ERP中的财务管理系统的集成

1、ERPERP 中的财务治理集成 财务四大基础模块 ERPERP 系统是分模块的，在财务会计领域，一般总会有如下的 4 4 大 模块：总帐，应收帐款，应付帐款和固定资产。如图一所示，这 四个模块本身是相互集成的 （图中以连接模块的线条代表模块间 的集成），比如当用户对应收，应付和资产三个明细分类帐进行 操作时，系统会自动更新总分类帐中的数据。 这四大基础模块能够构成一个独立的会计软件 -它具有和其 他会计软件一样的特征： 帐务处理和业务处理是分开的。 所谓业 务处理是指企业日常运作的具体业务， 比如依照销售定单和定单 履行情况开出销售发票；依照采购定单和收货情况校验收到的发 票；以及所有的库存收

2、发业务等等。 而所谓帐务处理是指财务人 员依照原始凭证（包括外部的，如发票，和内部的，如入库单） 编制会计分录，在系统中记录下来。关于一般会计软件而言帐务 处理和业务处理是分开的， 它们之间是通过单据在企业内部其他 部门和财务部门间的传递和核对完成的， 同时财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。 同时除了最基础的借贷， 科目和 金额以外， 财务人员可能还需要手工录入一些附加信息， 以利于 日后做一些简单的汇总分析， 这些附加信息是以凭证输入时的附 加字段体现的。 图一右下角红色的粗箭头代表了这种分开处理的 过程。 尽管大方向上是一致的， 然而不同的软件之间在功能上依旧会有 专门大的差不的

3、， 图一中列举了一些这四大基础模块的功能。 模 块外部的红色箭头是需要手工输入的功能， 模块内部的则是系统 能够自动完成的功能。事实上有些功能差不多体现了 ERPERP 业务处 理和帐务处理统一的特征， 比如图一中的红圈所示的自动付款功 能。 我们将在下一章中集中介绍这四大模块的差不多功能。 集成下的财务会计 假如 ERPERP 的财务会计模块仅仅是一般会计软件的功能延伸和加 强，那它可不能在最近的 10 10 年间对全球企业的财务实践带来如 此巨大的变革。而 ERPERP 本身的集成性，决定了它的财务会计模块 完全融入到了企业整体的流程中， 图二描述了在集成环境下的财 务会计模块。 在物流领

4、域有四个差不多的模块： 销售，生产，采购和库存治理， 企业物流治理的流程和功能不是本文所要讨论的内容， 图二中我 们大致例举了一些物流模块的差不多功能（在图中各模块内部）。 在下面我们要着重介绍的是物流模块和财务会计的集成关系， 本 章要紧介绍以下 7 7 个集成点：销售开票，销售发货，采购收货， 发票校验，其他收发货，盘点和估价。 销售开票 销售开票的过程事实上是在 ERPERP 系统中生成一帐开票凭证 （Billing DocumentsBilling Documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证 差不多上不同类型的开票凭证。 我们通常提到的发票（如增值税 专用发票或一般发票）

5、是依照系统中的开票凭证套打出来的实物 凭证。在下文中假如5 5 / 32/ 32 不特不指明实物发票，那“发票”差不多上 指系统中保存的开票凭证。 ERPERP 系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。 因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证 （如销售定单或发货单） 建立的， 系统会依照一定的规则自动的 复制这些先行凭证的信息，从而使得开票的过程尽可能得简单， 也防止了错误的产生。 发票的结构 发票由一个发票抬头和多条行项目构成。 在发票抬头系统保存了 关于整张发票的信息，比如付款方（客户） ，开票日期，整张发 票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时

6、候 付款方和售达方是不同的） ，价格条款（比如针对整张发票的折 扣）。行项目中保存了仅对该行有用的信息，比如 商品，数量， 该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对 的发货单号），价格条款（比如货款， 运费，折扣， 增值税等等） 能够发觉系统中的发票所保存的信息大大超过了实物发票所需 要的， 在套打实物发票时， 系统会依照各国家和企业的规定选取 相关的信息，按规定的格式打印出来。 开票方式 从参照凭证（定单或发货单）生成发票，系统提供了如下一些可 能的方法： 1 只要某些数据吻合，你能够合并多张不同的凭证（销售定 单和/ / 或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。前提条件 是

7、：首先，需要 从这些参考凭证中复制的的发票抬头数据在这 些凭证中差不多上一致的。 其次， 拆分开票的条件不成立。 比 如在处理到期的开票清单时， 系统会合并那些具有相同的客户 编号，销售组织和开票类型的参照凭证， 假如上述的前提条件 都满足，系统将开出一张发票。 2 假如你希望在某些情况下发票是分开的， 比如希望同一张 交货单上的专门多商品按不同的商品组分开开票， 那么能够通 过定义拆分开票规则来实现。 3 因此你也能够针对每张销售凭证开一张发票， 比如每张发 货单一张发票。 在具体执行开票时，系统提供了如下方法： 1 定单或发货单个不开票。我们能够针对整张定单，个不行 项目或行项目的部分数量

8、进行个不开票。 2 手工处理到期开票清单。 我们能够使用到期开票清单来处 理开票，在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发 货单单独开票。 我们只需要输入选择条件， 系统会自动选择那 些符合条件的定单或发货单， 生成到期开票清单。 通过手工编 辑和模拟后就能够实际开票了。 3 后台自动处理到期开票清单。为了减少处理时刻和人力， 能够将到期开票清单的处理安排在系统后台完成， 比如每天下 午 4 4 点由系统自动生成。 财务会计过帐 当开票这一业务处理在系统中完成后，通过 ERP ERP 系统的集成功 能，在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。 图二中“开票” 标签所指的箭头就代表了这种自

9、动过帐。然而为了增强灵活性， 也能够关于某些类型的开票凭证自动冻结过帐， 如此在流程设计 时在正式过帐前能够加入操纵点。 而当操纵完成后， 过帐也仅仅 是一个按钮的工作了。 关于会计科目， 系统是综合 4 4 个数据自动推断的， 它们分不是销 售组织，客户组，商品组和价格条款。如此系统能够自动将货款 和增值税分不计入 “产品销售收入” 和“应交税金 - -增值税 - -销项” 科目中， 同样的假如价格条款中还有运费和折扣， 能够分不计入 产品销售收入的二级科目中。 此外这种科目确定的机制也使得我 7 / 327 / 32 们能够依照销售组织， 客户组和商品组设置二级或三级科目。 只 是需要指出

10、的是尽管系统提供了这些灵活性， 然而在实际实施中 我们未必需要如 此做，特不是当我们同时实施了盈利分析模块 时，此类分析将没有必要通过科目来完成。 盈利分析将在治理会 计的相关章节中具体介绍。 关于金额的确定， 系统是依照发票中各价格条款的金额来决定 的。 定价功能是 ERP ERP 销售模块的一个特不有力也特不有味的功 能。本文不做详细的介绍。有一点需指出的是我们在实施时，能 够依照企业的实际情况和治理要求， 决定开票时是直接从销售定 单复制价格呢， 依旧同意修改或重定价 （这种配置是基于发票类 不的）。 关于定价功能和科目自动确定功能的一个应用是消费税的计算 和过帐，我们能够在销售定价模板中增加一增一减两个价格条 款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分不指向“产品销售