新奥集团公文管理制度

1、精心整理新奥集团公文管理制度总则1.1 为使集团公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本制度。1. 2 集团的公文（包括电报、传真，下同） ，是集团在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻集团经营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。1.3 公文的处理是指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.4 集团办公室及各单位行政办公部门是公文处理的管理机构， 主管本单位公文处理工作 , 其中集团办公室负有指导下级单位公文处理工作的责任

2、。1.5 公文管理部门在公文处理工作中应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。1.6 集团办公室、集团公司各部门及各单位行政办公部门，应当配备专（兼）职的文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。1.7 在公文处理工作中， 必须严格执行保密制度和有关保密规定，确保集团秘密的安全。2 公文种类2.1 命令（令）适用于发布规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人员；撤销下属单位不适当的决定。2.2 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。2.3 公告、通告“公告”适用于向集团内外宣布重要事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知

3、的事项。2.4 通知适用于批转下属单位的公文，转发国家行政机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。精心整理2.5 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。2.6 议案适用于提请国家代表机关或一定组织的会议讨论、处理的建议。2.7 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 2.8 请示适用于向上级单位请求指示、批准。2.9 批复适用于答复下属单位的请示事项。2.10 函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项等。2.11 会议纪要适用于记载和传达

4、会议情况和议定事项。3 公文格式3.1 公文一般由发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。3.2 发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文时主办单位应当排列在前。3.3 秘密公文应当分别标明“绝密” 、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。3.4 紧急公文应当分别标明“特急” 、“急件”。其中电报应当分别标明“特提” 、“特急”、“加急”、“平急”。3.5 发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文时只标明主办机关发文字号。3.6 上报的公文，应当在首页注

5、明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。3.7 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.8 主送机关指公文的主要受理机关, 应当使用全称或者规范化简称、统称。3.9 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。3.10 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。精心整理3.11 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发

6、出日期为准。3.12 公文应当标注主题词。3.13 文字从左至右横写、横排。3.14 公文中各组成部分的标识规则参见新奥集团企业标准（Q/XAG001-2000）新奥集团公文格式。3.15 公文用纸一律采用国际标准A4 型（长 297 毫米、宽 210 毫米）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。4 行文规则4.1 集团行文权仅限于集团公司、行业控股公司及其所属的各成员企业。4.2 集团各单位在本单位职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位行文。4.3 向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级主管部门。4.4 各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，集团有权责令

7、纠正或撤销。4.5 同级单位、同级单位各职能部门、上级单位职能部门与下一级单位可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。4.6 各单位一般不得越级请示。 因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位。4.7 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外， “请示”不得直接送领导者个人。4.8 “报告”中不得夹带请示事项。4.9 受双重领导的单位向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。5 发文办理5.1 集团公司

8、发文办理指以本单位名义制发公文的过程, 包括申请、审批、签发、登记、打印、校对、用印、分发等过程。5.2 为简化办公程序，以集团名义发出的文件归为六类：(1) 通知，发布目标责任书，确认工作计划、经营计划；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大生产、技术、经营管理、职工工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其它有关全公司的重大事项(2) 集团级会议纪要精心整理(3) 制度(4) 党团工文件(5) 督委会文件(6) 外发文件，根据政府部门的要求呈报的有关文件；根据业务单位的要求通报的有关文件。5.3 本部门或本企业职能范围内的工作布署、业务事项等以本部门、本企业名义行

9、文。5.4 申请(1) 情况属实，观点鲜明 , 条理清楚 , 文字简炼 , 标点准确 , 篇幅短小，不说废话、赘话 ;(2) 人名、地点、数字、引文准确。引用公文应该先引标题，后引发文字号。日期应该写具体的年、月、日。(3) 结构层次序数，第一层为“一” ，第二层为“（一）”，第三层为“ . ”，第四层为“（）”。(4) 必须使用国家法定的计量单位。(5) 用词用字准确、规范。文内使用简称 , 一般应当先用全称 , 并注明简称。5.5 审批(1) 是否需要行文。(2) 是否符合党和国家的方针、政策及有关法律、法规。(3) 涉及到其他部门的问题是否协商一致。(4) 提出的要求和措施是否切实可行。

10、(5) 涉及的人名和文件是否确切。(6) 文字表达是否准确。(7) 文种使用、文件格式、发送范围是否恰当符合规定。5.6 签发(1) 涉及全局性的文件由总经理或总经理指定的副总经理或三总师签发。(2) 对涉及某一方面或专业的文件由分管副总经理或三总师签发。(3) 凡属涉及两位以上副总经理或三总师分管的事项由各分管副总经理或三总师共同签发。(4) 党团工、督委会文件由直接领导负责签发。5.7 登记编号精心整理登记编号是指文稿经集团领导审核签发后，在送印之前，需要进行发文登记，并编排发文字号。集团文件由董事长办公室负责登记编号，行业控股公司文件由其行政办公部门负责登记编号。文秘人员在进行发文登记前

11、，要检查签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，未经公司领导签发的文件不得登记编号。5.8 打印打印由集团办公室打字员负责。打印须以签发人及签发时间的定稿为依据。 5.9 校对文件打印清样，应由拟稿人校对，并在发文批审单上签名。校对的基本职责就是对原稿负责，即 “忠实原稿”。校对由行文部门负责。5.10 印制校对修改好的文件由打字员按统一的公文格式及印数要求进行印制。版面要清楚、整洁。对印制质量不好的文件应重新印制。5.11 上报或下发文件印制完毕后交由董事长办公室用印、分发，并做好登记。用印须印迹清晰、端正，位置正确（骑年压月） ，不得出现印迹模糊、歪斜以及不正确用印。各部

12、门、各单位自己行文的 , 由各单位、各部门用印、分发，并按照新奥集团办公自动化系统管理办法的有关规定在“奇迹2000”办公自动化系统中发布。收文办理6.1 集团公司收文是指送本单位的公务性文件和材料等。包括政府部门、 社会各界及企业间的文件、电报、信函、集团各成员企业上报的各种报告等。定期供应、交换的公开性图书杂志，不属于收文范围。执行相应的图书资料、报刊杂志的管理规定。集团技术资料由技术质量部负责日常管理，最后统一归档到集团办公室档案管理处。 6.2 收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。6.3 签收凡来集团的公启文件 ( 含各成员企业 ) ，除注明领导或职能部门亲启的

13、之外，均由集团收发员登记签收。(1) 信件有无破损、散包、被拆现象，如发现应及时查明原因、作出处理。精心整理(2) 清点收件总数与清单上是否一致，如有不符，可暂不签收，经查明原因后再予签收。(3) 检查来件是否是发给本单位的，如有错误，应及时退回。(4) 对密件开口和国外信函邮票被撕等，要经集团办公室主任或有关领导同意后方可签收。收发员与集团办公室文秘人员交接时要填好收文登记表（附件）。6.4 拆封(1) 使用剪刀，不要用手硬撕。(2) 检查主送单位、来件单位与封皮报写是否相符。如不相符时应把封皮附在文件后面备查。(3) 注意封皮的保存利用。拆封后，应尽可能把来件封皮集中保存一段时间后再行销毁

14、，以备万一发生差错时重新检查之用。拆封后对文件仔细核对检查，包括文题、编号、数量等是否一致，文件是否完整无缺，如发现问题、应及时采取补救措施。凡下属单位直接收到的应由集团办理的外来函、电及文件，由各单位文秘人员签收后转集团总部办理。6.5 登记后顺序采用流水编号法。登记后的文件及时附上收文处理专用单 （附件），交集团办公室主任签批拟办意见。由集团办公室承办或归档的单位领导亲启文件，本人拆封后也应交办公室主任签批，办理登记手续。公司外出人员带回的文件及资料应及时交办公室专人并办理登记手续。6.6 阅批与分转凡正式文件均需由集团办公室主任提出拟办意见后，由文秘人员分送承办部门（单位）阅办；重要文件

15、应呈送集团领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，最迟不得超过两天，紧急文件即阅即办。一般函、电、单据、通知及文件资料，由办公室文秘人员直接分转处理。如涉及几个单位、部门会办的文件，应与主办单位、部门联系后再分转处理。为加速文件运转，文秘人员应在当天或第二天将文件送到有关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。6.7 传阅精心整理文秘人员在传阅过程及传阅完毕后要负责填好 文件传阅单（附件 8）和传阅文件登记表（附件 9）。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不

16、得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容，对机要文件如有丢失或泄密，将视情况追究责任。阅读文件应抓紧时间， 当天阅完后应在下班前将文件交给办公室文秘人员。 阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导批示、 “批办意见”，办公室应负责责成有关部门和人员按文件要求和领导指示办理有关事宜。读带有密级的文件时不得抄录，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，应办理借阅手续，以防丢失泄密。文件阅完后，应送交办公室文秘人员，切忌横传。6.8 催办与承办承办部门接到文件后要按批示要求立即指定专人办理，不得将文件积压分散。承办中，如接到催办单 ，应将办理情况和结果填写在催

17、办单上，并及时退还办公室文秘人员。承办处理期限：(1) 快件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。(2) 一般文件由部门主管领导斟酌经办人的工作量、指定处理期限。一般文件以三日内处理完毕为原则。(3) 来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。7 文件存档、清退、借阅处理程序7.1 存档7.2 清退（ 1）绝密文件；（ 2）有重大错误的文件；（ 3）征求意见稿和送审文件；（ 4）承办文件；（ 5）传阅文件；（ 6）撤销合并单位的文件；（ 7）需要收回的会议文件；（ 8）未经本人审阅的领导讲话材料；（ 9）离职人员手中的文件；精心整理（ 10）其它要求清退的文件。“

18、随机”和“定期”两种形式。对于传阅件，征求意见、会签、送审件和承办件、有重大错误的文件等应随时收缴清退， “定期”则根据实际情况确定为月底一小结，季末一中结，年底一总结的原则。7.3 借阅7.4 翻印8 附则8.1 本制度由集团办公室负责解释。8.2 各成员企业可按照本制度的原则和程序制定适合本企业的文件管理制度。8.3 本制度自 2001 年 9 月 27 日起执行。 1999 年 6 月 15 日起执行的原新奥集团公文处理办法（试行）同时废止。附件：1. 收文登记表2. 收文处理专用单3. 催办单4. 发文审批单5. 余存文件登记表6. 文件分发登记表7. 文件借阅登记表8文件传阅单9传阅文件登记表附件 1 收文登记表收收到处理情况文日期来文份文件标题文件号备注编月 日单位数（内容）转办办理结果号附件 2 收文处理专用单收顺序号：档号：文日期：年月日来机关：文字号性质：事由：日期：年月日份数附件：拟办：批示：传阅签字处理结果：附件 3 催办单年月日 200 号承办部门联系人电话办结时间催办内容第一联，存根联，此联留存集团办公室。催办单年月日 200号催办部门催办人电话承办部门承办人电话催要求办结时间办反馈时间内容办理情况：注：请抓紧办理，如一时不能办结，请及时告知进展情况。 “办理情况”一栏不够填