采购管理模块操作手册

1、目 录第三章 采购模块1第一节 采购业务流程2自动创建采购定单2分解供应商8手工制作采购定单10制作一揽子采购协议12一揽子采购协议发放15制作计划采购定单17计划采购定单的发放19第二节 单据管理22通知汇总22采购定单控制24第三节 采购单据查询26请购单查询27采购定单查询29第四节 供应商管理32录入供应商33合并供应商36批准的供应商列表37第三章 采购模块第一节 采购业务流程自动创建采购定单路 径：自动创建图3.1每个采购员在自己的申请汇总中获得已经批准的请购单信息时，通过以上路径进入上一界面，执行以下几个步骤：1. 在“申请”处输入请购单号。2. 点击“查找”键，进入下一个界面：

2、图3.23. 选择点击请购单行，选择一行或多行使其变为高亮度。在“活动”处选择“创建”单据类型：共有个选项（标准PO、计划、一揽协议、询价），按照实际需要选择。以下均以 “标准PO ”做例子。)4. 点击“自动”键，进入下一界面： 在此界面“单据”处输入定单号，可以选择供应商和更改货币 。 图3.35. 点击“创建”键，进入输入“采购定单”的界面： 图3.4在该定单上已带有项目、数量、需要日期的信息。6. 在上一界面“供应商”处选择或输入供应商的名称，系统会自动带出供应商的地点和联系人。图3.57. 点击“发运”键进入下一界面：把一采购项目按发运时间分成多行，分批送货。输入分批的数量及需要日期

3、。 图3.68. 点击“接收控制”键，进入下一界面：在此界面输入货物到达的“提前天数”、“延迟天数”、选择“活动”（无、拒绝、警告），输入货物超过接收数量允差、选择“活动”（无、拒绝、警告），选择货物“接收方式”及“强制接收地点”。图3.79. 关闭图界面，点击图界面的“分配”键进入下一界面：点击“借记帐户”域，系统自动带出应计负债的帐户。图3.810. 关闭图、图、图界面，点击图界面的“币种”键，出现以下界面：在此界面选择币种；选择汇率类型。图3.911. 关闭图界面，出现图界面（采购定单），在该界面价格处输入价格并保存，点击“审批”键，将此采购定单提交审批，出现以下界面：图3.1012.

4、在上一界面点击“确定”键，将采购定单提交审批。分解供应商路 径：自动创建每个采购员在自己的的申请汇总中获得已批准的请购单信息时，从以上路径进入下一界面，执行以下几个步骤： 图3.111. 在“申请”处输入请购单号。2. 点击“查找”键，进入下一界面： 图3.123. 选择点击请购单行，使其变为高亮度，下拉“工具”菜单，进入下一界面： 图3.134. 点击“修改”进入下一界面：将上一界面的请购单行按分配的供应商分成多行，并输入分解的数量，输入分别的需求日期。出现下一界面： 图3.145. 在上一界面，灰色的请购单行为原请购单行。点击“确定”键，回到下一界面：图3.156. 在该界面可见原请购单行

5、已分为多行的请购单行，然后重复创建采购定单的步骤，分别为不同的供应商创建采购定单。手工制作采购定单路 径：采购定单采购定单1. 从以上路径进入下一界面：在“版本”处输入采购定单号；在“类型”处选择“标准采购定单”；在“供应商”处选择供应商名称。系统将自动带出该供应商的“地点”、“联系人”、“收货方”、“收单方”等信息。图3.162. 下拉“工具”菜单，点击“首选项，进入下一界面：选择或输入“需要日期”、“组织”、“目的地类型”、“地点”、“子库存”“收货方”，保存；点击“应用”后关闭界面，回到图界面：图3.173. 在图界面点击“项目”，在“项目”处选择或输入“物料编码”，并“点击”该行，输入

6、“数量”、“价格”。重复该动作可以制作多行。然后点击“发运”等键重复“自动创建采购定单”等步骤，完成后将采购定单提交审批。 图3.18制作一揽子采购协议路 径：采购定单采购定单1. 从以上路径进入下一界面：在“类型”处选择“一揽子协议”；在“版本”处输入“一揽子协议”号；在“供应商”处选择供应商名称；输入采购的项目、价格；无需输入数量和需要日期。 图3.192. 点击“条款”键，出现下一界面：在“有效”处输入该协议的有效期；在“限额”处输入该协议限制发放的总金额；在“最小发放额”处输入每次发放的最小金额。图3.203. 关闭上一界面，回到图19界面。点击“分段价格”键，出现下一界面： 图3.1

7、4. 在上一界面“组织”处选定库存组织。按采购数量分行决定价格。见下一界面：其中，数量断开点是指数量达到该点时，原价格会变为折扣价。输入“分段价格”或“折扣”，则系统将自动计算出其“折扣”或“分段价格”。存盘后退出界面，点击图界面中的“审批”键，将协议提交审批，与“自动创建采购定单”流程相同。图3.22一揽子采购协议发放路 径：采购定单采购定单汇总1. 从以上路径进入下一界面。图3.232. 点击“新键发放”键进入下一界面：（一揽子发放也可以由请购单自动创建，在自动创建界面中的“单据类型”处选择一揽子发放，点击“创建”键进入下一界面。）在“版本”处选择要释放的一揽子采购协议的版本号（协议号），

8、系统自动带出“发放”号、“供应商”的名称及“地点”的名称。选择协议上要采购物料的行号，并选定其库存组织、收货方。输入要采购的数量及需要日期。图3.243. 点击“协议”键，可以进入查询协议的界面：图3.254. 关闭上一界面，点击图界面的“分配”键进入下一界面：点击“借记帐户”域，系统自动带出应记负债帐户。 图3.265. 关闭上一界面。点击“接收控制”键，其操作内容与制作采购定单内容相同，完成后存盘。回到图界面点击“审批”键，将一揽子协议发放提交审批，与自动创建采购定单的流程相同。制作计划采购定单路 径：采购定单采购定单1. 从以上路径进入下一界面：选择采购定单的类型为计划采购定单，选择供应

9、商，输入采购项目、需求数量、价格和需要日期。（计划采购定单可以由请购单自动创建，在自动创建界面的“单据类型”处，选择“计划采购定单”，点击“创建”键进入下一界面。）图3.272. 点击“条款”键，进入下一界面：输入该定单的有效期，输入该定单限制发放的总金额，输入每次发放的最小 图3.283. 关闭上一界面，点击图7界面的“发运”键，进入下一界面：把一采购项目按发运时间分成多行，分批送货，选定库存组织，输入分批需要的数量及需要日期。图3.294. 分别点击“接收控制”键和“分配”键，与“自动创建采购定单”的步骤相同，动作完成后关闭界面回到图7界面，存盘后点击“审批”键，将该定单提交审批。计划采购

10、定单的发放路 径：采购定单采购定单汇总1. 从以上路径进入下一界面：图3.302. 在上一界面点击“新建发放”进入下一界面：选择要释放采购的版本号（计划采购定单号），系统自动带出“发放”号、“供应商”的名称和“地点”的名称，选择“计划采购定单”上要采购物料的“行”号、“发运”号，输入要采购的数量。图3.313. 点击“协议”键，可以进入查询“协议”的界面：图3.324. 关闭上一界面，回到图界面。分别点击“接收控制”键和“分配”键，与“自动创建采购定单”的步骤相同，动作完成后关闭界面回到图界面，存盘后点击“审批”键，将该计划采购定单发放提交审批，与“自动创建采购定单“流程相同。第二节 单据管理

11、通知汇总路 径：通知汇总1. 从以上路径进入下一界面：图3.33该界面是每个采购员和采购审批结构人员每天必须进入的界面。在这里可以了解到已经审批的采购定单的信息或提交来的采购员制作的采购定单信息，上层在此作采购定单的审批动作。2. 在某一行（已经审批的定单行）的“选择”处打“”后，点击“关闭”键，可以关闭该定单行。3. 在“主题”的内容处双击，进入下一界面： 图3.344. 点击“未结单据”键，可以进入该单据的录入界面。在采购定单界面，可以查阅或修改定单。图3.355. 回到图4界面，在“审批活动”处根据实际情况选择“审批”或“拒绝”，点击“提交”键完成审批活动。采购定单控制路 径：采购定单采

12、购定单汇总1. 从以上路径进入下一界面：在：“编号”处输入要采取控制活动的采购定单号。图3.362. 在上一界面点击“查找”键，进入下一界面：图3.373. 如果要控制整个“采购定单”，在上一界面中下拉“工具”菜单，选择“控制”，出现下一界面：图3.384. 点击工具菜单中的“控制”，出现下一界面： 图3.395. 上一界面的控制“活动”有种选项，选择点击某一种控制“活动”，可以实现对该定单的控制。其中：冻结：采取该活动后，不能对该定单作任何修改，但仍然可以作接收、发票匹配等。关闭：（包括接收关闭和发票关闭）在采购选项中设置了关闭容限后，系统会自动关闭符合条件的定单。暂挂：挂起定单后，不能对其

13、进行审批、打印、接收、发票关闭等。取消：不再从该供应商采购时可取消该定单，取消后不能再接收或付款，但之前接收的物料可以作发票匹配。最终关闭：当取消该供应商供货时，采取了该活动后，不能对该定单作任何动作。打开：若对采购定单作了冻结、暂挂、关闭的控制活动后，可以对采购定单采取“打开”活动打开该定单。该选项是在定单处于上述控制中时才显示。采取了取消或最终关闭活动后都不可重新打开该定单。6. 点击“确定”键，完成对采购定单的控制活动。7. 如果要进行控制采购定单中的某一行，点击图界面的“行”键，进入下一界面：图3.408. 点击上一界面要进行控制的定单行，使其前面的方框变成高亮度。下拉“工具”菜单，选

14、择“控制”，重复、步骤的动作，完成该定单行的控制活动。第三节 采购单据查询请购单查询路 径：申请申请汇总1. 从以上路径进入下一界面：输入要查询的请购单号。（也可以从数据组菜单选择更多的查询条件如项目、审批状态、创建日期、需要日期、关闭日期、来源如供应商、交货地点等等。）图3.412. 点击“查找“键或回车，进入下一界面：图3.423. 在上一界面可以了解到请购单的批准状态、创建日期、请购总金额、请购人、是否已被取消或关闭等信息。选择某一编号“行”后，点击“行”键进入下一界面： 图3.434. 在上一界面可以了解到该请购单的项目、请购的数量和需要日期。点击“分配”键，进入下一界面：图3.445

15、. 在上一界面可以了解到该请购单行的借记帐户。下拉“工具”菜单，点击“查看活动历史记录，进入查看请购活动历史的界面：图3.456. 在上一界面可以了解到请购单的审批流程，也可以了解到请购单最终停留在谁那里。采购定单查询路径：采购定单采购定单汇总1. 从以上路径进入下一界面：输入要查询的采购定单号。（下拉数据数据菜单，也可以再选择更多的查询条件：项目、审批状态、控制状态、创建日期、批准日期、交货地点等等。以上查询条件可以分别输入，也可以组合输入进行查询。）图3.462. 在以上界面点击“查找”键或回车，进入下一界面：图3.473. 在上一界面可以了解到采购定单的类型、审批状态、创建日期、供应商及

16、供应商地点、采购总金额、货币、已匹配的金额、采购员、定单状态等。选择某一“编号”（定单）行，点击“行”键，进入下一界面：图3.484. 在上一界面可以了解到该采购定单的项目、数量、单价、总金额、采购员、供应商及其地点等等。点击“发运”键，进入下一界面：图3.495. 在上一界面可以了解到该采购定单行的收货组织、收货地点、总金额、定单数量、到期数量、已接收数量、已接受数量、已拒收数量、已开票数量、已取消数量、供应商及其地点、采购员、需要日期等等。点击“分配”键，进入下一界面：图3.506. 在上一界面可以了解到该采购定单行的借记帐户等信息。下拉“工具”菜单，点击“查看活动历史记录”进入查看采购活

17、动历史的界面：图3.517. 在上一界面可以了解到该采购定单的审批流程，也可以了解到采购定单最终停留在谁那里。第四节 供应商管理录入供应商路 径：供应商1. 从以上路径进入下一界面：图3.522. 在上一界面的“供应商名称”处规范地录入供应商的全称，在“供应商编号”处按“编码规则”录入供应商编号，如存在父供应商请在“父供应商名称”处输入父供应商名称和父供应商名称编号。图3.533. 点击“分类”进入下一界面：在“类型”处选择供应商的类型。图3.544. 点击“采购”出现下一界面：选择“收货地点”、“收单地点”、“运费条款”。图3.55图3.565. 点击“地点”键进入下一界面：规范详细地输入“地名”、“国家”、“地址”、“城市”、“省”、“语言”、“邮政编码”，点击“一般”，在地点使用处选择“支付地点”、“采购地点”，在通讯处输入“传真”号。6. 点击“联系人”进入下一界面：输入“性氏”、“名字”、“电话”。 图3.577. 存盘后完成供应商的录入工作。合并供应商路 径：供应商合并1. 从以上路径进入下一界面：图3.582. 在“发票”的空白行处