档案管理办法

1、 档案管理办法 文件编码：ZSL-GF-XZ0106 版本状态：V2.0档案管理办法一、总则1. 为加强和规范公司的档案管理工作，提高档案的实用性和有效性，充分发挥档案的支撑作用，提升公司管理水平，为公司发展服务，特制定本制度；2. 公司档案，是指公司在经营、管理和其他各项活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；3. 公文承办部门和承办人员，要保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。因工作变动或离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、档案管理职责1. 档案管理分三级.综合室代表公司负责全公司的档案管理；各部

2、门经理作为部门档案责任人（日常管理原则由部门文员负责或指定人员负责）；业务负责人或经办人作为三级管理责任人；2. 管理责任人要按照规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档以及查阅/借阅等工作。各级责任人要忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。三、档案分类归档要求1. 总体原则1) 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，以区别不同的价值，便于保管和利用。2) 原则上以各部门职能进行档案分类，尽可能切分清楚。为保证分类档案的相对完整性，部分资料可以在不同职能的分类档案中重复存档。3) 归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4) 不同年度的文件一般不得归在一起立卷；跨年

3、度的总结归在后一年立卷；跨年度的会议文件归在会议开幕年。 5) 档案文件材料要区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系进行系统的排列。2.档案组成公司档案由档案目录、分类档案册和档案文件组成。1) 档案目录：档案目录是记录档案文献内容特征和形式特征的档案二次信息系统,是按照一定的次序编排而成的条目组合，简单的说档案目录就是所有分类档案的条目按照一定的分类逻辑和层次汇编而成的目录文档。A. 分类档案编号及分册号：每一类别的分类档案拥有一个唯一的编号，是查找和归档的

4、关键索引。以公司会议纪要这一分类档案为例：行政档案目录在档案目录中一级编号是1，会议纪要在行政档案的二级编号是4，则分类档案-公司会议纪要的档案编号为：1-4。目前公司有2011年及2012年会议纪要，所以，2011年会议纪要档案编号为：1-4-1,2012年会议纪要档案编号为：1-4-2。以后有增加则依此类推；B. 档案册编号：随着时间或其他因素的变化，某一分类档案一册已经归档满了，会出现多册的情况，则可采用（1）、（2）顺序号来区分不同分册号。例如公司2011年会议纪要，如果出现了多册，便用顺序号来加以区别，第一册的具体分类档案册编号为：1-4-1（1），第二册为：1-4-1（2），可见分

5、类档案册编号由分类档案编号加上分册顺序号组成。C. 档案目录格式示例（示例见附件1）2）.分类档案册（1）档案册标签标签是用来标志分类档案册的。标签内容包括：档案编号、分类档案名称、管理部门、责任人。标签统一插在档案盒侧边。（示例见附件2）（2）文件目录文件目录是分类档案册内文件的查询和归档索引。从方便查询和归档出发，文件目录根据不同分类档案的文件性质编制文件目录。例如收发文、台账、重要证照、管理制度等类别档案的文件目录编写示例如下：发文：序号来文单位/部门来文时间文件名称文号存档人存档时间。（示例见附件3）台账：序号文件编号（往往以商户编号、设备编号、楼栋号作为文件编号）文件名称（往往以商户

6、名称、设备名称、楼栋名称作为文件名称）存档人存档时间。重要证照：序号证照名称存档人存档时间。管理制度：序号制度名称存档人存档时间。3、档案文件档案文件：按一定的特点和规律组合起来，具有查考利用价值，办理完毕的文件即为档案文件。档案文件是档案管理工作的对象，对于档案文件的收集、整理，是档案工作的根本保证。档案管理人收到档案文件一定要及时归档，同时盖上文件签收章和存档章，并在印章处签名。四、档案的日常归档存放管理档案采取行政部集中管理与其他部门分散管理相结合的办法。总档案目录由行政部统一管理、各部门由部门负责人（或委托专人）管理部门的档案目录。三级档案管理人每周进行实体和电子档案的归档，二级管理人

7、每月进行部门实体和电子档案更新管理（包括档案目录），一级管理人每季度进行公司全部电子档案和公司总档案目录的更新管理。在每年的第三季度首月将上年实体档案移交行政部集中在档案室进行存放。各级档案管理人在更新档案或移交档案存放地点后均须与上级档案管理人在档案目录或文件目录处进行签章确认。五、档案查阅与借阅1、查阅、借阅本部门档案，当事人可直接与档案管理人联系办理（见附件4）。2、公司证照原件无特殊情况不得外借，如确因公办事需用原件，经行政部经理同意后方可借出。3、行政部存档的公司重要文件原件，概不外借，如有需要只能使用复印件。4、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏

8、、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句。7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。8、不准转借，必须专人专用。9、用后按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。六、本制度自二一二年十月一日起执行。附件1：档案目录编号档案名称 册数文件份数管理部门责任人1XXXXXXXXXXX1月1日 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2001-1-1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2001-1

9、-2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 附件2：档案册标签规范1-4-1（1）2011年会议纪要管理部门：行政部管理人：xxx 附件3、文件目录示例及字体规范：一级目录字体规范：档案目录字体居中，行高40,22号加粗黑字体。编号档案名称 册数文件份数管理部门责任人行高25,16号加粗黑字体。1XXXXXXXXXXX 字体居中1月1日 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2001-1-1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2001-1-2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

10、XXXX2XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二级目录字体规范：序号来文单位/部门来文时间文件名文号存档人存档时间字体居中，行高25，11号加粗仿宋字体。1XX2012-5-29XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX发201218号XXXX2XX2012-5-29XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX发201219号XXXX3XX2012-5-29XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX发201220号字体居中，行高25，11号无加粗仿宋字体。XXXX4XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX发201211号XXXX页码字体规范： 1-5-1 XXXX 责任人：钟倩序号文件编号文件名存档人存档时间11-5-1-1XXXXXXXXXXXXXXX