第三章常用商务信件

1、第三章第三章 常用商务信件常用商务信件第一节第一节 商务信函商务信函什么是商务信函？什么是商务信函？ 用信函的形式与有关企业沟通或处理各用信函的形式与有关企业沟通或处理各类商业问题时所使用的文书。类商业问题时所使用的文书。一、商务信函的含义商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。 商函和公文的函的关系公函公函商函商函使用主体使用主体国家机关社会团体和企事国家机关社会团体和企事业单位业单位企业或企业的代表人企业或企业的代表人适用范围适用范围比较宽泛，不相隶属机关比较宽泛，不相隶属机关的一切公务往来的一切公务往来商函仅限于交易磋商商函仅限于交易磋商行

2、文格式行文格式执行公文格式的规定执行公文格式的规定按照惯例来制作按照惯例来制作 相同：相同： 函适用于函适用于不相隶属机关之间不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。请求批准和答复审批事项。商函往来企业之间没有隶属关商函往来企业之间没有隶属关系系，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与公函有一致性。商函与公函有一致性。 不同：不同：二、商函的特点二、商函的特点 内容单一。内容单一。商函以商品交易为目的，以交商函以商品交易为目的，以交易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。易磋商为内

3、容。不涉及与商品交易无关的事情。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。 结构简单。结构简单。内容单一，篇幅较短，结构简内容单一，篇幅较短，结构简单，体现实用性，便于对方阅读和把握。单，体现实用性，便于对方阅读和把握。 语言简练、表达准确。语言简练、表达准确。商函以说明为主，商函以说明为主，直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何的数字，用词等均要求准确无误。的数字，用词等均要求准确无误。 格式的国际化。格式的国际化。按国际通行的格式和国际按国际通行的格式和国际惯例。惯例。 称谓称谓 问候语问候语 正文正文 祝贺语

4、祝贺语 附件附件 落款落款三、商函的写作格式三、商函的写作格式（1 1）称谓，顶格书写。可以是人也可以是收）称谓，顶格书写。可以是人也可以是收函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单位的全称。位的全称。 （2 2）问候语，与一般的信件一样，采用惯用）问候语，与一般的信件一样，采用惯用的问候语。的问候语。（3）正文：开头、主体、结尾）正文：开头、主体、结尾 a.a.开头开头: : 起因或出发点。起因或出发点。 b.b.主体：主干部分，可根据发函的目的，主体：主干部分，可根据发函的目的，所要表达的具体内容作充分的陈述。所要表达的具体内容作充分的陈述。 c.c.结

5、尾：表达希望和相关要求结尾：表达希望和相关要求。如果第一次与业务如果第一次与业务合作方交往，结尾合作方交往，结尾处要将本企业的联处要将本企业的联络方式写清楚，以络方式写清楚，以便对方能准确回复。便对方能准确回复。（4）祝贺语，在正文结束后，另起一行。）祝贺语，在正文结束后，另起一行。书写时应分两行书写。书写时应分两行书写。（5）附件，随信发的相关文件。如图表、）附件，随信发的相关文件。如图表、收据、报价单、单据等。收据、报价单、单据等。（6）落款，发信人的名称、日期。）落款，发信人的名称、日期。香港环宇有限公司香港环宇有限公司总经理：总经理： 您好，您好，4 4月月9 9日来函已悉。日来函已悉

6、。 贵公司贵公司33483348号信用证项下号信用证项下3 3吨一级白果，业已装船完毕，拟于吨一级白果，业已装船完毕，拟于年年月月日由日由“龙江号龙江号”货轮直抵香港，请贵公司注意船期。货轮直抵香港，请贵公司注意船期。 白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土产行情，请随时函电示告知，我公司竭诚服务。产行情，请

7、随时函电示告知，我公司竭诚服务。 盼复盼复 顺颂顺颂 商祺商祺省土产进出口公司经理省土产进出口公司经理 年年月月日日称谓问候开头主体：表明发函者的意图，继续合作的意愿结尾：提出要求祝贺语落款四、常见商函的写作四、常见商函的写作（1 1）询问函，是询问商务信息、商品价格等）询问函，是询问商务信息、商品价格等有关买卖业务的信函。有关买卖业务的信函。 要求：先点名询问的原因，然后可以直接要求：先点名询问的原因，然后可以直接提出询问或其他请求事项。提出询问或其他请求事项。 语言要求温和、友好。语言要求温和、友好。如果是第一次接触，应该在信的开头将自己如何获得商品的信息及自己的状况作一简单的介绍。 买方

8、向卖方发函：买方向卖方发函： 称呼：尊敬的称呼：尊敬的XX 或或 XX公司销售经理公司销售经理 正文：直接提出问题正文：直接提出问题 先说明写信缘由，再提出问题先说明写信缘由，再提出问题 结尾：多谢合作，表示感谢等结尾：多谢合作，表示感谢等绿茶询问函绿茶询问函先生：先生： 我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖茶。品质：一级。规格：每包尖茶。品质：一级。规格：每包100100克。克。 望贵厂能就下列条件报价：望贵厂能就下列条件报价： 1.1.单价。单价。 2.2.交货日期。交货日期。 3.3.结算方式。结算方式。 如果贵方报价合理，且能给予优惠折

9、扣，我公司如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣，我公司将考虑大批量订货，希速见复。将考虑大批量订货，希速见复。 副食品公司副食品公司 二一五年八月八日二一五年八月八日买方向卖方发函称呼说明询问的原因、事项提出询问表达希望 卖方向买方发函：卖方向买方发函： 称呼：尊敬的称呼：尊敬的XX 或或 XX公司采购经理公司采购经理 正文：公司产品宣传单正文：公司产品宣传单 目的：介绍商品的优点、产品在市场上的目的：介绍商品的优点、产品在市场上的信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能突出在近期购买商品能够得到什么样的优突出在近期购买商品能够得到什么样的优惠或者是赠品，鼓励消费

10、者尽快购买。惠或者是赠品，鼓励消费者尽快购买。尊敬的先生尊敬的先生/ /女士：女士： 您好！您好！ 非常高兴能随函附上一本有关我公司生产的婚纱样非常高兴能随函附上一本有关我公司生产的婚纱样品图册。我公司在同行中历史最为悠久，产品一向以品图册。我公司在同行中历史最为悠久，产品一向以款式新颖、工艺考究、质地优良驰名中外。多年来，款式新颖、工艺考究、质地优良驰名中外。多年来，中外顾客有增无减。如果您也有兴趣，可以享受试销中外顾客有增无减。如果您也有兴趣，可以享受试销优惠。届时您会惊喜地发现，我公司产品确实名不虚优惠。届时您会惊喜地发现，我公司产品确实名不虚传，有口皆碑。如何？您想试试吗？请尽快回函，

11、谢传，有口皆碑。如何？您想试试吗？请尽快回函，谢谢！谢！ 天禧婚纱用品公司天禧婚纱用品公司二一五年二月八日二一五年二月八日卖方向买方发函称谓介绍商品的情况、突出产品优点；表达希望练习：练习： 广东先力研磨有限公司通过同行的推荐，广东先力研磨有限公司通过同行的推荐，有意购买山东力帆机械工程有限公司的有意购买山东力帆机械工程有限公司的HVE-HVE-2020型研磨机，但需要进一步了解机器的详情型研磨机，但需要进一步了解机器的详情和价格。故向山东力帆机械工程有限公司销和价格。故向山东力帆机械工程有限公司销售部发出询价信。售部发出询价信。 询问函询问函尊敬的先生尊敬的先生/ /女士：女士： 您好！您好

12、！ 多位同行向我们推荐了贵公司生产的多位同行向我们推荐了贵公司生产的HVE-20HVE-20型研磨机，深知其型研磨机，深知其为国内名牌产品。我公司目前需要该研磨机若干台，有意订购贵公为国内名牌产品。我公司目前需要该研磨机若干台，有意订购贵公司的产品。贵公司能否将研磨机的产品性能、配套装置等有关细节司的产品。贵公司能否将研磨机的产品性能、配套装置等有关细节资料、价格目录及结算方式等寄给我公司，供我方参考。资料、价格目录及结算方式等寄给我公司，供我方参考。 若贵公司能在若贵公司能在7 7月月1414日前回复，我方将不胜感激。再次感谢，盼日前回复，我方将不胜感激。再次感谢，盼望回复。望回复。 联系地

13、址：联系地址：XXXXXX XXXXXX 联系电话：联系电话：7894561278945612 顺颂顺颂 商祺！商祺！ 广东先力研磨有限公司广东先力研磨有限公司 二一五年七月八日二一五年七月八日询问函的回复询问函的回复广东先力研磨有限公司采购经理：广东先力研磨有限公司采购经理： 我们对贵方七月八日的询问函表示欢迎并感谢贵我们对贵方七月八日的询问函表示欢迎并感谢贵方对我方产品的浓厚兴趣。为了提供你方所需之信息，方对我方产品的浓厚兴趣。为了提供你方所需之信息，我们随寄了一些资料，详细介绍我公司研磨机的产品性我们随寄了一些资料，详细介绍我公司研磨机的产品性能、配套装置、价格目录及结算方式等信息。能、

14、配套装置、价格目录及结算方式等信息。 再次感谢你们队我们产品的兴趣并期待着你方的再次感谢你们队我们产品的兴趣并期待着你方的订单，我们保证你方的订单将受到我们及时的关照。订单，我们保证你方的订单将受到我们及时的关照。 特此函复特此函复XXXX公司公司 二九年七月十三日二九年七月十三日询问函的回复回复意见回复意见引语引语表示感谢表示感谢结束语结束语 概念：卖方以信函的形式向买方概念：卖方以信函的形式向买方说明销售说明销售某种商品的条件某种商品的条件，并承诺愿意按照这些条件，并承诺愿意按照这些条件与买方成交。与买方成交。 目的：向买方销售商品。目的：向买方销售商品。 特点：销售对象是特定的特点：销售

15、对象是特定的 在买方收到收到销售函或者做出接受在买方收到收到销售函或者做出接受 的表示之前，卖方可撤回销售函的表示之前，卖方可撤回销售函（2）销售函 内容：内容：强调销售条件，不对产品本身做过多说强调销售条件，不对产品本身做过多说明。明。 写作要求：写作要求： 称呼：称呼：XXXX公司采购部负责人公司采购部负责人 正文：商品名称、品质和规格、数量、包装、正文：商品名称、品质和规格、数量、包装、价格、交货等主要条件（书价格、交货等主要条件（书P P6060）（3）订购函 含义：买方为了采购某种商品向供货商发出含义：买方为了采购某种商品向供货商发出的意愿按某种条件订购某种货物的信函。的意愿按某种条

16、件订购某种货物的信函。 结构：结构： 称呼：称呼： XX公司销售部（销售经理）公司销售部（销售经理） 正文正文 结尾：表达期望；表示感谢结尾：表达期望；表示感谢正文：正文：首先提及与对方的联系；首先提及与对方的联系；再详细说明订购细节（对货物本身描述清楚）再详细说明订购细节（对货物本身描述清楚）然后对运输、保险、付款等事宜进行说明，交然后对运输、保险、付款等事宜进行说明，交代对方给予答复的期限。代对方给予答复的期限。 订购函订购函 XX XX公司销售部：公司销售部： 非常感谢贵方非常感谢贵方XXXX年年XXXX月队我方有关户外照明设备月队我方有关户外照明设备询问价格的复函。我们得悉，贵方能以现

17、货供应。今询问价格的复函。我们得悉，贵方能以现货供应。今随函附上订购该产品的正式订单，请及时按附上的随函附上订购该产品的正式订单，请及时按附上的1 1订订单所填写的规格、型号、数量装运。单所填写的规格、型号、数量装运。XXXX公司公司二一五年二月二十三日二一五年二月二十三日称呼称呼说明联系说明联系具体说明拟订具体说明拟订购的商品购的商品概念：概念：供货方向买方发出的希望买方尽快付清供货方向买方发出的希望买方尽快付清货款的文书。货款的文书。形式：形式：便函式（以信函的形式）便函式（以信函的形式） 表格式（固定表格，适用于第一次催款）表格式（固定表格，适用于第一次催款）作用：作用：查询、催收、凭证

18、查询、催收、凭证（4）催款函 结构和写法：结构和写法：标题和编号：可在标题前加上标题和编号：可在标题前加上“紧急紧急”二字二字欠款单位名称：全称欠款单位名称：全称催收内容：说明欠款原因、日期、发票号等催收内容：说明欠款原因、日期、发票号等处理意见：要求对方说明拖欠原因；处理意见：要求对方说明拖欠原因； 确定付款期限；确定付款期限； 若逾期不归还将采取罚金或其他措施若逾期不归还将采取罚金或其他措施落款：催款单位全称，日期，公章落款：催款单位全称，日期，公章催款函催款函XX公司：公司： 我们已收到我们已收到贵公司贵公司10月月8日的来信，日的来信，非常感谢非常感谢。 遵照遵照你们的要求，我们随函附

19、上一份新的发票，你们的要求，我们随函附上一份新的发票，即有关我们于即有关我们于2014年年5月月25日提供的服务，此前我们日提供的服务，此前我们曾开出第曾开出第542号发票，号发票，或许或许你们没收到。你们没收到。 由于该款逾期很久，我们将非常感谢你们迅速结由于该款逾期很久，我们将非常感谢你们迅速结清此账。清此账。XX公司公司2014年年10月月10日日既要达到索款目的，又既要达到索款目的，又要与客户保持友好关系。要与客户保持友好关系。达州市第七变压器厂达州市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂：市第七变压器厂： 你厂于你厂于2014年年1月，从我

20、厂借去资金三万元，作为月，从我厂借去资金三万元，作为你厂劳动服务公司开办费，当时双方讲好一年内一定偿你厂劳动服务公司开办费，当时双方讲好一年内一定偿还。目前已经是还。目前已经是2015年年1月了，我厂正在编制去年的财月了，我厂正在编制去年的财务决算，为使我们能及时搞好各类款项的清理结算，要务决算，为使我们能及时搞好各类款项的清理结算，要求你厂务必将所借之款于求你厂务必将所借之款于20日前归还我厂，切不要一拖日前归还我厂，切不要一拖再拖，给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难。再拖，给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难。 此致此致 敬礼！敬礼！ 达州市第一变压器厂达州市第一变压器厂（印章）

21、（印章） 2015年年1月月5日日 改错改错（）标题概括不准确，有歧义。（）标题概括不准确，有歧义。 （）发函缘由需补充强调还款最后期限临近之意，这（）发函缘由需补充强调还款最后期限临近之意，这是催还欠款的很重要的理由。是催还欠款的很重要的理由。 （）语言不够谦和，这是函的大忌。比如：（）语言不够谦和，这是函的大忌。比如：“要求要求你你厂务必厂务必”、“切不要切不要一拖再拖，给我厂一拖再拖，给我厂困难困难”等语，语气显得生硬，咄咄逼人，不得体。等语，语气显得生硬，咄咄逼人，不得体。 （）公函不用普通书信的祝颂语：（）公函不用普通书信的祝颂语：“此致敬礼此致敬礼”、“顺致敬意顺致敬意”、“祝君安

22、康祝君安康”等，而用专语。等，而用专语。关于催促达州市第七变压器厂关于催促达州市第七变压器厂抓紧归还我厂借款的函抓紧归还我厂借款的函市第七变压器厂：市第七变压器厂： 贵厂贵厂20142014年年1 1月为筹集劳动服务公司开办经费，月为筹集劳动服务公司开办经费，曾从我厂借去资金曾从我厂借去资金3 3万元，贵厂当时曾万元，贵厂当时曾承诺承诺在在1 1年内年内一定归还。目前已经是一定归还。目前已经是20152015年年1 1月了，月了，还款的最后期还款的最后期限临近限临近。我厂正在编制去年的财务决算，为及时搞。我厂正在编制去年的财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，也为贵厂能及时履行还款好各类款项

23、的清理结账，也为贵厂能及时履行还款承诺，请务必将所借款项于承诺，请务必将所借款项于20152015年年1 1月月2020日前归还我日前归还我厂。厂。 特此函告特此函告 达州市第一变压器厂（印章）达州市第一变压器厂（印章） 20152015年年1 1月月5 5日日（5）投诉函 概念：当事人一方的某种权利或利益因另概念：当事人一方的某种权利或利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方主管部门提出投诉的应用文。主管部门提出投诉的应用文。 内容：要求侵权方停止侵害、为当事人恢内容：要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履行义务、赔礼道歉或者补复名誉、继续履行义

24、务、赔礼道歉或者补偿损失等。偿损失等。 结构和写法结构和写法： 受函者：被投诉方的相关部门受函者：被投诉方的相关部门 正文：介绍背景正文：介绍背景+ +说明事实说明事实+ +提出解决办法提出解决办法 签署：投诉人名称及日期签署：投诉人名称及日期 注意事项：注意事项：基本要素齐全、重点突出、证基本要素齐全、重点突出、证据充分、投诉及时据充分、投诉及时 引述投诉的要点；引述投诉的要点； 表明态度；提出处理意见；表明态度；提出处理意见； 态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平和；态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平和； 不管对方理由是否充足，都应对投诉表示不管对方理由是否充足，都应对投诉表示接受，并且感谢

25、对方的意见。接受，并且感谢对方的意见。补充：投诉处理函回复投诉函回复投诉函 先生：先生： 月月日来函收到，感谢您在信中提出我们工作日来函收到，感谢您在信中提出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作安排，今天以加快方式将所订的货发往贵方。安排，今天以加快方式将所订的货发往贵方。 我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强合作。合作。 特此函复。特此函复。家用电器厂家用电器厂年年月月日日引述投诉的要点引述

26、投诉的要点表明态度表明态度提出处提出处理意见理意见概念：概念：合同双方中的一方，根据法律法规和合同双方中的一方，根据法律法规和双方签订的合同，以对方违反合同造成当事双方签订的合同，以对方违反合同造成当事人经济损失或精神损失为由，向另一方提出人经济损失或精神损失为由，向另一方提出赔偿或维护其他权利的文书赔偿或维护其他权利的文书索赔理由索赔理由：质量不符合合同标准、数量短缺、：质量不符合合同标准、数量短缺、包装不完善、运输拖延、违反合同规定可以包装不完善、运输拖延、违反合同规定可以索赔的其他事项。索赔的其他事项。（6）索赔函 结构和写法结构和写法： 标题：标题：关于关于XXXX的索赔函的索赔函，索

27、赔函索赔函 编号：右上角（年号、代字、顺序号）编号：右上角（年号、代字、顺序号） 受函者：受理索赔者的全称受函者：受理索赔者的全称 正文：理由正文：理由+ +要求要求 附件：有关材料附件：有关材料 签署：索赔者所在地及日期签署：索赔者所在地及日期 索赔函索赔函 茶具厂：茶具厂： 随函寄上随函寄上市市检验所的检验报告（检验所的检验报告（95）号。报告所证明贵方售出的玻璃茶具中，号。报告所证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价原成交价3

28、0%的折扣价处理。的折扣价处理。 特此函达，候复。特此函达，候复。 附件：附件：市市检验所检验报告检验所检验报告 百货公司百货公司 年年月月日日 索赔理由索赔理由索赔要求索赔要求 1. 1.内容正确、目的清楚、表述具体。内容正确、目的清楚、表述具体。 产品价格、名称、规格、数量要写清楚。产品价格、名称、规格、数量要写清楚。观点要正确，文字表达要准确。条理要求清观点要正确，文字表达要准确。条理要求清晰，忌笼统粗犷、含糊其辞和抽象化。晰，忌笼统粗犷、含糊其辞和抽象化。 例：虽然我公司同意回收完好的退货，但我例：虽然我公司同意回收完好的退货，但我方无法同意回收有缺损的退货。我公司只接方无法同意回收有

29、缺损的退货。我公司只接受可再度销售的退货。受可再度销售的退货。总结：商务信函的写作 2.文字简洁、态度礼貌、语气委婉。文字简洁、态度礼貌、语气委婉。 例：贵方在提交订购产品清单时遗漏了交例：贵方在提交订购产品清单时遗漏了交代产品型号。代产品型号。 请速致函我公司贵方尚未提交的产品请速致函我公司贵方尚未提交的产品清单型号，以使我公司立即将订货发出。清单型号，以使我公司立即将订货发出。3.3.明确责任、划定界线、分清权限。明确责任、划定界线、分清权限。 出于对合作顺利开展负责的态度，我出于对合作顺利开展负责的态度，我公司认为，贵公司在资产重组正式法律文公司认为，贵公司在资产重组正式法律文本还没有正式签署之前，要求我公司提供本还没有正式签署之前，要求我公司提供详尽的