XXX小区入伙方案

1、九龄·美景小区入住方案目 录第一章 管理处组织架构及人员配备2第二章 物资采购及后勤保障准备工作6第三章 接管验收准备工作7第四章 入住准备工作13始兴县美景物业服务有限公司九龄·美景项目拟定于2012年8月8日入伙，为确保入伙工作的顺利进行，现就入伙准备工作从如下几方面开展：项目部组织架构搭建及人员配备、物资采购及后勤保障准备、接管验收准备、入伙准备等，具体计划内容如下：第一章 项目部组织架构及人员配备一、项目部组织架构总经理1人 总经理助理1人安全、客服主管1人工程主管1人文员、出纳1人监控室3人工程维修2人水、电工2人保安队长1人清洁班长2人客服员3人保安员20人清洁

2、绿化8人二、人员配备 1、成立工作小组并确定小组成员组 长：孟雄英 副组长：兰天宇组 员 ：陈彩云、陈军明等2、工作职责：1、组长：负责人员编制的审批与入伙前人员到位的工作统筹和安排。2、副组长：协助组长负责人员招聘及培训工作的安排和部署。3、组员：负责员工的招聘与培训工作。3、昊成.欧景缘管理处一期人员编制（公司核定编制）类别岗位人数拟到岗时间备注管理层总经理1已到位总经理助理1已到位客服、保洁主管1已到位工程主管1已到位财务内勤1已到位基层客服4暂定1人兼社区文化,1人兼行政内勤安全20暂定其中一名为队长维修4暂定保洁8暂定其中一名为带班食堂21合计43人以上编制仅为九龄·美景一

3、期人员编制 ，不含前期营销配合人员编制。三、人员招聘1、严格按公司核定编制进行人员招聘。2、管理层员工由公司客服行政部负责招聘到位。3、基层管理岗位员工建议通过公司内部竞聘或推荐形式开展。4、基层员工由管理处负责招聘，公司行政人事部配合，品质管理部专业协助（如工程维修工）。四、人员培训（下列培训仅做为参考计划，各部门专业主管根据人员到岗时间及入伙工作安排予以调整）1项目部全员培训培训主题培训内容完成时间配合部门培训讲师培训对象公司及项目介绍内容见附件16月15日至6月30日行政人事部 管理处全体员工服务的考核标准内容见附件16月15日至6月30日品质管理部 管理处全体员工员工行为规范内容见附件

4、16月15日至6月30日项目部各专业主管管理处全体员工应知应会内容见附件16月15日至6月30日项目部各专业主管管理处全体应急事件的处理内容见附件16月15日至6月30日项目部各专业主管管理处全体员工2安全人员培训培训主题培训内容完成时间配合部门培训讲师培训对象岗位职责及工作制度内容见附件27月1日7月10日品质管理部安全主管安全管理员安全管理基础知识内容见附件27月1日7月10日品质管理部安全主管安全管理员消防基础知识内容见附件27月1日7月10日品质管理部安全主管安全管理员军事体能训练内容见附件2每周2次项目部安全主管安全管理员应急事件处理内容见附件27月1日7月10日品质管理部安全主管安

5、全管理员3工程人员培训培训主题培训内容完成时间配合部门培训讲师培训对象岗位职责及工程制度内容见附件36月15日至6月30日品质管理部工程主管工程人员专业技能内容见附件36月15日至6月30日品质管理部工程主管工程人员应急事件处理内容见附件36月15日至6月30日品质管理部工程主管工程人员4、环境人员培训培训主题培训内容完成时间配合部门培训讲师培训对象岗位职责及工程制度内容见附件46月15日至6月30日品质管理部保洁主管保洁人员应急事件处理内容见附件46月15日至6月30日品质管理部保洁主管保洁人员5客服人员培训培训主题培训内容完成时间配合部门培训讲师培训对象程序文件培训内容见附件56月15日至

6、6月30日品质管理部总经理助理客服人员客户沟通技巧内容见附件56月15日至6月30日品质管理部总经理助理客服人员物业管理法律法规内容见附件56月15日至6月30日品质管理部总经理助理客服人员行为规范内容见附件56月15日至6月30日品质管理部总经理助理客服人员附件1：管理处员工培训计划表附件2：安全人员培训计划表附件3：工程人员培训计划表附件4：环境人员培训计划表附件5：客服人员培训计划表第二章 物资采购及后勤保障准备工作一、物资采购及后勤保障工作小组：组长：孟雄英副组长：兰天宇组员：陈彩云、陈军明、卢致民等二、工作职责：1、 组长：负责整个物资采购及后勤保障的统筹与指导工作。2、 副组长：协

7、助组长负责对物资采购及后勤保障具体工作的安排和协调工作。3、 组员：负责根据时间接点对物资采购进行采购、报销、管理。三、工作安排时间节点：序号工作内容到位时间工作责任人配合部门配合部门责任人1物资采购暂定卢致民行政人事部2资料印刷暂定陈军明品质/行政四、物资采购类别类别到位时间项目责任人配合部门配合部门责任人备注1、管理用房办公用品类暂定行政内勤行政人事部2、物资印刷类入伙资料印刷暂定陈军明品质管理部/行政人事部质量记录印刷暂定陈军明品质管理部/行政人事部3、标识类暂定行政内勤品质管理部/行政人事部4、常用物资类安全类暂定卢致民行政人事部环境类暂定卢致民行政人事部工程类暂定卢致民行政人事部/品

8、质管理部5、员工宿舍暂定兰天宇行政人事部6、员工食堂暂定兰天宇行政人事部7、服装暂定陈彩云行政人事部第三章 接管验收准备工作一、接管验收工作小组：组长：孟雄英副组长：兰天宇组员：陈彩云、陈军明等相关工程人员二、工作职责：1、组长：负责该项工作的统筹、规划和管理。2、副组长：负责验收各项事宜的具体落实。3、组员：汇同地产项目部、施工单位及相关部门，根据施工进度联合对物业竣工工程及室内外设备、资料等进行全面系统地验收。三、接管验收工作安排（本计划仅供参考，具体根据现场实际情况确定再予以调整）：工作事项工作内容时间要求工作责任人配合职能部门配合职能部门责任人完成情况及要求备注物业接管验收物业接管验收

9、成立接管小组组暂定工程主管品质管理部工作过程的决策、指导和分工，把好质量关。人员资料和物料准备暂定项目经理行政人事部人员招聘到岗，接管验收资料、工具准备齐全。详情见第一章第二章培训暂定工程主管品质管理部接管验收流程、验收技能培训。详情见第一章接管验收暂定工程主管品质管理部根据项目中心提供交接清单，按照分工，对本专业范围部分实施现场验收； 核实资料对验收中存在的问题进行归纳汇总，并转呈地产客服部。复验暂定工程主管品质管理部对整改情况进行跟踪检查，直至达到符合规定的要求和标准。钥匙门禁卡交接暂定工程主管品质管理部单项工程验收交接（如电梯及机电设备类）按地产移交时间确定工程主管品质管理部确保验收质量

10、备注：接管验收工作根据项目施工实际完成情况及时调整验收小组工作时间。四、接管验收工作流程：现场逐户验收验收小组客服组配合记录、分类汇总、派发、备份 地产工程师领单分派维修施工方维修组 物业收单确认地产工程师师不合格物业复检验收小组 合格消项向施工单位发扣款通知报地产公司和物业公司统计分析报表备注1：1、 接管小组根据职能分工，对本专业范围部分实施现场验收，并将现场检查验收结果分别记录在各接管验收记录表上。同时将各项验收记录表及时返馈给地产相关专业工程师，录入整改系统开展整改工作。2、 核实资料：接管组在现场检查的同时，应核实项目部提供的资料，逐项查明，计量清楚，当发现实际情况与资料不符时，应及

11、时进行记录，并请项目部施工单位的陪同人员签字，同时提醒相关单位尽快查明原因。备注2：1、 物业复验由接管小组汇同项目部、地产客服、施工单位联合进行;2、接管小组依据初验结果对整改情况进行跟踪检查，直至达到符合规定的要求和标准，并在各接管验收记录表中记录。附件3：（一）、钥匙/门禁卡接管组：负责钥匙/门禁卡接管工作的整体筹备和执行；交接钥匙的范围包括：业主户门及阳台门、信报箱、设备间、管井间、机房、控制箱、防火门、天台门、地下室、地下车库及公共区域等其他钥匙；交接门禁卡的范围：单元门门禁卡。（二）、接收标准1、接收钥匙/门禁卡时需逐户分类进行与施工方进行接收；2、逐户开启试用，查看是否能打开，如

12、发现有损坏或打不开现象，在交接清单上记录，需施工方签字确认；3、核对钥匙/门禁卡数量，如发现有短缺现象，需让施工方在交接单上签字确认；4、未接收的钥匙/门禁卡，需施工方签定确认，注明原因并规定交纳期限。5、钥匙/门禁卡接管组应做好钥匙/门禁卡接管清单统一汇总到管理处存放、存档。五、接管验收资料明细（要求在入伙前一个月内提交，最迟于入伙后三个月）（一）产权资料1) 项目批准文件；2) 用地批准文件； 3) 建筑执照；4) 产权清册（小业主姓名、产权、居住位置、建筑面积清单）；（二）政府验收合格资料：1) 工程竣工验收备案表；2) 消防工程验收合格证；3) 用电许可证；4) 供用电协议书；5) 用

13、水审批表、水费收缴合同书；6) 电梯使用合格证；7) 智能系统、通讯、电视等交验证明及相关资料。（三）工程技术资料：1) 建筑、结构、电气、给排水、空调、燃气等工程的全套竣工图纸及各类公共设备使用说明书、调试报告等；2) 地质勘察报告；3) 工程合同及开、竣工报告；4) 工程预算分项清单；5) 图纸会审记录；6) 工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)；7) 隐蔽工程验收记录；8) 沉降观察记录及其沉降观察点布置图；9) 竣工验收证明书；10) 钢材、水泥等主要材料的质量保证书；11) 新材料、构配件的鉴定合格证书；12) 水、电、空调、采暖、电梯等设备及卫生洁具的检验合格证书；

14、13) 砂浆、混凝土试块试压报告；14) 供水、供暖管道的试压报告；15) 机电设备订购合同、单台设备的说明书、试验记录及系统调试记录。四）、其他资料（六图二书二报告）1) 按1/1000比例尺的现状图；2) 规划总平面图；3) 道路规划图；4) 竖向规划图；5) 市政设施管网综合规划图；6) 绿地规划图； 7) 居住小区的详细规划说明书；8) 环境预评价书；9) 环境影响报告；10) 室内空气质量检测报告。六、房屋本体的交接1) 楼栋数量；2) 屋面；3) 楼地面；4) 公共区域（室内）装修；5) 电气；6) 水卫消防；七、机电系统的交接：（一）设备清点接管：入伙前，由物业公司与项目中心共同

15、对机电设备数量及附属物品进行清点，对现场状况进行简单描述，由双方经办人在设备接管单上签字后提交项目总经理和物业项目部经理确认。（二）机电系统功能验收：机电专业各分项工程通过政府验收后，项目中心应明确验收责任工程师，组织公司内部相关人员严格按照施工规范与设计要求进行机电专业内部验收，验收合格并经项目总经理签字确认后，责任工程师通知物业公司按系统进行功能验收。机电系统功能验收尽可能在入伙前完成，如果条件不允许，可以在入伙后再进行，但在项目中心撤销或相关专业工程师调离前，必须完成。机电系统功能验收完毕单是项目中心完成机电系统交接的唯一性标志，是办理结算的必要条件，由项目总经理和物业总经理签字生效。1

16、) 给排水系统；2) 电气系统；3) 消防系统；4) 通讯系统；5) 保安对讲及电视监控系统；6) 电梯系统；7) 园林绿化系统；8) 照明系统；9) 燃气系统第四章 入伙准备工作一、入伙准备工作小组：组长：孟雄英副组长：兰天宇组员：管理处各专业主管二、工作职责：1、组长：负责该项工作的统筹、规划和管理。2、副组长：配合组长负责各项事宜的落实与安排。3、组员：根据计划进行筹备组织，确保顺利入住。三、各部门入伙前的准备工作：部门工作内容完成时间负责人配合职能部门完成情况及要求备注环境部清洁开荒暂定品质管理部确定保洁开荒单位，签订保洁开荒协议暂定品质管理部确定成品保护单位暂定品质管理部完成楼道及户

17、内、外围的清洁开荒相关准备工作暂定行政人事部人员招聘、人员服装、物资、岗前培训、临时食堂管理等。客服部业主资料交接暂定与地产营销进行业主资料的交接附件一相关准备工作暂定品质管理部1、 入伙资料的准备；2、 人员的招聘、培训；3、 客户答疑准备、入伙演练附件一安全部成品保护暂定品质管理部配合户内及单元楼道内成品保护相关准备工作暂定安全主管品质管理部人员的招聘、人员物资的到位、岗位职责、军事体能的培训、户内、单元鲜花摆放、贴对联等财务部管理费优惠名单确认暂定财务内勤财务管理部与地产营销对接管理费优惠业户名单附件二物业费的核算暂定财务内勤财务管理部逐户清算物业管理费的数据，保证数据准确附件二收费标准

18、暂定财务内勤财务管理部各项收费标准的明确并报批附件二行政、库管准备工作7月15日-7月30日行政内勤行政人事部表格的印刷、各项质量记录的建档、人事资料的建档，库房台帐的建立、零星物品的采购。附件三附件一、客服类1、 客服部负责与地产营销中心进行业户资料交接（业主姓名、房号、面积、联系方式等）；2、 入伙资料准备（便民服务卡、业户手册、居民精神文明建设公约、消防安全协议书、业主情况登记表、钥匙委托书、收楼验收单、单元施工许可证、管理处客服中心上墙制度、服务标准、入伙流程图、统一说辞、应知应会等）；3、 客服人员的招聘、培训、答疑培训及入伙演练；4、 水、电、燃气、有线电视、开通了解（手续办理）；

19、5、 水、电、燃气是否开通到户？预存数字确定并报批？6、 入伙现场是否引进有线电视到现场办理开通业务？7、 物业管理法律法规的收集并组织全员培训；8、 周边配套的复核；9、 业主入伙礼品保管。附件二：1、 7月25日前，财务内勤负责与地产营销对接，了解管理费优惠人员名单，并要求营销签字确认；2、 7月20日前，对物业管理费进行核算，要求做到准备无误；3、 7月1日前，对管理处各项收费标准统一汇总（管理费、水费、电费、燃气费、装修押金、装修垃圾清运费、出入证工本费）以工作传签单的形式报批。附件三：1、行政内勤负责所有表格印刷的跟进及接收保管，人事资料的建立、资产台帐的建议，资产出入库登记管理。2

20、、临时性物品采购。四、入伙现场的准备工作：工作内容完成时间负责人配合职能部门完成情况及要求备注成立入伙工作小组7月1日品质管理部职责分配指引标识系统到位7月15日行政人事部入住流程明示、现场、园区标识、文件等公示人员安排、后勤保障7月20日品质管理部、行政人事部梳理办理入伙期间总人数、协调交通工具、食宿管理处办公地点设置到位6月15日行政人事部办公地点的确定、办公物资的到位入住统一说辞7月15日品质管理部信息全面、疑难问题统一口径入伙办公人员的配置7月20日行政人事部礼仪接待2人现场调度:2人引导员:2人验证：2人签约:5人收费员:4人钥匙保管员:2人验楼员:15人资料员：1人投诉咨询:2人物

21、业总协调：2人具体实施人员根据地产统一安排进行相应增减紧急突发事件的处理7月30日-8月3日品质管理部确保入住顺利培训工作6月15日-7月10日各专业口主管品质管理部确保入住相关人员熟练掌握入伙工作流程模拟演练7月20日、品质管理部确保入住相关人员熟练掌握入伙工作流程入伙现场布置7月28日行政人事部确保入住现场物资、资料、指引标识摆放到位五、集中入伙岗位职责及工作要求：序号岗位名称人数岗位人员要求职责1签到发号2形象气质良好。1) 迎接办理入伙手续业主及亲属。2) 根据业主到场时间发放顺序号。2现场调度、协助调度2熟悉入伙流程及各岗位职能，责任心强。1） 引导业主进入等候区等候。2） 调度、引

22、导业主办理入住手续。3引导员2熟悉入伙流程及本岗位职责，责任心强、具有较强灵活度。1） 引领业主办理入伙手续、验楼手续。2） 及时通知现场调度入伙办理情况。3） 协助处理办理手续现场突发问题。4验证2熟悉本岗位职责及入伙流程，责任心强，良好的服务礼仪。1） 核验业主身份及入伙资格。2） 礼品发放。5签约5熟悉本岗位职责及入伙流程，应对能力强、良好的服务礼仪及沟通能力。1）与业主签定相关协议。2）收集业主资料（照片、登记表）交付业主手册、装修手册精神文明建设公约消防安全协议书6收费4财务内勤及财务部人员1） 根据应收费用登记表收取一年的管理费。2） 开具发票/收据。7钥匙保管员3熟悉岗位操作规范

23、，责任心强、细致1） 负责分发、整理、保管业主单元钥匙、信箱钥匙、水、电、气、门卡。2） 负责统一调配验楼人员。8验楼员15熟悉岗位操作规范，具有一定灵活处理问题的能力。1） 负责协助业主验收单元设备设施。2） 解答业主关于单元设备设施的咨询及疑问。3） 及时记录、反馈工程验收问题。9资料员1细致，熟悉业主资料内容及本岗位的操作规范。1） 为业主复印入伙相关资料。2） 及时补充空白入伙资料。3） 及时收取、整理、保管已入伙资料。10投诉咨询2熟悉业主可能提出问题的应对方案，具有较强的处理问题能力。1） 及时解答、处理业主咨询、投诉。2） 配合调度人员引导业主。3） 紧急情况下根据情况补充它岗位。11总协调2总经理与总经理助理担当1）处理现场重大投诉六、入住人员仪表要求统一按公司着装要求规范着装。七、入伙现场物资配备：序号岗位名称配备工具、物品/使用文件、表格1礼仪接待对讲机（配耳机），每人一部2现场调度、协助调度对讲机（配耳机），每人一部3引导员对讲机（配耳机），每人一部4验证入伙业主清单、入伙业主统计表、黑色水笔1只/人、