物资采购档案管理办法

1、物资采购档案管理办法一、目的：为加强XXXXX物资采购档案管理工作，更好地为公司生产经营服务，特制定本管理办法。二、适用范围：河南XXXXX实业有限公司内部所有自购类物资。三、职责：我公司项目建设阶段和生产经营中凡涉及物资采购活动所形成的各种书面材料都应立卷归档，该项工作由供销部计划统计员、合同管理员和仓库班长分别按照工作职责负责收集、整理并及时进行归档。四、基本要求：（一）归档的档案资料必须保持完整性和成套性。（二）归档的档案资料必须准确地反映物资采购活动的真实内容和历史过程。（三）归档的档案资料必须符合其形成规律，保持档案资料之间的有机联系。五、归档范围：（一）材料计划方面：分厂上报的原始

2、计划（包括月度计划、季度计划、年度计划、紧急计划）、供销部汇总整理上报的计划；（二）招议标方面：入围供应商报价单、招议标申请表、市场考察或调研报告、供应商资质、评委联签单、招标现场评委投票单、现场澄清表（商务澄清、技术澄清）、招议标结果审批表、会谈纪要、技术协议等资料；（三）合同方面：合同会审会签单、合同正本、补充协议等；（四）到货验收方面：到货验收单据、产品合格证、材质单、鉴定报告、产品使用说明书等资料；（五）入库管理方面：入库单据等资料；（六）出库管理方面：出库单据等资料；（七）来往电传等其他方面的档案资料。（八）每份合同需填写合同归档附件明细表（见附件2和附件3），记录具体归档资料内容，

3、连同合同资料一并归档。六、物资采购档案的保管：（一）档案的保管要求 1合同签订结束后，物资采购档案应及时归档并存放于档案室。 2存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 3要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。 4档案库房的一般要求：保存档案必须有专门的档案室，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。（二）档案保管期限 1一般性采购档案，保管期限不低于10年。 2较为重要的采购档案，保管期限不低于30年。 3特别重要的采

4、购档案，应永久保管。（三）档案统计 1档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 2档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。七、档案管理现代化：（一）公司物资采购档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分，列入公司现代化管理的整体计划中统筹考虑。（二）物资采购档案管理要逐步采用计算机等现代化管理手段，实现档案检查、汇编、打印、统计编目等现代化。（三）对所有已签订合同进行分类并编号，保证一份合同只有一个编号，并建立健全的合同管理台账（见附件4），便于合同的检索。八、档案的借阅：（一）物资采购档案的借阅必须履行审批手续，经主分管领导

5、批准并登记后方可借阅，否则，档案管理人员应拒绝提供档案。（二）物资采购档案资料如仅有一份，只准在档案室查阅，不得外借。也可将原件复印，借阅人员只可借阅复印件，资料原件应妥善保管。（三）阅览或借阅物资采购档案资料人员，不得转借、涂改、翻印、毁坏档案资料，因违反规定给公司造成损失的，按中华人民共和国档案法追究法律责任。九、档案的保密：（一）借阅人在档案室或供销部查阅物资采购档案时，档案管理人员必须在现场监看。借阅人不得超审批范围查阅。（二）档案借阅人必须妥善保管所借档案资料，严格按照审批范围阅览，不得转借他人和其它单位。（三）未经允许不得擅自复印。（四）借出的档案资料必须按规定时间归还。（五）职工

6、办理退休、调动手续时，必须归还所有借阅资料。未能出具档案室清还档案资料证明的，人力资源部门不予办理相关手续。十、考核：（一）对于档案借阅期间丢失资料、文件的，每份罚款200元；物资采购档案资料借阅人故意或因保管不善造成泄密的，视情节和造成的损失大小，给予至少200元的罚款，同时还可给予相应的行政处分，触犯法律的将依法追究责任。（二）违反档案保密规定的，视情节轻重给予责任人100-1000元的罚款；丢失档案资料者，从重处罚。与他人和其它单位串通窃取企业机密、给企业造成损失的，除对责任人进行经济处罚和行政处罚外，还可依情节追究其法律责任。（三）罚款时，由档案主管部门出具罚款单，责任人以现金形式到财

7、务部缴纳罚款（财务部开具收据），并将收据复印件上交纪检部门。十一、附 则：（一）本办法归解释权归河南XXXXX实业有限公司。（二）本办法如与集团公司规定出现不符的以集团公司办法为准，物资采购和营销合同可根据集团公司规定和本办法制定专用管理办法，其它的以本办法为准。（三）本办法自下发之日起开始实施。附件 1.（比价）合同归档资料明细表 2.（招议标）合同归档资料明细表 3. 物资采购合同管理台帐附件1： （比价）合同归档附件明细表合同编号比价 其他标的物供应商合同价（元）合 同 附 件 情 况序号附 件 名 称归档情况（份数）备注1合同会签单2商务合同正本3物资需求计划龙宇国贸批复4物资采购申请5询价单（按实际询价供应商存档）6比价结果审批表备注归档审核意见（签字） 经办人： 附件2： （招议标）合同归档附件明细表合同编号招标 议价 其他标的物供应商合同价（元）合 同 附 件 情 况序号附 件 名 称归档情况（份数）备注1合同会签单2商务合同正本3技术协议及附件如无则打“”4物资需求计划龙宇国贸批复5供应商入围推荐表、资质审查表7招议标申请表8评委签到表9厂商报价、商务澄清、技术澄清按实际参标供应商存档10评委投票单11