采购员日常工作需协调事宜

1、【注】采购中心操作须知10万元以上须立项申请，招标公告10万元以上比价分析表同时要附上约谈记录表谁叫货，谁发起补充协议超一万且现购的物料可以不用做合同，否则，原则上超一万的物料都要做合同凡非合同的采购，要做采购台帐第一章 如何进行采购业务A类：每个项目例牌要用，且不用受选型限制的材料第一步：在项目立项时，供方管理部填写批量要量清单给成本核算中心，要数量 分支一：限定类供方管理部召集项目采购员研讨限定参数及供应源数量供方管理部编制限定参数清单，采购副总监签发，抄送项目采购员，项目经理项目采购员在OA发布招标公示项目采购员询价后做比价分析表，项目经理指定约谈对象项目采购员组织约谈并形成约谈记录表，

2、项目经理、采购员、供应商确认，同时合同范本需交所有供应商签字确认。项目采购员把所有比价分析表附约谈记录表传真到采购中心对应材料责任采购员采购副总监根据权限报领导审批，审批件交跟进专员跟进专员索取合同编码并写在比价分析表及约谈记录表审批件上，拍照给项目采购员项目采购员发中标通知书知会给集团采购中心对应材料责任采购员、采购经理、成本两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目成本会计和材料稽查员项目采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引项目采购员在OA上起草合同，并上传已批比价分析表及约谈记录表作会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员项目采购员打印审批完毕的合同

3、，一式七份，联系供应商盖章项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时对方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做登记，通知供应商取合同，并分发合同跟进专员将生效的合同原件一份交建筑财务部资金主管签收，由建筑财务部下发给建筑项目财务部。 分支二：选定类采购员在OA上发招标公示采购员电话向若干供应商询价，编制比价分析表报采购副总监指定约谈对象采购员组织约谈，供应商须在合同范本和约谈记录表上确认签字约谈记录表和比价分析表由采购副总监签字后送相关领导审批约谈记录表审批件交跟进专员跟进专员做好合同前身登记后分发经办采购员以便跟进合同是否及时签订经办采购员索取合同

4、编码并写在比价分析表及约谈记录表审批件上经办采购员拍照比价分析表及约谈记录表审批件，OA中标知会给项目采购员、跟进专员、成本两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员经办采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引经办采购员在OA上起草合同，并上传比价分析表及约谈记录表做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传送合同审批件给项目采购员，项目采购员打印合同，一式七份，联系供应商盖章项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章合同，在合同台帐和合同备忘录中做标识，

5、通知供应商取合同，并分发合同跟进专员将生效的合同原件一份交建筑财务部资金主管签收，由建筑财务部下发给建筑项目财务部。B类 项目提需求才知道要买，集团定价和供应商，项目自己叫货第一步 项目采购员以OA申购单形式提出需求第二步 集团采购员起草零星要量函，经采购副总监签字后交跟进专员送成本核算中心（对OA已经成本审批的单可免这步）第三步 采购员电话询价，供应商书面报价，形成比价分析表附原始报价单及经成本核算部签字确认数量的零星要量函或申购单第四步 比价分析表统一交跟进专员，送采购副总监审核第五步 根据采购授权规定送呈定标人审批，比价分析表审批件交跟进专员分发给对应项目采购员 分支一：要做合同跟进专员

6、做好合同前身登记，索取合同编码并写在比价分析表审批件上后分发经办采购员经办采购员OA发比价分析表审批件照片，中标知会给项目采购员、跟进专员、成本两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员对安装类合同和从未采购过的物料，经办采购员与项目经理做合同交底经办采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引经办采购员在OA上起草合同，并上传比价分析表做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传送合同审批件给项目采购员，项目采购员打印合同，一式七份，联系供应商盖章项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中

7、心统一安排盖章跟进专员收到盖好章的合同，在签收表中做登记，通知供应商取合同，并分发合同 分支二：不用做合同跟进专员分发比价分析表给经办采购员经办采购员驳回项目采购补充价格，并传比价分析表审批件照片给项目采购员项目采购员在OA申购单上补充价格，并附上比价分析表审批件再重走流程如与定标记录相符，项目采购员填写订购单发给指定供应商。若与定标记录不符，还需等申购审批完成。申购单审批件由项目采购员打印出来，连同订购单存档，作为验收依据和入仓依据C类：项目发起OA申购，由集团定标和叫货，且要做合同的第一步 项目采购员在发起申购时，须注明是否合同内申购 分支一：合同内申购采购副总监审批后转办经办采购员经办采

8、购员打印出来，统一给成本核算中心核量（如OA申购已经成本审批，这步可免）成本核算中心确认数量后，由经办采购员填写订购单交采购副总监签字订购单交跟进专员拍照传项目作为验收和入仓凭证，原件跟进专员留底跟进专员拍照订购单OA给项目采购员、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员项目采购员打印申购单审批件，连同订购单照片存档作为验收和入仓凭证 分支二：无合同申购（如工字钢）但要补做合同采购副总监审批后转办经办采购员经办采购员打印出来，统一给成本核算中心核量（如OA申购已经成本审批，这步可免），同时电话询价，供应商书面报价，采购员填写比价分析表比价分析表经成本核算中心确认数量

9、后，统一交跟进专员给采购副总监办理审批比价分析表审批件交跟进专员跟进专员分发比价分析表（对要做合同的，要写合同编码）给经办采购员经办采购员驳回项目采购员补充价格，并传比价分析表审批件照片给项目采购员，同时填写订购单，交采购副总监签字后传真给供应商，再交跟进专员跟进专员拍照订购单OA给项目采购员、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员项目采购员在OA申购单上补充价格，并附上比价分析表审批件再重走流程申购单审批件由项目采购员打印出来，连同订购单存档，作为验收依据和入仓依据经办采购员在OA上起草合同，并上传比价分析表做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员

10、传合同审批件给项目采购员，项目采购员打印合同，一式七份，联系供应商盖章项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章的合同，在签收表中做登记，通知供应商取合同，并分发合同分支三：无须合同申购的采购副总监审批后转办经办采购员经办采购员打印出来，统一给成本核算中心核量（如OA申购已经成本审批，这步可免），同时电话询价，供应商书面报价，采购员填写比价分析表比价分析表经成本核算中心确认数量后，统一交跟进专员给采购副总监办理审批比价分析表审批件交跟进专员跟进专员分发比价分析表给经办采购员经办采购员驳回项目采购员补充价格，并传比价分析表审批件

11、照片给项目采购员，同时填写订购单，交采购副总监签字后传真给供应商，再交跟进专员跟进专员拍照订购单OA给项目采购员、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员项目采购员在OA申购单上补充价格，并附上比价分析表审批件再重走流程申购单审批件由项目采购员打印出来，连同订购单存档，作为验收依据和入仓依据D类：项目线下提出需求，规格都不清晰，数量大概知道，采购中心叫货第一步 采购员预估采购总价，大于10万的，要写采购立项申请单第二步 采购员向设计索取材料表，同时填制零星成本要量函，交跟进专员送成本核算中心第三步 采购员查看是否年度材料，如是，直接填写供应商和价格，如否，将材料表和

12、初步数量发给供应商报价第四步 采购员填写比价分析表，给成本核算中心签字确认数量，对配套类还需设计确认第五步 比价分析表，附供应商报价资料原件，交跟进专员第六步 跟进专员登记后统一给采购副总监办理审批手续，对大宗采购还需指定供应商约谈第七步 比价分析表审批件交跟进专员做登记及分发 分支一：要做合同的经办采购员填制订购单交采购副总监签字后，传真给项目，再交跟进专员跟进专员拍照订购单OA给项目采购员、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员经办采购员发中标通知书给供应商，顺带一份供应商合作指引经办采购员索取合同编码写在比价分析表审批件上， OA上起草合同，并上传比价分析表

13、审批件照片做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传送合同审批件给项目采购员，项目采购员打印合同，一式七份，联系供应商盖章项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做登记，通知供应商取合同，并分发合同 分支二：不用做合同，但要做申购经办采购员填制订购单交采购副总监签字后，传真给项目，再交跟进专员跟进专员拍照订购单OA给项目采购员、建筑财务部经理、项目预算员、仓库、项目经理、项目成本会计和材料稽查员经办采购员在OA上发起申购，附比价分析表审批件照片经办采购员打印会签完毕的申购单，自己存档以便将来做报

14、销凭证E类：项目定供应商，但需集团审批后才能下单第一步 项目采购员接收来自施工员的书面申购单第二步 项目采购员判断是否有库存，如没有，要判断是否有指定单价，比如是否有年度标，是否早有合同 分支一：有指定单价项目采购员补充书面申购单，包括价格和供应商，报项目三架马车审批项目采购员在OA发起申购，注明单价依据和合同编码，附书面申购单附件，抄送仓库、材料稽查、成本会计，项目经理。项目采购员打印OA申购单审批件，作为进货验收的依据项目采购员填制订购单传真供应商，订购单连同申购单一起存档项目采购员登记采购台帐 分支二：没有指定单价项目采购员让供应商书面报价，做比价分析表附报价单，给项目经理审批项目采购员

15、在OA发起申购，注明单价和供应商，附比价分析表审批件照片，抄送仓库、材料稽查、成本会计，项目经理。采购副总监OA转办经办采购员核价项目采购员打印申购单审批件，与对应的比价分析表、报价单一起归档项目采购员填制订购单传真供应商，顺带一份供应商合作指引，再与申购单一起存档 第三步 超一万元的，项目采购员在OA发起合同，并附申购单审批件照片，合同抄送跟进专员、项目预算员、项目经理、成本会计，材料稽查员、生产经理第四步 项目采购员从OA打印合同审批件，交供应商盖章第五步 项目采购员将供应商盖好章的合同传递给集团跟进专员，并双方签收，由跟进专员办理盖章手续第六步 双方盖好章的合同由跟进专员分发并登记分发情

16、况第二章 其他业务操作操作一：调价【注】无论是项目采购员还是集团采购员，当收到供应商书面调价函时必须及时交价格专员第一步 价格专员汇总调价函，并汇编成调价单，备注调价原因第二步 价格专员将调价单送对应采购员谈价，然后汇总调整意见第三步 价格专员将调价单送采购副总监审核第四步 采购副总监报调价单给黄生审批第五步 调价单审批件给价格专员，价格专员拍照oa传送相关项目的采购员、材料稽查、材料会计、预算部、仓库主管、项目经理、生产经理、总部经办采购员。第六步 价格专员将调价单原件给建筑财务经理，复印件存档采购副总监处第七步 价格专员根据调价单填制调价通知函传真给各供应商后，存档。第九步 经办采购员根据

17、调价单起草合同补充协议，附上调价单审批件照片，在OA上发起，归档人为跟进专员第十步 跟进专员传送合同审批件给项目采购员，项目采购员打印合同，一式七份，联系供应商盖章第十一步 项目采购员将供应商已盖章的合同交跟进专员第十二步 跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章第十三步 跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做标识，通知供应商取合同，并分发合同操作二：处理供应商的催款第一步 被催人让供应商发书面的催款函，催款函统一给采购文员汇总存放采购副总监处第二步 采购副总监根据催款情况审核资金分配表第三步 文员在每月8-15号陆续汇总成本管理中心OA传来的资金分配表审批件，并打印一份存档到采购副

18、总监处第四步 对跨项目催款的供应商，文员汇总各项目货款的审批情况，存放在采购副总监催款函文件夹操作三：验收（针对由集团付款的材料，包安装的不在此列）第一步 项目采购员根据订购单提示，协调供应商到货时间，并告知仓库主管第二步 项目采购员在到货前准备好订购单（对订购单照片模糊的要另外打印大张照片），合同、样板第三步 仓库主管组织相关人员进行验收 分支一：数量和质量均符合要求相关人员在送货单（必须有单位盖章或手指模）签字确认，送货单一式三联，成本会计、供应商、项目采购员持一联，其中采购中心联由项目采购员暂保管仓库主管在送货单抄写NC编码，把送货单成本会计联给成本会计成本会计按照送货单和申购单套打入库

19、单，注明规格型号和品牌，由仓库主管给项目经理、采购员签字。入库单一式四联，成本会计、财务部、采购员、仓库主管各持一联，由仓库主管分发供应商带上签好字的送货单供应商联离开项目采购员保管入库单和送货单其中一联，准备贴单报销。 分支二：送货单数量超实物数的（送货单和实物数有差异）由仓库主管在送货单上注明实收数量，并视情节严重程度建议扣款金额，相关验收人员签字确认，送项目经理审批送货单一式三联，成本会计、供应商、项目采购员各持一联，其中采购中心联由项目采购员暂保管仓库主管在送货单抄写NC编码，把送货单成本会计联给成本会计成本会计按照送货单和申购单套打入库单，注明规格型号和品牌、扣款原因和金额，由仓库主

20、管给项目经理、采购员签字。入库单一式四联，成本会计、财务部、采购员、仓库主管各持一联，由仓库主管分发供应商带上签好字的送货单供应商联离开项目采购员保管入库单和送货单其中一联，准备贴单报销，同时在采购日报表中注明情况，以作为供应商绩效考核数据。 分支三：质量不符仓库主管请示项目经理处理方案，是否折价、退货或换货处理。项目经理出具处理方案，并与供应商协商，对协商结果电话知会采购副总监由仓库主管在送货单上注明实收数量，并视情节严重程度建议扣款金额，相关验收人员签字确认，送项目经理审批送货单一式三联，成本会计、供应商、项目采购员持一联，其中采购中心联由项目采购员暂保管仓库主管在送货单抄写NC编码，把送

21、货单成本会计联给成本会计成本会计按照送货单和申购单套打入库单，注明规格型号和品牌、扣款原因和金额，由仓库主管给项目经理、采购员签字。入库单一式四联，成本会计、财务部、采购员、仓库主管各持一联，由仓库主管分发供应商带上签好字的送货单供应商联离开项目采购员保管入库单和送货单其中一联，准备贴单报销，同时在采购日报表中注明情况，以作为供应商绩效考核数据。操作四：工程验收【注】对包安装的材料，合同编码上需注明是工程类，而不是采购类，一般不需原材料进仓第一步 供应商在完工之日书面提请集团经办采购员组织验收第二步 经办采购员视实际情况亲自或委托项目采购员组织验收，验收人员包括工程管理中心、水电工长、项目经理

22、等第三步 验收合格后填制工程验收单，相关人员签字，一式两份，供应商和采购员各一份操作五：报销【注】须进仓的材料、有合同的材料，无论是采购中心结算或项目走资金分配表，统一由项目发起 分支一：由采购中心结算项目采购员在到货后三天内或工程安装验收合格后三天发起报销，使用采购中心专用表单，送预算部、仓库主管、财务部、项目经理签字。项目采购员统一传递给文员接收，对每宗单据的交接双方签收确认文员分发给经办集团采购员，集团采购员校对申购单、合同或订购单一致后，附申购单或合同的审批件，针对本次报销的项目以荧光笔销项，对未关闭的申购单复印一份以备下次报销用。文员统一收集报销单，并将申购单复印一份存档，用于今后登

23、记每次报销销项情况直至申购单关闭。文员在每张报销单封面上铅笔注明申购单的关闭情况文员统一交采购副总监审核后，呈相关领导审批在出款前由文员电话供应商收款 分支二：由项目单独走资金分配表项目采购员在到货后三天内或工程安装验收合格后三天填制资金分配表和进度款申报单，不需附进仓单和送货单等，送预算部、仓库主管、财务部、项目经理签字。项目采购员统一传递给文员接收。文员分发给经办集团采购员，集团采购员校对申购单、合同或订购单一致后，附申购单或合同的审批件，针对本此报销的项目以荧光笔销项，对未关闭的申购单复印一份以备下次报销用。文员统一收集报销单，并将申购单复印一份存档，用于今后登记每次报销销项情况直至申购单关闭。文员在每张报销单封面上铅笔注明申