括以下内容：（1）项目建设概况；（2）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况与质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；（3）存在问题、整改要求与建议。项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不应进行竣工验收。2、项目规模较大或形成项目

17、档案在1000卷以上的（含1000卷），应当有档案情况的项目竣工档案验收报告，形成档案在1000卷以下的，则应当有竣工验收报告中专章叙述竣工档案的情况，其具体内容应当包括：（1）项目档案资料概况；（2）项目档案工作管理体制；（3）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；（4）竣工图的编制情况及质量；（5）项目档案资料的接收、整理管理工作情况；（6）存在问题及解决措施；（7）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；（8）附表。附表中包括的条目：单项、单位工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。在项目竣工验收鉴定书中应有关于竣工档案情况的评价。第四节 建设项目档案信息化

18、管理归档单位在归档建设项目档案时，在移交纸质档案的同时，应将案卷信息录入到中石油档案管理系统，录入的数据要与纸质档案一同归档。不能使用中石油档案管理系统的单位，可以使用中石油档案管理系统配套软件“离线客户端”录入数据，对所形成的数据打包处理后移交归档单位并导入中石油档案管理系统。对于标有属于国密和油商密两星以上密级的档案不得著录到档案管理系统中。一、案卷级内容著录1、案卷题名、编制单位：依据案卷封面填写的内容如实填写。2、起日期、止日期：可按卷内文件最早日期和最晚日期填写。3、保管期限：按照本单位确定的保管期限填写。4、密级：按照保密部门的规定在对文件材料或案卷的保密级别作进一步的明确后填写相应的商业密级。5、保密期限：按文件材料或案卷已经确定的保密期限填写。6、件数：填写卷内文件的总件数。7、页数：填写案卷的总页数。8、载体类型：分为纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、其他。按照