用友T财务培训

1、第一章   系统管理1.1 系统管理概述 用友通系统管理是一个十分重要的模块,主要功能是:1、用友通账套的建立、修改、手工备份和删除；2、用友通年度账的结转；3、用友通操作人员的建立和分配权限；4、清除异常任务和单据锁定；5设置自动备份计划。1.1.1 登陆系统管理的人员用友通系统管理可以有两种身份的人登陆：第一种身份的人是系统管理员，默认系统管理员是“admin”，密码默认为空。第二种身份的人是账套主管，默认账套主管是“demo”，密码默认为“demo”。两种身份登陆系统管理，可以使用的功能是不同的，参见表1-1。系统管理员与账套主管登陆功能对比表功能系统管理员（admi

2、n）账套主管（demo）1、设置备份计划×2、账套建立×3、账套引入可以引入完整账套可以引入年度账套4、账套输出可以输出完整账套可以输出年度账套5、账套删除可以删除完整账套可以删除年度账套6、账套修改×7、账套启用新模块×8、建立年度账×9、增加操作员×10、分配操作员权限11、清除异常任务和单据锁定× 表1-1操作步骤1、 用户选择运行系统管理模块。2、 在如图1-1中点击“系统”菜单下的“注册”，系统将弹出如图1-2。图11 图1-23、在“用户名”处输入“Admin”，即可以以系统管理员身份注册进入系统管理。4、只有账

3、套主管才能使用年度账菜单。1.2 建立账套 建立新账套在使用系统之前，首先要新建本单位的账套。 操作流程首先以Admin的身份注册登陆，然后选择账套建立，进入建立新账套的功能，显示如图13的界面。 图1-31、输入新建账套信息，用于记录新建账套的基本信息，界面中的各种栏目说明如下：Ø 以存账套 系统将现有的账套以下拉框的形式在次栏目中表示出来。不能进行输入或修改，用户只可以进行参照。Ø 账套号 用来输入新建账套的编号，用户必须输入，可输入3个字符（只能是001999之间的数字，而且不能是以存账套中的账套号）。Ø 账套名称 用来输入新建账套的名称，作用是标识新账套的

4、信息，用户必须输入。Ø 账套路径 用来输入新建账套所要被保存的路径，用户必须输入，建议使用默认的路径。Ø 启用会计期 输入新建账套被启用的日期，必须输入。如果账套结账日期不为自然月，启用日期必须为1月。2、 输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，如图14。图1-43、输入核算信息。用于记录本单位的基本核算信息，如图1-5。Ø 本币代码 用来输入新建账套所用的本位币代码，系统默认人民币代码。Ø 本币名称 用来输入新建账套所用的本位币名称，系统默认为人民币。Ø 企业类型 用户必须从中选择为商业或者工业。对于其他行业，建议选择工业。Ø 行

5、业性质 用户必须从下拉框中选择本单位处于的行业性质。建议选择“新企业会计制度”或者“小企业会计制度”。Ø 账套主管 用来确认新建账套的账套主管，用户只能从下拉框中选择输入。Ø 是否按行业预置科目 如果用户希望采用系统预置所属行业的标准一级科目，则打上勾，进入系统，会计科目自动设置好。如果不是，用户就要自己建立会计科目。图154、输入基础信息选项，如图16。 图16Ø 存货是否分类 如果贵单位存货比较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类前面打勾，建议最好打上。Ø 客户是否分类 如果贵单位客户比较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类前面打勾，建议最好打上。&

6、#216; 工业商是否分类如果贵单位供应商比较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类前面打勾，建议最好打上。Ø 有无外币核算 如果贵单位有外币业务，可以在次选项前打勾；否则可以不进行设置。5、分类编码方案为了便于用户进行分级核算、统计和管理，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置，如图17。用户可以根据本单位的实际情况进行编码方案的设置。注意：要区分级次和级长的概念。级次就是本分类编码要分为多少级，就好像中国，现在分省、市、县、镇一共四级，这个就是级次。而级长就是每一级要多少位代码来代表，比如说身份证号码330401，33代表浙江、04代表嘉兴、01代表南湖区，而33是2位数字来代表，

7、所以省的级长就是2。6、数据精度定义由于各用户对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户的不同需求，本系统提供了自定义数据精度的功能，如图18。贵单位可以根据不同的情况进行各种数据精度的定义。在这里，用友通最高支持到小数点后面6位。 图17 图187、账套启用 图19 用友通账套建立好之后，如果不启用账套，贵单位还是没有办法使用该系统。在这里就必须进行账套的启用工作。贵单位可以根据跟我们所购买的模块进行启用，如果现在不启用，也可以通过账套主管登陆进行各种模块的启用，如图19。注意：Ø 各系统启用日期必须大于或者等于账套的启用日期。Ø 要启用核算，必须启用购销存模块先。

8、1.2.2 建立年度账如果本年的账做完后，就要进行年度账的建立，建立一个下一年度的账进行做账。1.3 修改账套当系统管理员建完账套和账套主管建完年度账后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更加真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。操作步骤1、 以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。2、 选择账套菜单中的修改，进入修改账套的功能。主要可以进行修改的信息主要有：Ø 账套信息：账套名称Ø 单位信息：所有信息Ø 核算信息：不允许修改Ø 基础设置信息：不允许修改Ø 账套分类信息和数据精度信息：可以

9、修改全部信息1.4 引入账套 账套引入引入账套是指将系统外的账套引入到本系统中。该功能的增加进行各种账套数据的分析和合并工作。系统管理员用户在系统管理界面单击账套菜单中引入，进行引入账套的功能,如图1-10。 图1-10系统管理员用户在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系统输出的文件，前缀名统一为uf2kact.lst。选择完以后，点击打开按钮表示确认。注意：不可以修改数据库存放的路径和文件夹。1.5 账套输出 账套备份输出账套功能是指将所选的账套进行备份输出。操作步骤图111 图112图1131、以系统管理员身份注册，进入系统管理模块。然后点击“账套”菜单下的“输出”功

10、能进入。2、此时系统弹出账套输出界面如图111，在“账套号”出选择需要输出的账套，点击“确认”进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条如图112，任务完成后，系统会提示输出的路径如图113。选择输出路径，点击确认完成输出。系统提示输出是否成功的标志。 设置备份计划用户可以通过系统管理中的设置备份计划功能，由客户设置自动备份计划。操作流程1、 选择功能菜单系统下的设置备份计划，显示如图114界面。图1142、点击增加按钮，显示“增加备份计划”界面，如图115。图1153、输入计划编号、计划名称，选择输入备份类型和发生频率，选择系统数据的备份路径和要备份的账套。4、

11、点击增加按钮，保存设置。栏目说明Ø 计划编号 系统可以同时设置多个不同条件组合的计划，系统编号就是这些计划的标识号。Ø 计划名称 可以对备份计划进行标称。Ø 备份类型 可以备份年度账套或者整个账套。Ø 发生频率 系统提供“每天、每周、每月”的选择，即您可以设置备份的周期。Ø 发生天数 当选项，只能在每天、每周、每月中选择一项。系统根据发生频率，确认执行备份计划的确却天数。Ø 开始时间 是指在知道的发生频率中的发生天数内的什么时间开始进行备份。Ø 有效触发 是指在备份开始的某个时间点内，每隔一定时间进行一次触发检查，直到成功。

12、此处不是检查的周期，而是检查的最终时间点。Ø 保留天数 是指系统可以自动删除时限之外的备份数据。Ø 备份路径 可以选择备份的目的地，可以选择本地硬盘。1.6 账套删除 账套删除此功能可以根据客户的要求，将希望的账套从系统中删除。此功能可以一次将该账套下的数据彻底删除。操作步骤1、以系统管理员身份注册，进入系统管理模块。然后从“账套”菜单中选择“输出”功能进入。2、此时系统弹出账套输出界面，在“账套号”出选择需要输出的账套，并选中“删除当前输出账套”，点击“确认”进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出完成后，系统会提示输出的路径。选择输出路径，点击确认完成输出。此

13、时系统提示：“真要删除该账套吗？”，确认后系统删除该账套，取消操作则不删除该当前输出账套。1.7 权限管理权限管理是每个用户都很关心的一块内容。本功能主要完成角色和用户的增加、删除、修改和功能权限的分配。注意，只有以系统管理员Admin身份注册进入，才可以进行功能权限分配。 用户设置本功能主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。设置用户后，系统对于登陆操作，要进行相关的合法性检查。其作用类似于WINDOWS的用户账号，只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。操作说明1、增加新用户在“系统管理”主界面，选择权限菜单中的用户，进入用户管理功能界面，如图116。在用户管理界面点击增加按

14、钮，显示“增加用户”界面如图117，输入用户编号、姓名、口令和所属部门等基础信息，单据增加按钮，保存新增用户信息。 注意：在输入编号时，不要带有任何的特殊字符，比如“”。 图116 图1172、修改用户信息选中要修改的用户信息，点击修改按钮，可以进入修改状态，当已启用的用户只能修改口令和所属部门。此时系统会在“姓名”后出现“注销当前用户”按钮，如果需要暂时停止使用该用户，则点击该按钮。3、删除用户信息选中要删除的用户，点击删除按钮，可删除该用户。但是已启用的用户不能删除。 权限设置随着用户对管理要求的不断提高，越来越多的信息都表明权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友通提供了集中权限管理，所

15、有子系统的权限全部归集到系统管理和基础设置中定义管理。操作说明1、系统管理主界面，选择权限菜单，显示“操作员权限”设置界面，如图118。图118 图1192、选择要分配权限的账套和账套所在年度，左边显示本账套本账套内所有用户名。3、选择要分配权限的操作员，点击工具栏上的修改按钮，显示“增加权限”界面，系统提供功能权限的分配，如图119。4、双击图119界面左边，分配的是整个模块的权限，双击右边，分配一个模块内的明细权限。5、点击确定按钮保持设置返回“操作员权限”界面。6、右边显示该用户所拥有的权限。1.8 其他系统功能 清除单据锁定在使用过程中由于不可预见的原因可能会造成单据锁定，此时单据的正

16、常操作将不能使用，此时使用“清除单据锁定”功能。用户以系统管理员身份注册进入系统管理。单击视图下级菜单中清除单据锁定即可执行。 清除异常任务在使用过程中，如果客户超过异常限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统，则视为异常任务，在系统管理主界面显示“运行状态异常”。用户以系统管理员身份注册进入系统管理。单击视图下级菜单中清除异常任务即可执行。第二章 基础档案基础档案设置先后顺序如图21。图21编码方案设置的条件限制：Ø 客户、供应商、存货档案编码中可以输入字母、数字等方式。Ø 其他文本文件：请不要输入特殊字符，例如？、！等。2.1 机构设置 部门档案主要用于科目的部

17、门核算，单击基础设置中的部门档案，显示如图22界面：操作指南点击增加按钮，在编辑区输入部门的编号、名称、负责人、部门属性、电话、地址等基础信息资料，其中部门编码和部门名称必须输入。部门编码必须符合部门编码级次原则。应用指南在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您可以点击刷新按钮，查看到当前最新的目录情况。图22 图23 职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表和科目的个人核算，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。单击基础设置中的职员档案，显示如图23界面：操作指南在图23界面中，直接点击输入职员编号、职员名称、所属部门及职员属性。其中职员编号、职员名称和所属部门必须输入

18、。2.2 往来单位 客户/供应商分类企业根据自己管理的要求，需要对客户、供应商进行相应的业务数据统计、汇总分析，因此需要建立一套完善的分类体系进行管理。用户根据已设置好的分类编码方案对客户/供应商进行分类设置，在用友通只能够总账、应收、应付、销售、采购、库存、存货系统对会使用到客户/供应商分类。单击基础设置中的客户分类，显示如图2-4界面：操作指南单击增加按钮，可以新增一个客户类型，在编辑区输入可以分类编码、名称，注意客户分类必须逐级增加；单据修改按钮，可对客户分类编码外的其他客户分类信息进行修改；单据删除按钮，可删除当前分类，注意已经使用的可以分类不能删除，非末级客户分类不能删除。供应商分类

19、设置的操作同客户分类。图24 图25 客户/供应商档案完成客户/供应商分类设置后，开始进行客户/供应商档案的设置和管理。供应商档案设置的操作同客户档案。单击基础设置中的客户档案，显示如图25界面：.1 增加客户档案信息在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类，点击增加按钮，显示如图26“添加客户档案”界面，分别填写基本页签（图26）、信用页签、联系页签和其它页签内容，增加客户信息。Ø 基本页签填写一些主要客户信息，输入客户的基本资料，包括客户编号、客户名称、客户简称等，这些信息资料在以后的日常业务处理中作为一个客户区别另一个客户的主要标识，是必输项。图26其他内容，如果在销售管理中要

20、开专用发票，必须输入税号、开户银行和银行账号。Ø 联系页签联系页签输入一些与客户联系所必须的连续信息，例如电话、地址、邮编、连续人等。不为必须项。Ø 信用页签输入有关用户的信用等级、信用期限、信用额度等客户信用信息，只要在销售中启用“信用额度控制”，那就建议在这里输入信用额度的金额。Ø 其他页签输入其它辅助信息。供应商档案同与客户档案的输入方式。.2 如何实现并户在设置、管理客户/供应商档案时，要注意保持每个客户/供应商的唯一性，例如在客户/供应商名称中有嘉兴新禾和嘉兴市新禾电子科技有限公司，而实际上这是同一个客户/供应商，象这样只能保持一个用户名称，此时可以使用

21、系统提供的并户功能，点击客户/供应商档案中的并户按钮，弹出如图27界面：图27输入被并户的客户/供应商编码以及并至客户/供应商的编码，确认即可。系统提示并户成功，则表明已完成并户，被并户的客户/供应商将不再出现在客户/供应商列表中，只保留并至用户的基础档案信息，被并客户/供应商的数据保留并入“并至客户”。2.3 财务 会计科目.1 会计科目增加会计科目是填置凭证、登记账簿、编制报表的基础。单击基础设置中的财务中的会计科目，进入图28界面可以进行会计科目的增加、删除、修改、指定科目等功能：点击增加，即可进入会计科目增加界面，如图29：操作指南1、输入科目编码，科目编码必须唯一，科目编码必须按级次

22、的先后次序建立；2、输入科目的中英文名称，中文名称必输；3、选择账页格式，用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择；4、设置辅助账类，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。图28 图29注意：Ø 一个科目可以同时设置三个专项核算。Ø 辅助核算属性可以组合设置。但部门和个人不能组合，客户和供应商不能组合。Ø 设置辅助核算要慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，可能

23、导致总账与辅助账对账不平。Ø 外币核算用于设定科目核算是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。Ø 数量核算用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。.2 会计科目修改单击基础设置中的财务中的会计科目，选中要修改的科目，点击修改按钮，就可以对会计科目进行修改。注意：Ø 只可以修改科目的名字，其它建议不要进行修改。.3 会计科目删除单击基础设置中的财务中的会计科目，选中要修改的科目，点击删除按钮，就可以对会计科目进行删除。注意：Ø 如果这个科目已经使用过，不能进行删除工作。.4 会

24、计科目使用增加下一级科目如果上一级科目已经使用了，还要增加下一级科目。单击基础设置中的财务中的会计科目，点击增加，即可进入会计科目增加界面，就同增加科目一样操作。点击确定后，跳出图210提示，点击是。 图210点击“下一步”，如图211图211再次点击“是”，如图2-12，下级科目添加完成。图2-12注意：Ø 该操作是不可逆的，如果完成后，将不可以在返回来。Ø 建议最好在建账套的初期完成这项工作。.5 会计科目成批复制会计科目成批复制是一个很适用的功能，可以方便的将一个一级科目的下级复制到另外一个明细科目。比如“1243库存商品”和“5101主营业务收入”、“5401主营业

25、务成本”的明细科目一般都是一样的。单击编辑菜单下的成批复制，显示成批复制窗口，如图213，将被复制的科目的一级科目添上和要复制的科目的一级科目添上。点击“确认”。图213注意：Ø 复制科目不要有下级的明细科目。Ø 只可以一级科目复制到一级科目，不可以二级科目复制到一级科目。.6 会计科目指定会计科目在用友通系统中，必须要指定后，系统才可以出银行日记账、现金日记账、现金流量表。单击编辑菜单下的指定科目，显示指定科目窗口，如图214，用户在此用单选、全选、单删、全删进行选择后点击确认即可。注意：Ø 在查询现金日记账、银行日记账前必须指定科目，否则查询不到。图214 凭

26、证类别本系统提供了凭证类别功能，用户可以按本单位的需要对凭证进行分类设置。如果是第一次进入凭证类别设置，系统提供了几种常用的分类方式供用户选择。如图2-15。图215 图2-16用户根据选择后，点击“确定”。但用户选择了分类方式后，则进入凭证类别设置，系统将按照所选的分类方式对凭证类别进行预置，凭证类别设置界面如图216。 外币设置 图217 图218汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在填制凭证中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率(即使用月初或年

27、初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误，对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。屏幕显示如图2-17。操作说明点击增加按钮，显示如图218，输入币种和币名，输入汇率小数位及折算方式，选择固定汇率或浮动汇率，确认即可。2.4 收付结算 结算方式该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。操作流程1、单击基础设置中的结算

28、方式，显示如图219。2、点击增加按钮输入结算方式编码、结算方式名称和是否票据管理。3、点击保存按钮，便可以将本次操作增加或修改的内容保存。 图2-19 图2-20 开户银行本系统支持多个开户行及账号的情况。此功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。操作流程1、单击基础信息设置中的开户银行，显示如图220。2、点击增加按钮，显示区增加一行空白行，用户可以根据自己实际情况进行填列。第三章 总账系统3.1 系统初始 初始设置在使用系统前，应该进行以下工作：Ø 操作员及权限Ø 编码方案Ø 选项Ø 会计科目Ø 各辅助核算目录Ø 外币及汇率&

29、#216; 期初余额Ø 凭证类别 选项用鼠标单击系统主菜单设置下的选项，屏幕显示如图31。“凭证页签”主要是凭证的选项，“账簿页签”主要是凭证和账簿打印的设置，“会计日历页签”主要查看会计日历，“其他页签”对系统的其它选项进行设置。凭证栏目说明Ø 制单序时控制：系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，即制单序时，如有特殊需要可将其改为不按序时制单，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。Ø 资金及往来赤字控制：若选择了此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。Ø 出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、

30、银行科目的凭证必须由出纳人员通过【出纳签字】功能对其核对签字后才能记账。Ø 未审核的凭证允许记账：若选择了此项，则未经过审核的凭证可以进行记账。 图313.1.3 期初余额本功能包括:1、录入科目期初余额：用于年初录入余额或调整余额2、核对期初余额，并进行试算平衡。.1 如何录入期初余额如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。进入本功能后，如图32。 图32.2 如何录入辅助核算科目期初余额辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）

31、应录入期初未达项，用鼠标双击辅助核算科目的期初余额(年中启用)或年初余额(年初启用)，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口，如图33。操作说明Ø 鼠标单击增加按钮，屏幕增加一条新的期初明细，您可顺序输入各项内容。如果输入过程中发现某项输入错误，可按ESC键取消当前项输入，将光标移到需要修改的编辑项上，直接输入正确的数据即可。如果想放弃整行增加数据，在取消当前输入后，再按ESC键即可。Ø 如果需要修改某个数据，将光标移到要进行修改的数据上，直接输入正确数据即可，如果想放弃修改，按ESC键即可。Ø 要删除某一期初明细时，将光标移到要删除的期初明细上，用鼠标单击删除按钮

32、，经确认后即可。Ø 屏幕下端的状态栏显示期初的合计数。Ø 用鼠标单击科目下拉选择框可选择相同辅助账类的其他科目录入期初余额。若为项目核算科目则可选择相同项目大类的其他科目录入期初余额。Ø 在输入客户、供应商、部门、个人、项目信息时，按按钮或F2可参照输入。Ø 按查找按钮可对辅助期初明细进行查找定位。 图33 .3 如何对期初余额试算、对账由于初次使用，对系统不太熟悉，您在进行期初设置时的一些不经意的修改，可能会导致总账与辅助总账、总账与明细账核对有误，系统提供对期初余额进行对账的功能，可以及时做到账账核对，并可尽快修正错误的账务数据。同时有可能造成借贷不

33、平。操作说明1、进入期初余额后按对账按钮，进入如图34界面，会显示试算是否平衡。 图34 图352、进入期初余额后按对账按钮，进入图35界面。3、按开始按钮可对当前期初余额进行对账，核对方法为总账上下级、明细账与总账之间对账，总账与辅助账之间对账。4、如果对账后发现有错误，可按显示对账错误按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。3.2 凭证管理 填置凭证.1 如何填置凭证操作步骤1、用鼠标单击菜单凭证下的填制凭证，进入如图36界面。 图362、用鼠标单击增加按钮或按F5键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上。3、凭证类别：输入凭证类别字，也可以用鼠标单击或按F2键，参照选择一个凭证类别，确

34、定后按Enter键，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在制单日期上。4、制单日期：系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或按参照输入。5、附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按Enter键。6、凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成： 摘要：输入本笔分录的业务说明， 摘要要求简洁明了。 科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。输入科目时可在科目区中用鼠标单击或按F2键参照录入。 辅助信息：根据科目属

35、性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项。在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示，如图37： 图37当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 金额: 即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。7、当凭证全部录入完毕后，按保存按钮或F6键保存这张凭证，按放弃按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击增加则可继续填制下一张凭证。8、当一批凭证填完后， 用鼠标单击退出或通过菜单文件下的退出功能。注意Ø 填置凭证时，点击

36、“空格键”时，金额借贷方向互换Ø 填置凭证时，点击“”时，金额变红字。Ø 填置凭证时，点击“”时，自动计算出借贷方余额。Ø 填置损益凭证，比如财务费用为贷方时，请填置借方红字。.2 如何修改已填置凭证操作步骤1、在填制凭证中，通过按首页上页下页末页按钮翻页查找或按查询按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。2、将光标移到制单日期处，可修改制单日期。3、若要修改附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。4、凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面

37、修改即可。5、若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。6、若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。7、按插行按钮可在当前分录前插入一条分录。按删行按钮可删除当前光标所在的分录。8、修改完毕后，按保存按钮保存当前修改，按放弃按钮放弃当前凭证的修改。.3 如何删除凭证如何作废凭证1、进入填制凭证后，通过按首页上页下页末页按钮翻页查找或按查询按钮查找输入条件，找要作废的凭证。2、用鼠标单击菜单编辑下的作废/恢复，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。注意Ø 作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不

38、能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。Ø 若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单编辑下的作废/恢复，可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。如何删除凭证有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。1、用鼠标单击菜单编辑下的整理凭证。2、选择要整理的月份，按确定后，屏幕显示作废凭证整理选择窗，如图38。 图383、用鼠标选择要真正删除的作废凭证，按确定按钮，系统将这些凭证从数据库中删除掉，系统提示是否整理断号凭证，选择“是”则对剩下凭证重新排号。注意Ø 若本月已有凭证

39、已记账，请先发记账。Ø 若本月系统已经结账，请先反结账。 审核和取消审核凭证操作步骤1、进入审核凭证，屏幕审核凭证条件窗，如图39。2、输入审核凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表，如图310。3、在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证， 如果此凭证不是你要审核的凭证，可用鼠标单击首页上页下页末页按钮翻页查找或按查询按钮查找输入条件查找。4、审核人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击审核按钮将在审核处自动签上审核人名，即该张凭证审核完毕，系统自动显示下一张待审核凭证。5、若审核人员发现该凭证有错误，可按标错按钮，对凭证进行标错，以便制单人可以对其进行修改。若想对已审核的凭证取

40、消审核，可用鼠标单击取消取消审核。注意Ø 审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权，这个权限可在“明细权限”中设置。Ø 审核人和制单人不能是同一个人。Ø 凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。Ø 取消审核签字只能由审核人自己进行。Ø 采用手工制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核。Ø 作废凭证不能被审核，也不能被标错。Ø 已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按取消取消标错后才能审核。图39 图310如何对一批凭证进行审核和取消审核用鼠标单

41、击查询，输入查询条件后按确定，屏幕显示符合条件的凭证，用鼠标单击签字菜单下的成批审核，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核；用鼠标单击签字菜单下的成批取消审核，系统自动对当前范围内的所有已审核凭证执行取消审核。 查询凭证本功能用于查询已记账及未记账凭证。操作指南1、用鼠标单击系统主菜单凭证下的查询凭证，进入“查询凭证”功能，屏幕显示查询条件窗，如图311。如要按科目、摘要、金额等条件进行查询，可按辅助条件按钮输入辅助查询条件；如要按科目自定义项查询，可按自定义项按钮输入自定义项查询条件。若选“已记账凭证”，则可在已记账凭证中查询；若选“未记账凭证”，则可在未记账凭证中查询。2、输入查询

42、凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表，如图312。3、在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。4、可用鼠标单击首页上页下页末页按钮翻页查找或按查询按钮查找输入条件查找。图311 图312 凭证记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。选项参数“未审核的凭证允许记账”，选中时，允许未审核的凭证可以记账。操作指南1、用鼠标单击凭证下记账，进入记账向导一，如图313。2、屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出其中的空号与已审核凭证范围，若编号不连续，则用逗号分割，若显示宽度不够，可用

43、鼠标拖动表头调整列宽查看。3、选择完成后，用鼠标单击下一步，系统先对凭证进行合法性检查，如果发现不合法凭证，系统将提示错误，如果未发现不合法凭证，屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证的总数， 供您进行核对，如图314。如果需要打印汇总表， 您可用鼠标单击打印按钮即可。 图313图314 图3154、核对无误后，用鼠标单击下一步，进入记账界面，如图315。5、当以上工作都确认无误后， 您可以用鼠标单击记账按钮，系统开始登录有关的总账和明细账，包括正式总账、明细账；数量总账与明细账；外币总账与明细账；项目总账与明细账，部门总账与明细账；个人往来总账与明细账，银行往来账等有关账簿。注意Ø 记账过

44、程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后您再重新记账。Ø 在记账过程中，不得中断退出。Ø 在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。Ø 所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。3.2.5 凭证反记账当系统在记账时， 万一发生记账被中断， 系统将自动进本功能恢复中断状态，然后让您重新记账。另外由于某种原因， 事后发现本月记账有错误， 利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证， 进行修改， 然后再记账。进入系统时，本功能并没有显示，如果要使用该功能，必须在“对账”功能界面按下

45、快捷键Ctrl+H激活“恢复记账前状态”功能，退出“对账”功能，在系统主菜单“凭证”下显示该功能。操作指南1、用鼠标单击系统主菜单“凭证”下的“恢复记账前状态”，屏幕显示恢复记账前状态窗口，如图316。2、进入本功能后，您根据需要选择是恢复最近一次还是恢复到本月月初状态。² 最近一次: 即将最近一次记账的凭证恢复成未记账凭证，以便重新修改，再记账。² 本月月初: 即将本月全部己记账的凭证恢复成未记账状态，以便重新修改，再记账。3、选择完成后，用鼠标点击确认按钮，系统开始进行恢复工作。注意Ø 已结账的月份，不能恢复记账前状态。Ø 只有财务主管才能恢复到月初

46、的记账前状态。 图3163.3 期末处理 转账定义本功能提供六种转账功能的定义：自定义转账设置、对应结转设置、销售成本结转设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转设置和期间损益结转设置。主要已期间损益结转设置为例子进行讲解。期间损益转账设置用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。操作指南1、用鼠标单击系统主菜单期末下的转账定义，再选择其下级菜单中的期间损益结转设置，屏幕显示期间损益设置窗，如图317。 图3172、表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，可单

47、击或按F2参照录入。如果您的本年科目利润科目又分为多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的损益科目对应。3、在下面的对应结转表中录入明细级的本年利润科目。注意Ø 损益科目结转表中将列出所有的损益科目。如果您希望某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目，若不填本年利润科目，则将不转此损益科目的余额。Ø 损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中去。Ø 若损益科目结转表的每一行中的损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。Ø 损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级

48、科目，且为本年利润入账科目的下级科目。 转账生成在您定义完成转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可以快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证讲自动追加到未记账凭证中。操作指南1、用鼠标单击系统主菜单期末下的转账生成。2、选择您要进行的转账工作（如：自定义转账、对应结转等）、要进行结转的月份和要结转的凭证。3、选择完毕后，按确定按钮，屏幕显示您将要生成的转账凭证。4、按首页上页下页末页可翻页查看将要生成的转账凭证。5、若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。6、当您确定系统显示的凭证是您希望生成的转账凭证时，按保存按钮将当前凭证追加到未记账凭证中。生成期间损

49、益结转凭证1、用鼠标单击“期间损益结转”，屏幕显示要结转期间损益的损益类科目，如图318。 图3182、选择需要结转的科目，在“是否结转”处双击鼠标打上“”表示该科目将执行结转。也可按全选、全消按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证。3、选择完毕后，按确定即按计算结果生成转账凭证。 结账在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，因此本系统特别提供了结账功能。结账只能每月进行一次。操作指南1、用鼠标单击系统主菜单期末下的结账进入此功能，屏幕显示结账向导一选择结账月份。用鼠标点击要结账月份如图319。图3192、选择结账月份后用鼠标单击下一步，屏幕

50、显示结账向导二核对账簿，如图320。 图3203、按对账按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按停止按钮中止对账，对账完成后，单击下一步，屏幕显示结账向导三月度工作报告。若需打印，则单击打印月度工作报告即可打印，如图321。图321 图322 4、查看工作报告后，用鼠标单击下一步，屏幕显示结账向导四完成结账。按结账按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账，如图322。 反结账在结账向导一中，用鼠标选择要取消结账的月份上，按Ctrl+Shift+F6键进行反结账。第四章 账簿查询本章主要完成对会计账簿的查询和打印，包括总账、明细账、发生额、余额表、日记账、多栏账等。建针

51、对比较重要的报表进行查询。在用友通中，往来管理、现金银行、项目管理也是查询相应的报表。4.1查询总账总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的一级科目名称+总账，如“应收账款总账”。联查总账对应的明细账时，明细账显示为“应收账款明细账”。操作指南1、 用鼠标选择系统主菜单上的账簿查询下的总账，屏幕显示如图41。 图41 图422、输入查询条件后，按确认按钮进入总账查询窗口，如图42。3、在查询过程中，可以用鼠标点取科目下拉框，选择需要查看的科目。4、用户可以用鼠标点取屏幕右上方账页格式下拉框，显示所选科目的数量、外币总账。如何联查明细账