会计信息化条件下企业会计信息系统内部控制

1、 (2010年第22期 摘要:重新审视会计信息化给会计信息系统内部控制带来的影响,做好会计信息系统开发和维护,提高内部控制的组织和管理,保证会计信息系统安全、高效运行。关键词:会计信息化会计信息系统内部控制会计信息系统内部控制的目标是保证会计管理活动的合规性;提高会计信息的真实可靠性,从而保障财产物资安全;通过提供相关性强的高质量信息来提高企业经营管理活动的效率,保证企业经营管理活动目标的实现。一、会计信息化对会计信息系统内部控制的影响(一会计信息化改变了会计信息系统内部控制的形式会计信息化将人员分工和职能分割的工作流程进行了集中,一部分会计工作被系统自动完成,依靠原有的内部控制措施不能发现这

2、一过程中的问题,必须更多地依靠程序设计来完成内部控制活动。因此,会计信息化下的内部控制不仅包括人工内部控制,还越来越依靠电脑程序进行内部控制。(二会计信息化扩大了内部控制的范围会计信息系统内部控制由原来的本企业会计信息控制扩展到相关企业会计信息的控制,成为一个涵盖供应商和销售商、竞争者和合作者的系统。内部控制范围的扩大使得内部控制的职能发生了改变,不仅要保证会计处理合规合理,提高数据的准确性、完整性,还要对系统安全、数据整理录入、会计信息储存与输出、人机交互处理等进行控制。(三会计信息化下的授权审批被弱化会计信息化条件下,授权与审批主要体现在两个阶段:一是在原始数据的整理阶段;二是会计信息系统

3、的人员职权设置阶段。整个会计业务被划分为数据(信息收集、凭证编审、数据处理(包括数据输入、处理、输出、系统维护等,由于在每个环节一般安排一人来完成,在一些企业甚至一个人负责几个环节,很难保证这种授权审批能发挥作用。二、会计信息化条件下会计信息系统内部控制存在的主要问题(一企业开展会计信息系统内部控制的基础薄弱会计信息系统内部控制还存在许多亟待完善的地方。1.内部控制基础薄弱。会计信息化条件下的会计信息系统增加了系统操作、系统维护、数据管理等岗位,这对企业的内部控制提出了更高的要求。必须建立与之相配套的一系列内部控制制度,我国多数企业尚没有研究和制定针对信息化条件下会计信息系统的内部控制制度和措

4、施。2.会计信息系统建设不规范。从企业信息系统的管理来看,我国企业在推行会计信息化管理的过程中存在许多误区,在会计系统的构建过程中缺乏对企业自身的充分认识,会计信息系统的建设往往是从市场上购买一套财务软件,对企业会计人员经过短期的培训甚至没有专门的培训就开始应用,由于对系统的认识不足,在实际应用过程中非常容易出现差错。此外,由于企业会计信息系统的建立没有考虑企业的实际业务需求,导致企业花很大气力建立起来的会计信息系统存在很多缺陷,部分企业不得不同时使用新旧两套系统,这无疑加大了会计人员的工作负担。(二企业会计信息系统内部控制缺乏复合型人才会计人员不能准确把握业务活动的处理流程,导致对内部控制的

5、关键控制点认识不清,极大消弱了内部控制的制约和监督作用。即便会计人员能够认识到内部控制的关键点,但如何在会计信息系统中对这些关键控制点进行有效的监督和制约对缺乏信息技术知识的会计人员而言也是一个很大的难题。(三会计信息系统的开放性加大了企业的财务风险1.会计信息系统的内部风险。一方面来自计算机、财务软件的风险,一旦计算机系统或者会计信息系统出现问题,整个企业的会计信息就有可能丢失。另一方面,由于制单、凭证审核等环节在会计信息系统中逐渐减少甚至消失,许多会计处理“无痕化”,企业内部稽核的难度加大,对于缺少操作日志记录的财务软件系统而言,由于没有操作人员、操作流程的记录,要追查有关问题的责任人有很

6、大的难度。2.会计信息系统的外部风险。会计信息系统自身的安全设置存在漏洞,会计信息在传递过程中被截取、篡改、泄漏的几率大大增加,会计信息的真实性和完整性受到威胁。此外,各种计算机病毒的肆虐也给会计信息系统的安全性带来极大的隐患。会计信息化条件下企业会计信息系统内部控制/祁广亚会计论坛21 (2010年第22期 三、会计信息化条件下强化企业会计信息系统内部控制的建议(一会计信息系统的开发控制会计信息系统的开发和维护涉及到的内部控制问题主要有以下几个方面:1.保证会计信息系统的可应用性。会计信息系统的可应用性是指企业的会计信息系统必须充分符合企业经济业务活动的需要,会计信息系统的开发设计要做到“量

7、体裁衣”。为了保证财务软件系统的可应用性,必须充分做好前期的分析工作,对会计信息系统将要实现的功能、模块划分、权限设置、业务流程等有一个清晰的规划和要求,以方便软件开发企业进行针对性的设计,或者为财务软件的购置提供准确的参考依据。2.做好系统的维护控制。系统维护需要根据企业经营环境以及经营状况的变化,对会计信息系统的一些设置进行必要的修改,以保证会计信息系统能有效的、准确的反映企业的业务活动。会计信息系统的修改必须经过企业管理部门的批准,指定的专门负责软件修改事项的人员在信息技术专业人员的技术指导下来进行,相关人员要做好系统维护和修改的记录,详细报告系统维护和修改的原因和过程。(二会计信息系统

8、的组织控制1.会计信息系统组织机构与岗位设置。组织机构的设置和岗位职能的设定应根据新的会计处理流程进行,按照会计业务流程的不同阶段设置数据整理与录入工作组、数据处理工作组、数据维护工作组等,按照岗位职责设置会计主管、记账员、审核员、系统维护员等岗位,既要保证开发维护与数据录入、数据录入与审核、会计记账与审核等岗位的分离,又要保证充分授权,使各个岗位的权限与责任相匹配,做到岗位设置的人员精简、功能完善。2.会计信息系统的人员培训。会计人员的培训在系统建设阶段就应该提上日程,让会计人员对系统的原理有一个全面的了解,熟练每个业务处理模块的设计理念,准确进行各项业务的操作。要针对企业经营过程中出现的新

9、业务、新情况展开专项培训和学习,确保企业会计人员更好的应用会计专业知识和信息网络技术推动企业会计信息系统高效、安全运行。(三会计信息化系统的管理控制会计信息系统的管理控制主要是指会计信息系统的操作控制,即对会计业务从发生到确认、从确认到计量、从计量到报告这样一个过程的控制。包括以下几方面:1.业务发生控制。业务发生阶段的控制主要对经济业务的合法性、合规性进行检查,具体而言就是对相关的原始单据进行审核,审核各种单据的填写是否完整、规范,业务活动是否在授权范围内,是否有相关负责人的签字等。2.会计确认控制。要严格按照会计确认的标准来进行,保证会计确认项目的可定义性和可计量性。3.会计计量控制。分为

10、数据的录入、数据的处理两部分。数据录入可以通过系统登录密码来保证专人操作,避免多人操作导致数据重复录入、数据录入不全等问题的出现。数据录入之后,审核员要根据相关凭证对数据进行核对,只有经过审核的业务才能继续登记到相关的会计科目上。4.数据的输出控制。会计信息的输出可以由专人来进行,也可以由记账员或者审核员来兼任。5.系统与数据的维护。系统与数据的维护必须由专业的计算机人员来完成,维护人员不参与企业的会计账务处理,但可以负责各种会计档案资料的保管工作,尤其是电子文档、数据库的管理,发挥其专业技术优势。(四加强会计信息系统的安全控制1.系统硬件安全控制。做好会计信息系统的硬件控制,一是要对计算机及网络设备进行定期检查维护,及时排除存在的各种安全隐患;二是要及时淘汰不再适用的机器设备,保证会计信息系统的快速、高效运行。2.系统软件的安全控制。定期进行软件系统的更新,保证各个业务模块功能的及时升级。做好数据备份和数据库的管理工作,防止非法访问者获取企业会计资料。3.网络病毒防护。企业信息系统必须加强对网络病毒的防范,硬件方面使用防病毒卡或芯片等,软件方面挂接或捆绑第三方反病毒软件,对外部访问请求要仔细审查,对外来数据要先查杀病毒再下载、传输。参考文献:1骆良彬,张白.企业信息化过程中内部控制问题研究J .会计研究,2008(05.2甄阜铭.网络环境下会计信息系统内部控制的探讨J .