办事处管理规定

1、天津灯塔涂料股份有限公司经营单位、办事处营销工作管理规定天津灯塔涂料股份有限公司销售处一九九九年目 录 一. 物流作业管理二. 回款方式（付款方式）三. 年度目标销售量颁定及奖励办法四. 工作职掌五. 各项管理规定及奖惩办法六. 工作项目绩效评估表七. 报表管理（含表格附件）一、 物流作业管理1. 订货作业1-1. 各代理商办事处之定货皆以定货单进行，订单上应填注完整，并应盖公司章和办事处主管签名后以传真方式进行定货1-2. 正常订货日期：每月 日、 日、 日1-3. 紧急订货（订货单位应自行吸收运费）2. 交货作业2-1. 天津灯塔涂料股份有限公司于收讫定单后一周内以货车或火车送达代理商或办

2、事处所指定收货地点为准2-2. 代理商或办事处于收货后，应立即清点到货数量，如完全无误，需签收送货单（一式三联），一联自存，余二联送交货车送货员带回公司或寄回公司2-3. 如到货时发现送货单内容与实际到货不同时，应立即以电话方式联络公司，经核对后于送货单上签收正确到货数量，一联自存，余二联送交货车送货员带回公司或寄回公司3. 退/换作业3-1. 退货作业按ISO9001标准执行3-1-1. 如商品有下列状况准予退货a) 商品包装凹损或破裂b) 商品过期c) 非办事处或代理商所订购之商品d) 商品质量不符3-1-2. 退货时，应先填写退货单（格式），并应于退货前一周，先行将退货单传回公司或电话告

3、知公司 ，退货商品应先整理、包装后以货车或火车运输退回公司，退货运费应由 负担。公司于收讫退货时，应签收退货单，一联由公司存，另一联退回代理商或办事处3-2. 换货作业3-2-1. 办事处或代理商原则上不准换货，但如有必要，可先行与公司联系，先经协调;联系后，才能换货3-2-2. 换货时以原等值金额之产品为换货原则，换货时，运费自行负担3-2-3. 换货时应开立换货单（格式 ），并同时开立订货单，依退货/订货之作业方式处理二、 付款方式1. 付款原则以货到付款为原则，付款方式可以现金或电汇或支付即期承兑汇票为主2. 付款方式依回款办法执行三、 年度目标销售量颁定及奖励办法1. 结合营销计划 公

4、司方面以产品品项制定年度销售目标量，以期达到各品项的市场占有率提升,并结合销售渠道以达成经营方向与理念的目标。2. 销售目标达成奖励，公司方面评估市场各品项，目前及未来占有率，以及依照年度营销计划制定营销目标量，并配合市场的月度、季度、年度达成之各项奖励方式。3. 销售处于年度开始颁发各销售单位的年度销售量目标，并制定月度、季度的量值，并于每月底计算达成情况。于每月10日前将计算出的销售完成状况进度表，回传各销售单位归档。4. 奖励金计算方式4-1. 月奖金a) 月目标进货量达成奖金l 上述品项月目标进货量达成100%的进货金额× %l 上述品项月目标进货量未能达成100%，当月不予

5、计算奖金l 上述品项月目标未能达成100%，可于次月补足进货并补领月奖金，基本以补领上月奖金为限l 补足上月目标进货量后，仍超出100%则并入次月计算4-2. 季奖金 季目标进货量达成奖金l 上述品项季目标进货量达成100%的进货金额× %l 上述品项季目标进货量未能达成100%，可于次季补足季目标进货量，并补领季奖金，基本以补领上季奖金为限l 季目标进货量超出100%部分，如未能补足上季目标进货量，可选择并入次季计算4-3. 年奖金 年目标进货量达成奖金l 上述品项目标进货量达成100%的进货总金额× %l 上述各品项目标进货量均达成100%的进货总金额× %5

6、. 奖金发放原则1. 各单位须向天津灯塔涂料股份有限公司进货，才予以认证业绩2. 奖金申请应备妥进销存报表复印件，进货销售单位复印件，并与灯塔公司报表核对无误后结案3. 奖金于次月底播发，原则以补足未回款部分为优先考量4. 如发现削价销售行为，公司将不予发给奖金四、 工作执掌1. 完成销售目标量2. 在公司要求的区域内完成产品的铺货占有率3. 按公司要求在负责区域内开发销售点4. 按公司要求的回款办法完成回款5. 严格遵守公司要求的销售价格、销售区域6. 按公司要求填写报表并及时交回7. 积极回馈市场讯息8. 参加公司要求的各项工作会议(含销售、产品、教育训练）9. 协助公司完成代理区域内的促

7、销活动及成果报告10. 有效使用公司所提供的广告宣传物并做好商品陈列，增强品牌形象11. 提报有效之促销广告计划12. 提供足够的仓储设备与面积，保持适当的库存量与良好的商品储存环境13. 建立完善的销售队伍及人事人力配备14. 对所属经销商客户进行价格控制及区域管理15. 对所属客户的信用调查，作为提供公司及各销售单位运作的参考16. 建立与保持所属客户、经销商的良好合作关系五、各项管理规定及奖惩办法1. 计划管理规定各经营单位、办事处应根据市场需求在当月18日前将填报好的月销售计划表提交销售处二、三科，下月2日前提交产品调整补充计划。2. 销售目标管理规定2-1 年销售量（吨） ；2-2

8、各经营单位、办事处应考虑各地区不同季节、淡旺季等因素，科学安排好月、季、年销售任务。2-3 公司按月、季、年销售量对各经营单位、办事处进行考核（按公司“销售目标与奖励办法”执行）；2-4 年中考核如未能完成销售进度，公司将调整销售区域、产品销售种类，或要求人事配置改善或更换经理。3. 资金管理规定3-1 公司核定资金占用额为 元；3-2 按公司核定资金占用额每月缴纳银行贷款利息，超出资金占用额的部分每月应按银行贷款利息的两倍缴纳；3-3 各经营单位、办事处需保证资金占用不流失、不贬值；3-4 99年度各经营单位、办事处不允许出现亏损，对老应收货款按“清欠办公室管理办法”执行；3-5 各经营单位

9、、办事处需在每月10日前将财务报表整理完毕，由财务负责人签字并加盖经营单位、办事处公章后提交公司。4. 回款管理规定4-1. 严格执行现款现货结算方式；4-2. 每笔进货要求达到月回款率100%并均衡如下： 外阜按到货日期10天累计回款20% 20天累计回款50% 30天累计回款100%计算应回款金额 天津地区按到货日期7天累计回款15% 14天累计回款30% 21天累计回款55% 28天累计回款100% 计算应回款金额4-3. 每月15日、月底公司财务处汇整计算应回款金额各区负责人应于每月15日或月底前完成应回款金额的100%；4-4. 如未能达到回款目标，除了“工作项目绩效评估”中回款考核

10、不予计分之外，公司将由销售目标奖金、绩效考核奖金中扣除尚欠金额，而后拨发。5. 区域管理规定5-1 公司授权经营单位、办事处经销灯塔牌系列产品的经销区域为： 5-2 各经营单位、办事处严格按照公司制订的区域划分原则，不允许越区的销售。6. 价格管理规定6-1 99年公司实行全国统一供应价格、控制批发价格、建议市场零售价格的政策；6-2 各经营单位、办事处应严格遵守公司制定的价格政策（见津灯财99 1号文件）7. 报表管理规定7-1 各经营单位、办事处需按“报表管理”中所列项目及时间填写并提交各管理报表；7-2 报表填写应力求准确性，公司方面严格考核。8. 市场开发8-1 各经营单位、办事处需在

11、公司要求时间内完成公司下达的开发销售点的计划；8-2 各经营单位、办事处需在公司要求时间内完成产品的铺货率。9. 广告与促销管理规定9-1 公司策划的各种促销活动要求各经营单位、办事处积极配合认真实施；9-2 公司提供的各种宣传品等各经营单位、办事处有宣传、维护、保养的义务。9-3 经营单位、办事处可根据市场状况、销售状况及竞品状况申请有利于提高品牌知名度及销售量的个案促销活动。申请方式见“广告促销活动（赞助/公关）宣传申请表”9-4 作业方式与相关规定： 提出申请表格 与公司协商 负责单位提报 审核 同意后按规定执行 提报“活动执行评估表”9-5 各经营单位、办事处要使用带有“灯塔”字样、图

12、形的商标时，应事先向公司提供方案，经公司同意后，方可使用（见公司有关规定）。10. 劳动人事管理规定10-1 经营单位、办事处人事任免制度考核。10-2 经营单位、办事处劳动用工管理制度考核。10-3 经营单位、办事处激励机制办法考核。10-4 经营单位、办事处固定资产审批制度考核。11. 其它管理项目规定11-1. 各经营单位、办事处应妥善处理经销区域内顾客投诉事项，并依照“报表管理”程序回报；11-2. 各经营单位、办事处如发现近似、仿造“灯塔”产品等违法行为，应立即通知公司并协助处理，并依照“报表管理”程序回报；11-3. 各经营单位、办事处决不允许经销或参与近似、仿造“灯塔” 产品等违

13、法行为，一经发现对自销单位按公司有关规定严肃处理，直至追究法律责任；对代理商终止合约，取消代理资格，并追究法律责任。11-4. 公司直属各经营单位要维护灯塔信誉及利益，不允许经营非“灯塔牌”、“津塔牌”油漆；11-5. 对公司内部会议、教育训练要求的各项工作指标的态度，及参与性和积极性；11-6. 对商品的存放量、仓储环境的管理应妥善安排，并配合公司检查；11-7. 对区域内的经销商和零售商，建立良性的合作关系；11-8. 定期做好客户的咨询及拜访。12. 绩效评估及奖励办法评估表12-1. 每月评估，并做到分月、季、年度考核，结合销售处内部劳动人事管理条理及各项考核标准，列入评比；12-2.

14、 绩效奖金次月底统一发放；12-3. 如发现经营单位、办事处有串货、砸盘（办事处销售其它品牌）等行为或办事处出现亏损，按下列方式处理： 第一次发现扣发全部销售奖金（办事处：经理通 报批评并扣发当月奖金）； 第二次发现经理就地免职（代理商：终止代理协议）六、 工作项目绩效评估表评分标准100优秀典范90表现良好80表现良好，但个别情节需公司监督70可自行操作，但需公司定期监督60市场操作不积极，需在公司监督下运作50市场操作不积极，经常不配合公司要求的工作40偶有违反规定行为，情节稍轻30有违反规定行为，情节稍重20严重违反规定，改进态度积极10屡次严重违反规定0严重违反政策制度工作项目绩效评估

15、表工作项目0102030405060708090100满分得分加权总分销售目标管理资金管理价格管理计划管理10010%回款管理10020%区域管理10020%报表管理10020%市场开发10010%广告与促销管理10010%人事管理1005%其它管理项目1005%合计：800100%记录事项： 评审人员 销售处 企划部 销售副总经理 总经理 七、 报表管理报表管理应建立在公司与销售单位的经营状况及资讯往来基础上，作为各项工作指标、市场状况分析、数字计算、各项活动结案、奖金发放等的考核标准。因此籍由报表往来及管理促使各项工作明确于各销售单位与公司之间互动与执行，并结合时间与报表流程使各项工作进度

16、与执行单位工作更加明确。进而使公司制度建立并维持。报 表 管 理报表名称用途 流程 执行单位备注进销存报表进、销、存货后登记每月5日前办事处/代理商排产计划单提供集团下月销售目标以供集团排生产计划每月18日前次月2日前提交补充计划办事处/代理商价格监察表提供市场主要竞品价格变化每月5日、20日办事处/代理商活动申请表活动申请前填写经公司同意确认后执行依市场状况需要办事处/代理商活动执行评估表活动执行后评估成效活动后一周内办事处/代理商客户投诉记录投诉发生后与集团沟通依据依状况发生办事处/代理商月报表提供市场状况资料每月25日办事处/代理商假货报告表提供市场假货状况资料依状况发生办事处/代理商月

17、报表一、 市场概况（区域内市场现况）二、 经销商状况（渠道经营反应）三、 产品价格（公司及其他品牌价格、利润等反应）四、 特殊活动状况（其它品牌活动）五、 市场开发（区域内重要渠道开发问题及反应） 附件经销商库存统计报表品项单位名称进货出货金额上月库存本月进货本月出货本月库存 附件价 格 监 察 表品牌产品出厂价高-低W/S进价高-低%W/S售价高-低%二/三级售价高-低%终端售价%简述活动内容搭增、扣点、退佣1、2、3、其他 附件广告促销活动（赞助/公关）宣传申请表案号填表人填表日期单位活动单位（对象）期间活动单位地电话联络人一、 竞争环境分析 品项品牌其 他其他活动目标量二、 活动内容目的

18、 理由 三、 活动方式 四、 预计花费及方式解说 五、 宣传品申请 六、 主管核实说明 填表人主管企划部广告部商法科销售处副经理经理副总经理总经理（请灯塔集团根据各案调控报批流程） 附件活动后续评估表计划花费 期间 交际花费 期间 活动达成状况 达成率% 业务自评 单位主管评估 公司内部上级主管评语上级审核 附件客户投诉记录 编号 经办人（代理商或办事处） 日期 商品名称 购买地点 价格 投诉人 地址 电话 投诉内容 编号 样本交送 样本回收日期 经办人签字（集团销售处） 样本交送（集团技术处） 日期 结果 日期 回复 日期 意见 附件假货报告表1、 怀疑它是假货的原因或特征 2、 它在哪家店里发现或买到的？（店址、店名、联络人） 3、 售价 4、