浅议综合档案馆信息化建设的途径

1、浅议综合档案馆信息化建设的途径    论文摘要：信息技术的飞速发展，使得国家综合档案馆的信息化建设越来越迫切。本文结合*市档案馆的实际，就档案馆信息化建设的途径作了初步的探讨，主要从办公自动化、立档单位档案信息化建设、网络建设、人才引进培养等方面进行具体阐述。 关键词：信息化建设 途径 以信息技术为先导的二十一世纪是一个充满机遇和挑战的信息时代，人类正从工业社会走向信息社会，社会信息化已经成为世界发展不可逆转的历史进程。信息资源是国民经济和社会发展的战略资源，信息技术是当代新兴的生产力。国民经济和社会发展对信息资源、信息技术、信息产业的依赖程度愈来愈大。

2、档案工作要围绕党和政府中心工作服务，在*市经济和社会协调发展进程中发挥特殊的作用，加快档案馆信息化建设是必由之路。近年来，*市档案信息化建设工作从起步到现在开展得有声有色，曾是全省经验交流的7个地市州之一。但是档案信息化建设的步伐还不够快，要进一步整合档案信息资源、实现档案信息资源全社会共享还有许多工作要做。结合*实际，我认为积极开展档案数字化工作、立档单位档案信息化建设、网络建设、人才引进培养培养信息技术人才是四条有效的途径。 一、努力实现办公自动化，开展档案数字化工作，为档案馆信息化建设奠定坚实的基础。 随着计算机技术、网络技术的飞速发展，传统办公方式已逐渐被现代化的办公方式所替代。办公自

3、动化程度的高低在一定意义反映了工作效率高低，同时，掌握现代化办公技能，也是档案馆信息化建设的第一道门槛。 1、适应信息化的需要，加快实现从传统办公方式向现代化办公方式的转变。 (1)充分利用电脑外部设备，实现文件、资料完全电子化。局、馆所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，除领导起草的文件外，各科室形成的文件材料由各科室文件起草人负责输入、编辑和打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少文件“流通”环节，同时锻炼了队伍，从而提高工作效率。 (2)运用网络资源，实现办公室自动化。依托党政网（电子政务内网）或局域网和办公自动化软件，实现文件网上收发，即文

4、件的起草、签发、审核、文印、传递、签批等基本上在网上进行，从而真正实现资源共享，同时一定程度上增加局馆内部与外界的联系渠道。 (3)建立局域网信息库，实现网上资源共享。根据市馆的实际研究可行的网上共享方式，用最少的钱办更多的事。如，可单设1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库，将常用的软件、各科室起草可公开的文件材料、各类统计报表、业务数据和资料都放入共享信息库，各科室和个人在需要时可随时进入共享信息库目录即可查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位指定专人负责。 2、突出局馆主体地位，积极开展档案数字化工作。 我局从98年升省二级馆开始用档案软件著

5、录档案条目，但迄今为止，只著录了7万余条，现行文件500余篇，与馆藏量相比还远远不够。档案数字化工作是进行档案馆资源建设的基础，首先要从馆藏档案的数字化开始。 (1)在已经建好的局域网基础上，充分利用统一规范的档案管理软件网络版，所有联网的计算机都可以安装客户端程序，进行条目录入、查询检索，根据各科室工作实际，合理分配时间和工作量，使各科室均有机会录入馆藏档案目录，加大目录著录量。 (2)进一步对文件级数据库进行调整，逐步实现全息化。从我馆的实际出发，可优先重要全宗和珍贵历史档案的数字化，做到突出重点，分步实施。对重点档案要内容全部数字化，要尽快建立起档案全息数据库。 (3)开展多媒体档案数字

6、化工作。争取政府投入，研究解决多媒体档案数字化的技术难题，探索多媒体数字化档案管理模式。充分利用多媒体设备对重要的音像档案资料进行采集、编辑并刻录成光盘，增加数字化载体档案，为档案馆信息化建设奠定坚实的基础。 (4)应加强已形成的电子文件进行有效管理。近年来，电子文件量不断增大，除本机关自身发文已全部实现数字化外，对党政网上的电子文件如收文、政策法规性文件等数字化的信息要按电子文件和档案管理相关制度和办法，进行收集、整理、分类保管，刻录到光盘，做好光盘编目，并妥善保管。重要的电子文件有必要保留双套制。 二、促进各档单位档案信息化建设，为档案馆信息化建设全面发展创造良好的条件。 积极探索研究电子

7、政务信息资源与档案信息资源的合作共建，实现两者的合作开发，共建高水平的基础信息资源库，不仅加快档案信息化建设步伐，同时也是促进政府电子政务发展的有效途径。档案信息化建设是各立档单位信息化建设的重要组成部分，也是政府电子政务信息资源的组成部分。市局      应加大指导力度，大力推动全市立档单位中档案信息化工作进程。把信息化工作延伸综合档案馆外，推进各立档单位机关档案室信息资源建设，不仅为各单位信息化工作打下基础，也是为综合档案馆的信息化建设长远发展创设良好的条件。 1、通过加强档案行政执法、目标管理、建规范化档案室等有效手段，推行文档一体化管理

8、。使各立档单位档案现代化进程加速发展，为将来接收进馆档案的同时实现档案数字化奠定基础。 2、大力推行建立数字化档案室，把各单位的档案信息化工作纳入办公自动化体系和单位的信息化建设中，并纳入“十一五”规划，使档案工作更好地为各单位工作服好务。 3、不断改进和完善规范档案管理软件。开发并推广适应技术发展的档案管理软件综合网络版，并与各单位的办公自动化软件接轨，做好数据接口，实现数据有效接收、转化。有了良好的装备才能更好地开展档案室信息化工作，推动机关档案室信息资源建设和发展。 三、加快建设*档案信息资源网，真正实现档案信息资源社会共享。 *有两千多年的历史，是历史文化名城，国家卫生城，全国双拥模范

9、城。近年来，经济和社会发展呈现良好的态势。在经济发展如工业企业改制、农业农村经济发展模式支部加协会、城市建设等方面有很多全省先进经验，形成了丰富的档案资料。我们除了依托党政内网建立*档案网外，也应加快步伐在政务外网上建立档案网站。为更好地宣传*和档案工作，通过档案让人们了解*市各项事业的发展作好准备。 1、研究网站的组成，优化网站信息资源。根据实际需要，网站可设多个一级模块、若干个二级模块、数百个网页。可设局馆概况、档案利用、档案展览、政策法规等十余个栏目，或参照政务内网上的网页建设，多设开放式栏目，便于普通大众接受，有效地提供网上服务。 2、结合实际，探索网站建立及维护模式。在经费紧张且财政

10、投入不足的情况下，可以先采取依托政府信息中心或某些实力雄厚的友好单位的网络资源，在政务外网上建立档案网站，有三种方式： 一是完全利用对方网络资源。网站由对方制作和维护，服务器也由对方提供，我们将档案数字化信息直接转入对方服务器上。 二是共享网络资源，网站由我方制作和维护，我方购置服务器，对方建立一个链接到我方的服务器上。但这样日常维护工作量较大。 三是有效利用对方人员技术优势和网络资源。网站的制作和日常维护交给对方，服务器设在我馆内，数据库由我们掌握，这样既可保证网络畅通，相对减少人员经费的投入，又便于档案信息资源的安全保密。 四、注重信息化人才引进和培养，促进人才从单一型向复合型转变。 计算机及相关设备的使用维护，软件的开发利用，档案信息的采集、录入、加工、存储、传递等都需要专门人才，既需要档案方面的人才，又需要计算机方面的人才，更需要既懂档案专业知识又懂计算机知识的复合型人才。 1、人才引进上优先考虑计算机网络人才。特别是对既有档案专业知识又兼通计算机知识的人才，而且来之能战的掌握先进技术的人才，为档案馆资源数字化转换找到能手。 2、加大在局馆职职工人员计算机基础知识、应用软件和网络知识以及英语的培训。要本着学以致用的宗旨，结合最迫切需要解决的技术难题和档案馆内部最缺乏的某方面技术，侧重于实际操作能力的提高。局馆从领导班子成员到一般工