文件控制程序（适用物业公司）

1、文件控制程序（适用物业公司）1 目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3 职责 3.1 公司办公室为文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件的发放、更改、回收和作废工作。 3.2 ISO贯标工作小组负责质量手册的编写，管理者代表负责质量手册的审核，经理负责质量手册的批准。 3.3 ISO贯标工作小组负责作业文件的编写，主管部门负责文件的审核，管理者代表负责批准。 3.4 管理者代表负责组织相关部门对现有体系文件的定期评审。 3.5 办公室负责外来文件的收集、发放、回收。 3.6 各部门负责相关文件的

2、使用、整理和保管。 4 程序 4.1 文件分类 4.1.1 质量手册(包含了所有过程控制的程序文件)，称为一级质量管理体系文件。 4.1.2 作为各部门运行质量管理体系的作业文件，包括管理规范(管理制度)、工作标准、技术标准(国家标准、行业标准)以及质量记录称为二级质量管理体系文件。 4.2 文件的编号 4.2.1 质量管理体系文件的编号 a) 质量手册: 公司名称代号XXQM版次/0，手册中各章以章节号区分。 例如:XXQMA/0表示北京市*物业管理公司质量手册第一版。 b) 质量记录: 公司名称代号QR部门代号顺序号。 例如:XX-QR-GC-01表示*物业管理公司工程部第1个质量记录文件

3、。 c) 各部门其他作业文件: 公司名称代号XXYWGC文件顺序号 例如:XX-YW-05表示*物业管理公司工程部第5号作业文件 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的: a) 质量手册由ISO贯标工作小组负责组织编写、管理者代表审核、上报经理批准发布，由办公室负责登记、发放、回收; b) 由ISO贯标工作小组负责编写二级质量控制体系文件，主管部门领导审核，管理者代表批准，公司办公室负责登记、发放、回收; c) 为确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写“文件发放、回收记录表”。 4.4 文件的受控状况 文件以编号、发放记录

4、方式进行控制，质量手册注明分发号，其它文件按发放记录进行控制。 4.5 文件的更改 a) 质量手册由管理者代表组织更改，填写“文件更改申请表”，经管理者代表审核，上报经理批准后更改，由办公室负责发放，并保留文件更改内容的记录; b) 其他(二级文件)的更改，由各部门领导填写“文件更改申请表”，经主管领导审核，管理者代表批准后更改，由办公室负责发放并保留文件更改内容的记录; c)未经更改的文件的版本号为A，改版后为B、C、D以此类推; d) 个别或局部修改采取换页的形式进行，并标明修改次数; e) 所有被更改的原文件必须由办公室负责收回，确保有效文件的唯一性。 4.6 文件的领用 a) 文件的发

5、放应填写“文件发放、回收记录”表，经管理者代表审批方可领用; b) 因破损而需重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而被补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，办公室做好相应发放签收记录。 4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方; b) 办公室每年对各部门文件保管情况进行检查，发现异常情况应立即处理; c) 任何人不得在受控文件上乱画涂改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。 4.7.2 文件的作废和销毁 a) 所有失效或作废文件由办公室及时从所发放的使用场所撤出，

6、加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用; b) 为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识; c) 对要销毁的作废文件，由办公室统一收回处理。 4.8 外来文件的控制 4.8.1 办公室收到外来文件，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 4.8.2 办公室负责收集国家、地方、行业有关的法律法规的最新版本，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 4.8.3 办公室要把上述法律法规及其他与质量管理体系有关的外来文件，填入“外来受控文件清单”。 4.9 每年十二月由管理者代表组织相关部门对质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款。 4.10 作