南都 深圳十年答谢酒会执行手册

1、 2010.03.12 主办单位：南方报业传媒集团 举办时间：2010年3月30日（周二）下午14：3020：30 举办地点：深圳五洲宾馆五洲厅 人数规模：1000人 集团和报系领导南都老领导：30名 南都深圳早期员工：30名 深圳市政府机构客户：30名 行政中心客户：20名 新闻通讯员：450名 杂志部客户：20名 广告部客户：320名 发行部客户和忠诚读者：100名 酒会全程主持：凤凰卫视杨锦麟 颁奖嘉宾：待定 抽奖嘉宾：待定 酒会活动构成： 集团报系领导致辞 央视索福瑞慧聪邓白氏发布：南都广告全国第一 颁奖礼： 年度优秀通讯员功勋单位 十年功勋客户（暂定名） 十年忠诚读者奖（暂定名） 年

2、度新闻年度人物揭晓（视频短片，新闻部制作） 年度网络公民揭晓（视频短片，奥一网制作） “深圳梦”纪念特区建立30周年暨南都深圳世纪十年系列活动”启动仪式 酒会大抽奖： 抽奖时段：酒会晚宴时段 奖项奖品设立： 三等奖：奖品：床上用品（50名） 二等奖：奖品：餐具（30名） 一等奖：奖品：iphone手机+话费（10名） 特等奖：奖品：手表（2名） “十年特别大奖”：奖品：终身赠阅南都报（1名，奖项解释权归南都） 节目表演： 节目表演穿插“酒会”全程 节目表演以小朋友演出为主，象征南都深圳十年的朝阳活力，预示南都深圳的金色未来 拟邀演出团队嘉宾： 央视春晚领唱的深圳小朋友“豆豆” 网络春晚梦开始的

3、地方小朋友演出组 知名艺人沙画 另2演出嘉宾待定 拟设5组节目： 热场曲：待选 节目2：待选 节目3：沙画表演 节目4：豆豆表演 节目5：梦开始的地方 正式节目及编排在“酒会”筹备期确定和完成 节目表演1015分钟/组，具体视节目组合 晚宴： 千人晚宴，10人/围，共100围。 所有来宾均获赠纪念品一份 酒会完全进程时间：2010年3月30日（周二）14：3020：30 13：00 酒会全体工作人员到位 14：00 完成临场各项准备 14：3015：40 酒会签到 16：0016：01 主持人宣布：“南都深圳十年客户答谢酒会”现在开始 16：0116：10 热场曲（待选，10分钟） 16：11

4、16：15 主持人时间： 酒会嘉宾介绍 邀请曹轲致辞 16：1616：50 报系领导致辞演讲（曹、庄致辞演讲，共约35分钟） 16：1616：25 曹轲致辞（约10分钟） 16：25 主持人邀请庄慎之演讲 16：2616：50 庄慎之专题演讲（约25分钟） 16：5117：05 央视索福瑞慧聪邓白氏发布：南都广告全国第一（15分钟） 17：0617：21 报系领导致辞演讲 17：06 主持人邀请王培兴演讲 17：0717：21 王培兴专题演讲（约15分钟） 17：2217：32 节目表演：待选（10分钟） 17：3218：17 颁奖礼一（45分钟） 17：3217：47 颁奖：“年度优秀通讯员

5、功勋单位”（15分钟） 视频播放获奖名单 10名获奖代表上台领奖 主持人邀请颁奖嘉宾（嘉宾待定） 17：4818：08 颁奖：“十年功勋客户”（20分钟） 视频播放获奖名单 现场宣读获奖名单 30名获奖客户上台领奖（共3/轮，10名/轮） 主持人现场采访1、2人 主持人邀请颁奖嘉宾（嘉宾待定） 18：0918：19 颁奖：“十年忠诚读者”（10分钟） 视频播放获奖名单 现场宣读获奖名单 10名获奖读者上台领奖 主持人现场采访1、2人 主持人邀请颁奖嘉宾（嘉宾待定） 18：2018：30 节目表演：沙画（10分钟） 18：3118：40 颁奖礼二（10分钟） 18：3118：36 揭晓：“年度新

6、闻和年度人物”（视频短片，5分钟） 18：3618：40 揭晓：“年度网络公民”（视频短片，5分钟） 18：41 18：51 节目表演：豆豆（10分钟） 18：5218：57 杨社长致祝酒辞（5分钟） 18：5819：03 “深圳梦”纪念特区建立30周年暨南都深圳世纪十年系列活动启动仪式（5分钟） 19：0419：14 节目表演：梦开始的地方（10分钟） 19：15 晚宴 19：3020：20 大抽奖（50分钟） 19：3019：50 抽出50名三等奖得主颁奖（20分钟） 19：5120：05 抽出30名二等奖得主颁奖（15分钟） 20：0620：13 抽出10名一等奖得主颁奖（8分钟） 20

7、：0420：07 抽出2名特等奖得主颁奖（4分钟） 20：0720：00 抽出1名“十年特别大奖”得主颁奖（3分钟） 19：3021：00 赠送纪念品时段（90分钟） 20：30 南都深圳十年客户答谢酒会结束 3月25日确定最终流程并分发驻深各部门 关键执行： “南都深圳十年客户答谢酒会”是2010年度南都深圳最核心工作之一，是贯穿全年度活动的标志性起点，“千人呈宴”能否按时、顺利举行，确保酒会来宾按时签到和入场是关键前提，请各部门领导高度重视，拿出措施和办法，以保证酒会圆满成功！指挥中心组织架构总指挥苟骅 汪木森 肖潇 南岛 陈文定 胡家勇总协调吴贝星 梁通才 杨弘伟 翁淼组员各筹备执行小组

8、组长 工作分工与执行成立“南都深圳十年客户答谢酒会”筹备与执行小组，各小组由专人负责，严格按照筹备进度表展开工作，保证按时、保质完成。酒会筹备是驻深各部3月份的重要工作，为保证筹备工作顺利、圆满完成，筹备组将根据情况抽调驻深部门员工协助工作，请大家理解和支持。 筹备协调： 吴贝星（办公室） 梁通才（信息技术部） 杨弘伟（品牌推广组） 翁淼（广告策划部） 任务： 统筹负责酒会各项筹备和现场执行工作 协调、推进各筹备小组的工作，保证“酒会”筹备按期完成并取得圆满成功 制定酒会会务方案和流程 制定签到和颁（抽）奖方案 制定世纪十年系列活动启动仪式方案 会同礼仪公司制定接待、颁奖等礼仪方案 邀请、落实

9、酒会主持人 财务组： 负责部门：财务科 组长：何立新 组员：财务科指派人员 任务： 负责酒会财务项目管理和监督 负责酒会现场财务支出项目记帐和结算 酒会财务对接： 对接人：夏婉婵（统计部） 任务： 负责酒会各项目现金支领和报销 负责酒会各项目转帐和报销 负责酒会财务结算 文案组： 组长：李光明（广告策划部） 组员：广告策划部文案策划师1人（组长指派） 品牌推广部 蒋水晶（广州，借调） 任务： 酒会各项宣传文案撰稿 酒会主持人串词编写 酒会DV后期制作所需文案撰稿 设计组： 组长：梁通才（信息技术部） 组员：信息技术部员工 任务： 负责酒会各项平面设计和制作 节目组： 组长：陈美元（品牌推广组）

10、 组员：邱悦、鲁宁（行政中心）、汤惠云（奥一网） 任务： 负责主持人的邀请和接待 负责表演团队的邀请，确定表演节目 制定和执行节目流程 现场提前走场及试音 负责后台对接（包括与主持人对接） 表演质量监控，演员须严格按照酒会要求给予配合 签署演出协议，负责费用结算 物料组：物料包括：抽奖奖品和纪念品（广告互换或赞助）、奖牌（定制）、人手2图书+光盘+刊物+纸袋；胸贴等签到资料；工作人员餐饮。 组长：古明珠（深圳办公室） 组员：吴翠君、江帆、黄塘林 任务： 按照深圳联席会议确定的方案完成酒会全部奖品、礼品的互换流程申报和验收等前期任务 对于晚会现场需要的奖牌、图书、光盘、刊物、纸袋等的物料验收和整

11、理 对于晚会签到所用的胸贴、签到本、桌牌等的验收和保管 对于现场工作人员的工作晚餐供应 现场工作人员所需用水的供应 根据抽奖方案对现场抽奖结果进行兑奖 在晚会结束，组织连同接待人员对嘉宾发放纪念品 客户组：设新闻通讯员组、广告客户组、发行客户组、贵宾接待组 通讯员组： 负责部门：新闻部 负责人：新闻部指派专人负责 组员：新闻部员工曾李、郑梅燕、黄宇春（办公室）财务科指派一人 任务： 制定通讯员和功勋单位邀请方案，负责出席人员邀请 确定并向筹备组提交“年度优秀通讯员”、“功勋单位”获奖名单 现场发放车马费和奖牌 邀请名额：450名 广告客户组： 负责部门：广告部 负责人：广告部指派专人负责 组员

12、：广告部各部门负责人 程亚娟、秦雅、林岚（办公室） 任务： 制定广告客户邀请方案，负责出席人员邀请 确定并向筹备组提交“十年功勋客户”名单（30人） 活动现场协助 邀请名额：320名 发行客户组： 负责部门：发行部 负责人：发行部指派专人负责 组员：发行部各部门负责人 汤小完、姜佳节（办公室） 任务： 制定发行客户和读者邀请方案、负责出席人员邀请 确定并向筹备组提交“十年忠诚读者”名单（10人） 活动现场协助 邀请名额：100名 贵宾接待组： 贵宾组成：集团领导、报社领导、南都深圳老领导老员工、深圳各部门特邀贵宾 负责部门：深圳办公室 负责人：吴贝星 组员：江丽、张俏、赵耀 任务： 确定领导嘉

13、宾名单邀请，负责出席人员邀请 制定领导嘉宾行程，安排接送机下榻酒店出席酒会等 跟进落实领导讲话稿 酒会当天跟进报社领导、与会嘉宾 同舞台组对节，落实出席贵宾及领导名单 协助礼仪组对报社领导、贵宾的签到与接待 晚会贵宾席位的安排和姓名牌的摆放。 布展舞台组： 负责部门：信息技术部广告策划部 负责人：梁通才（信息技术部）翁淼（广告策划部） 组员：信息技术部员工、广告策划部员工 相关外包公司责任人 任务： 确认场地，确认活动相关制作公司，签订合作协议 制定执行现场布展方案，包括内外场、舞台等的综合布展 确定和落实现场舞台系统（包括灯光、音响系统），负责舞台调度和视频演播 确定和落实酒会签到与抽奖用电

14、子系统，全程负责系统安装、调试 协助制定酒会签到和颁（抽）奖方案 汇集所需各部门视频宣传资料，完成酒会视频演播片 晚宴礼品组： 负责部门：办公室 负责人：吴贝星 组员：吴贝星、古明珠、吴翠君、江帆、黄塘林 任务： 酒会订餐、确定菜谱、提供晚宴酒水，保证晚宴顺利进行 制定礼品（纪念品）赠送办法，负责礼品赠送 协助制定酒会签到和抽奖方案 组织抽奖现场的兑奖工作 礼仪组： 负责部门：广告策划部 负责人：程亚娟 任务： 按礼仪接待方案执行酒会礼仪任务（签到、引位、颁奖、抽奖等） 安全组： 组长：伍文虎（发行部） 组员：发行部员工20人 任务： 负责酒会现场的人员疏导工作负责酒会现场物品的安保工作 协助

15、酒会善后和物料的收尾工作 司机组： 组长：周震（办公室） 组员：办公室司机组全体人员 任务： 按酒会接待计划和安排执行接待与运输任务 酒会筹备工作进度表项目组工作细项任务（目标）完成时间筹备协调会务方案和流程完成方案已完成签到和颁（抽）奖方案完成方案3月20日前现场接待与颁奖礼仪方案完成方案3月21日前“世纪十年系列活动启动仪式”方案完成方案3月21日前邀请主持人杨锦麟（深圳邀请）已确认邀请央视索福瑞慧聪邓白氏广州邀请3月18日前设计组 邀请函1100份完成设计3月12日完成制作交货验收3月15日现场舞台背景板（喷绘）完成设计3月18日完成制作3月23日奖牌340块 （新闻300、广告40、发

16、行10）完成设计3月16日完成制作交货验收3月20日宣传物料完成设计3月18日完成制作3月21日文案组即时文案完成作业1个工作日会务综合宣传文案完成作业3月18日-22日酒会主持人串词完成作业3月24日-25日酒会DV后期制作文案完成作业4月5日-6日节目组演出团队嘉宾（5组项节目）落实对象完成邀请3月15日确定节目确定排练计划3月18日彩排试音走场酒会前日-酒会当日表演监控后台对接酒会全程签协议费用结算按实际情况物料组宣传物料类完成汇总交付设计清单3月12日完成制作最后项3月25日后勤物料类完成汇总预备待用最后项3月25日物料搬运按布展和酒会要求执行按酒会时间要求客户组通讯员组提交获奖名单（

17、300名）3月18日完成酒会邀请（总450人）3月22日前发放车马费和奖牌酒会中广告客户组提交获奖名单（30名）3月18日完成酒会邀请（总320人）3月22日前派员现场协助3月30日发行客户组提交获奖名单（10名）3月18日完成酒会邀请（总100人）3月22日前现场派员协助3月30日贵宾接待组完成酒会邀请（总130人）3月18日确定行程方案3月20日最终确认邀请3月22日前完成领导讲话稿3月25日确定现场礼仪接待方案3月25日前现场接待协助酒会中布展舞台组酒会场地五洲宾馆五洲厅已确认租场合同待签舞台系统（包括灯光、音响系统）确认外包已确认签定合同待签安装调试视频预播3月29日-30日签到与抽奖电子系统确认外包签合同3月20日前安装调试视频预播3月29日-30日酒会视频演播片汇集宣传资料3月10日-18日完成制作演播片审片3月25日现场舞台调度视频演播3月30日现场布展完成方案3月12日交付物料设计清单3月15日完成物料制作交货验收3月20日晚宴礼品组礼品（纪念品）赠送完成