时间管理与统筹安排PPT课件

1、职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp1工作的统筹安排技巧工作的统筹安排技巧时间管理时间管理2007年6月20日职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp2案例分析案例分析人物：小张及其同事、客户人物：小张及其同事、客户地点：某软件公司，我们称为地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主公司（小张的雇主/工作场所）工作场所）事件：小张的一天事件：小张的一天p某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了，某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了，应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的

2、银行提了款。应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。pA公司每周一上午公司每周一上午9点例会，时针指向点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。层的会议室。一般来说，课内例会时间安排一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况以及本周计划；如遇特别重大以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上信息共享、分析、讨论

3、之后，再决定解决方案。信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。p由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时，由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时，只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息信息”。p马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：上周曾去拜访了三家公司上周曾去拜访了三家公司本周需要本周需要“出现场出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司解决新安装软件运行问题的有四家公司p刚想松口气，突然想起刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的

4、给天之前课长安排的给B公司写的公司写的新产品导入书新产品导入书的事情的事情还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到任何相关数据呢！任何相关数据呢！p小张赶紧给课长就小张赶紧给课长就导入书导入书的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。尽快完成。职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp3案例分析案例分析到此时，小张心里到此时，小张心里 稍觉安定。稍觉安定。p不对，事情好像还没有完不对，事情好像还没有完；想起来了，上周三

5、，公司大客户中的；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人公司的负责人曾在小张外出访客户时就产品问题打过曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话投诉电话”，为此还要求给他的报价，为此还要求给他的报价降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报汇报”“”“解释解释” 。p9点点15分分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码公司负责人的号码,接线的秘书小

6、姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司公司的事情，不觉之间，又过了的事情，不觉之间，又过了5分钟。分钟。p9点点20分分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了间来到了16层的技术课层的技术课 。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。不巧的

7、是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。p9点点35分分小张在返回自己座位途中又被会计部门的小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有抓住，因为小张的差旅费报销有问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。遍才得以离开。p10点整点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并并启动电脑。检查收件箱的时候发现有启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自封新邮件，其

8、中有一封来自C公司的负责人，公司的负责人，言辞激烈：言辞激烈：“我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半”等内容着实令等内容着实令小张看后脸色发白，马上又给小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。公司的负责人打了电话，对方依然不在。pC公司是公司是A公司手头的公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张认为自己应该直接和认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句“今

9、天忙死了，真够呛今天忙死了，真够呛”，就飞奔出办公室跑向，就飞奔出办公室跑向C公司。公司。职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp4案例讨论案例讨论 小张身边发生的事情似曾相识？小张身边发生的事情似曾相识？ 小张究竟遇到了什么问题？小张究竟遇到了什么问题？ 如果把小张换作是你，如果把小张换作是你， 你会怎么安排接下来的工作呢？你会怎么安排接下来的工作呢？ 请大家思考请大家思考职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp5企业员工的时间统计情况企业员工的时间统计情况有关专家对一些企业做过有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟

10、踪调查，员工工作时间内的活动跟踪调查，在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计，在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计，得出一些惊人的结论得出一些惊人的结论有效利用时间有效利用时间- -在做为公司创造效益的事情在做为公司创造效益的事情 20%20% 20%20%不知道在干什么不知道在干什么- -在等待、扯皮、或者发呆在等待、扯皮、或者发呆 30%30% 80%80%忙而无效忙而无效- -不知道方向、目的，忙忙叨不知道方向、目的，忙忙叨叨在无谓的事情上叨在无谓的事情上 30% 30%负效益的负效益的 事情事情- -内耗、重大失误、帮倒忙内耗、重大失误、帮

11、倒忙 20% 20%职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp6调查显示调查显示我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间职场中管理层的人员渡过私人时间的状态职场中管理层的人员渡过私人时间的状态无心安静无心安静享用午餐享用午餐每两周末每两周末必得加班必得加班每个周末每个周末必得加班必得加班ABC职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp7什么是时间什么是时间时间的定义时间的定义：从过去，通过现在，直到将来，从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种各样的事件过程所形成的

12、轨迹连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹时间的特征时间的特征绝对公平性绝对公平性不可再生性不可再生性不可逆转性不可逆转性不可替代性不可替代性不能停滞性不能停滞性不可伸缩性不可伸缩性职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp8时间管理理论发展的几个阶段时间管理理论发展的几个阶段 - 1三三“代代” 说说备忘录备忘录以便笺以便笺/ 核对核对为特征为特征目标目标/计划计划日历日历/登记簿登记簿强调效率强调效率计划计划排序排序控制控制记下记下要办要办的的事情事情随身随身携带携带各种各种便条便条办完办完划掉划掉责责任任感感明确明确价值观价值观目目标标 甄别甄别优先优先

13、重点重点制定制定长期长期中期中期短期短期目标目标计计划划时时间间表表承诺承诺期限期限使用使用各种各种手册手册四四“代代”说说取三取三“代代”之精华而去其不足，基础为之精华而去其不足，基础为“重要性重要性”模式模式更加顺应潮流又有所超越的更加顺应潮流又有所超越的要事第一要事第一职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp9时间管理理论发展的几个阶段时间管理理论发展的几个阶段 - 2I.公鸡型公鸡型II.仓鼠型仓鼠型III.北极熊型北极熊型IV.狼群型狼群型V. 熊猫型熊猫型记录时间和事件记录时间和事件当日事当日毕当日事当日毕被各种时间所控制被各种时间所控制在追求社会

14、公益的前提下在追求社会公益的前提下追求自己的人生价值追求自己的人生价值工作工作=享受享受消费消费=创造创造倡导倡导在创造团体利益的同时，一定要在创造团体利益的同时，一定要追求个人利益，实现团体追求个人利益，实现团体/个人个人利益的均衡利益的均衡团队精神团队精神追求集体利益追求集体利益忽视个体幸福忽视个体幸福有计划有计划/追求效率追求效率缺乏目的性缺乏目的性更加忙碌更加忙碌强调自我价值观强调自我价值观/目标目标追求自身利益最大化追求自身利益最大化缺乏团队观念缺乏团队观念五五“代代”说说职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp10紧急紧急不紧急不紧急重重要要重大项

15、目重大项目/ /合同合同/ /客户的谈判客户的谈判紧急问题的处理紧急问题的处理重要会议或工作重要会议或工作接待重要人物接待重要人物( (救火救火/ /危机处理收拾残局）危机处理收拾残局） 第一象限第一象限-I -I企业目标、战略、理念、价值观企业目标、战略、理念、价值观计划、安排、准备、预警计划、安排、准备、预警学习、培训、年会、学习、培训、年会、family day family day 宴请外地来京的客户宴请外地来京的客户（平衡（平衡/ /自制自制/ /自律自律/ /有远见有远见/ /少有危机）少有危机）II-II-第二象限第二象限不不重重要要 第三象限第三象限-III-III突发情况突发

16、情况无谓的电话无谓的电话/ /邮件邮件/ /信函信函报告、会议、应酬报告、会议、应酬（不重视目标计划短视忙（不重视目标计划短视忙于救火怪罪他人）于救火怪罪他人）IV-IV-第四象限第四象限各种闲杂琐事各种闲杂琐事无聊的电话无聊的电话/ /邮件邮件/ /信函信函突然的造访突然的造访上网上网/ /发呆发呆/ /闲聊闲聊（全无责任感（全无责任感）时间的四个象限的界限和关系时间的四个象限的界限和关系I 、重要紧急、重要紧急II、重要不紧急、重要不紧急 III、不重要紧急、不重要紧急IV 、不重要不紧急、不重要不紧急有关时间管理的一些原理和方法有关时间管理的一些原理和方法-2职场基本技能培训系列职场基本

17、技能培训系列-TMJune 20,07/zwp11有关时间管理的一些原理和方法有关时间管理的一些原理和方法 - 4ABC分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？首先完成重要首先完成重要/必要的工作必要的工作按照工作的轻重缓急来完成任务按照工作的轻重缓急来完成任务每次只专注于一项工作每次只专注于一项工作在规定的时间之内更高效率的完成任务在规定的时间之内更高效率的完成任务在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源）在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源）授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作授权他人协助你完成（他人能够胜任）

18、的工作纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情价值相对较低但所占价值相对较低但所占份额最大的常规文份额最大的常规文书档案往来信函等书档案往来信函等可以部分授权他人协助完可以部分授权他人协助完成的也很重要的工作成的也很重要的工作只能由专人团队（不能授只能由专人团队（不能授权他人）完成的最重要工作权他人）完成的最重要工作职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp12有关时间管理的一些原理和方法有关时间管理的一些原理和方法 4 续续时间利用的价值分析时间利用的价值分析工作的价值工作的价值实际花费的时间实际花费的时

19、间非常重要的非常重要的A类工作类工作重要的重要的B类工作类工作次重要的次重要的C类工作类工作A类占类占65%B类占类占20%C类占类占15%C类工作类工作花费花费65%的时间的时间B类工作类工作花费花费20%A类类只用了只用了15% 职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp13优先原则优先原则我们任务是我们任务是将重要的事情将重要的事情放在首要的位置上放在首要的位置上有关时间管理的一些原理和方法有关时间管理的一些原理和方法 - 5职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp14紧急紧急不紧急不紧急重重要要第一象限第一象限-I -I

20、 II-II-第二象限第二象限不不重重要要 第三象限第三象限-III-III IV-IV-第四象限第四象限I 、重要紧急、重要紧急II、重要不紧急、重要不紧急 III、不重要紧急、不重要紧急IV 、不重要不紧急、不重要不紧急类工作马上做类工作马上做类工作马上做或安排日类工作马上做或安排日程或者授权他人去做程或者授权他人去做类工作授权出去类工作授权出去或者不做或者不做学习运用时间管理的原理和方法学习运用时间管理的原理和方法职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp15目标目标-计划计划-优先原则优先原则目标是衡量一个人的行为尺度目标是衡量一个人的行为尺度目标使我们

21、明确为什么做事目标使我们明确为什么做事目标使我们集中精力于重中之重目标使我们集中精力于重中之重如果没有目标，即使时间计划和工作方法再完美也是无济于事如果没有目标，即使时间计划和工作方法再完美也是无济于事p如果我们不在事情开始之前确定行为的终极目标如果我们不在事情开始之前确定行为的终极目标p那么我们的行为只能是混沌一片那么我们的行为只能是混沌一片p只有给自己设定好了目标，只有给自己设定好了目标，才能在繁杂的事务中保持清醒的头脑才能在繁杂的事务中保持清醒的头脑有了目标，即使压力再大，也会遵照正确的方法，有了目标，即使压力再大，也会遵照正确的方法，整合自己拥有的资源充分发挥自己的能力，完成工作整合自

22、己拥有的资源充分发挥自己的能力，完成工作目标目标职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp16笛卡尔的原理：笛卡尔的原理：所有大一些的目标、措施等等，都可以被分割成若干部分所有大一些的目标、措施等等，都可以被分割成若干部分第一步第一步设定目标设定目标我的目标是？我的目标是？第二步第二步仔细想想仔细想想我现在最应该做什么？我现在最应该做什么？第三步第三步将第二步内容按照优先原则进行排列将第二步内容按照优先原则进行排列要事第一要事第一第四步第四步经过一段时间的训练第一步经过一段时间的训练第一步- -第二步第二步- -第三步第三步要点要点书面目标书面目标/项目项目将整

23、个工作分割成若干部分将整个工作分割成若干部分根据优先原则、按照时间先后顺序，将各部分进行排序根据优先原则、按照时间先后顺序，将各部分进行排序完成各部分工作，对成果进行检验完成各部分工作，对成果进行检验目标的细分目标的细分职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp17计划计划p把目标进行详细规划，确定具体行动步骤和完成期限把目标进行详细规划，确定具体行动步骤和完成期限p计划就是为了实现目标而做好准备计划就是为了实现目标而做好准备p计划就是为了赢得时间计划就是为了赢得时间一定要做书面计划一定要做书面计划书面计划可以减轻记忆的压力书面计划可以减轻记忆的压力文字可以产生

24、自我激励的效应文字可以产生自我激励的效应书面计划可以更少分散我们的注意力，督促尽早完成工作书面计划可以更少分散我们的注意力，督促尽早完成工作各项任务一目了然各项任务一目了然提升成就感提升成就感更好地预测自己的有效时间更好地预测自己的有效时间更自信的抗拒干扰更自信的抗拒干扰职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp18p给妈妈买生日礼物给妈妈买生日礼物p到银行取钱到银行取钱p周一的例行会议周一的例行会议p员工的例行报告员工的例行报告p公司的公司的“新产品导入计划书新产品导入计划书”p需要收集的数据信息、资料需要收集的数据信息、资料p财务小王要小张重新填写差旅报销单

25、财务小王要小张重新填写差旅报销单p公司的投诉及降价要求公司的投诉及降价要求p需要给重要客户打的电话需要给重要客户打的电话p急于找的人不在急于找的人不在p各种各样待阅读处置的邮件、信息各种各样待阅读处置的邮件、信息p急于电话联络急于电话联络“支持系统支持系统”的同时，却无法找到关键人员的同时，却无法找到关键人员p突然想起来的拜访或者（还有）不请自来的造访突然想起来的拜访或者（还有）不请自来的造访回过头来看看小张到底遇到了些什么？回过头来看看小张到底遇到了些什么？ 职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp19紧急紧急不紧急不紧急重重要要第一象限第一象限-I -I

26、II-II-第二象限第二象限不不重重要要 第三象限第三象限-III-III IV- IV-第四象限第四象限I 、重要紧急、重要紧急II、重要不紧急、重要不紧急 III、不重要紧急、不重要紧急IV 、不重要不紧急、不重要不紧急如果你是小张如果你是小张 案例讨论回答三案例讨论回答三请把小张的工作重新分配一下请把小张的工作重新分配一下职场基本技能培训系列职场基本技能培训系列-TMJune 20,07/zwp20谁偷走了我们的时间谁偷走了我们的时间l来自上司的干扰来自上司的干扰l来自同事的干扰来自同事的干扰友邦的援助友邦的援助l来自下属的干扰来自下属的干扰随时地指导随时地指导l来自朋友的干扰来自朋友的干扰不请自来不请自来l来自自己的干扰来自自己的干扰工作安排工作安排/沟通沟通/电话电话职场人士