公司档案管理制度(范本)

1、公司档案管理制度XXXX 企业有限公司年月日2XXXX企业有限公司档案管理制度目 录1 制定目标12 管理职责22.1 管理部门22.2 项目组职责22.3 档案员职责22.4 主管领导职责23 管理流程34 归档范围44.1 项目文件的归档范围44.2 归档的质量要求44.3 文件的形成、收集、移交 44.4 工程项目文件收集要求 54.5 文件和档案资料的验收 75 档案立卷95.1 立卷的原则95.2 立卷的方法95.3 立卷要求95.4 案卷编目105.4.1 档案案件目录105.4.2 卷内目录编制 105.4.3 卷内备考表的编制125.4.4 案卷封面的编制125.4.5 案卷装

2、订136 档案管理156.1 库房管理156.2 档案密级确定、借阅管理156.3 档案保管期限、鉴定销毁16IIXXXX企业有限公司档案管理制度1制定目标档案是保存备查的历史文件，项目档案是指从项目提出、立项、审批、设计、 生产准备、施工、监理、验收等项目执行及管理过程形成并应归档保存的文字、 表格、声像，图纸等各种载体材料，它是管理工作的重要组成部分，建立与加强 项目档案管理工作，是项目管理工作的需要。特别对于工程项目，如果没有进行相应的项目档案工作， 项目档案就处于乏 人管理状态，其结果必然会影响项目的实施、验收、经验总结等工作。1 . 一个质量合格的项目必须要有一份内容齐全、原始技术资

3、料完整、文字 记载真实可靠的技术资料；按照规范的要求积累而成的完整、真实、具 体的技术资料，是项目验收交付的必备条件。2 .项目资料为项目的检查、维护、完善、改造、扩建提供可靠的依据。3 .项目资料是对项目进行稽查、审计、检查、监督的重要依据。4 .项目资料是对项目管理的依据。5 .项目资料是建设单位维权的依据。为加强公司档案管理工作，依据档案管理相关规范及要求，针对公司目前发 展现状，及时、全面的收集各类档案，避免档案遗失，有效地保护和利用档案， 维护公司合法权益，特制定本制度。152管理职责2.1 管理部门公司行政部为档案管理部门，设置档案专管岗位。2.2 项目组职责项目组是公司根据需要，

4、临时成立的组织，用于完成生产、工程、研发等特 定任务，项目经理由公司任命，项目经理负责项目的组织、管理和协调。项目经理负责组织、监督和检查项目文件的形成、收集、整理关于项目的文 件，组员配合项目经理的工作。项目经理向档案室提交与项目相关的文件。2.3 档案员职责档案库房管理。接收项目经理提交的项目文件，并完成文件检查、整理、文件编号、组卷、 归档等工作。2.4 主管领导职责对档案管理工作进行监督、检查、指导。3管理流程文件整埋、分类（初步立卷）编制卷内目录编制案卷号编制卷内备考表编制案卷封面编制卷盒脊背内容整理装订档案录入机读目录制作检索工具档案入库分类上架档案的统计、利用、保管4归档范围4.

5、1 项目文件的归档范围与公司管理、研发、生产、工程等项目有关的重要活动、记载主要过程和现 状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。根据公司实际情况，归档范围包括：1、公司（含关联企业）各类基础文件，包括章程、股东会决议、合同、证 照，正式公函（含对外报送、接收）；2、项目档案（报价单、方案、招投标文件、合同、中标通知书、变更书， 出、入库单、装箱发货单，执行过程文件、交接验收单、验收文件等所有项目相 关文件；维修协议、维修记录、客户信息、出差记录报告等客服相关文件）；3、研发项目档案（说明书、图纸、操作手册、作业指导书等需归档的软件、 硬件部文件），公司数字文件资料的整

6、理与存储；4、固定资产档案（固定资产、物资等）。4.2 归档的质量要求1、归档文件必须完整、准确、系统，能够反映活动的全过程。2、归档的文件应为原件，尽量减少复印件。3、文件的内容及深度必须符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。4、文件的内容必须真实、准确，与项目实际相符合。5、文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、文件材料幅面尺寸规格宜为 A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。8、减少无效文件，无效文件是指：一是缺原件、签字、盖章，手续不完备; 二是档案载体不符合要求，字迹不清；三是档案内容有缺项，内容不准确，图与 物不符的项目，对无效文件要

7、采取补救措施。4.3 文件的形成、收集、移交1、档案是公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，各相关部门或个人，根据制定的档案归档范围，平时做好文件材料 的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整：公司（含关联企业）各类基础文件由行政部收集；研发、生产、工程项目文件由项目经理组织收集；固定资产相关文件由行政部收集。2、根据项目实施程序和特点，移交可以分阶段进行，也可以在分包单位或 分项工程通过竣工验收后进行。3、移交内容项目经理与档案员协商后确定。4、整个项目施工完成后，项目经理必须在 1个月内进向档案室移交一套符 合规定的项目档案。5、只有文件资料移交并验收合格后，

8、方可履行报销手续。6、项目经理向档案室移交文件时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方 可交接。7、档案清点无误后，由验收人和交付人办理交接手续，填写文件资料移 交/验收记录表，记录表内容包括档案内材料名称，交接时间、 地点、交接人签 名等事项，文件资料移交/验收记录表一式两份，验收人和交付人各保留1份。8、对查出缺少的资料，向交付人询查情况，交付人认可不要求追查的就进 入下一步交接；交付人认为要追查缺失资料的，办理退回手续或是暂存手续，待 补齐资料后再进行下一步工作。9、对改建、扩建和维护项目，项目组应据实补充和完善原档案。对改变的 项目，应重新编制档案，并在项目验收后移交。4.4 工程项目文

9、件收集要求工程项目文件是指项目从提出、立项、规划、设计、招投标、施工、监理到 竣工验收、备案等项目全过程形成的各种载体的文件和资料。工程准备阶段文件：是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设 计、招投标等工程准备阶段形成的文件。监理文件：是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件：是指施工单位在工程施工过程中形成的文件 ；竣工图：是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件：是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件工程项目应该归档的文件包括但不限于表格 1中所列：表格1:工程项目文件收集清单与要求客尸名称项目名称项目类别口生产；口研发；工程

10、（测震；口前兆；强震；预警；深井；口海洋）阶段/收 集部门 （人）文件（标注*为必须提交的资料）载体要求签章要求内容要求招投标阶 段（客服 部）我标邀请书（或直接发包 的证明材料）纸质招标文件纸质授权投标委托书纸质公司公草投标文件纸质和光盘公司公章中标通知书纸质招标单位公章合同签订 阶段 （客服 部）*合同书纸质甲乙单位公章按项目管理要求外包工程合同书纸质甲乙单位公章按项目管理要求承包单位资质材料纸质承包单位公章按项目管理要求施工阶段（项目经 理）项目实施方案光盘按项目管理要求技术交底会议记录纸质交底人签字 项目经理签字按项目管理要求*工作单纸质部门经理（副经理）签字项目经理签字按项目管理要求

11、安装前期调查或客户交流 记录纸质项目经理签字按项目管理要求设备出厂检验单纸质部门经理（副经理）签字质监工程师签字按项目管理要求*发货装箱清单纸质部门经理（副经理）签字行政部经理签字发货人签字按项目管理要求*设备开箱验收单纸质项目经理签字 建设单位代表签字按项目管理要求分包工程施工资料纸质承包单位公章按项目管理要求分包工程验收资料纸质承包单位公章 项目经理签字按项目管理要求工程联系函纸质甲乙单位公章按项目管理要求工程变更书纸质甲乙单位公章按项目管理要求项目会议纪要纸质甲、乙、监理单位公章按项目管理要求*客户满意度调查表纸质客户签字:按项目管理要求*培训记录表纸质受训人员签字按项目管理要求项目配套

12、软件系统光盘:按项目管理要求台站（中心）照片光盘按项目管理要求工作过程照片光盘:按项目管理要求隐蔽工程照片光盘按项目管理要求台站接线图光盘:按项目管理要求*台站安装检验记录表纸质按项目管理要求数据采集器参数光盘按项目管理要求水温传感器参数光盘按项目管理要求*客户满意度调查表纸质客户签字按项目管理要求*交接文件纸质项目经理签字 建设单位代表签字按项目管理要求*项目总结纸质项目经理签字1、项目基本情况、完 成情况。2、问题的总结、经验、 教训3、建设单位项目主管 领导姓名、科室、联 系方式4、建设单位项目负责 人姓名、科室、联系 方式监理（项目经 理）监理检查记录表纸质监理单位代表签字监理检查工作

13、照片光盘监理工程师通知单纸质监理单位公章监理工程师通知回复单纸质公司公章按项目管理要求竣工验收（项目经 理）竣工报告光盘按项目管理要求*技术报告（安装调试报告）光盘按项目管理要求试运行报告光盘按项目管理要求验收意见纸质建设单位公章4.5 文件和档案资料的验收项目执行完成后，档案管理员对项目经理提交的所有文件的完整、准确、系统情况和质量进行审查验收，验收合格后，整理立卷。只有档案验收合格后，项目组方可报销差旅费。档案资料验收时，重点验收以下内容：1、文件材料的内容是否填写完整、客观，文件材料中的数据是否存在涂改 现象；2、文件内容真实、准确的反映项目活动和实际状况；3、竣工图绘制方法、图式及规格

14、等符合专业技术要求，图面整洁、该有竣工图章；4、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续 完备;5、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。5档案立卷立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案 卷，亦称为组卷。5.1 立卷的原则立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保 管和利用。5.2 立卷的方法1、按类别立卷，根据归档范围，档案有 4个类别；2、公司（含关联企业）各类基础文件按内容、按年度立卷；3、研发、生产、工程项目档案按项目分别立卷；4、固定资产档案按资产类别立卷。5.3 立卷要求1、案卷不宜过厚，一般不超

15、过 40mmi2、案卷内不应有重份文件。3、文字材料按事项、时间排列。4、一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件， 原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本） 为一件，来文与复文可为一件。5、同一事项的请示与批复、同一文件的主体与附件不能分开，并按批复在 前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列。6、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。综合图在前，专业图在 后；室外图在前、室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建 筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。5.4 案卷编目5.4.1 档案案件目录档案案件目录见表1。1、案卷号按

16、类别编制案卷号档案分类应力求切合实用，档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等 因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类表2:档案号编制说明类别部门大类小类编制说明按案件产出部 门，部门名称的 首字母按案件的内容、性质按以下要求分类编号YW （行政部）RLZY （人力资源相关）按类别JCWJ （基础文件）按年度WLHJ（往来函件）按年度CGWJ采购相关）按采购类别GDZC（固定资产相关）按资产类别YJ （硬件部）SJCJ （采集器）按产品型号CGQJ（传感器）DYXG（电源）CSCC（传输存储）RJ （软件部）QZRJ （

17、 XX软件）按版本号CZRJ （XX 软件）QZRJ （ XX软件）YJRJ （ XX软件）XXFW XX软件）KF （客服部）SCXG（市场相关）按客户名称WHX G维护相关）按项目名称GC （工程部）SCXM（生产项目项目）按项目名称GCXM工程项目项目）按项目名称5.4.2 卷内目录编制1、卷内目录排列在卷内文件首面之前。2、卷内目录式样宜符合下表的要求：3、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1依次标注4、文件编号：填写文件原有的文号或图号。5、责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，选择两个 主要责任者，其余用等代替。6、文件材料题名：填写文件标题的全程。7、日期：

18、填写文件形成的日期。8、页数：文件的页数。卷内目录厅P文件 编号责任者文件材料题名日期页数备注5.4.3 卷内备考表的编制1、卷内备考表的式样宜符合下图的要求。2、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明。3、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4、卷内备考表主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等，没有说明的事项可不必填写说明。图L3卷内备考表式样5.4.4 案卷封面的编制1、案卷封面粘贴在卷盒、卷夹的正表面。2、案卷封面式样宜符合下图要求 3、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。4、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。图1,4案卷封面式样5.4.5 案卷装订案卷不装订。案卷采用卷盒存放。卷盒脊背内容包括：案卷号、案卷题名，式样宜符合下图6档案管理6.1 库房管理档案库房内要配备“防盗、防尘、防潮、防光、防