公文管理系统

1、公文管理系統公文管理系統承辦人操作說明會承辦人操作說明會大綱安裝說明創文公文流程公文查詢代理設定收文創簽密件處理方式後會、續辦副知檢視、回閱公文收文創簽辦單稽催安裝說明檢查IE版本說明-關於Internet Explorer安裝說明第一次登入請下載快速安裝安裝說明IE 8.0 安裝說明，請打開Word檔依照步驟手動設定安裝說明工具列阻擋彈跳視窗關閉阻擋彈跳視窗，或按下鍵盤Ctrl鍵再點選創文設定個人資訊在公文系統工具列中，點選個人資訊按鈕。 開啟WEB製作系統創文選擇身分公文製作畫面創文點選開新檔圖示創文公文內容編輯，選擇檔號、行文機關，繕打完成後取號上傳創文取號上傳後可至工作桌，待處理公文處

2、看到公文流程公文編修畫面公文流程核章核章完畢後，請確實的點選公文上方的儲存，否則系統將不會儲存您的核章。公文流程夾帶附件點選承辦附件，點選新增附件以上傳檔案公文流程會辦作業公文流程會畢陳核：在結束會辦流程後，該公文直接陳核主管。會畢回承辦人：在結束會辦流程後，送回至原承辦人(在分會作業預設以會畢回承辦人，待彙整後再行送出。)會辦方式：順會：提供依序送會辦理。分會：提供同時送會辦理。會辦外單位，請選擇單位而非人員會辦外單位，請選擇單位而非人員公文流程陳核作業系統會預帶出陳核流程，可自行增減後送出公文流程抽回公文:送出公文會至已送未收資料夾，勾選後可抽回下個關卡未點收公文，才可抽回下個關卡未點收公

3、文，才可抽回下個關卡若為分會流程，請勿使用抽回動作下個關卡若為分會流程，請勿使用抽回動作公文查詢點選公文管理系統上方的公文查詢圖示公文查詢已歸檔公文可申請調案調案單填寫，填寫完成後按確定公文查詢調案單申請完成回到待處理公文，點選調案單，核章儲存後，再點選上方調卷單送出公文查詢調案單查詢代理設定點選公文管理系統上方的公文查詢圖示選擇代理人選擇職位儲存設定代理設定解除代理取消勾選後儲存設定單位人事管理員可替使用者設定代理人收文創簽辦單單位登記桌單位登記桌可於待處理公文中，先依處理狀態篩選。簽收後，1.勾選公文；2.點選分文；3.選擇承辦人。承辦人承辦人收到公文時，必需先於待處理公文執行簽收動作，簽

4、收後勾選該公文，並點選新增簽稿。註：註：1 1、請直接勾選該公文選擇新增簽稿，而非選創稿、請直接勾選該公文選擇新增簽稿，而非選創稿 再執行併案。再執行併案。2 2、若該公文為同單位，其他承辦人辦理，則請點選、若該公文為同單位，其他承辦人辦理，則請點選 申請重分，由單位登記桌重新分文。申請重分，由單位登記桌重新分文。3 3、若該公文應為其它單位辦理之業務，則請點選、若該公文應為其它單位辦理之業務，則請點選申申 請改分，並填改分申請單。請改分，並填改分申請單。收文創簽辦單收文創簽辦單於新增簽稿的畫面中開新檔案選擇簽辦單確定註：若執行簽稿併陳，可執行多次開新檔案。收文創簽辦單於簽辦單中輸入簡單說明主

5、旨、擬辦及檔號後，選擇取號上傳，系統出現上傳成功的訊息後則可關閉畫面。註：可利用另存新檔來儲存範本。收文創簽辦單取號上傳後，於待處理公文中點選該公文2下開啟。點選已創的簽辦單核章或加註意見(含章)後儲存，則可進行送會及陳核之流程。密件處理方式密件需以電子、紙本並行方式辦理。公文先以紙本方式傳送至承辦單位，於簽收密件時系統亦會提示是否收到紙本文件，故請確實收到紙本文件後再行簽收。於系統簽收密件後，請承辦人先視密件內容修改其解密條件1、點選修改解密條件2、選擇正確的解密條件按確定。密件處理方式密件於新增簽稿選擇簽辦單時，密等要選擇密，並輸入解密條件。系統會自動於主旨中帶入密不錄由，承辦人選擇檔號後

6、則可取號上傳，並選擇送會、陳核流程。密件處理方式密件公文的主旨及說明內容，需輸入於特定範本中。請承辦人逕自公文系統檔案下載區中下載密件公文範本。後會、續辦點選已決行之公文，並於簽收後勾選該公文，即有後會之選項。於跳出之視窗拉選需後會之單位，再送出即可。後會、續辦點選已決行之公文，並於簽收後勾選該公文，即有續辦之選項。系統會提示公文決行及結案狀態將被移除，是否要繼續的訊息，點選確定後，可於待處理公文中續辦該件公文 註：執行續辦需再陳核長官決行，但不會移除已核章之紀錄。回閱公文公文於送會、陳核流程中，除承辦人外，各會辦承辦人及長官皆有加入回閱之功能，如欲知道該公文最後之決行結果及各方意見，於會辦、

7、陳核時，可點選加入回閱。當該公文於決行後，曾有加入公文回閱者，可於回閱公文中查看該公文之決行結果。註：該公文若經檔管人員編目歸檔，則該文資訊會從回閱公文中移除，此時若欲檢視、利用該公文資訊，需請利用調案申請；原承辦人自行於公文查詢中查詢即可檢視完成公文資訊，毋需申請調案。公文傳閱公文經長官決行、承辦人簽收後，勾選即有公文傳閱之功能選項。執行公文傳閱，承辦人可自行挑選該文傳閱之人員清單，選擇完成執行確認即可。公文傳閱公文傳閱之對象，可於系統上方副知檢視中檢視該公文。若該份公文已開啟檢視，選取欄位則會出現以供刪除。展期申請當公文已逾限辦日，承辦人及該單位主管皆會收到由系統發出的稽催通知，如承辦人無法於限辦日前辦結，建議申請展期。至承辦公文未結案件中找到需辦理展期之公文並勾選，系統即會出現展期申請。系統會帶出展期表單，